物業(yè)檔案室管理制度

———物業(yè)檔案室管理制度物業(yè)檔案室管理制度1檔案室管理規(guī)定一、歸檔制度1、歸檔范圍公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等料子。2、歸檔要求歸檔文件應(yīng)原件（特別情況下可用復(fù)印件替換）,要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清楚。3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立刻歸檔。4、歸檔份數(shù):各類(lèi)文件料子一般歸檔一式一份。5、文件料子的歸檔,必需辦理移交手續(xù),由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)料子,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。二、保管制度1、歸檔的`文件料子,應(yīng)保持文件料子之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號(hào)。2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)依照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14～24攝氏度,相對(duì)濕度保持45～60%的規(guī)定范圍內(nèi)。6、檔案的移出、外借必需履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批判、罰款、直至辭退處理。三、檔案借閱、復(fù)印程序提出申請(qǐng)——>有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)——>檔案室辦理手續(xù)——>使用檔案——>歸還檔案室具體要求:1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù)；2、要愛(ài)惜檔案,：不得丟失；3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨便拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案；4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨便傳看,攜帶外出（除工作外）,以防丟失、泄密；5、辦理完畢,應(yīng)立刻歸還,如有過(guò)錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任；6、調(diào)離本公司的員工,必需將所借檔案料子還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。物業(yè)檔案室管理制度2一、總則1.1本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿(mǎn)足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。1.2本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的全部物業(yè)項(xiàng)目。二、檔案室的設(shè)立和管理2.1物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有肯定的安全距離。2.2物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.3物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。2.4物業(yè)檔案室的.人員應(yīng)具備肯定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。三、檔案的收集和整理3.1物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包含業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維護(hù)和修理記錄、安全記錄等。3.2物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。3.3物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。四、檔案的保管和利用4.1物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保管。4.2物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)依照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。4.3物業(yè)檔案室應(yīng)樂(lè)觀(guān)為業(yè)主供應(yīng)查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其了解和使用物業(yè)信息的需求。五、檔案的銷(xiāo)毀5.1物業(yè)檔案室應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.2物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