公司會議費(fèi)管理制度模板

公司會議費(fèi)管理制度模板第一章總則

為確保公司會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，規(guī)范會議費(fèi)用管理，特制定本制度。公司會議費(fèi)管理制度模板適用于公司內(nèi)部各類會議，旨在明確會議流程、會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等方面，以實(shí)現(xiàn)會議資源合理配置，促進(jìn)公司決策的貫徹落實(shí)。

一、會議分類

1.公司級會議：涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策及跨部門協(xié)調(diào)的會議。

2.部門級會議：各部門內(nèi)部或跨部門的一般性會議。

3.項(xiàng)目組會議：針對特定項(xiàng)目召開的會議。

二、會議費(fèi)用構(gòu)成

會議費(fèi)用包括但不限于以下內(nèi)容：

1.會議室租賃費(fèi)：根據(jù)會議規(guī)模和需求租賃合適的會議室。

2.會議設(shè)備租賃費(fèi)：如投影儀、音響設(shè)備、話筒等。

3.會議材料費(fèi)：包括會議資料、印刷、裝訂等費(fèi)用。

4.交通、住宿費(fèi)：針對參會人員產(chǎn)生的交通、住宿費(fèi)用。

5.餐飲費(fèi)：會議期間提供的餐飲服務(wù)費(fèi)用。

6.其他費(fèi)用：如禮品、紀(jì)念品、會務(wù)服務(wù)等。

三、會議費(fèi)用報(bào)銷

1.會議費(fèi)用報(bào)銷需按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷內(nèi)容需真實(shí)、合法、合規(guī)。

2.報(bào)銷時需提供完整的會議費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，包括發(fā)票、合同、支付憑證等。

3.報(bào)銷金額不得超過會議預(yù)算，特殊情況需說明原因并經(jīng)審批。

四、會議組織與管理

1.各級會議組織者應(yīng)提前制定會議計(jì)劃，明確會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等。

2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員準(zhǔn)時參加。

3.會議組織者負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的布置、設(shè)備調(diào)試、會議材料的發(fā)放等工作。

4.會議期間，會議組織者應(yīng)確保會議秩序，督促參會人員遵守會議紀(jì)律。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行修訂，由公司管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。修訂后的制度應(yīng)及時公布，確保全體員工了解并遵守。

六、制度生效

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)公司會議秩序和會議費(fèi)用的合理使用。

第二章會議流程

為確保公司會議的高效、有序進(jìn)行，明確會議流程至關(guān)重要。以下為公司會議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略、部門工作或項(xiàng)目需求，明確會議目的和議題。

2.制定會議計(jì)劃：包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員、預(yù)期成果等。

3.會議通知：提前發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)等信息，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：根據(jù)會議主題和議程，整理相關(guān)資料，制作會議PPT、報(bào)告等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)人員負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議秩序。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人依次發(fā)言，分享觀點(diǎn)和意見。

4.討論與互動：在主持人引導(dǎo)下，參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議。

5.總結(jié)與決策：主持人對會議討論成果進(jìn)行總結(jié)，形成決策或行動計(jì)劃。

三、會議記錄

1.指定記錄人：會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.記錄內(nèi)容：包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會議記錄整理：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。

四、會議跟進(jìn)

1.發(fā)布會議紀(jì)要：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便了解會議成果和后續(xù)工作安排。

2.任務(wù)分配：根據(jù)會議決策，明確各部門和人員的責(zé)任，確保工作落實(shí)。

3.進(jìn)度跟蹤：會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。

4.反饋與評估：定期收集會議決策執(zhí)行情況，進(jìn)行反饋和評估，以提高會議效果。

五、會議結(jié)束

1.主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會務(wù)人員負(fù)責(zé)整理會議室，確保場地干凈整潔。

3.會議組織者對本次會議進(jìn)行總結(jié)，為下次會議提供借鑒。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)至關(guān)重要。以下為會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的具體規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、行動計(jì)劃等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要需由會議組織者或主持人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

4.審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)以電子郵件、公司內(nèi)部平臺等形式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、任務(wù)分配與責(zé)任明確

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策和行動計(jì)劃，明確各部門和人員的責(zé)任。

2.任務(wù)的分配應(yīng)具體、明確，確保每個責(zé)任人清晰了解自己的任務(wù)目標(biāo)。

3.會議組織者應(yīng)督促責(zé)任人按照計(jì)劃推進(jìn)工作，并對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題提供支持。

三、進(jìn)度跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤。

2.跟蹤方式包括但不限于現(xiàn)場查看、匯報(bào)、進(jìn)度表等。

3.對于執(zhí)行進(jìn)度緩慢或出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，應(yīng)及時分析原因，制定解決方案，并督促責(zé)任人改進(jìn)。

四、反饋與評估

1.定期組織會議，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行反饋和評估。

2.反饋內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、存在的問題、改進(jìn)措施等。

3.評估會議決策的執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供參考。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，確保資料齊全、安全。

3.對會議紀(jì)要的查閱、借閱等操作，需遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第四章會議室管理規(guī)定

為充分利用會議室資源，提高會議效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門預(yù)訂會議室。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，并在會議室預(yù)訂表上進(jìn)行登記。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、話筒、白板等。

2.行政管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.如需額外租賃設(shè)備，會議組織者應(yīng)提前向行政管理部門申請，并負(fù)責(zé)租賃事宜。

三、會議室使用

1.會議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時間使用會議室，不得隨意占用或提前結(jié)束會議。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等行為。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織參會人員共同清理會議室，確保場地干凈整潔。

四、會議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境良好。

2.會議設(shè)備使用完畢后，使用部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行正確操作，避免損壞設(shè)備。

3.如發(fā)現(xiàn)會議室或設(shè)備損壞，應(yīng)及時向行政管理部門報(bào)修，以便及時修復(fù)。

五、會議室安全管理

1.會議室使用期間，會議組織者應(yīng)確保參會人員遵守公司安全規(guī)定。

2.禁止在會議室存放易燃、易爆等危險物品。

3.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室安全設(shè)施，如消防器材等，確保安全設(shè)施正常運(yùn)行。

六、會議室使用費(fèi)用

1.會議室使用費(fèi)用根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，由行政管理部門進(jìn)行核算。

2.會議組織者需按照實(shí)際使用情況，向行政管理部門報(bào)賬，并按照公司規(guī)定報(bào)銷。

3.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五章附則

為確保公司會議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效