煙草公司會議管理制度

煙草公司會議管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)煙草公司會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保決策的科學(xué)性和有效性，特制定本會議管理制度。

一、會議目的

1.傳達(dá)政策、部署工作、研究問題、溝通交流、提高工作效率。

2.集思廣益、民主決策、凝聚共識、推動公司發(fā)展。

二、會議原則

1.精簡高效：減少會議數(shù)量，縮短會議時間，提高會議質(zhì)量。

2.嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：會議議題明確，議程安排合理，會議記錄完整。

3.公開透明：會議內(nèi)容、參會人員、會議結(jié)果公開，接受監(jiān)督。

4.分類管理：根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行分類管理，確保會議效果。

三、適用范圍

本制度適用于煙草公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。

四、責(zé)任主體

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、通知、主持等工作。

2.參會人員：按時參加meetings，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律。

3.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，跟蹤落實(shí)情況。

五、制度執(zhí)行

1.各級管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會議的順利進(jìn)行。

2.對違反會議管理制度的行為，視情節(jié)給予相應(yīng)處理。

本制度的解釋權(quán)歸煙草公司董事會所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者根據(jù)公司工作需要，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議議程：會議組織者根據(jù)會議主題，制定詳細(xì)的會議議程，包括議題、時間、地點(diǎn)等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)和議程，確定參會人員范圍，通知相關(guān)人員按時參加。

4.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等。

二、會議召開

1.會前簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人：主持人簡要介紹會議主題、議程，明確會議目的和紀(jì)律要求。

3.依次進(jìn)行會議議程：按照議程安排，逐一進(jìn)行議題討論，確保會議內(nèi)容全面、深入。

4.會議發(fā)言：參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)言時注意觀點(diǎn)明確、簡潔明了。

三、會議決策

1.主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策建議。

2.與會人員對決策建議進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采取口頭表決或投票表決。

3.形成會議決議：會議決議應(yīng)記錄在案，作為會議紀(jì)要的組成部分。

四、會議總結(jié)

1.主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，概括會議成果，強(qiáng)調(diào)會議決議的執(zhí)行要求。

2.對參會人員的意見和建議給予回應(yīng)，確保會議的溝通效果。

五、會議結(jié)束

1.會議記錄人整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容。

3.會議組織者負(fù)責(zé)收集會議紀(jì)要的反饋意見，為后續(xù)工作提供參考。

六、會議記錄與歸檔

1.會議記錄人將會議紀(jì)要及相關(guān)材料整理歸檔，以便查閱。

2.會議紀(jì)要作為公司決策的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保管，確保信息安全。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，確保會議高效、有序進(jìn)行。各級管理人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，不斷提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要編制完成后，由會議主持人審核批準(zhǔn)，然后發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決議的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決議內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任部門或個人應(yīng)對照行動計(jì)劃，制定詳細(xì)的執(zhí)行方案，確保決議得到有效實(shí)施。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

2.定期收集責(zé)任部門或個人的進(jìn)度反饋，了解實(shí)施過程中的問題和困難，并及時協(xié)調(diào)解決。

四、執(zhí)行結(jié)果的評估與匯報(bào)

1.責(zé)任部門或個人在任務(wù)完成后，應(yīng)提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告，包括完成情況、遇到的問題及解決措施等。

2.會議組織者應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，并向公司管理層匯報(bào)，確保決策效果與預(yù)期目標(biāo)相符。

五、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確責(zé)任人和完成時限。

2.整改完成后，再次進(jìn)行評估和匯報(bào)，確保所有會議決議得到閉環(huán)管理。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.通過對會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)情況的總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)管理流程中存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.不斷完善會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行力和公司管理的效率。

本章強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，旨在確保會議決策得以實(shí)施，促進(jìn)公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。各級管理人員應(yīng)高度重視，認(rèn)真執(zhí)行，不斷提升會議管理的水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門或個人需提前向行政部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政部門根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會議室，確保會議順利進(jìn)行。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并定期檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室布局應(yīng)合理，座位安排便于參會人員交流。

3.保持會議室整潔衛(wèi)生，提供舒適的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持良好的衛(wèi)生習(xí)慣。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會議室。

3.未經(jīng)允許，不得攜帶無關(guān)人員進(jìn)入會議室。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等，確保參會人員安全。

2.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

3.會議結(jié)束后，及時清理會議室內(nèi)文件、資料，防止遺失或泄露。

五、會議室資源優(yōu)化利用

1.提高會議室使用效率，避免長時間占用或空置現(xiàn)象。

2.鼓勵部門間共享會議室資源，合理安排會議時間，減少沖突。

3.定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會議室管理提供決策依據(jù)。

本章對會議室管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述，旨在提高會議室使用效率，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，確保會議的順利進(jìn)行。各級管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸煙草公司董事會所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

三、各級管理人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，如有違反，將視情節(jié)給予相應(yīng)處理。

四、本制度的修改和廢止，應(yīng)按照公司