建設(shè)工程會(huì)議管理制度

建設(shè)工程會(huì)議管理制度第一章總則

為確保建設(shè)工程會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策效能，明確會(huì)議責(zé)任，制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有與建設(shè)工程相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于項(xiàng)目策劃會(huì)、進(jìn)度匯報(bào)會(huì)、問題協(xié)調(diào)會(huì)等。

一、會(huì)議目標(biāo)

1.提高決策效率，確保工程順利進(jìn)行；

2.加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，形成工作合力；

3.及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工程中存在的問題，確保工程質(zhì)量；

4.提升會(huì)議組織、參與及執(zhí)行效果，提高工作效率。

二、會(huì)議原則

1.減少無效會(huì)議，提高會(huì)議質(zhì)量；

2.明確會(huì)議主題，確保議題集中；

3.嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率；

4.堅(jiān)持民主集中制，充分發(fā)表意見，形成共識(shí)；

5.會(huì)后及時(shí)總結(jié)，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

三、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況，需及時(shí)召開的非定期會(huì)議；

3.緊急會(huì)議：針對突發(fā)事件，需立即召開的會(huì)議。

四、參會(huì)人員

1.與會(huì)議議題相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員；

2.與會(huì)議議題相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)；

3.特邀專家、顧問及其他相關(guān)人員。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任；

2.會(huì)議記錄人：由會(huì)議組織部門指定專人擔(dān)任；

3.會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和保障工作。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無故缺席、遲到或早退；

2.會(huì)議期間，手機(jī)等通訊工具應(yīng)保持靜音，不得隨意接打電話；

3.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場秩序，不得隨意走動(dòng)、喧嘩；

4.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

本會(huì)議管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同提高會(huì)議效果，推動(dòng)工程順利進(jìn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各階段任務(wù)，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工程進(jìn)展、問題協(xié)調(diào)等需求，明確會(huì)議主題；

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等；

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息；

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、報(bào)告等，提前分發(fā)給參會(huì)人員；

5.會(huì)場布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、形式等要求，布置會(huì)場，確保會(huì)議設(shè)施齊全。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，確認(rèn)參會(huì)；

2.會(huì)議主持人開場：主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目標(biāo)；

3.各部門匯報(bào)：按照議程，各部門負(fù)責(zé)人對相關(guān)工作進(jìn)行匯報(bào)；

4.討論與決策：針對會(huì)議議題，參會(huì)人員充分發(fā)表意見，形成決策；

5.會(huì)議總結(jié)：主持人對會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等；

2.記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員；

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

四、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況；

2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，及時(shí)推進(jìn)相關(guān)工作；

3.會(huì)議組織部門定期檢查會(huì)議決策的落實(shí)情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；

4.對會(huì)議決策執(zhí)行不力的部門或個(gè)人，予以督促和問責(zé)。

五、會(huì)議反饋與改進(jìn)

1.會(huì)議結(jié)束后，組織部門應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議；

2.分析會(huì)議中存在的問題，制定改進(jìn)措施；

3.不斷完善會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)；

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，通過郵件、企業(yè)內(nèi)部平臺(tái)等方式分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會(huì)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人及完成時(shí)限；

2.會(huì)議組織部門應(yīng)設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；

3.會(huì)議組織部門應(yīng)將會(huì)議決策執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保領(lǐng)導(dǎo)層了解會(huì)議成果及工作進(jìn)展。

三、會(huì)議決策的落實(shí)與反饋

1.各責(zé)任部門在執(zhí)行會(huì)議決策過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門反饋，尋求支持與協(xié)調(diào)；

2.會(huì)議組織部門應(yīng)對反饋問題進(jìn)行梳理，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保會(huì)議決策順利實(shí)施；

3.各責(zé)任部門在完成會(huì)議決策后，應(yīng)將執(zhí)行結(jié)果反饋給會(huì)議組織部門，以便匯總和評估會(huì)議成果。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱；

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)限于公司內(nèi)部相關(guān)人員，確保信息保密性；

3.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，對會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)。

五、會(huì)議紀(jì)要的改進(jìn)與優(yōu)化

1.會(huì)議組織部門應(yīng)定期收集和分析會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，查找存在的問題；

2.針對存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善會(huì)議紀(jì)要的編制和跟蹤落實(shí)流程；

3.不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理制度，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，本章將闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請；

2.申請應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理安排會(huì)議室；

3.行政管理部門應(yīng)在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂結(jié)果；

4.若會(huì)議室出現(xiàn)沖突，行政管理部門有權(quán)根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度進(jìn)行協(xié)調(diào)。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人數(shù)等因素進(jìn)行合理調(diào)整；

2.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，確保會(huì)議設(shè)備設(shè)施齊全、正常運(yùn)行；

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備充足的資料架、白板、投影儀等會(huì)議必備物品；

4.行政管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備，確保各項(xiàng)設(shè)施正常使用；

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音，不隨意走動(dòng)；

3.會(huì)議期間，不得在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室衛(wèi)生；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉會(huì)議室門窗、電源等，確保會(huì)議室安全。

三、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.行政管理部門應(yīng)定期對會(huì)議室進(jìn)行保潔，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生；

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清理，避免遺留個(gè)人物品；

3.對于會(huì)議室設(shè)施的損壞，應(yīng)盡快報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用；

4.行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議室維護(hù)保養(yǎng)檔案，對會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行定期檢查、更新。

四、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與執(zhí)行

1.行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議室管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高員工對會(huì)議室管理制度的認(rèn)識(shí)；

2.各部門應(yīng)積極配合行政管理部門，共同維護(hù)會(huì)議室秩序；

3.對違反會(huì)議室管理制度的行為，應(yīng)予以通報(bào)批評，情節(jié)嚴(yán)重者，按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰；

4.定期對會(huì)議室管理制度進(jìn)行評估，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，以提高會(huì)議室利用效率。

第五章附則

為確保本會(huì)議管理制度的實(shí)施，特制定以