局會(huì)議預(yù)約管理制度

局會(huì)議預(yù)約管理制度第一章總則

為確保局會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議預(yù)約、組織、召開及管理的要求，特制定本管理制度。

一、適用范圍

1.本制度適用于局屬各部門、各單位召開的各類會(huì)議。

2.本制度所稱會(huì)議，包括但不限于：工作例會(huì)、專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、評(píng)審會(huì)等。

二、會(huì)議目的

1.傳達(dá)政策、部署工作、研究問題、協(xié)調(diào)關(guān)系、推動(dòng)落實(shí)。

2.提高工作效率，減少無效、重復(fù)會(huì)議，確保會(huì)議質(zhì)量。

三、會(huì)議原則

1.減少會(huì)議數(shù)量，提高會(huì)議質(zhì)量，注重會(huì)前準(zhǔn)備，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。

2.原則上，會(huì)議應(yīng)提前預(yù)約，未經(jīng)預(yù)約的會(huì)議不得隨意召開。

3.堅(jiān)持民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、合理性。

四、會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按周期性、規(guī)律性召開的會(huì)議，如工作例會(huì)、周例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)組織召開的會(huì)議，如專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

五、會(huì)議組織與管理

1.局屬各部門、各單位應(yīng)明確會(huì)議組織者、參與者及職責(zé)。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開、記錄和落實(shí)等工作。

3.會(huì)議參與者應(yīng)按時(shí)參加，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸局辦公室所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。

其余章節(jié)內(nèi)容因篇幅限制，在此不一一展開。如需詳細(xì)了解，請(qǐng)參照實(shí)際需求進(jìn)行補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，提前至少三個(gè)工作日向局辦公室提出會(huì)議申請(qǐng)。

2.會(huì)議申請(qǐng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議目的、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議程等。

3.局辦公室收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)審核，并在兩個(gè)工作日內(nèi)反饋預(yù)約結(jié)果。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議預(yù)約成功后，會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少兩個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及注意事項(xiàng)等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保參會(huì)人員收到會(huì)議通知，并對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行存檔。

三、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料、設(shè)備、場(chǎng)地等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議資料齊全、準(zhǔn)確，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備、場(chǎng)地等，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

四、會(huì)議召開

1.會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間、地點(diǎn)召開。

2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員按照議程進(jìn)行發(fā)言、討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效、務(wù)實(shí)。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言摘要、討論結(jié)果等。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并由會(huì)議組織者審核、簽字。

六、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上，整理形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議基本情況、主要討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分工等。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，并進(jìn)行存檔。

七、會(huì)議落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，并及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，認(rèn)真履行職責(zé)，確保工作落實(shí)。

3.局辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策落實(shí)情況進(jìn)行檢查，對(duì)未落實(shí)事項(xiàng)進(jìn)行催辦。

本章內(nèi)容涵蓋了會(huì)議的預(yù)約、通知、準(zhǔn)備、召開、記錄、紀(jì)要和落實(shí)等環(huán)節(jié)，以確保會(huì)議的有序、高效進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成整理，并由會(huì)議組織者審核批準(zhǔn)。

2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)批準(zhǔn)后，應(yīng)立即通過局內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保紀(jì)要內(nèi)容傳達(dá)至每一位相關(guān)人員，以便于大家對(duì)會(huì)議決策有清晰的認(rèn)識(shí)。

二、會(huì)議決策的責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每一項(xiàng)決策的具體責(zé)任人，確保決策的執(zhí)行有明確的指向。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)決策內(nèi)容，合理分配任務(wù)，明確完成時(shí)限和質(zhì)量要求。

3.責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后盡快開始執(zhí)行任務(wù)，并定期向會(huì)議組織者匯報(bào)進(jìn)展情況。

三、會(huì)議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查決策執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

3.對(duì)于重大決策或長期任務(wù)，應(yīng)設(shè)立階段性檢查點(diǎn)，以確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。

四、會(huì)議決策的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者提供書面反饋，包括執(zhí)行結(jié)果、遇到的問題及建議等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)反饋情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)執(zhí)行不到位或出現(xiàn)問題的情況進(jìn)行調(diào)查和處理。

3.定期對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析原因，提出改進(jìn)措施，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.局辦公室應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要的電子檔案庫，方便全局人員查閱。

3.對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。

本章內(nèi)容強(qiáng)調(diào)了會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布、責(zé)任分配、跟蹤監(jiān)督、反饋評(píng)估以及歸檔查閱等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議決策的有效落實(shí)和持續(xù)改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)提前預(yù)約，預(yù)約方式由局辦公室統(tǒng)一規(guī)定。

2.預(yù)約會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于局辦公室進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室預(yù)約成功后，未經(jīng)局辦公室同意，不得隨意更改或取消。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.局辦公室應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

3.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，如有損壞，需及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保參會(huì)人員遵守會(huì)議室紀(jì)律，按時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注安全事項(xiàng)，如消防設(shè)施、緊急疏散通道等。

2.局辦公室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議組織者應(yīng)了解并掌握基本的應(yīng)急處置方法，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.局辦公室應(yīng)規(guī)定會(huì)議室的開放時(shí)間，并在適當(dāng)位置進(jìn)行公示。

2.特殊情況下，如需在規(guī)定時(shí)間外使用會(huì)議室，應(yīng)提前向局辦公室申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

六、會(huì)議室管理責(zé)任

1.局辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的整體管理和協(xié)調(diào)工作。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室過程中，應(yīng)承擔(dān)管理責(zé)任，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.全體參會(huì)人員應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室秩序，遵守相關(guān)規(guī)定。

本章內(nèi)容對(duì)會(huì)議室的預(yù)約、配置、使用規(guī)范、安全保障、開放時(shí)間以及管理責(zé)任等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，以保障會(huì)議室的高效、有序使用。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批