檔案管理錄入服務(wù)方案

3/58檔案管理錄入服務(wù)方案目錄TOC\o"1-1"\h\u16555一、工作大綱 216172二、項目進度計劃及保證措施 97504三.項目實施思路與方法 158929四、服務(wù)質(zhì)量控制方案 3027496五、檔案安全管理措施 426802六、人員配備計劃 5730080七、售后服務(wù) 59254391）互聯(lián)網(wǎng)在線00支持： 60138202）現(xiàn)場服務(wù) 61248151.5.1安全保密培訓(xùn) 62208361.5.2項目實施前培訓(xùn) 62243261.5.3項目實施中培訓(xùn) 62一、工作大綱根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，為實現(xiàn)檔案的規(guī)范化和數(shù)字化管理，需對日常工作中產(chǎn)生的各類檔案進行同步整理、掃描，形成數(shù)字檔案提供查詢利用，提高檔案服務(wù)能力和水平。項目整體情況：中心目前保存的這些公積金業(yè)務(wù)檔案資料中，大部分均已由前臺柜員打上頁號；已打印文件材料清單（相當(dāng)于卷內(nèi)目錄）。整理、掃描場地由中標(biāo)方提供，且場地的相關(guān)安保設(shè)施等需符合河北省人社廳的檢查要求；檔案整理工作中的所有設(shè)備、工具、維修與耗材費用（包括卷皮、檔案盒、不銹鋼裝訂夾、復(fù)印件等）等均由中標(biāo)方承擔(dān)。項目目的及目標(biāo)理解完成存量的公積金業(yè)務(wù)檔案約1.6萬卷（份）的整理、補錄、補掃描及電子影像的圖像處理與復(fù)核工作。項目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)理解1．《中華人民共和國檔案法》。2．《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)。3．《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)。4．《深圳經(jīng)濟特區(qū)檔案與文件收集利用條例》。5．《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）。按以上規(guī)范進行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到深圳市檔案館進館質(zhì)量要求。（五）項目采購范圍理解中標(biāo)方通過人員、設(shè)備、技術(shù)、管理等，對接收的實體檔案進行專業(yè)化的歸檔、整理、著錄、掃描等加工，形成規(guī)范的入庫檔案和規(guī)范的檔案電子數(shù)據(jù)庫。（六）項目完成期限理解本項目完成期限為自合同簽訂之日起12個月。1.1對技術(shù)要求的規(guī)劃（一）歸檔、整理、掃描工作流程和服務(wù)內(nèi)容1.檔案接收：要對檔案資料的完整性進行檢查；登記移交清單：對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記份數(shù)與頁數(shù)。2．編檔號：對每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用。3．組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。我公司嚴(yán)格按照《檔案整理規(guī)則》(DA/T22-2000)進行整理。4．部分著錄：在核對紙制檔案的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)內(nèi)不全的檔案信息進行補錄。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)進行著錄。5．掃描：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。6．總體檢查：檢查檔案實體與電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容是否一致；檢查接收記錄與入庫記錄是否一致；檢查檔案整理、著錄、掃描等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描要求，是否符合深圳市檔案館進館要求。7．入庫上架：辦理檔案移交手續(xù)，點數(shù)核實后入庫，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應(yīng)的位置，并做箱柜指引，以方便查詢利用。8．協(xié)助檔案管理工作：協(xié)助檔案室查檔、庫房整理及與檔案相關(guān)的其它工作。（二）掃描圖像質(zhì)量要求理解。掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：1．圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2．圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。3．字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4．圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。（三）檔案裝訂要求理解。檔案整理、掃描完成后，要進行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：1．遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂。2．檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂的位置。3．對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。（四）檔案裝具、卷盒要求理解。檔案卷皮、卷盒的制作，參照國家檔案局“DA/T24-2000無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板”標(biāo)準(zhǔn)制作，其它裝具必須符合國家關(guān)于檔案整理裝具的要求。（五）主要設(shè)備及工具耗材要求理解。1．臺式電腦、高速掃描儀、服務(wù)器等，具體數(shù)量如下。序號名稱數(shù)量單位1電腦臺2掃描儀臺3掃描儀臺4服務(wù)器臺5移動硬盤塊6交換機臺7網(wǎng)線箱2．設(shè)備所需工具耗材由中標(biāo)方提供，符合國家關(guān)于檔案掃描工具耗材的要求；設(shè)備維修費用由中標(biāo)方承擔(dān)。3．按發(fā)標(biāo)方的保密、安全要求進行設(shè)備處理及網(wǎng)絡(luò)布線，以及數(shù)字化加工中的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)的維護工作。（六）數(shù)字化上傳要求理解。檔案完成數(shù)字化掃描后，條目數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)都應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)由本地上傳到中心服務(wù)器；檔案數(shù)字化加工應(yīng)用管理軟件是由發(fā)標(biāo)方提供。（七）檔案整理安全保密、規(guī)范性要求理解。將歸檔資料全部按規(guī)范整理、掃描入庫，要求安全、保密、規(guī)范。中標(biāo)方需提供保證檔案實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并與發(fā)標(biāo)方簽訂保密承諾書。1．安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內(nèi)容不得外泄。2．規(guī)范性：在發(fā)標(biāo)方提供整理、掃描的軟件環(huán)境中，中標(biāo)方必須有嚴(yán)格的操作規(guī)范流程。在檔案的清理、整理、掃描、加工過程中，必須嚴(yán)格遵守發(fā)標(biāo)方的相關(guān)檔案管理制度，在檔案的清理、掃描、加工的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細(xì)的登記，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄；經(jīng)過整理、掃描的檔案，保證分類清晰，條目準(zhǔn)確，滿足檔案查閱的規(guī)范要求。1.2項目管理要求（一）組織實施要求理解中標(biāo)方應(yīng)結(jié)合采購方的檔案管理制度制定一套符合完成本項目工作實際的檔案整理管理規(guī)定及操作流程，以確保檔案整理規(guī)范、符合進館質(zhì)量要求。并要求項目負(fù)責(zé)人和核心技術(shù)人員常駐發(fā)標(biāo)方現(xiàn)場。（二）項目人員安排要求理解投標(biāo)人在投標(biāo)書中所寫項目組成員一定是參與本項目服務(wù)的管理或者工作人員，不得隨意更改，否則視同違約。本項目要求安排項目負(fù)責(zé)人1人，主要技術(shù)人員不少于8人，中標(biāo)方需按要求確保崗位人員的穩(wěn)定性。項目負(fù)責(zé)人及主要技術(shù)人員情況將作為評分考察的重點內(nèi)容。（三）項目驗收要求理解發(fā)標(biāo)方指定質(zhì)檢員對檔案文本實體、電子數(shù)據(jù)抽樣甚至逐件檢查，保證質(zhì)量；掌握整理、掃描的進度和數(shù)量統(tǒng)計。對符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認(rèn)，作為當(dāng)批量檔案整理、掃描完成的驗收憑證。項目具體驗收要求如下：1．按照河北省人社廳檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及**縣人社局對專業(yè)檔案的規(guī)范化整理、掃描要求進行整理、掃描處理，保證原檔案的完整性。2．確保在整理、掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。3．符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）。4．保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。5．生成的檔案掃描分辨率不低于200dpi，彩色。6．檔案掃描圖像去黑邊、圖紙掃描圖像去藍(lán)底。7．生成的數(shù)字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級設(shè)置無誤，滿足檔案數(shù)字化的規(guī)范要求。8．檔案文本實體與檔案掃描影像數(shù)據(jù)一一對應(yīng)。9．發(fā)標(biāo)方按批次提供案卷給中標(biāo)方。**縣人社局對中標(biāo)方質(zhì)檢后的掃描圖像進行抽檢，抽檢率為10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到98%、發(fā)標(biāo)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)方需對錯誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá)100%；如抽檢合格率低于98%，發(fā)標(biāo)方有權(quán)不予提供錯誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，發(fā)標(biāo)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格。

