參加會議管理制度

參加會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，規(guī)范會議程序，依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，特制定本參加會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循民主、集中、高效的原則；

2.會議應(yīng)具有明確的議題，議題應(yīng)具有實際意義和可操作性；

3.會議應(yīng)保證參會人員的充分發(fā)言和討論；

4.會議應(yīng)確保決策的科學(xué)性和合法性；

5.會議應(yīng)注重節(jié)約，防止形式主義和官僚主義。

四、會議種類及召開權(quán)限

1.董事會：由董事長或總經(jīng)理提議，經(jīng)董事會秘書處組織召開；

2.監(jiān)事會：由監(jiān)事長提議，經(jīng)監(jiān)事會秘書處組織召開；

3.總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理提議，經(jīng)總經(jīng)理辦公室組織召開；

4.部門例會：由各部門負責(zé)人提議，經(jīng)本部門組織召開；

5.臨時會議：根據(jù)工作需要，由相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)提議召開。

五、參會人員

1.董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會的參會人員為董事會成員、監(jiān)事會成員、總經(jīng)理及相關(guān)部門負責(zé)人；

2.部門例會的參會人員為部門全體員工；

3.臨時會議的參會人員根據(jù)會議議題和領(lǐng)導(dǎo)要求確定。

六、會議紀律

1.會議應(yīng)準時開始，參會人員應(yīng)提前5分鐘入場；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，不得隨意離場；

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不得喧嘩、交頭接耳；

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀要的要求，及時辦理相關(guān)事宜。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會，修訂權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會。本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況，明確會議議題，議題應(yīng)具有針對性和可操作性。

2.確定參會人員：根據(jù)會議議題，明確參會人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)送會議通知。

3.確定會議時間、地點：選擇合適的會議時間、地點，確保參會人員能夠按時參加。

4.準備會議材料：會議發(fā)起人應(yīng)提前準備會議議題相關(guān)的資料，并在會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)送至參會人員。

3.會議通知發(fā)送后，如有特殊情況需調(diào)整會議時間或地點，應(yīng)提前通知參會人員。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)按照會議議程組織會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵充分發(fā)表意見。

3.會議期間，如有新的議題提出，主持人可根據(jù)實際情況決定是否納入本次會議討論。

四、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、全面地反映會議內(nèi)容，確保會議紀要的準確性。

3.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀要，并在會議紀要中明確責(zé)任人和完成時限。

五、會議決策

1.會議決策應(yīng)遵循民主、集中、高效的原則，確保決策的科學(xué)性和合法性。

2.會議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，具備可操作性。

3.會議決策的實施應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策落實到位。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議進行總結(jié)，評價會議效果，對會議中提出的問題和決策進行梳理。

2.會議主持人應(yīng)將會議紀要及總結(jié)報告發(fā)送給參會人員，以便了解會議情況并落實相關(guān)工作。

七、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議紀要、會議記錄、會議通知等相關(guān)資料應(yīng)進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司規(guī)定保存期限進行保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由會議記錄人整理完成后，提交給會議主持人審批。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)完成審批，確保紀要內(nèi)容準確無誤。

3.審批通過后的會議紀要，應(yīng)由會議記錄人及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議討論的主要觀點、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等關(guān)鍵信息。

2.會議紀要應(yīng)清晰、條理分明，便于閱讀理解。

3.會議紀要應(yīng)具有可操作性，確保相關(guān)人員能夠根據(jù)紀要內(nèi)容執(zhí)行工作。

三、會議紀要的跟蹤與落實

1.各責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體的實施方案，并明確實施進度。

2.各責(zé)任部門應(yīng)定期向會議主持人匯報工作進展，確保會議決策的落實。

3.會議主持人應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

四、會議紀要的反饋與評估

1.會議紀要中涉及的各項工作完成后，責(zé)任部門應(yīng)向會議主持人提交工作總結(jié)和反饋。

2.會議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供參考。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中進行匯報。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.審批通過并發(fā)布執(zhí)行的會議紀要，應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的歸檔管理應(yīng)由專人負責(zé)，確保資料的安全、保密和便捷查閱。

3.對于涉及公司重要決策的會議紀要，應(yīng)長期保存，以備公司歷史檔案查詢。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂應(yīng)由會議發(fā)起人或組織者提前進行，以確保會議所需場地的可用性。

2.預(yù)訂會議室時，應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便于會議室管理部門進行合理安排。

3.會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂系統(tǒng)，實時更新會議室使用情況，提高使用效率。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合會議性質(zhì)和氛圍。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等，確保會議順利進行。

3.會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護設(shè)施設(shè)備，保證其正常使用。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀律，保持會議室整潔。

2.未經(jīng)允許，不得擅自攜帶外來設(shè)備進入會議室，以免影響會議正常進行。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保消防安全。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)加強會議室的安全管理，確保會議期間的人員安全。

2.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標識、限制會議記錄外傳等。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

五、會議室服務(wù)與支持

1.會議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會議簽到、會場布置、設(shè)備操作等。

2.會議期間，會議室管理部門應(yīng)隨時關(guān)注會議進展，及時解決可能出現(xiàn)的問題，確保會議順利進行。

3.對于重要會議，會議室管理部門可提供專門的會務(wù)支持，包括資料準備、接待服務(wù)等。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，合理配置會議室資源，提高使用效率。

2.對于會議室使用高峰期，會議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會議需求得到滿足。

3.定期收集會議室使用反饋，優(yōu)化會議室布局和設(shè)施，提升會議室服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會，如有未盡事宜，董事會可根據(jù)實際