說(shuō)明函的格式范文

說(shuō)明函的格式范文一、函頭1.編號(hào)：[編號(hào)]2.寄送單位：[收函單位全稱(chēng)]3.寄送日期：[年月日]二、稱(chēng)呼尊敬的[收函單位負(fù)責(zé)人姓名]：三、1.背景介紹簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)函的背景和目的。例如：“鑒于近期我單位與合作單位在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，為確保項(xiàng)目順利進(jìn)行，現(xiàn)就相關(guān)問(wèn)題予以說(shuō)明。”2.事項(xiàng)闡述（1）事項(xiàng)一：[具體內(nèi)容]（2）事項(xiàng)二：[具體內(nèi)容]（3）事項(xiàng)三：[具體內(nèi)容]3.解決方案4.協(xié)商請(qǐng)求表達(dá)希望收函單位配合解決問(wèn)題的意愿。例如：“為確保項(xiàng)目順利進(jìn)行，懇請(qǐng)貴單位對(duì)此予以關(guān)注，并在收到本函后[具體時(shí)間]內(nèi)給予回復(fù)。”四、結(jié)尾敬請(qǐng)予以支持與配合，感謝貴單位的關(guān)注與支持！此致敬禮！[發(fā)函單位全稱(chēng)][發(fā)函單位負(fù)責(zé)人姓名][發(fā)函日期]四、附加信息1.聯(lián)系方式聯(lián)系人：[聯(lián)系人姓名]聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]電子郵箱：[電子郵箱地址]2.相關(guān)附件（1）[附件名稱(chēng)1]（2）[附件名稱(chēng)2]（3）[附件名稱(chēng)3]五、溫馨提示1.請(qǐng)貴單位在收到本函后，認(rèn)真閱讀并按照建議采取措施。2.如有其他建議或意見(jiàn)，歡迎隨時(shí)與我們溝通交流，共同推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展。六、保密提醒本函內(nèi)容涉及雙方合作事宜，請(qǐng)貴單位妥善保管，避免泄露給無(wú)關(guān)第三方。如有泄露，請(qǐng)及時(shí)告知我單位，以便采取相應(yīng)措施。再次感謝貴單位的支持與配合，期待我們的合作取得更加豐碩的成果！順祝商祺！[發(fā)函單位全稱(chēng)][發(fā)函單位負(fù)責(zé)人簽名或蓋章][發(fā)函單位地址][發(fā)函單位郵編]五、后續(xù)跟進(jìn)1.跟進(jìn)時(shí)間表我們計(jì)劃在[具體日期]對(duì)函中提出的建議和措施進(jìn)行跟進(jìn)，屆時(shí)請(qǐng)貴單位提供相應(yīng)的進(jìn)展情況。2.定期溝通我們將設(shè)立定期溝通機(jī)制，每[頻率，如：兩周]舉行一次電話會(huì)議或面對(duì)面會(huì)議，以討論項(xiàng)目進(jìn)展和解決新出現(xiàn)的問(wèn)題。六、期望與展望我們堅(jiān)信，通過(guò)雙方的共同努力和緊密合作，我們能夠克服當(dāng)前的困難，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。我們期待在未來(lái)的合作中，雙方能夠繼續(xù)發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，共創(chuàng)雙贏局面。七、結(jié)束語(yǔ)感謝您抽出寶貴時(shí)間閱讀本函，我們期待貴單位的積極回應(yīng)。請(qǐng)您在[回復(fù)截止日期]前給予正式回復(fù)，以便我們及時(shí)調(diào)整