二、項目進度計劃及保證措施2.1.實施工作計劃為保障市住房公積金中心檔案整理掃描服務(wù)項目能夠如期按照個月（稍提前完成），我司計劃將本項目的實施分為五個階段：第一階段為項目準(zhǔn)備階段、第二階段為項目試運行階段、第三階段為正常運行階段、第四階段為項目收尾階段、第五階段為項目驗收階段。詳細(xì)的工期進度見工期計劃安排表：3.1.1項目總體工期計劃安排表項目總體周期按12個月，每個月按21.75個工作日計算，本項目時間工作時間按365天核算，詳細(xì)工期計劃安排如下：項目階段工作描述時間完成數(shù)量備注項目準(zhǔn)備人員、設(shè)備、場地、需求調(diào)研、實施標(biāo)準(zhǔn)、流程、實施計劃確定等不計工作產(chǎn)出項目試運行檔案整理、掃描每天完成550份項目正式運行檔案整理、掃描每天完成680份項目收尾檔案補充整理內(nèi)部質(zhì)檢項目驗收掃描驗收驗收總結(jié)2.2項目個階段工作安排項目階段工作安排時間工作描述項目準(zhǔn)備組建項目組調(diào)配人員人員分工人員分工協(xié)作安排工作場地軟、硬件布置場地布置人員專業(yè)知識培訓(xùn)知識培訓(xùn)保密培訓(xùn)簽訂保密協(xié)議技術(shù)人員調(diào)研確定工作范圍人員食宿安排做好食宿安排項目需求再溝通確定工作計劃人員及設(shè)備進場10人項目試運行流程優(yōu)化包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)顧利運轉(zhuǎn)。項目正式運行優(yōu)化人員配置主要優(yōu)化項目的人員配置及分工協(xié)作項目收尾質(zhì)量核查主要進行項目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。項目驗收交接雙方共同對項目掃描成果進行總體驗收及總結(jié)2.3詳細(xì)項目工作計劃及部署為保障項目整個過程的順利進行，項目各階段的工作安排我司做了詳細(xì)的部署和計劃，主要由以下9點構(gòu)成：1、人員設(shè)備準(zhǔn)備：嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中承諾設(shè)備和人員數(shù)量，同時參考確認(rèn)項目實施計劃書進行相應(yīng)的調(diào)整。2、項目實施場地準(zhǔn)備：包括場地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。3、需求詳細(xì)調(diào)研：我司有著豐富的項目實施經(jīng)驗，但是對于每個客戶項目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理對項目需求進行詳細(xì)調(diào)研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。4、實施標(biāo)準(zhǔn)確立：項目實施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項目整個運行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項目實施標(biāo)準(zhǔn)，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標(biāo)準(zhǔn)進行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項目的實施標(biāo)準(zhǔn)，保障項目實施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項目的進程和質(zhì)量。如有必要，檔案整理及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)確立可以邀請相關(guān)行業(yè)專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)由三方共同確認(rèn)，我方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項目實施工作。5、實施流程設(shè)立：項目實施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作30年以上）對項目的流程進行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進行項目試運行工作，在此過程中進一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。6、項目計劃制定：根據(jù)項目試運行情況，確立各崗位日工作量，核實總體工作進度并最終做出詳盡的可考量的項目計劃。7、項目正式運行工作：包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運轉(zhuǎn)。8、項目收尾工作：主要進行項目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。9、項目驗收工作：雙方共同對項目進行總體驗收及總結(jié)。1.3.1項目啟動1.3.1.1啟動程序1、簽訂保密協(xié)議檔案是客戶的核心資產(chǎn)，保障檔案的安全是我司首要考慮的工作，我司嚴(yán)格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。在項目正式進場前，我司會安排專門的檔案保密培訓(xùn)，同時與每個員工就本項目簽訂項目保密協(xié)議。全面對客戶的檔案保密進行負(fù)責(zé)。另外，我司也會與貴方簽訂正式的項目保密協(xié)議，包括但不限于項目實施過程中、實施后期項目所有商業(yè)秘密。2、項目需求調(diào)研我司有著豐富的項目實施經(jīng)驗，但是對于每個客戶項目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實際工作、檔案實施目的、檔案工作進度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項目正式開始前，會安排我司有多年項目運作和管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理對項目需求進行詳細(xì)調(diào)研，及時與客戶進行需求溝通，保障項目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。3、實施標(biāo)準(zhǔn)確立項目實施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項目整個運行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項目實施標(biāo)準(zhǔn)，在項目正式實施初期，我司會及時與客戶方就項目實施標(biāo)準(zhǔn)進行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項目的實施標(biāo)準(zhǔn)，保障項目實施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項目的進程和質(zhì)量。4、實施流程設(shè)定項目實施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作10年以上）對項目的流程進行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。5、制定實施計劃實施標(biāo)準(zhǔn)和實施流程設(shè)定好后，我司項目經(jīng)理會根據(jù)項目的實際情況制定具體的項目實施計劃，項目實施計劃需與客戶方進行詳細(xì)比對并確定。項目實施計劃一旦雙方簽字確定，我司會嚴(yán)格按制定好的項目實施計劃進行項目的實施工作，推進項目的具體進程工作。2.4其它保障工期的相關(guān)配套措施任何項目的實施均存在一定的風(fēng)險，為保證本項目的按照工期進度順利完成實施，我司將從以下五個方面限制風(fēng)險的發(fā)生。1、邯鄲華樹公司從公司現(xiàn)有工人中，挑選最熟練、最精干的掃描加工人員，組成一支強勁的檔案整理、掃描加工隊伍，挑選對計算機軟硬件精通的技術(shù)人員，保證加工環(huán)境的正常運作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協(xié)調(diào)，利于業(yè)務(wù)的開展。2、邯鄲華樹公司配置性能穩(wěn)定的掃描儀及電腦等硬件，減少由于硬件問題而造成不必要的時間浪費。3、邯鄲華樹公司在合同簽訂后提交詳細(xì)的工作計劃，并在工作過程中不斷進行改進，對各項工作進行統(tǒng)籌安排，最大限度提高工作效率。4、雙方加強對工作人員技能培訓(xùn)，每周對工作進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時進行糾正改進。協(xié)調(diào)好各個環(huán)節(jié)的工作進度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。5、雙方加強對工作人員進行安全和保密意識培訓(xùn)，杜絕意外和泄密事件的發(fā)生。嚴(yán)格按照數(shù)字化加工的各項規(guī)章制度，對工作人員進行約定。

三.項目實施思路與方法3.1項目實施總體思路實現(xiàn)**人事檔案信息管理項目檔案資料的規(guī)范化整理和掃描，既是一項勞動密集型的巨大工程，也是一項涉及方方面面、各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。在本項目實施過程中，首先我司將派駐一名有10年檔案工作經(jīng)驗以上的檔案專家進一步調(diào)研情況，與客戶方溝通項目的實際情況，優(yōu)化項目的實施方案并提供給客戶我司最終優(yōu)化的項目實施方案，避免標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致的重復(fù)工作，充分體現(xiàn)高效工作，實現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護好紙質(zhì)檔案原件；其次，我司會制定出適合項目實際情況的嚴(yán)格的出入庫制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實物檔案保管和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資料的安全；再次，我司嚴(yán)格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到加工準(zhǔn)確率為100%。