會議會務管理制度匯編

會議會務管理制度匯編第一章總則

一、目的與原則

為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議質量，制定本管理制度。會議應遵循高效、務實、節(jié)儉的原則，注重會議的實際效果，減少形式主義，確保會議的嚴肅性和權威性。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調會等。

三、會議分類

1.定期會議：按照規(guī)定的時間和周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如專題協(xié)調會、緊急會議等。

3.外部會議：與其他單位或部門共同召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織者應明確會議的目的、議題、議程、參會人員等，并在會前做好充分的準備工作。

2.會議應由專人負責召集、組織和記錄，確保會議的順利進行。

3.參會人員應按時參加，遵守會議紀律，積極參與討論，提高會議效率。

五、會議通知與資料準備

1.會議組織者應在會議召開前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議題等。

2.會議資料應提前準備，并在會前分發(fā)至參會人員，確保參會人員對會議內容有充分的了解。

六、會議紀律

1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音，避免影響會議進行。

3.會議期間，不得隨意離席、交頭接耳，確需離席的，應向主持人請假。

4.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，認真落實會議精神。

七、保密規(guī)定

1.會議內容涉及公司內部信息、商業(yè)秘密和國家秘密的，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

2.會議紀要等會議資料應妥善保管，防止丟失或泄露。

八、考核與問責

1.對違反會議紀律、影響會議正常進行的，視情節(jié)給予通報批評、誡勉談話等處理。

2.對會議決定事項不落實或落實不力的，追究相關責任人的責任。

九、本管理制度的解釋權歸公司董事會。

十、本管理制度自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計劃或實際工作需要，明確會議主題，確保會議具有針對性和實效性。

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確每個議題的討論時間，合理安排議程順序。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關部門和人員參加，確保參會人員具備相關知識和經(jīng)驗。

4.通知參會人員：在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等信息。

5.準備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，收集、整理相關資料，并在會前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議組織者了解參會情況。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.議題討論：按照議程順序，對每個議題進行充分討論。主持人應引導討論，確保會議有序進行。

4.會議決策：在充分討論的基礎上，對議題進行表決或決策。對于重大事項，應實行票決制度，確保決策的民主性和科學性。

5.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括議題討論、決策結果等。

三、會議總結

1.主持人對會議進行總結，概括會議成果，明確下一步工作要求。

2.對會議決策事項，明確責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

3.對未完成議題，明確繼續(xù)討論的時間、地點和責任人。

四、會議資料的整理與歸檔

1.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內容、決策結果等。

2.會議紀要應經(jīng)過參會人員核對，確保內容的準確性。

3.會議紀要和相關資料應按照規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

五、會議通知與反饋

1.會議紀要應在會議結束后及時發(fā)送給參會人員，以便了解會議內容和落實會議精神。

2.參會人員對會議紀要如有異議，應在規(guī)定時間內提出，會議記錄人應予以核實并修改。

3.會議組織者應關注會議決策的落實情況，對未按期完成的任務進行跟蹤、督促和反饋。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀要經(jīng)核對無誤后，由會議記錄人及時發(fā)布，確保所有參會人員及相關部門在第一時間內獲得會議信息。

2.會議紀要應通過電子郵件、企業(yè)內部通訊平臺等方式傳閱，確保信息的快速傳達。

3.對于重要會議紀要，應抄送公司高層領導，以便領導了解會議決策和執(zhí)行情況。

二、會議決策的分解與責任落實

1.根據(jù)會議紀要，將會議決策分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責任人、完成標準和截止日期。

2.責任人應立即著手實施行動計劃，并將進展情況定期向上級匯報。

3.對于涉及多個部門或人員的行動計劃，應指定一個牽頭責任人，負責協(xié)調各方工作，確保決策的有效執(zhí)行。

三、會議紀要落實的監(jiān)督與檢查

1.建立會議紀要落實的監(jiān)督機制，定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查。

2.對于未按期完成的任務，應查明原因，及時采取措施予以糾正，并對相關責任人進行提醒或問責。

3.會議組織者或指定專人應定期向公司領導匯報會議決策的落實情況，確保領導層對工作進展有清晰了解。

四、會議紀要的更新與反饋

1.隨著工作進展，會議紀要中的行動計劃可能會發(fā)生變化，會議記錄人應及時更新會議紀要，反映最新情況。

2.鼓勵參會人員對會議紀要的落實情況提供反饋，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.對于重要的反饋信息，應記錄在案，并在后續(xù)會議中進行討論，以確保會議決策的持續(xù)改進。

五、會議紀要的歸檔與利用

1.會議紀要及其更新應在會議結束后的一定期限內進行歸檔，以便于未來的查詢和審計。

2.定期對會議紀要進行梳理，總結經(jīng)驗教訓，為提高會議效率和決策質量提供參考。

3.將會議紀要作為工作考核的依據(jù)之一，確保會議決策的落地生根，推動公司各項工作有序進行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理部門提出申請。

2.預訂時應提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便管理部門合理分配會議室資源。

3.管理部門應建立會議室預訂登記冊，實時更新會議室使用情況，避免資源沖突。

二、會議室布置與設施

1.會議室應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行適當布置，確保會議環(huán)境舒適、功能齊全。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響設備、白板、會議桌椅等，以滿足不同會議需求。

3.定期檢查和維護會議室設施，確保設備正常運行，提高會議效率。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，愛護公物，保持室內整潔。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，確保會議室衛(wèi)生和消防安全。

3.會議結束后，參會人員應將座椅歸位，關閉電源，清理垃圾，保持會議室原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置門禁系統(tǒng)，嚴格控制進出人員，確保會議安全。

2.會議期間，禁止無關人員進入會議室，防止泄露會議內容。

3.對于涉及公司內部信息、商業(yè)秘密和國家秘密的會議，應采取加密通訊、保密協(xié)議等措施，確保信息安全。

五、會議室管理責任

1.行政部門或指定的會議室管理部門負責會議室的日常管理和維護工作。

2.管理部門應制定會議室管理制度，明確使用規(guī)范、預訂流程、設施維護等事項。

3.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，管理部門有權進行制止，并視情節(jié)給予相應處罰。

六、會議室資源優(yōu)化

1.定期評估會議室使用情況，合理調整會議室布局和設施配置，提高資源利用率。

2.推廣遠程會議、視頻會議等新型會議形式，減少對實體會議室的依賴，提高會議效率。

3.鼓勵跨部門共享會議室資源，降低會議成本，提高公司整體運營效率。

第五章附則

一、本管理制度的修改和補充

本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實際情況進行不定