常委會議室管理制度

常委會議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

常委會議室管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范常委會議的召開、流程、決策及落實，確保會議高效、有序進行，提高決策質量。制度遵循公開、公平、民主、集中的原則，保障常委會工作的順利進行。

二、適用范圍

本制度適用于常委會及其下屬各部門組織的各類會議，包括常委例會、專題會、臨時會等。

三、會議類型

1.常委例會：定期召開，研究、決定常委會日常工作及重大事項。

2.專題會：根據工作需要，針對特定議題召開，研究、解決相關問題。

3.臨時會：遇有緊急、重要事項需立即研究決定時，可臨時召開。

四、會議組織

1.常委會由主任負責召集并主持，副主任、委員及相關部門負責人參加。

2.專題會由主任或副主任根據工作需要召集并主持，相關人員參加。

3.臨時會由主任或副主任召集并主持，相關人員參加。

五、會議紀律

1.與會人員應按時參加，因故不能參加的，需提前向主持人請假。

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音，不得隨意離場，不得遲到、早退。

3.與會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，會議內容未經批準不得泄露。

六、決策程序

1.會議議題由相關部門提出，經主任或副主任批準后列入會議議程。

2.會議決策遵循民主集中制原則，充分討論，形成共識。

3.會議決策結果由主持人總結，形成會議紀要，印發(fā)相關部門執(zhí)行。

七、制度修訂

本制度根據工作需要適時修訂，修訂稿經主任辦公會審議通過后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議議題征集：各部門根據工作需要，向常委會辦公室提交議題申請，議題需明確議題名稱、背景、目標及建議方案。

2.議程安排：常委會辦公室對征集到的議題進行整理、篩選，制定會議議程，報主任或副主任批準。

3.會議通知：常委會辦公室在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)出會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，簽到并領取會議材料。

2.會議開幕：主持人宣布會議開始，介紹與會人員，明確會議主題和議程。

3.議題討論：主持人按照議程順序組織議題討論，各部門負責人或相關人員對議題進行匯報、解釋。

4.決策表決：與會人員對議題進行充分討論，形成決策意見，主持人組織表決，形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議紀要：會議期間，指定專人負責記錄會議內容，包括議題討論、決策結果等。

2.紀要整理：會議結束后，記錄人應在2個工作日內完成會議紀要的整理，提交主持人審批。

3.紀要發(fā)布：審批通過的會議紀要由常委會辦公室印發(fā)，分送相關部門執(zhí)行。

四、會議總結

1.主持人應在會議結束前對本次會議的決策結果進行總結，明確責任部門和完成時限。

2.常委會辦公室對會議決策的落實情況進行跟蹤督促，確保決策落地。

五、會議歸檔

1.常委會辦公室將會議紀要、簽到表等相關資料進行歸檔，保存期限為5年。

2.歸檔資料應包括紙質版和電子版，確保資料的安全、完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、跟蹤督促

1.常委會辦公室負責對會議紀要中的決策事項進行跟蹤督促，確保各部門按照會議決策執(zhí)行。

2.跟蹤督促采取定期與不定期相結合的方式，對決策事項的進度、質量進行全面了解。

3.對于執(zhí)行過程中存在的問題，常委會辦公室應及時向主持人報告，并提出解決建議。

二、責任落實

1.會議決策事項明確責任部門和責任人，常委會辦公室對責任落實情況進行監(jiān)督。

2.責任部門應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，明確工作計劃、完成時限等。

3.責任人應主動作為，確保會議決策事項的落實，對工作中遇到的問題及時報告并尋求支持。

三、信息反饋

1.責任部門在會議決策事項實施過程中，應定期向常委會辦公室反饋工作進展情況。

2.常委會辦公室匯總各責任部門的反饋信息，形成會議決策落實情況報告，提交主持人。

四、評估與問責

1.常委會辦公室對會議決策事項的落實情況進行評估，對未按要求完成的部門和個人進行問責。

2.評估結果作為對相關部門和人員工作考核的依據，對落實不力的予以通報批評或追究責任。

3.對于嚴重影響常委會工作進度和質量的問題，依法依規(guī)追究相關責任人責任。

五、持續(xù)改進

1.常委會辦公室根據會議決策落實情況，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷完善會議管理制度。

2.各部門應認真吸取教訓，加強內部管理，提高執(zhí)行效率，確保會議決策落實到位。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用實行預訂制度，各部門需提前向常委會辦公室提交會議室使用申請，明確會議時間、參會人數、所需設備等。

2.常委會辦公室根據會議室使用情況，合理安排會議場地，并在會議前做好準備工作。

二、會議室配置

1.會議室應配置必要的設施設備，如會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等。

2.常委會辦公室定期檢查會議室設施設備，確保其正常運行，對損壞設備及時進行維修或更換。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內嚴禁吸煙、進食，保持環(huán)境整潔。

2.使用會議室時，應愛護公物，遵守設備操作規(guī)程，不得擅自拆卸、搬離設備。

3.會議結束后，使用部門應負責清理會議室，將設備歸位，關閉電源、門窗。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，各部門應指定專人負責安全工作，確保消防設施正常，通道暢通。

2.會議室內不得存放易燃、易爆等危險物品，不得使用大功率電器。

3.常委會辦公室應定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室保密措施

1.會議室內應采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設備、使用保密資料袋等。

2.與會人員應遵守保密規(guī)定，會議內容未經批準不得外傳。

3.常委會辦公室對會議室使用情況進行記錄，確保會議信息安全。

六、會議室維護與更新

1.常委會辦公室負責會議室的日常維護與管理，確保會議室設施設備完好。

2.根據工作需要，適時對會議室進行更新改造，提升會議室使用功能。

3.鼓勵各部門對會議室管理提出意見和建議，共同改善會議室