3.2項目實施服務(wù)原則按照要求，**縣人社局人事檔案信息管理項目工作需遵循如下原則：1、在充分利用原有基礎(chǔ)，尊重和維護檔案的本質(zhì)屬性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系：2、依照**檔案的業(yè)務(wù)程序、遵循文件材料的形成規(guī)律、保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；3、結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利用：4、充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。3.3項目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理主要法規(guī)■《中華人民共和國檔案法》■《中華人民共和國檔案法實施辦法》2.業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范■《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）■《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）■《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）■《國家檔案局中央檔案館關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》■《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》■《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968-92）■《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-94）■《中央檔案館電子版檔案數(shù)據(jù)接收規(guī)范（試行）》■《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）按以上規(guī)范進行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到邯鄲市檔案館進館質(zhì)量要求。3.4項目實施方法3.4.1檔案接收本項目招標(biāo)文件要求：要對檔案資料的完整性進行檢查：登記移交清單；對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記份數(shù)與頁數(shù)。我司將嚴(yán)格按照《歸檔案卷相關(guān)材料接收標(biāo)準(zhǔn)》和深圳市檔案局的相關(guān)歸檔要求接收案卷。1、對檔案資料的完整性進行檢查，將檔案從客戶方的檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點、排列裝入有編號的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱，同時做到檔案防水、防壓、運輸安全，減少檔案的破損和丟失。2、對接收的檔案登記移交清單，按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點到盒（卷），不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。由用戶單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認(rèn)。3、對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記份數(shù)與頁數(shù)，對下架接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進行比對，如有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請用戶方確認(rèn)后再進行檔案整理等工作。我司考慮到客戶方提供的加工場地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作的有序進行。3.4.2分類編號本項目招標(biāo)文件要求：對每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用。我司依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）對每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用，設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項目的實際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實際的調(diào)整。3.4.3組卷整理本項目招標(biāo)文件要求組卷整理包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案整理規(guī)則》（DA/T22-2000）進行整理。我司詳細(xì)工作內(nèi)入如下：1、原件拆裝自備拆裝工具，嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，注意保護原件，不能損壞；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯；根據(jù)需要，進行文件的整理；多頁粘貼在一起，要分開單獨處理，注意漿糊黏附的位置，小心處理，嚴(yán)禁破壞檔案原件的行為。工作統(tǒng)計登記，責(zé)任到人。2、案卷分類依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項目的實際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實際的調(diào)整。3、組卷在分類的基礎(chǔ)上，將各類（屬類）范圍內(nèi)的文件材料組成案卷（由互有聯(lián)系的若干個文件組成的檔案保管單位），案卷的基本要求是：卷內(nèi)文件材料齊全完整；保持卷內(nèi)文件材料之間的有機聯(lián)系；卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用。①卷內(nèi)文件材料齊全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多種文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其頁數(shù)都應(yīng)齊全完整。②保持卷內(nèi)文件材料之間的有機聯(lián)系將具有共同特征的若干份文件材料組合成一個案卷。文件材料之間的聯(lián)系主要有以下幾種：文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系文件材料在責(zé)任者特征方面的聯(lián)系文件材料在時間特征方面的聯(lián)系文件材料在文種特征方面的聯(lián)系③卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于裝訂、查閱、復(fù)印、保密；若案卷太薄，文件比較零散、同一問題的文件不太集中不便于利用，又浪費卷皮，增加裝訂工作量。所以，案卷厚薄要適中，一般在20至150頁之間為適。4、修裱粘貼為保證**人事檔案信息管理項目檔案整理掃描項目的順利進行，必須對部分已破損的檔案進行修裱粘貼。檔案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修襪后復(fù)原裝訂。（1）修裱前整理檔案修裱前，首先是對案卷拆開、去釘、除霉、理順頁碼，對僅是補洞或需要整張托裱的紙張進行分類。（2）對破損較少的檔案進行手工補洞；對破損嚴(yán)重或脆裂的檔案進行整張托裱。（3）修裱后復(fù)原把修裱后的檔案，經(jīng)過整理加工處理后，按檔案原樣進行裝訂。5、重復(fù)頁的抽離及廢紙?zhí)幚頇n案整理處理過程中對于有重復(fù)頁的情況，按照實際情況取其中較為完整的予以保留，對于抽離的重復(fù)紙張統(tǒng)一集中保存，交由招標(biāo)人處理。檔案整理處理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時要安排專責(zé)人員對紙張進行仔細(xì)檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才清出工作場地。6、蓋章按要求加蓋檔號章并在合適的地方填寫內(nèi)容7、填寫封皮按要求填寫封皮8、填寫盒脊按要求填寫盒脊9、打印依據(jù)各類業(yè)務(wù)項目專業(yè)分類表中規(guī)定的單位代字、科研代字、項目代號、專業(yè)代字、順序號、支號等。文字材料檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實例。圖紙檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實例。卷內(nèi)目錄按照統(tǒng)一個格式填寫，文號寫全稱，需注明年代，提名單的年月，日期，頁號需按標(biāo)準(zhǔn)書寫，頁面需整潔，附卷內(nèi)目錄打印模板。確定案卷目錄和案卷封面所有項目是否正確，檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。安排專人打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、封面、卷內(nèi)備考表、封面標(biāo)簽及脊背標(biāo)簽等。3.4.5檔案掃描本項目檔案掃描要求：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。我司檔案掃描主要工作有：1、檔案掃描1）、采用專業(yè)文件掃描儀和采用A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（A0）。確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。2）、嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T31-2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。3）、文件的存儲格式為TIFF多頁文檔或者PDF多頁文檔格式。4）、黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據(jù)原件清晰程度，根據(jù)需要，個別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為300dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。對于紙質(zhì)較差的原件，不允許采取連續(xù)進紙方式掃描，只能單張掃描。差錯率不得超過1%。5）、掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁圖片命名及組成符合相關(guān)規(guī)定及采購人的要求，差錯率不得超過1%。2、圖像處理掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理：1）.圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2）.圖像臟點、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。3）.字跡透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4）.圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5）、對掃描的圖片進行加工裁減、去邊、去污等技術(shù)處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；保證圖像端正、清晰、無黑邊，圖像傾斜度不大于2度、對圖像中的污點進行清除（不對圖像內(nèi)容進行修改），圖像在50%的比例下瀏覽看不到電子檔案污點。對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)圖像折疊、變形、不清晰時必須對圖像重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。對通過掃描取得的檔案圖像要進行必要的處理，如：旋轉(zhuǎn)、去噪、去邊、去污、調(diào)整亮度和對比度等，確保數(shù)字化圖像資料不重復(fù)、不遺漏、清晰無邊、不傾斜、無污點、與實物檔案保持實質(zhì)性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰識讀。3、二校處理■圖像校對圖像校對主要是和原件進行比較，若發(fā)現(xiàn)掃錯、多掃、少掃等現(xiàn)象，及時進行補掃。■污漬、黑邊、偏斜、糾偏處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會根據(jù)原件質(zhì)量的好壞對污漬的情況進行自動輕度、中度、高度去污，對紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時的黑邊完全自動清除、自動進行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對不能夠自動處理的頁面進行單頁多次修正。對圖像進行糾偏，圖像偏度不得大于1度，圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件，進行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認(rèn)后的表單留存?zhèn)洳?。使因掃描造成的不合格圖像及時返回上一生產(chǎn)流程。全文頁面及局部文字的加深和變淺圖像處理人員在進行圖像處理時，遇到掃描獲取的圖像數(shù)據(jù)因原件存在清晰度欠佳的情況，可提高圖像的清晰度。如遇到原資料的字間距和行間距過密的頁、或文字較深或較淺的復(fù)印件、傳真件、手寫稿等字跡不清楚的資料，所獲取的掃描圖像都可進行修正處理，確保文字及圖像信息清晰可辨，4、批量上載將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進行核對，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，對應(yīng)率達(dá)到100%正確。5、合卷處理掃描圖像文件掃描加工過程中形成的圖像成品，按照實體檔案特點進行合卷處理，合卷處理需保障合卷的準(zhǔn)確性。3.4.6質(zhì)量檢查1、I檢我司安排專人**縣人社局人事檔案信息管理項目成果進行質(zhì)量檢查和把關(guān)。檢查樣本為每份業(yè)務(wù)檔案全部的內(nèi)容。質(zhì)檢包括以下幾項；1）按整理單上的記錄，檢查每冊檔案是否符合整理規(guī)范。2）每冊工程、案卷及卷內(nèi)目錄信息否正確。3）每冊內(nèi)容是否齊全，排序、頁碼是否正確。4）檔案原件裝訂還原質(zhì)量。5）掃描圖像質(zhì)量。6）圖像掛接質(zhì)量7）對于工程圖紙折疊是否規(guī)范，是否符合國家和采購人相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如質(zhì)檢結(jié)果有一項與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進行整理或數(shù)字化掃描。2、II檢（項目抽檢）經(jīng)過專業(yè)檔案質(zhì)檢人員質(zhì)檢無問題后，我方安排項目經(jīng)理對本項目數(shù)字化的成果進行抽樣檢查，做好質(zhì)量的把關(guān)。抽檢樣本必須按照100%的比率進行復(fù)核。抽檢包括四方面：（1案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；（2）檔案原件裝訂還原質(zhì)量；（3）掃描圖像質(zhì)量；（4）圖像掛接質(zhì)量。如質(zhì)檢結(jié)果有一項與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進行整理或數(shù)字化掃描。3、質(zhì)量檢查通過客觀軟件系統(tǒng)實現(xiàn)以上各級質(zhì)量檢查人員可以很方便從系統(tǒng)隨機抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。2.4.7裝訂裝盒檔案整理掃描成果經(jīng)過1檢、II檢無誤后，我司安排專人對檔案進行裝訂裝盒的工作。檔案整理、掃描完成后，要進行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂。2.檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂的位置。3.對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。3.4.8總體檢查1、III檢（總體質(zhì)檢）經(jīng)過項目經(jīng)理抽檢無問題后，我司對檔案進行蓋盒、裝訂、裝盒工作。隨后我方安排項目負(fù)責(zé)人對本項目的成果進行總體檢查，檢查檔案實體與電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容是否一致：檢查接收記錄與入庫記錄是否一致；檢查檔案整理、著錄、掃描等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描要求，是否符合邯鄲市檔案館進館要求。項目負(fù)責(zé)人總檢的比例不得低于10%，質(zhì)檢結(jié)果有一項與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，總體檢查無誤后再交由深圳市檔案局驗收專家組成員對我司數(shù)字化成果進行最終驗收工作。2、階段驗收發(fā)標(biāo)方對中標(biāo)方質(zhì)檢后的掃描圖像進行抽檢，抽檢率為10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到100%、發(fā)標(biāo)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)方需對錯誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá)100%；如抽檢合格率低于100%，發(fā)標(biāo)方有權(quán)不予提供錯誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，發(fā)標(biāo)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由中標(biāo)方負(fù)責(zé)。1）驗收方式以數(shù)據(jù)抽檢方式，對數(shù)字化成果進行質(zhì)量核查。抽檢樣本為每個工程項目總量不得低于10%比率的檔案。抽檢包括四方面：①案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；②檔案原件裝訂還原質(zhì)量；③掃描圖像質(zhì)量；④圖像掛接質(zhì)量。如抽檢結(jié)果有一項與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”。2）驗收標(biāo)準(zhǔn)以抽檢部分檔案對應(yīng)的數(shù)量（卷、頁）為基數(shù)，各項抽檢合格標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）案卷及卷內(nèi)目錄信息核查：保證修改后的信息內(nèi)容（責(zé)任者、工程名稱、建設(shè)規(guī)模、層數(shù)、棟數(shù)、結(jié)構(gòu)、案卷名稱、目錄名稱等）差錯率≤1%。（2）檔案原件還原裝訂：保證檔案原件裝訂規(guī)范，圖紙排序正確，無前后顛倒、頁碼缺失等現(xiàn)象，差錯率≤1%。（3）掃描圖像質(zhì)量：漏掃率≤1%，圖像的傾斜度<2度，掃描順序錯誤率≤1%，圖像清晰、完整、無缺損率≥0.5‰，圖像命名正確率100%。（4）圖像掛接：掛接正確率100%。3）驗收審核（1）采購單位每個月會按期對中標(biāo)單位提交的數(shù)據(jù)進行驗收。數(shù)據(jù)驗收以抽檢方式進行，中標(biāo)單位提交驗收的數(shù)據(jù)不論涉及驗收標(biāo)準(zhǔn)哪一條，不合格則全部發(fā)回中標(biāo)單位全面自檢。（2）在驗收中檢出的錯誤，中標(biāo)單位及時、無償予以糾正并再提交重新驗收。（3）全部檔案驗收”通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。（4）如全部檔案完成后不能通過驗收的，視為中標(biāo)單位違約。3.4.9上架入庫裝訂裝盒后，我司與**縣人社局檔案負(fù)責(zé)人辦理檔案移交手續(xù)，點數(shù)核實后入庫，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應(yīng)的位置，并做箱柜指引，以方便查詢利用。同時，我司派專人1人協(xié)助**縣人社局進行檔案管理工作，協(xié)助檔案室查檔、庫房整理及與檔案相關(guān)的其它工作。3.4.10最終驗收項目全部完成后，由我司負(fù)責(zé)組織深圳市住房公積金中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、深圳市檔案局檔案專家、其它相關(guān)專家對我司最終檔案整理、數(shù)字化成果進行最終驗收。驗收合格后，由深圳市住房公積金中心開具《檔案整理掃描項目驗收合格證》及《客戶滿意度評價表》：由我司對項目運營情況進行最終總結(jié)，提交項目總結(jié)報告一份給**縣人社局。

