【外貿(mào)業(yè)務(wù)中商務(wù)英語信函寫作原則與技巧探析6600字（論文）】

外貿(mào)業(yè)務(wù)中商務(wù)英語信函寫作原則與技巧分析摘要隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入，我國已逐步融入世界，隨著中國加入世界貿(mào)易組織和全球化進(jìn)程的推進(jìn)，越來越多的中國國內(nèi)企業(yè)開始參與國際商業(yè)活動(dòng)。因此，世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求我們?cè)?1世紀(jì)進(jìn)行更有效的溝通。在商業(yè)活動(dòng)中，特別是在國際貿(mào)易中，通過商業(yè)信函的溝通變得越來越頻繁。事實(shí)上，大部分的交易都是通過商務(wù)信函的方式完成或支持的。一封寫得很好的商務(wù)信函可以加速貿(mào)易以及良好的伙伴關(guān)系。因此，為了實(shí)現(xiàn)商務(wù)信函的交際功能，某些原則對(duì)于商務(wù)信函的寫作是必不可少的。本文闡述商務(wù)信函的提點(diǎn)，寫作原則以及寫作技巧，希望能幫助更好的進(jìn)行外貿(mào)洽談。關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；寫作原則；寫作技巧目錄TOC\o"1-3"\h\u308511商務(wù)信函的特點(diǎn) 6323691.1專業(yè)性 6140041.2簡(jiǎn)潔性 6118291.3禮貌性 6111421.4完整性 6312411.5口語化 795532.外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的寫作原則和技巧 7246902.1商務(wù)信函寫作的原則 7132622.1.1完全性原則 7144462.1.2清晰性原則 7183372.1.3簡(jiǎn)潔性原則 7141472.1.4準(zhǔn)確度原則 8295382.1.5禮貌性原則 8137982.1.6具體性原則 84892.2商務(wù)信函寫作的技巧 8150102.2.1結(jié)構(gòu)完整性 8296622.2.2獨(dú)特的觀點(diǎn) 8125142.2.3正確的音調(diào) 8181412.2.4主動(dòng)語態(tài) 9185022.2.5準(zhǔn)確的字詞 9150242.2.6成語用法 9321102.2.7流行詞匯 9116323.外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的翻譯原則和技巧 987413.1商務(wù)信函翻譯的原則 9116553.1.1數(shù)量原則 9101883.1.2質(zhì)量原則 1063793.1.3關(guān)系原則 10179763.1.4模式原理 1069213.1.5考慮原則 10108443.2商務(wù)信函翻譯技巧 10100443.2.1廣泛使用技術(shù)術(shù)語 10295663.2.2廣泛使用禮貌性表達(dá)方式 11153013.2.3準(zhǔn)確用詞 11150403.2.4正確使用模糊的語言 11229294.提高茶葉外貿(mào)商務(wù)英語信函寫作和翻譯水平的策略 11674.1茶文化中語言風(fēng)格的運(yùn)用 11162324.2對(duì)文化差異的尊重 11292445.總結(jié) 1211046參考文獻(xiàn) 13

1商務(wù)信函的特點(diǎn)商務(wù)信函是指主要用于商談公務(wù)的官方性質(zhì)的信函，其內(nèi)容主要涉及官方的、交流性的目的。因此，每一封商務(wù)信函都有其鮮明的特點(diǎn)，非常注重準(zhǔn)確性、規(guī)范性、表達(dá)的簡(jiǎn)潔性、主題突出、重點(diǎn)明確。由于國外商務(wù)信函屬于應(yīng)用文體，其語言也有鮮明的特點(diǎn)。1.1專業(yè)性商務(wù)信函是在特定經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域使用的一種特殊形式，需要使用這種信函的人都是從事商務(wù)工作的人。在工作中，有一些語言是為了方便業(yè)內(nèi)人士的交流，包括具體定義一個(gè)詞的概念，特定領(lǐng)域的常用詞的含義，以及按字母縮寫的短語，我們稱之為技術(shù)術(shù)語。譯者只有具備足夠的商務(wù)知識(shí)，包括經(jīng)濟(jì)、金融、國際貿(mào)易等領(lǐng)域的知識(shí)，并能準(zhǔn)確區(qū)分和熟練使用各種專業(yè)術(shù)語，才能正確翻譯商務(wù)英語信函。1.2簡(jiǎn)潔性在繁忙的工作中，沒有人愿意讀一封雄辯但沒有重點(diǎn)的長(zhǎng)信。所以寫清晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的商務(wù)信函已成為最重要的特征之一。使用常見的詞匯，避免使用那些不符合常規(guī)或拼寫復(fù)雜的詞匯。如果你能用一個(gè)詞來表達(dá)，你就不需要一個(gè)短語，如果你能用一個(gè)短語來說，你就不需要一個(gè)句子。多使用短句，因?yàn)樗鼈兏菀桌斫?。少?而且"、"但是"、"然而"、"因此"這些使句子變長(zhǎng)的詞。