公文管理制度

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總則為提升公司公文傳遞和批辦工作的時效性、規(guī)范性和準確性，特制定本制度。2

范圍本制度規(guī)定了公文管理的職責，公文的概念、種類、格式、行文規(guī)則與公文的發(fā)文、收文、辦理、歸檔的程序、管理要求及注意事項等內容。本制度適用于公司下屬各部門。3

規(guī)范性引用《黨政機關公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14

號《黨政機關公文格式》

GBT9704—20124

術語與定義公文指各級政府機構的函、電、來文，各類組織、企事業(yè)單位的函、電、來文，公司上報及下發(fā)的各種決定、請示、公告、通報、通知等。公文有特定的文種要求，非文種范圍內的文件不屬于本辦法所指公文。5

職責5.1

總經(jīng)辦總經(jīng)辦是公司公文管理工作的主管單位。負責公司公文處理制度的制定與修改，各類公司級公文的管理，并對各職能中心、事業(yè)部、各子公司公文處理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。5.2

各職能中心、事業(yè)部、各子公司各職能中心、事業(yè)部、各子公司綜合管理部門是其本單位公文管理工作的主管單位。負責其各類部門級公文的管理，并接受總經(jīng)辦對其公文管理工作的業(yè)務指導和監(jiān)督。5.3

歸檔部門集團各類公文由總經(jīng)辦負責歸檔。6

公文種類、格式及行文原則6.1

公文種類國家《黨政機關公文處理工作條例》中規(guī)定了決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等15類公文種類，根據(jù)實際使用情況，從中選取以下11類作為公司常用公文種類。（1）請示：適用于請上級指示和批準，用“請示”。（2）報告：適用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級詢問，用“報告”。（3）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。（4）公告：適用于廣泛宣布重大事件，用“公告”。（5）批復：適用于答復下級請示事項，用“批復”。（6）通知：適用于傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。（7）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。（8）決定：適用于對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。（9）決議：適用于經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項，用“決議”。（10）函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。（11）紀要：適用于傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用“紀要”。6.2

公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、撰稿人、校對人、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。（1）份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文打印下發(fā)時應標注份號，頂格編排在版心左上角第一行，由6位阿拉伯數(shù)字組成，如

000001。（2）密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，頂格編排在版心左上角第二行，如，絕密★5

年。（3）緊急程度公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應分別標注“特急”、“加急”，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（4）發(fā)文單位標識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨用主辦單位名稱。（5）發(fā)文字（編）號公司對內、對外發(fā)文，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編發(fā)文號，對內發(fā)文一律用總經(jīng)辦發(fā)〔年份〕**號，XXX人〔年份〕**號，XXX財〔年份〕**號，XXX產(chǎn)〔年份〕**號，文號數(shù)字前不加“0”；對外發(fā)文一律用XXX（函、示）〔年份〕**號，文號數(shù)字前不加“0”。注：XXX為公司簡稱。（6）標題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成或者由事由和文種組成。（7）主送公文的主要受理單位，應使用單位全稱或規(guī)范化簡稱。（8）正文公文的主體，用來表述公文的內容。（9）附件說明公文附件的順序號和名稱。（10）發(fā)文單位署名署發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。（11）成文日期署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。（12）印章公文中有發(fā)文單位署名的，應加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。（13）撰稿人及校對人公文的起草人為撰稿人，總經(jīng)辦負責校對人員為校對人。（14）附注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。（15）附件公文正文的說明、補充或者參考資料。（16）主題詞一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。（17）抄送單位除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他單位，應使用單位全稱或規(guī)范化簡稱。如有多個抄送單位，應逐一列出，使用頓號間隔，并應統(tǒng)一全部使用單位全稱或規(guī)范化簡稱。（18）頁碼公文頁數(shù)順序號。6.3

公文的版式為方便使用，公文的格式（含字體、字號、行間距等）、漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號由總經(jīng)辦校對人負責統(tǒng)一調整。公文用紙幅面采用國際標準

A4

型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定，例如需要張貼的通告或者通知。6.4

行文規(guī)則行文應確有必要，注重效用。行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應同時抄送被越過的單位。6.4.1