四、服務(wù)質(zhì)量控制方案4.1質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)我司將按照招標(biāo)方要求，按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進行整理、著錄，整理后的檔案要達(dá)到招標(biāo)文件質(zhì)量要求。邯鄲華樹公司將設(shè)立嚴(yán)格的質(zhì)量控制機制，對檔案整理成果進行自檢合格后，方遞交客戶方驗收。建議客戶方以抽檢方式進行驗收，驗收時抽檢的比率以10%為宜。抽檢質(zhì)量指標(biāo)承諾：文件整理質(zhì)量：合格率100%文件鑒定質(zhì)量：準(zhǔn)確率100%◆著錄：以文件條目為單位，關(guān)鍵字段正確率100%，其余字段錄入錯誤率≤1%文件裝訂、裝盒，差錯率≤1%文件原始材料：完整率100%。4.1.1檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、各文件材料歸類準(zhǔn)確、排列無誤、案卷厚度適中。2、檔號無重復(fù)，案卷順序號規(guī)范、統(tǒng)一。3、檔案著錄格式規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4、編制單位、編制日期、保管期限題寫準(zhǔn)確，文字打印清晰。5、每一案卷其頁號必須連續(xù)、需重新訂號的頁號準(zhǔn)確無誤。6、圖紙折疊規(guī)范、美觀，檔號章清晰正確。7、案卷中的每一件都要進行數(shù)據(jù)錄入，必須準(zhǔn)確、無錯別字，采購人可順利進行查找。若電子數(shù)據(jù)內(nèi)容或格式有誤，該批數(shù)據(jù)退回免費重新修正，我司在5個工作日內(nèi)完成。8、案卷裝訂規(guī)范、整齊、牢固、不影響閱讀。9、案卷盒中撰寫的文字需使用油印，界面清晰、美觀。10、如驗收發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量有問題，屬中標(biāo)人造成的錯誤、遺漏，我司對不合格的檔案在采購人提出返工要求后5天內(nèi)統(tǒng)一免費返工至驗收合格。4.1.2檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、索引信息的正確。所有的個人信息和單位信息詳實準(zhǔn)確。2、掃描影像清晰可用。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）掃描必須按照標(biāo)明的頁碼順序進行掃描、頁碼錄入，不允許有錯頁、漏頁、頁次顛倒等情況。掃描要完整，包括文件上的頁碼、有關(guān)標(biāo)記等，都必須納入圖像范圍。（2）圖像文件頁面端正，無扭曲，看不出明顯的傾斜現(xiàn)象（傾斜度不得大于3°），不允許有折疊或缺損。（3）遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，保持影像文件與原件的一致性和原樣性，對影響圖像質(zhì)量的各類問題通過糾偏、去污、降噪、拼接、裁邊等技術(shù)手段加以處理。對于掃描后圖像文件中的污點要進行清除，不留文字版面外的暗影和干擾信息，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀（在100%的比例下看不到污點）。無論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理。（4）掃描時要保證檔案資料的實體安全，防止檔案材料的丟失和人為損壞，對于紙張較薄或較脆容易破損的，應(yīng)使用平板掃描，不得使用滾筒掃描。3、目錄分類符合檔案管理要求。對于歷史檔案分類可以準(zhǔn)確標(biāo)識，如果無法確認(rèn)，需要在與有關(guān)部門溝通之后確認(rèn)標(biāo)識。4.1.3電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)1、索引字段。建立檔案的索引字段。2、影像格式。根據(jù)檔案利用需要確定影像采用黑白或彩色掃描。黑白影像使用G4壓縮，彩色影像使用JPG壓縮。黑白影像使用至少200dpi，彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在數(shù)字化過程中使用加密方式來傳輸和存儲。3、建立分類目錄。根據(jù)貴單位檔案分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子檔案分類目錄。4、數(shù)據(jù)格式規(guī)范。提供最終數(shù)據(jù)格式的提交格式標(biāo)準(zhǔn)。4.2質(zhì)量控制體系邯鄲華樹的檔案加工作業(yè)按照流水線式流程設(shè)計，科學(xué)合理，各工序分工明確，考核方式科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。在整個加工流程中，各個工序間相互監(jiān)督，并支持工序回溯，引入可被驗證的質(zhì)量循環(huán)控制體系，該流程覆蓋全程、全員，確保每個工序的工作質(zhì)量都能達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?？刂凭褪峭ㄟ^控制系統(tǒng)觀察發(fā)生的事件是否與既定的規(guī)則和發(fā)出的命令一致。質(zhì)量監(jiān)督和控制是質(zhì)量控制體系中項目經(jīng)理的重要職責(zé)和普遍活動，對控制循環(huán)的有效高速的運轉(zhuǎn)是必不可少的。質(zhì)量控制的管理職能可以在一個控制循環(huán)中分為六個步驟：建立質(zhì)量控制體系、建立質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、實施質(zhì)量監(jiān)督與控制、實際績效和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、發(fā)現(xiàn)問題和錯誤及及時糾正改進等。在該控制體系中，檔案整理、信息著錄及圖像處理的質(zhì)量是整個質(zhì)量控制循環(huán)中自始至終我們應(yīng)該關(guān)注的重點。為嚴(yán)防檔案資料原件在加工過程中丟失與毀損，保證項目質(zhì)量符合客戶方的要求，我們建議客戶方的檔案管理部門委派專人，和項目經(jīng)理一起直接介入項目組的組織協(xié)調(diào)和質(zhì)量監(jiān)督、檢查工作。4.3質(zhì)量控制措施4.3.1案卷質(zhì)量控制1、合理改進和優(yōu)化項目流程，減少接觸檔案實物的崗位，檔案在內(nèi)部崗位流轉(zhuǎn)時，須交接清楚，并在簽收單上簽字確認(rèn)。2、所有檔案實物統(tǒng)一由檔案管理員集中管理，各崗位操作人員需領(lǐng)取實物檔案時，由檔案管理員統(tǒng)一分發(fā)并相互核對確認(rèn)。3、檔案管理員每天要對所保存的檔案進行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時匯報并采取相應(yīng)的措施。4、每天下班前操作人員必須及時歸還完成的檔案，未完成檔案由操作人員妥善保管：歸還檔案時，由檔案管理員檢查檔案實物的完整性，是否有缺失，損壞，涂改現(xiàn)象，確保檔案的安全性和完整性。5、檔案裝訂后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一排列上架，在檔案運輸過程中，必須由2個以上人員配送，防止檔案丟失。6、檔案傳遞由專人負(fù)責(zé)，對檔案員調(diào)取案卷進行核查，閱卷結(jié)束后收回案卷。認(rèn)真做好傳送卷宗過程中的登記工作。保護移送檔案的安全，不使無關(guān)人員接觸檔案，遵守保密條例，保守檔案秘密。不得違反操作流程，將未驗收歸檔的檔案傳遞或提供查閱；嚴(yán)禁接收組、掃描組或其他組工作人員代為移送檔案。4.3.2掃描質(zhì)量控制1）采用A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（A0）。2）對于原件紙質(zhì)較差的檔案，不允許采用連續(xù)進紙方式掃描，只能單張高速平板掃描。3）文件的存儲格式為TIFF多頁文檔或者POF多頁文檔格式。4）對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖的檔案，黑白頁面采用黑白二值模式進行掃描，彩色頁面采用彩色模式掃描；對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描。分辨率一般為200dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。5）掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁文件名香港大學(xué)深圳醫(yī)院綜合檔案室規(guī)定的文件名，差錯率不得超過1%。6）對掃描后的每頁圖像文件進行檢查、存儲。7）在保留原掃描的每頁圖像文件的同時，利用軟件工具把同一份紙質(zhì)文件的多個圖像文件合并為一個多頁TIFF格式文件或者多頁POF格式文件。8）將掃描形成的圖像文件全部刻錄成光盤，并提供詳細(xì)清單，不得有差錯。9）刻錄盤片要求是獨立包裝的高質(zhì)量光盤。10）將掃描合并后的（多頁TIFF格式或者多頁PDF格式）每份圖像文件對照數(shù)據(jù)庫原有的目錄數(shù)據(jù)，批量掛接并導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。4.3.3著錄質(zhì)量控制1、按原目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和用戶的要求（即上述案卷目錄和文件級目錄要求）進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案影像文件、檔案條目信息、檔案物理位置一一對應(yīng)，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。2、自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和用戶的要求對無目錄的檔案進行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進行著錄。3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對（一稿雙錄，人機校驗）的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。4、一稿雙錄、人機校驗同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進行機器校驗，當(dāng)兩者一致時跳過，若二者不一致時軟件報警，并將這些項目標(biāo)識出來（顯紅），且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請確認(rèn)”。隨后進行人工校驗，由校驗員將軟件標(biāo)識出的不一致數(shù)據(jù)項目與檔案原稿進行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認(rèn)真地逐條核對，在檔案館管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下，進行更正，差錯率不得超過1%；根據(jù)整理核對人員的差錯報告，若是目錄室的目錄錯誤，則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下，進行更正，確保目錄室目錄準(zhǔn)確無誤。4.3.4數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量控制數(shù)據(jù)掛接：將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進行核對，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，對應(yīng)率達(dá)到100%正確4.3.5檔案加工軟件對質(zhì)量實行全流程監(jiān)控鴻橋集團將采取軟件質(zhì)檢、專人質(zhì)檢、交叉質(zhì)檢、項目經(jīng)理質(zhì)檢、客戶質(zhì)檢和聯(lián)合質(zhì)檢6大措施來嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案加工質(zhì)量始終符合客戶方的要求。