工會會議管理制度

工會會議管理制度工會會議管理制度

第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范工會會議的組織、召開及管理，確保會議高效、有序進行，提高決策質量和工作效率。制定本制度時遵循以下原則：

-公開透明：會議內容、時間、地點等信息應提前公布，確保所有工會成員知情。

-民主參與：鼓勵工會成員積極參與會議討論，充分表達意見和建議。

-效率優(yōu)先：合理安排會議議程，注重會議實效，避免形式主義。

第二條適用范圍

本制度適用于工會組織的各類會議，包括但不限于全體會員大會、理事會、常務理事會、專業(yè)委員會會議等。

第三條會議類別

根據(jù)會議性質和內容，工會會議分為以下幾類：

-定期會議：按照規(guī)定周期和時間召開的會議，如每月一次的理事會會議。

-臨時會議：針對特定議題或緊急事項臨時召集的會議。

-專題會議：針對某一專門問題進行討論的會議。

第四條會議參與人員

會議參與人員分為以下幾類：

-必須參加人員：如全體理事會成員、相關專業(yè)委員會成員等。

-邀請參加人員：根據(jù)會議議題需要，邀請相關單位或部門的人員參加。

-列席人員：其他工會成員或相關人員可申請列席會議。

第五條會議紀律

會議參與人員應嚴格遵守以下紀律：

-會議期間，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前向主持人請假。

-會議期間，保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應向主持人說明情況。

-會議內容涉及敏感信息時，參會人員應保守秘密，不得擅自泄露。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)工會工作需要和實際情況適時進行修訂，修訂程序如下：

-提出修訂方案：由理事會或常務理事會提出修訂方案。

-公開征求意見：將修訂方案公開征求全體會員意見。

-投票表決：理事會或常務理事會進行投票表決，超過三分之二成員同意即為通過。

-公布實施：修訂后的制度應及時公布，并自公布之日起生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應根據(jù)工作需要和會員意見，提前確定會議主要議題，必要時可設立專題討論。

2.制定議程：根據(jù)確定的議題，制定會議議程，明確各議題討論順序和時間安排。

3.通知參會人員：將會議時間、地點、議程等信息至少提前一周通知參會人員，并要求回復參會情況。

4.準備會議材料：會議組織者負責收集與議題相關的資料，整理成會議材料，并在會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會。

2.主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標。

3.討論議題：根據(jù)會議議程，逐項討論議題。會議組織者應確保每個議題都有充足的時間進行討論。

4.發(fā)言與表決：會議主持人應鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見。涉及表決的議題，需進行表決，并記錄表決結果。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括發(fā)言要點、表決結果等。

2.整理會議紀要：會議結束后，會議記錄人應在48小時內整理出會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.公布會議紀要：會議紀要應在一定范圍內公開，以便會員了解會議內容和決策情況。

四、會議總結與反饋

1.會議組織者應在會議結束后對會議效果進行總結，分析存在的問題，為下次會議提供改進依據(jù)。

2.參會人員可就會議組織、議題討論等方面提出意見和建議，會議組織者應認真聽取并改進。

五、會后工作

1.跟進任務落實：會議組織者應跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保工作任務落實到位。

2.反饋問題與成果：對于會議決策的執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和取得的成果，應及時向理事會或全體會員反饋。

3.定期評估：會議組織者應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，以提高會議決策質量和執(zhí)行力。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議討論內容、決策結果和具體行動計劃。

2.會議紀要由專人負責編制，需在會議結束后48小時內完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人應在收到紀要初稿后的24小時內完成審核，確保紀要內容的準確性和完整性。

4.審核通過的會議紀要應以書面形式發(fā)布，同時通過電子郵件、公告欄等途徑通知所有參會人員。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的行動計劃應明確責任人和完成時限。

2.責任人根據(jù)會議紀要中的要求，制定具體的執(zhí)行方案，并報會議組織者備案。

3.會議組織者應定期檢查任務執(zhí)行情況，提供必要的支持和協(xié)調，確保決策任務按時完成。

三、跟蹤監(jiān)督與進度更新

1.建立會議決策跟蹤機制，對會議紀要中確定的各項任務進行持續(xù)跟蹤。

2.定期召開會議，聽取責任人關于任務進展情況的匯報，并對遇到的困難和問題進行討論解決。

3.會議組織者應及時更新任務進度，通過定期報告或會議通報的形式，向全體會員公開進展情況。

四、反饋與評估

1.鼓勵會員對會議決策的執(zhí)行情況提供反饋，及時發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過程中的問題。

2.定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，評估結果作為改進會議管理和決策制定的重要依據(jù)。

3.對于未能按期完成的任務，應分析原因，制定補救措施，并追究相關責任人的責任。

五、檔案管理

1.會議紀要作為重要檔案資料，應由專人負責歸檔管理。

2.確保會議紀要的保存完整、便于查閱，以備后續(xù)跟蹤和審計需要。

3.會議紀要的保管期限應符合相關法律法規(guī)和工會內部規(guī)定。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，工會成員需提前向會議室管理部門提交會議時間、參會人數(shù)、所需設備等預訂信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預訂信息進行統(tǒng)籌安排，確認會議室使用時間，并在會議前做好相關準備工作。

3.預訂者應在會議開始前15分鐘到達會議室，如有特殊情況需提前取消或更改預訂，應至少提前一天通知會議室管理部門。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意損壞室內設施。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不得大聲喧嘩，確保會議順利進行。

3.會議結束后，預訂者應負責組織清理會議室，關閉電器設備，確保門窗關閉。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查和維護會議設備，確保設備正常運行。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)范，如有故障或損壞，應及時向會議室管理部門報修。

3.預訂者如需使用特殊設備，應提前與會議室管理部門溝通，確保會議前設備準備到位。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應確保會議室的安全，包括消防安全、信息安全等。

2.會議室內應配備必要的安全設施，如滅火器、煙霧報警器等。

3.參會人員應遵守保密規(guī)定，會議內容涉及敏感信息時，不得擅自錄音、錄像或泄露。

五、會議室開放時間

1.會議室管理部門根據(jù)工作需要，合理制定會議室開放時間，并向全體工會成員公示。

2.特殊情況下，如需調整會議室開放時間，應提前通知預訂者和相關人員。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，會議室管理部門有權進行提醒、警告，直至禁止其使用會議室。

2.如造成會議室設備