向上級單位行文原則向上級請示的公文，如以本單位名義向上級單位請示，應明確請示內容。向上級轉呈下級請示文件，應提出傾向性意見后上報，不得原文直接轉報上級單位。請示應一文一事，主送一個單位，不得同時抄送下級單位和平級單位，如需相關職能部門出具意見，應逐一送批，最終報送主送單位進行處理。除領導直接交辦的事項外，請示一般不得直接報送領導者本人，應報送相應公文處理單位審核接收后轉送領導者。各單位所屬部門向其上級主管部門請示、報告重大事項，應經(jīng)本單位負責人同意或者授權，屬于部門職權范圍內的事項應直接報送上級主管部門。對不符合行文規(guī)則的公文，公文管理部門可退回呈報單位。6.4.2

向下級單位行文原則（1）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位或者領導。（2）各單位在各自職權范圍內可以向下級單位的相關部門行文。涉及多個單位職權范圍內的事務，之間如未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應責令其糾正或者撤銷。（3）上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應抄送該下級單位的另一個上級單位。6.4.3

聯(lián)合行文同級單位必要時可以聯(lián)合行文。屬于各單位自身職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。各單位所屬部門依據(jù)職權可以相互行文。6.4.4

對外行文除總經(jīng)辦外各級單位不得以公司名義對外正式行文，如有需要以公司名義對外行文的事宜應報總經(jīng)辦處理。7

公文辦理公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理和整理歸檔。7.1

發(fā)文辦理主要程序7.1.1

起草（1）要符合國家的方針、政策、法律、法令和公司的有關制度及發(fā)展規(guī)劃，完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。（2）要求一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練，并正確選擇文種，做到格式規(guī)范。（3）公文涉及其他部門職權范圍事項的，起草部門必須征求相關部門意見，進行公文會簽。對重要公文的起草工作，部門負責人應發(fā)揮主持、指導的作用。7.2.2

初審公文簽發(fā)前，發(fā)文單位負責人應進行審核簽發(fā)，具體要求包括：（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。（2）內容是否符合公司各項規(guī)定和發(fā)展規(guī)劃；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（3）涉及其他單位職權范圍的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否符合規(guī)定。（5）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文，應退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。7.2.3

校對與會簽（1）公司在公文下發(fā)環(huán)節(jié)采取“三級聯(lián)審”制度，即發(fā)文內容須經(jīng)擬文單位自審及會簽、總經(jīng)辦復審及經(jīng)營管理委員會終審三級校對審核才可下發(fā)。（2）涉及跨部門的文件，擬文部門應同涉及部門會簽后，再呈至總經(jīng)辦發(fā)文，遇有原則性改動的，擬文部門應重新送簽。（3）文稿經(jīng)總經(jīng)辦復審通過后，將文件呈至經(jīng)營管理委員會審核，遇有原則性改動的，擬文部門應重新送審。7.3

收文辦理主要程序7.3.1

收文的分類（1）按公文的來源分按照來源分類，公文可分為外部來文和內部文件兩種。（2）按公文的用途分按照用途分類，公文可分為傳閱類、批辦類和歸檔類三種。（3）按發(fā)文方式分按發(fā)文方式分類，公文可分為并行文和串行文兩種。（4）按公文的緊急程度分按照緊急程度分，公文可分為一般、緊急、特急三種。（5）按公文的密級分按照密級程度分，公文可分為秘密、機密、絕密三種。7.3.2

收文辦理的流程與規(guī)定（1）收文各中心收到外部文件及時同步到總經(jīng)辦，需要流轉批辦的外部來文一律由總經(jīng)辦收取，收取后進行核對、登記，并注明簽收時間。（2）擬辦和下發(fā)①總經(jīng)辦根據(jù)擬流轉的外部公文內容登記記錄，記錄內容包括收文時間、來文單位、文件名、文號、文件主要對接部門等。②總經(jīng)辦將公文轉發(fā)至主要對接部門并附相關意見，對接部門應按文件內容及時處理。③特別重要的公文應由總經(jīng)辦呈送經(jīng)營管理委員會進行批示，按經(jīng)營管理委員會決議進行流轉。（3）批辦①需批辦的公文，辦理時限應根據(jù)其緊急程度和重要性進行區(qū)分。特急公文應立即予以辦理，并第一時間通知實際辦理人員，確保其在需求時間內完成辦理并給予來文單位答復；加急公文應優(yōu)先予以辦理，確保其在一個工作日內完成辦理并給予來文單位答復；普通公文應按正常流程辦理，確保其在兩個工作日內以辦理并給予送件單位答復。對于比較復雜的公文，如在規(guī)定辦