（一）質(zhì)量檢查1、紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量檢查建立卷宗在系統(tǒng)的“實物檔案管理”欄點擊“建立卷宗”，進入整理組組長為接收組所提交過來的案卷建立卷宗的操作界面。組長分配資料在系統(tǒng)的“實物檔案管理”欄點擊“組長分配資料”，進入組長向組員分配資料的操作界面。整理組員接收資料在系統(tǒng)的“實物檔案管理”欄點擊“組員接收資料”，進入組員接收組長分配的資料的操作界面。2、信息著錄質(zhì)量檢查從系統(tǒng)隨機抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。（二）加工流程全程質(zhì)量監(jiān)控在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點擊“檔案查詢”，進入管理人員查看檔案內(nèi)詳細(xì)信息和掃描圖片以及檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程的操作界面。首先在查詢欄輸入需要查詢的檔案的相關(guān)查詢條件，然后點擊“查詢”鍵，系統(tǒng)會自動將屬于此查詢條件的檔案信息全部列出?？吹氖芾韱翁柷啊按颉獭?，點擊“圖像”按鍵，可以查看該受理單號內(nèi)已掃描的電子圖片：點擊“卷內(nèi)信息”按鍵，可以查看該受理單號的卷內(nèi)詳細(xì)信息：點擊“檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程”，可以查看該受理單的所有操作流程。點擊“檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程”，可以查看該受理單從檔案接收、檔案整理、信息錄入、打印條碼、檔案掃描、圖像處理及工作量統(tǒng)計等全部流程的詳細(xì)狀態(tài)，從而通過加工軟件實現(xiàn)檔案加工全流程質(zhì)量監(jiān)控。（三）項目經(jīng)理質(zhì)檢在系統(tǒng)的“實物檔案管理”欄點擊“檔案檢查”，進入歸檔人員對卷宗進行歸檔前的最后檢查操作界面。（四）工作量統(tǒng)計——客戶質(zhì)檢在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點擊“前臺查詢”，進入管理業(yè)務(wù)人員查閱檔案內(nèi)圖片的操作界面。此功能界面是提供給客戶方前臺操作人員查看每筆檔案的詳細(xì)狀態(tài)。在查詢欄輸入相關(guān)的查詢條件，點擊“查詢”鍵，系統(tǒng)將相關(guān)的檔案資料列出便可查看檔案的詳細(xì)狀態(tài)信息。如果要查詢受理單號內(nèi)的文件類目和頁數(shù)信息，可以在需要查詢的受理單號前“打√”，然后點擊“查看”鍵即可查看。工作量統(tǒng)計的過程實質(zhì)上也是客戶質(zhì)檢的過程，客戶可通過工作量統(tǒng)計查看檔案資料的詳細(xì)狀態(tài)信息，包括檔案的文件類目和頁數(shù)信息等，發(fā)現(xiàn)問題可即刻將相關(guān)檔案資料退還項目組重新加工，從而實現(xiàn)客戶對檔案質(zhì)量監(jiān)督檢查的目的。（五）專人質(zhì)檢鴻橋集團的每一個項目組都安排有專門的質(zhì)檢人員，從檔案接收開始到檔案歸還上架，全程對加工完成的檔案進行全面檢查，確認(rèn)沒有質(zhì)量問題后方可歸檔。如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題，質(zhì)檢人員會上報項目經(jīng)理，紀(jì)錄問題出處和原因并形成質(zhì)檢報告，對產(chǎn)生質(zhì)量情況做出分析，提出整改方案。項目經(jīng)理及時跟進并糾正改善，確保檔案加工質(zhì)量。（六）交叉質(zhì)檢在階段任務(wù)完成后，項目經(jīng)理會安排各個小組的人員實行交又質(zhì)檢，每道工序的工作人員不能對自己的工作成果進行自檢，必須交由其他人員來檢查，確保質(zhì)量檢查能覆蓋全方位，不留死角，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時處理。（七）項目經(jīng)理質(zhì)檢在專人質(zhì)檢和交叉質(zhì)檢之后，項目經(jīng)理還會對項目成果進行不定期的巡檢和抽檢，實時掌握和控制項目的運行質(zhì)量，及時糾正可能產(chǎn)生的錯誤。（八）客戶質(zhì)檢客戶方可每周組織一次抽查，抽查樣本數(shù)為百分之五為宜；或按招標(biāo)文件的要求設(shè)定質(zhì)檢程序?？蛻舫闄z過程中若有任何不合格的檔案則退回鴻橋集團項目組進行修正。必須全部抽檢的檔案合格，本次質(zhì)量檢查才算通過。對客戶檢查出的所有質(zhì)量問題，鴻橋集團承諾無條件全部返工整改直至解決所有質(zhì)量問題。（九）聯(lián)合質(zhì)檢可由項目經(jīng)理和用戶共同組織相關(guān)人員進行檔案質(zhì)量抽查。檢查一定比例的檔案，核對已經(jīng)錄入的檔案與檔案原件是否一致，還需要對檔案整理、著錄和掃描工作的質(zhì)量進行檢查。若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格，可要求進行檢查修改、返工，必要時更換相關(guān)工序的工作人員。4.4質(zhì)量管理體系4.4.1全流程管理邯鄲華樹的質(zhì)量管理一直貫穿于整個檔案加工作業(yè)流程，在檔案加工的每個環(huán)節(jié)的交接過程中，下一環(huán)節(jié)均為上一環(huán)節(jié)的質(zhì)檢單位，加上軟件質(zhì)檢、專人質(zhì)檢、項目經(jīng)理質(zhì)檢以及與客戶方的聯(lián)合質(zhì)檢，真正意義上實現(xiàn)全員、全流程質(zhì)量管理，確保檔案管理質(zhì)量。4.4.2制度管理質(zhì)量控制的關(guān)鍵在于常態(tài)化、制度化，制度管理體系中應(yīng)有專門的質(zhì)量管理內(nèi)容，對流程控制、抽檢機制等進行制度化約束和監(jiān)控，以保障質(zhì)量控制措施長期、有效地執(zhí)行。3.4.3人員管理質(zhì)量管理的關(guān)鍵是“人”的管理。再完善的制度、機制在執(zhí)行不力的情況下均將失去效果。首先，對運營團隊的質(zhì)量體系培訓(xùn)成為客戶檔案中心質(zhì)量管理的關(guān)鍵，確保各運營檔案對質(zhì)量控制的各項制度、規(guī)定了然于胸。其次，嚴(yán)格規(guī)范每個成員在項目團隊中的角色和職能，做到各司其職并對自己負(fù)責(zé)的工作負(fù)責(zé)。再次，項目團隊實現(xiàn)項目經(jīng)理首要責(zé)任制，項目經(jīng)理對項目團隊成員的打造從挑選和培訓(xùn)開始，確保團隊具有較強的凝聚力和執(zhí)行力。最后，項目實現(xiàn)多勞多得的激勵機制，對于按時保質(zhì)保量完成工作任務(wù)的團隊人員實現(xiàn)獎勵，同時對于不適于團隊發(fā)展或無法保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)的人員實現(xiàn)考核淘汰制，保障了人員的素質(zhì)和團隊的效率。4.4.4質(zhì)量文化管理硬性規(guī)定的制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)有一定的被動性、強制性，過度強調(diào)未必能達(dá)成良好的效果。客戶檔案中心運營團隊?wèi)?yīng)認(rèn)識到質(zhì)量文化的積極效用。在長期的宣傳、感化下，形成良好的團隊質(zhì)量文化，養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣是確保檔案運營質(zhì)量的關(guān)鍵。4.5質(zhì)量管理制度1、實施工作開展之前，明確每個人的工作職責(zé)及相應(yīng)的注意事項，配備合適的實施工具，安排合適的工作環(huán)境，盡可能降低人為失誤。2、每批檔案在整理核對工作結(jié)束后，由項目經(jīng)理組織對整理核對工作的復(fù)查，發(fā)現(xiàn)差錯，由整理核對人員更改。3、每批檔案在錄入工作結(jié)束后，由項目經(jīng)理組織對錄入數(shù)據(jù)的復(fù)查，出現(xiàn)順序問題或缺漏現(xiàn)象時，由錄入人員負(fù)責(zé)重錄。4、每批檔案在裝訂成卷后，由項目經(jīng)理組織對裝訂順序的復(fù)查，出現(xiàn)問題時，由工作人員重新裝訂。5、每批檔案在數(shù)據(jù)掛接工作結(jié)束后，由項目經(jīng)理組織復(fù)查，出現(xiàn)問題，即時糾正。6、項目施工中，由項目經(jīng)理總結(jié)本周的成果和問題，對需要改進或糾正的問題及時進行綜合分析，并將相應(yīng)的處理方案更新到下一周的工作計劃中進行實施，保證項目實施質(zhì)量。7、項目階段驗收后，項目經(jīng)理根據(jù)對質(zhì)量、進度等綜合分析，并將相應(yīng)的處理方案更新到下一階段的工作計劃中進行實施，保證項目實施質(zhì)量。8、項目總驗收時，由項目經(jīng)理與檔案館工作人員共同進行總體檢查。9、數(shù)據(jù)復(fù)查時，采用交義檢查的方式進行。10、復(fù)查及修改均需保留完整記錄。11、錯誤修訂不得跨日，不得影響正常工作。

五、檔案安全管理措施檔案是記錄城市發(fā)展、生活變遷的“活歷史”；檔案更是一個國家、一個社會乃至每一個平民百姓在歷史進程中的忠實記錄。檔案具有原始性、唯一性的特點，有著不可替代的作用。邯鄲華樹擁有大量的檔案整理及數(shù)字化加工成功案例，檔案整理及數(shù)字化項目中信息資源的安全性是項目實施中的重中之重。檔案中涉及到采購方的諸多重要信息，若做不好安全保密工作，后果將不堪設(shè)想。鴻橋集團一直視檔案及其信息安全為檔案運維及管理的重中之重，在長期的服務(wù)過程中形成了一套嚴(yán)密而有實效的安全控制措施，切實保護檔案實體及檔案信息的絕對安全，確保檔案安全管理目標(biāo)“零事故”。檔案整理及數(shù)字化加工項目工作流程的安全保密控制是必須考慮的，根據(jù)我司多年檔案整理、數(shù)字化加工項目檔案安全保密經(jīng)驗，我司著重從以下幾個方面考慮，制定相應(yīng)的安全性方案：制定可行的安全與保密制度，對參與項目人員進行安全保密培訓(xùn)，增強工作人員的安全保密意識，所有工作人員均應(yīng)簽訂項目安全保密協(xié)議；加工場地應(yīng)具有防火、防水、防盜措施，項目始終有全程全方位監(jiān)控，場地安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時進行監(jiān)控；所有工作人員統(tǒng)一服裝，所有與工作無關(guān)設(shè)施，如提包、手機、照像機、U盤等存貯設(shè)備，沒有經(jīng)過允許，不得帶入加工場地；對加工用的所有電腦只能在內(nèi)部局域網(wǎng)使用，不與采購人局域網(wǎng)在同一網(wǎng)段，不與外網(wǎng)聯(lián)接。信息接收工作依靠存儲介質(zhì)完成，整個過程由采購方技術(shù)部門負(fù)責(zé)，項目組協(xié)助檔案信息的導(dǎo)入工作。所有加工用的電腦全部屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動媒介的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)以及預(yù)防外來病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，項目組的內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)來完成。