行政管理制度會議

行政管理制度會議第一章總則

為確保公司行政管理工作的高效、有序進行，提高會議質(zhì)量，明確會議紀(jì)律，特制定本會議管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范公司會議的組織、召開、主持、參加、記錄及落實等環(huán)節(jié)，確保會議的嚴(yán)肅性、高效性、及時性。

2.會議應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，充分發(fā)揚民主，集思廣益，為公司的決策提供科學(xué)依據(jù)。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各類行政會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會議、部門例會、專題會議等。

2.對于特殊類型的會議，如董事會、監(jiān)事會等，按照相關(guān)法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定執(zhí)行。

三、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如總經(jīng)理辦公會議、部門例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議，如專題會議、緊急會議等。

四、參會人員

1.會議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人擔(dān)任，負責(zé)組織、主持、控制會議進程。

2.與會人員：與會議議題相關(guān)的部門負責(zé)人、工作人員以及其他相關(guān)人員。

3.記錄人員：由會議主持人指定，負責(zé)記錄會議內(nèi)容、整理會議紀(jì)要。

五、會議紀(jì)律

1.會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進行，不得隨意更改議題。

2.與會人員應(yīng)按時參加，不得遲到、早退，如有特殊情況，需提前向會議主持人請假。

3.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意接打電話，不得交頭接耳，保持會場秩序。

4.會議內(nèi)容涉及公司機密時，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

六、本制度的解釋與修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

2.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

本制度自發(fā)布之日起實施，請各部門認真貫徹執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)公司工作計劃及實際需要，提前確定會議議題，并在會議前征求相關(guān)部門意見。

2.發(fā)送通知：行政管理部門或會議主持人負責(zé)發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題、與會人員等內(nèi)容，并要求與會人員提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。

3.準(zhǔn)備會場：行政管理部門負責(zé)會場的布置、設(shè)備檢查、資料發(fā)放等工作。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，記錄人員負責(zé)統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員，明確會議議程。

3.按照會議議程，各部門負責(zé)人或相關(guān)人員就議題進行發(fā)言，闡述觀點、提出建議。

三、會議討論

1.與會人員圍繞議題展開充分討論，提出意見和建議。

2.會議主持人負責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議有序進行，避免偏離主題。

3.討論過程中，記錄人員應(yīng)詳細記錄各方觀點和結(jié)論。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對于重大事項，需進行投票表決，表決結(jié)果作為會議決策依據(jù)。

3.會議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限等要素。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進行總結(jié)，強調(diào)決策事項的落實。

2.與會人員就會議效果、組織等方面提出意見和建議，以改進會議管理。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，記錄人員整理會議紀(jì)要。

2.與會人員領(lǐng)取會議紀(jì)要，了解會議決策和后續(xù)工作安排。

七、會議記錄

1.記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、與會人員、議題、討論情況、決策等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要由會議主持人審核后，發(fā)送給與會人員，并抄送相關(guān)部門。

八、會議資料的歸檔

1.行政管理部門負責(zé)將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

2.對于涉及公司機密的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，由行政管理部門負責(zé)發(fā)布。

2.會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，及時發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門。

3.與會人員需對收到的會議紀(jì)要進行確認，確保了解會議決策和后續(xù)工作要求。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項，需分解為具體任務(wù)，并明確責(zé)任部門及責(zé)任人。

2.行政管理部門負責(zé)跟蹤任務(wù)分配情況，確保每項任務(wù)都有明確的責(zé)任主體。

3.責(zé)任人需在規(guī)定時間內(nèi)提交任務(wù)進展報告。

三、任務(wù)進展監(jiān)控

1.行政管理部門建立會議決策任務(wù)跟蹤表，定期更新任務(wù)進展情況。

2.會議主持人或指定負責(zé)人對任務(wù)進展進行定期檢查，確保決策事項按計劃推進。

3.對于進度滯后或遇到困難的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)資源，提供支持。

四、反饋與匯報

1.責(zé)任部門定期向會議主持人或行政管理部門匯報任務(wù)進展情況。

2.行政管理部門匯總匯報內(nèi)容，形成會議決策落實情況報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)層報告。

3.對于重大事項的落實情況，應(yīng)通過會議形式向全體與會人員進行通報。

五、結(jié)果評估與改進

1.會議決策任務(wù)完成后，行政管理部門組織對實施結(jié)果進行評估。

2.評估內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、效果、存在的問題及改進建議等。

3.根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行持續(xù)改進，以提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

六、激勵機制

1.對于按期完成且效果顯著的決策任務(wù)，給予責(zé)任部門和責(zé)任人適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟睢?/p>

2.對于未按期完成或效果不理想的任務(wù)，分析原因，對相關(guān)責(zé)任人進行提醒、指導(dǎo)或追責(zé)。

3.激勵機制的建立旨在提高員工對會議決策的重視程度，促進公司目標(biāo)的實現(xiàn)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由行政管理部門統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.行政管理部門根據(jù)申請順序和會議室使用情況，合理安排會議室資源。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時間，不得遲到或提前占用。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，會議結(jié)束后應(yīng)清理垃圾。

3.使用會議室時，應(yīng)愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如遇故障，應(yīng)及時報告行政管理部門。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室設(shè)備使用前，使用者需進行功能檢查，如有問題及時反饋。

3.對于特殊設(shè)備需求，如投影儀、視頻會議系統(tǒng)等，需提前向行政管理部門申請，并由專業(yè)人員協(xié)助操作。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，與會人員應(yīng)關(guān)注會場安全，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁攜帶無關(guān)人員進入，確保會議內(nèi)容保密。

3.涉及公司機密的會議，與會人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

五、會議室資源優(yōu)化

1.行政管理部門定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計，分析資源利用效率。

2.根據(jù)實際需求，調(diào)整會議室布局，優(yōu)化設(shè)備配置，提高使用效果。

3.鼓勵部門間共享會議室資源，減少空置時間，提高資源利用率。

六、會議室維護與改善

1.定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。

2.針對會議室使用過程中出現(xiàn)的問題，及時進行調(diào)整、改善。

3.積極聽取與會人員的意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議室管理規(guī)定，提升會議室使用體驗。

第五章附則

一、本制度