5.1安全保密性管理措施作為專業(yè)的檔案服務(wù)機構(gòu)，邯鄲華樹有為眾多政府機關(guān)、企事業(yè)單位及大型國有企業(yè)提供檔案服務(wù)的豐富經(jīng)驗，并在長期的服務(wù)過程中形成了一套行之有效的安全風(fēng)險控制機制，在組織、技術(shù)、流程及現(xiàn)場管理等各個方面形成了事先預(yù)防、過程管理和應(yīng)急處理的管控模式，確保檔案實體及檔案信息的安全。5.1.1組織保障措施1、我司將和招標(biāo)方簽署《項目外包服務(wù)保密協(xié)議》，邯鄲華樹承擔(dān)自身派造團隊所有成員因違反保密協(xié)議而造成的所有責(zé)任；2、邯鄲華樹公司參與本項目的所有工作人員將接收招標(biāo)方組織的檔案保密安全教育，嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》，對在檔案整理及數(shù)字化服務(wù)過程中涉及到的檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，保證采購方檔案文件資料的安全、完整，不攝制、翻印、復(fù)制或以任何方式對外透露或公布采購方的檔案內(nèi)容：3、我司在本項目的所有工作人員除遵守采購方的相關(guān)保密規(guī)定外，還將與我司簽訂公司內(nèi)部保密協(xié)議。4.1.2技術(shù)保障措施1、良好的信息安全保證措施的有效性在很大程度上取決于設(shè)施、設(shè)備的配置和技術(shù)管理。招標(biāo)方負(fù)責(zé)項目實施現(xiàn)場的安全保障措施，如視頻實時監(jiān)控系統(tǒng)等：2、我司負(fù)責(zé)組建的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將斷絕和采購方單位內(nèi)部局域網(wǎng)及外網(wǎng)的連接，保證信息安全；3、信息接收工作依靠存儲介質(zhì)傳遞，整個過程由招標(biāo)方技術(shù)部門負(fù)責(zé)，項目組協(xié)助信息的導(dǎo)入工作；4、屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動存儲介質(zhì)的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)及預(yù)防外來病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，項目組內(nèi)部的數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)完成；5、在系統(tǒng)應(yīng)用安全層面做到身份認(rèn)證、訪問控制、授權(quán)；在數(shù)據(jù)安全層方面實行數(shù)據(jù)加密；6、對服務(wù)器的關(guān)鍵操作和運行狀況，實行日志紀(jì)錄，用以檢測無意或者惡意的非法操作。4.1.3流程控制措施檔案安全控制的關(guān)鍵點在于檔案實體本身和檔案信息流轉(zhuǎn)過程中兩個環(huán)節(jié)或系統(tǒng)的交互節(jié)點。因此，檔案安全管理的重點是動態(tài)安全管理，信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩砸揽考夹g(shù)手段來解決，檔案流轉(zhuǎn)狀態(tài)下的安全則有賴于工作流程的控制。建立《檔案流轉(zhuǎn)登記表》進行狀態(tài)監(jiān)控，隨時跟蹤每一份處于流程中的檔案所在工序和具體位置。使整個處理過程交接清晰，責(zé)任明確，杜絕安全風(fēng)險。1.3.1.4現(xiàn)場管理控制1、項目組所有人員需穿著鴻橋集團工作服，發(fā)放專用證件或IC卡，以清晰辨別與項目無關(guān)的人員進入。每次進出均需進行登記。2、撤離項目人員時將回收其專用證件，取消其進入該操作間的門禁權(quán)限及系統(tǒng)中的ID。3、所有的第三方人員包括客戶方出入檔案加工現(xiàn)場均需獲得招標(biāo)方授權(quán)人員同意，辦理登記手續(xù)，佩戴“訪客”胸牌，并由項目主管帶領(lǐng)進入及全程陪同。4、邯鄲華樹工作人員未經(jīng)招標(biāo)方的同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含U盤、軟盤及硬盤等）、刻錄光盤、手機、MP3、MP4、報刊、紙張及其他隨身物品帶入檔案加工場地，也不得將加工場地內(nèi)的物品擅自帶出場地外。5、嚴(yán)格遵守保密要求，不將檔案帶離工作現(xiàn)場，不以任何形式將檔案加工成品私自拷貝、留存，嚴(yán)謹(jǐn)私自提供給任何第三方，確保檔案的安全。6、加工場地內(nèi)的無關(guān)物品、材料必須集中存放、集中處理，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清理出加工場地外。7、邯鄲華樹所有工作人員不會以任何方式非法向外人泄露檔案中所涉及的國家機密，否則按國家有關(guān)規(guī)定處理，情節(jié)嚴(yán)重的要承擔(dān)相應(yīng)的刑事責(zé)任。5.2項目相關(guān)制度5.2.1項目安全保密制度1、項目安全管理工作由所在項目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)，凡我司服務(wù)場所，需設(shè)安全管理員1名，負(fù)責(zé)所在工作場所的安全保密工作。2、嚴(yán)禁以任何形式保存、復(fù)印、翻拍、打印、惡意涂改或破壞各類檔案資料：嚴(yán)禁向他人泄露檔案的內(nèi)容，否則將依照《保密法》、《檔案法》追究相關(guān)人員責(zé)任。3、檔案工作人員上崗前須經(jīng)公司和客戶單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育：檔案管理人員要定期進行保密教育，樹立保密意識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。4、辦公場所須安裝安全防護設(shè)施，非檔案工作人員一律不得進入庫房，嚴(yán)防失密泄密或丟失、損毀事件的發(fā)生。5、防盜、報警、監(jiān)控裝置應(yīng)處于24小時工作狀態(tài)，任何人未經(jīng)客戶單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁接觸或關(guān)閉相關(guān)安全設(shè)備。6、檔案庫房的安全設(shè)施需符合規(guī)定要求，做到防盜、防水、防火、防潮：嚴(yán)禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度。7、項目經(jīng)理每天應(yīng)進行一次庫房環(huán)境安全情況（水、電、門、窗、鎖等）檢查并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時匯報并采取相應(yīng)措施。8、生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)只與內(nèi)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁與外網(wǎng)（包括撥號上網(wǎng)）連接；所有的工作人員不經(jīng)客戶單位同意，嚴(yán)禁攜帶任何存儲設(shè)備（如U盤、MP3、軟盤、空白光盤等）進入加工場地：嚴(yán)禁攜帶存儲設(shè)備及任何檔案資料離開工作場地。9、對違反以上規(guī)定，造成案件卷宗和檔案失密泄密或者丟失損壞的，公司將提請客戶單位或有關(guān)部門直接追究其行政或刑事責(zé)任。5.2.2項目工作人員職責(zé)1、嚴(yán)格遵守《檔案法》，遵守公司各項規(guī)章制度，服從工作安排，愛崗敬業(yè)，努力完成每月工作量。2、嚴(yán)格遵守客戶單位各項規(guī)章制度，服從客戶單位的管理，團結(jié)協(xié)作，維護公司良好形象。3、嚴(yán)格遵守檔案資料的保密協(xié)定，保證檔案資料的絕對安全：愛護財物，嚴(yán)禁故意損壞各種辦公設(shè)備、生產(chǎn)工具和檔案實物，違者視情節(jié)嚴(yán)重程度予以處罰。4、按時到崗，上下班須打卡簽到，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)考勤，遲到或早退者按公司規(guī)定予以處罰。5、工作人員上班須穿戴工牌、工服，辦公場所保持干凈整潔，嚴(yán)禁做與工作無關(guān)的事情（如：長時間打電話，看小說，玩游戲，發(fā)信息，聊天，吵鬧，聽耳機，吃零食，拍照等）。6、工作時間禁止會客，任何時間不得將外人帶入工作現(xiàn)場。7、嚴(yán)禁以各種形式將客戶檔案私自帶出，或?qū)㈦娮訑?shù)據(jù)私自刻錄拷貝，違紀(jì)者公司將予以開除處理，并追究法律責(zé)任。8、項目經(jīng)理每天安排值日人員輪流打掃衛(wèi)生，清潔工作現(xiàn)場；每周末要進行一次大掃除，保持工作現(xiàn)場整潔，消除安全隱患。9、服從管理，令行禁止，凡違反上述規(guī)定一次處于50-100的罰款，情節(jié)嚴(yán)重予以警告直至辭退處理。5.2.3項目設(shè)備管理制度1、辦公桌椅及項目設(shè)備的使用須愛惜，每月月末由項目經(jīng)理進行一次盤點，并登記《辦公場地設(shè)備安全檢查表》。2、愛護公共設(shè)施，工作人員對其周邊物品要加以愛護，嚴(yán)禁在墻上、門上、窗戶上、桌椅上等地方亂寫、亂畫、亂貼，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)將視情節(jié)輕重，予以處罰。3、計算機、復(fù)印機、打印機、裝訂機等整理過程中的硬件設(shè)備，由項目經(jīng)理統(tǒng)一保管，我司任何人員不得私自拆裝計算機等硬件設(shè)備。如需維護應(yīng)先報客戶單位負(fù)責(zé)人，由客戶單位統(tǒng)一維護。如發(fā)現(xiàn)私自拆裝設(shè)備者或造成該設(shè)備損壞，視情況輕重進行處罰。4、在整個項目結(jié)束后，項目經(jīng)理交回所有盤點在冊的物品（包括申報報廢設(shè)備及用品）。數(shù)量要與接收時一致，如有差異項目經(jīng)理應(yīng)找出該物品設(shè)備的去處，不能說明的，應(yīng)負(fù)原價賠償責(zé)任。1.3.2.4檔案實物管理制度1、合理改進和優(yōu)化項目流程，減少接觸檔案實物的崗位，檔案在內(nèi)部崗位流轉(zhuǎn)時，須交接清楚，并在簽收單上簽字確認(rèn)。2、所有檔案實物統(tǒng)一由檔案管理員集中管理，各崗位操作人員需領(lǐng)取實物檔案時，由檔案管理員統(tǒng)一分發(fā)并相互核對確認(rèn)。3、檔案管理員每天要對所保存的檔案進行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時匯報并采取相應(yīng)的措施。4、每天下班前操作人員必須及時歸還完成的檔案，未完成檔案由操作人員妥善保管：歸還檔案時，由檔案管理員檢查檔案實物的完整性，是否有缺失，損壞，涂改現(xiàn)象，確保檔案的安全性和完整性。5、檔案裝訂后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一排列上架，在檔案運輸過程中，必須由2個以上人員配送，防止檔案丟失。6、檔案傳遞由專人負(fù)責(zé)，對檔案員調(diào)取案卷進行核查，閱卷結(jié)束后收回案卷。認(rèn)真做好傳送卷宗過程中的登記工作。保護移送檔案的安全，不使無關(guān)人員接觸檔案，遵守保密條例，保守檔案秘密。不得違反操作流程，將未驗收歸檔的檔案傳遞或提供查閱；嚴(yán)禁接收小組、掃描小組或其他小組工作人員代為移送檔案。5.3人員管理5.3.1日常行政管理制度1、熱愛本職工作，服從統(tǒng)一管理，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，努力提高水平。2、愛護辦公設(shè)施和公共財物，如有損壞，照價賠償。3、遵守考勤制度，按時上下班，配帶工作標(biāo)牌。4、工作態(tài)度認(rèn)真，一絲不茍，嚴(yán)格執(zhí)行操作流程和業(yè)務(wù)流程。5、講究衛(wèi)生，不隨地吐痰，不亂丟垃圾，保持衛(wèi)生間的清潔。6、遵守工作場所的管理要求，不喧嘩，不打鬧，非經(jīng)同意不得隨意走動或做與工作無關(guān)的事情。7、嚴(yán)禁在工作場所內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁攜帶火種、易燃易爆物及私人雜物進入工作場所。8、嚴(yán)禁在工作場所內(nèi)存放食物和進食、飲茶水。接觸檔案時要確保雙手干凈和干燥。9、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得復(fù)制、抄寫檔案內(nèi)容。10、遵守項目所在客戶方的相關(guān)的規(guī)章制度。5.3.2崗位責(zé)任制項目團隊進駐深圳市檔案局后，項目經(jīng)理會對每個工作崗位制定崗位說明書，明確各個崗位人員的職責(zé)、職能及工作情況：1、要樹立高尚的職業(yè)道德，熱愛本職工作，保密意識強，工作能夠自主，培養(yǎng)員工嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。2、檔案整理、著錄及檔案數(shù)字化等操作人員均需經(jīng)專業(yè)職能培訓(xùn)和安全保密培訓(xùn)，考試合格后方能承擔(dān)操作工作。3、工作人員對所承擔(dān)的工作流程應(yīng)熟悉，重視操作規(guī)范及要求，以確保工作無錯誤為最低目標(biāo)。4、工作開始前需認(rèn)真做好操作前的各項準(zhǔn)備工作。5、嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查找原因，進行糾正，并同時將情況向上匯報。6、保持操作環(huán)境清潔衛(wèi)生，保正掃描等設(shè)備正常工作。7、認(rèn)真填報工作日志及記錄，字跡要清晰，記錄要完整，要實事求是，嚴(yán)禁偽造數(shù)據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。5.3.3巡回檢查制度1、項目經(jīng)理實施走動式現(xiàn)場管理，對各個環(huán)節(jié)工作人員工作情況作認(rèn)真仔細(xì)的巡回檢查：2、巡回檢查中發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時處理，若遇重大問題，不能自行解決的，則必須盡快上報領(lǐng)導(dǎo)，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可離開現(xiàn)場，并將發(fā)生的情況作詳細(xì)記錄。3、若遇異常情況，須跟蹤觀察，詳細(xì)做好記錄，并向下一班值班人員作交待，以免釀成重大事故。4、做記錄時，要求真實、準(zhǔn)確、清晰，保持記錄本的整潔。5、巡回檢查間隔時間規(guī)定為2小時，即每2小時現(xiàn)場巡檢一次，每天檢查4次。5.3.4檔案追溯表制度1、嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部檔案追溯表制度，每個環(huán)節(jié)均應(yīng)簽字確認(rèn)，日期要書清晰；2、對各個環(huán)節(jié)的返工應(yīng)由上一環(huán)節(jié)責(zé)任人進行處理：3、項目經(jīng)理抽檢錯誤的，由編目人員完成處理：4、客戶抽檢發(fā)生錯誤的由相關(guān)責(zé)任人處理，并給予一定額度的處罰：5、流程單應(yīng)與數(shù)字化系統(tǒng)中流程保持一致，做到線下線上同時監(jiān)控；6、追溯表在歸還檔案前抽出，裝訂成冊，作為數(shù)字化加工檔案，移交給客戶方。5.3.5安全文明操作管理制度為了認(rèn)真貫徹“安全第一，預(yù)防為主”的方針，樹立高度安全防范意識，特制定本制度。1、新進項目現(xiàn)場的工作人員必須經(jīng)“三級安全教育”“安全保密培訓(xùn)”并且考核合格方能上崗，項目經(jīng)理必須經(jīng)過“檔案上崗培訓(xùn)”，并取得相應(yīng)“檔案上崗證證”方能上崗擔(dān)任項目經(jīng)理。2、嚴(yán)格遵守各項操作規(guī)程，精心操作，保證原始記錄整潔、準(zhǔn)確可靠。3、崗位設(shè)置規(guī)范化，物品擺放應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。4、當(dāng)班人員有權(quán)拒絕非本崗人員隨意進入其崗位和動用其崗位任何物品，有權(quán)拒絕不熟練的人員接替其工作。5、按時巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。發(fā)生事故要正確分析、判斷，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。6、任何人不準(zhǔn)帶不相關(guān)人員進入項目現(xiàn)場。5.4現(xiàn)場管理5.4.1工作區(qū)域管理工作人員在工作時間內(nèi)不準(zhǔn)會客，不到非工作場所，保持工作區(qū)域的安靜，進出工作區(qū)域時需要兩人以上行動。在工作間不允許抽煙、吃零食、大聲喧嘩及做其它可能損壞檔案的事情。5.4.2實際操作管理工作人員不能無故察看和互相議論檔案內(nèi)容。工作時統(tǒng)一穿戴無口袋的工作服，出入工作室不得攜帶任何與工作相關(guān)的物品：工作過程中產(chǎn)生的碎紙、廢光盤等工作垃圾不得私自處理，必須交由檔案室值班人員統(tǒng)一處理。掛包、錢包等個人物品存放在指定位置，未經(jīng)檔案室管理人員同意，不得將工作間任何物品帶出工作間外。5.4.3通訊及存儲設(shè)備管理現(xiàn)場工作人員不得攜帶任何手機、呼機等移動通訊設(shè)備以及軟驅(qū)、移動硬盤、U盤等信息存儲等設(shè)備。項目現(xiàn)場外面安放專門供現(xiàn)場實施人員存放物品的保險柜，每人一柜。進入現(xiàn)場前，需更換工作服裝，存放通訊設(shè)備。5.4.4工作日志管理每位現(xiàn)場工作人員必須有每天的工作記錄（時間、地點、數(shù)量等），并進行定期檢查。項目經(jīng)理每天需對每位現(xiàn)場工作人員的工作日志進行核實和檢查。5.4.5出入證使用管理工作人員工作場所的出入證件由專人管理，進入工作場所由證件管理者確認(rèn)后當(dāng)場發(fā)放，離開時交回。項目嚴(yán)禁未經(jīng)許可放入非項目實施人員，私自帶非操作人員入場納入考核范圍。5.4.6請銷假制度管理工作人員一律由主管人員負(fù)責(zé)把關(guān)，嚴(yán)格請、銷假制度，不得中途離職或無故不上班，實行獎懲制度。員工的請假（事假）需提前三天向項目經(jīng)理進行申請，經(jīng)批準(zhǔn)方可請假；項目經(jīng)理的請假需提前三天向公司人事部門及采購人（用戶）負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)雙方批準(zhǔn)方可執(zhí)行。員工和項目經(jīng)理的病假需書面提出申請，并需向人事部門提供正規(guī)醫(yī)院開具的相關(guān)證明文件。員工的離職需經(jīng)客戶方同意方可執(zhí)行；項目經(jīng)理的離職需提前一個月申請，公司批準(zhǔn)后需報備客戶方同意。5.4.7安全保密管理《安全保密管理制度》1、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。2、對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、對機密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。4、凡涉及檔案機密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。5、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。6、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售7、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。5.5檔案管理5.5.1檔案安全管理制度《檔案安全管理制度》1、成立公司安全領(lǐng)導(dǎo)小組，項目經(jīng)理為第一責(zé)任人，直接負(fù)責(zé)項目的安全管理工作。2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行各項安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)3、建立健全安全管理責(zé)任制和安全操作規(guī)程，包括單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、各部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、項目經(jīng)理職責(zé)和員工安全生產(chǎn)職責(zé)。4、主持召開公司安全管理專題會議，及時通報公司安全生產(chǎn)工作情況及有關(guān)安全生產(chǎn)的重大問題，對各個項目的人員和檔案的安全做聯(lián)合檢查并通報情況，整改安全隱患和不斷改善安全條件。5、檔案中心必須安全建檔，實行分級管理，歸檔文件要做到及時、準(zhǔn)確、清晰、專人管理。6、檔案管理人員隨時做好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺漏。若發(fā)生遺漏和失誤要追究相關(guān)人員的責(zé)任。7、查閱檔案等需辦理借閱手續(xù)，借閱者必須愛護并按期歸還。各類資料、檔案建立統(tǒng)計臺帳。每半年對庫房內(nèi)檔案資料盤點和統(tǒng)計一次。5.5.2檔案交接檔案交接由深圳市檔案局檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場加工負(fù)責(zé)人員，在安排好的工作間里進行面對面的交接，要求有書面交接記錄，流程中由深圳市檔案局檔案管理專門人員全程監(jiān)督并有書面交接記錄。5.5.3原檔案保護對檔案原件要小心存放，拆訂后的檔案原件裝訂后要恢復(fù)原樣?，F(xiàn)場工作人員要保證檔案的完整，不得損壞和丟失，不得篡改檔案內(nèi)容，原檔案磨損、不清晰的，需檔案館專門人員簽字同意，方可進行下道工序。5.5.4檔案安全存放檔案只能在工作間的