用最簡(jiǎn)潔的語言來表達(dá)你的意思，簡(jiǎn)潔的商務(wù)信函可以提高工作效率。因此，寫一封商務(wù)信函應(yīng)該是簡(jiǎn)潔而有力的。文中的每一句話都必須是不可缺少的。1.3禮貌性禮貌就是用謙虛的態(tài)度和適當(dāng)?shù)恼Z言來表達(dá)自己的想法和感受。商務(wù)信函應(yīng)表現(xiàn)出對(duì)他人的尊重、寬容、謙遜和友好，以使他人感到非常自然和舒適。商務(wù)英語信函中的禮貌并不意味著只使用一些禮貌性的語言，而是要站在對(duì)方的立場(chǎng)上考慮他人。在與他人交流時(shí)，要多考慮對(duì)方的心情和處境，以保持友好合作的關(guān)系，促進(jìn)貿(mào)易的發(fā)展。在信中，應(yīng)從對(duì)方的角度考慮問題。應(yīng)多用第二人稱，少用第一人稱，必要時(shí)應(yīng)使用"我們"而不是"我"。寫作時(shí)應(yīng)充滿積極肯定的語氣，必要時(shí)可使用從句語氣、疑問句、委婉句、模糊語言等來加強(qiáng)積極語氣。1.4完整性完整性是指商務(wù)信函中的信息必須完整，特別是不能遺漏任何重要的細(xì)節(jié)。一封完整的商務(wù)信函，首先要清楚地說明你要表達(dá)的重要信息。一旦遺漏了一個(gè)重要的細(xì)節(jié)，對(duì)方可能無法正確理解，從而無法完全理解我們想要表達(dá)的內(nèi)容。例如，如果你寫了一封關(guān)于訴訟的信，你就應(yīng)該清楚地說明你為什么要寫這封信，這封信給你帶來了哪些不便，你希望看到什么樣的結(jié)果，這樣對(duì)方才能清楚地了解我們的要求，有效地解決問題。信件的完整性可以使對(duì)方對(duì)我們公司有一個(gè)良好的印象，從而促進(jìn)公司的發(fā)展。如果一封商務(wù)信函不完整，客戶就不能完全理解甚至誤解我們的意思。1.5口語化每封信都是我們和收信人之間的交流。人是有感情的，所以商務(wù)信函也應(yīng)該是有感情的。然而，許多人認(rèn)為在寫商業(yè)信函時(shí)，他們只能用專業(yè)術(shù)語來表達(dá)自己的意思，所以他們把本應(yīng)熱情友好的信函寫得枯燥無味，毫無生氣。他們寧愿寫"你的信已收到"，而不是"我已收到你的信"。其實(shí)，我們可以想一想，每封信不就是和對(duì)方的一次對(duì)話嗎？多用簡(jiǎn)單明了的句子，用我/我們做主語，這樣我們的信才能讓人讀起來更熱情，更親切。2.外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的寫作原則和技巧2.1商務(wù)信函寫作的原則2.1.1完全性原則在信件寫作中，完整的信息是至關(guān)重要的。只有當(dāng)一封完整的信包含所有必要的信息時(shí)，才能達(dá)到預(yù)期的效果。否則，就會(huì)顯得不禮貌，收信人也不能充分了解你的公司。為了確保信件的全面性和完整性，你必須首先列出一個(gè)提綱，使用"五個(gè)W's'"來檢驗(yàn)寫完信后的情況，即：誰、什么、哪里、什么時(shí)候和為什么（包括如何）寫完信。檢查信中的信息是否完整，因?yàn)樾诺耐暾杂兄诠?jié)省雙方業(yè)務(wù)往來的時(shí)間，使對(duì)方對(duì)我公司產(chǎn)生良好印象，從而促進(jìn)貿(mào)易的順利進(jìn)行。2.1.2清晰性原則清晰性原則要求在寫商務(wù)英語信函時(shí)，必須清楚，不能含糊。一封含糊不清、不盡人意的信件會(huì)造成歧義，不利于貿(mào)易的發(fā)展。為了清楚地表達(dá)意思，我們必須選擇正確、簡(jiǎn)潔的詞語，使用準(zhǔn)確的句子結(jié)構(gòu)。這就要求寫作者條理清晰，應(yīng)避免使用可能產(chǎn)生不同理解的詞語和句子，或使用含糊不清的冗長(zhǎng)句子結(jié)構(gòu)。寫作者應(yīng)盡量將自己的意思表達(dá)清楚，以促進(jìn)商業(yè)活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.1.3簡(jiǎn)潔性原則商務(wù)英語信函的簡(jiǎn)潔原則是用最簡(jiǎn)短的句子來準(zhǔn)確表達(dá)信函的內(nèi)容。簡(jiǎn)潔、有力、生動(dòng)的措辭，不僅可以節(jié)省收信人的閱讀時(shí)間，還可以提高工作效率。在寫作過程中，可以適當(dāng)選擇一些外貿(mào)縮略語來簡(jiǎn)化信件內(nèi)容。但是，縮略語的使用不能太隨意，應(yīng)盡量使用那些通用或常用的縮略語。此外，全文的文章框架和句子結(jié)構(gòu)也應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，讓別人一眼就能看出你在寫什么。盡量使用短句而不是長(zhǎng)句，使文章更加簡(jiǎn)潔。2.1.4準(zhǔn)確度原則準(zhǔn)確性是商務(wù)信函的重要原則之一。如果商務(wù)信函中出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤、時(shí)態(tài)不一致、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不正確等情況，會(huì)大大降低溝通的效果。商務(wù)信函要做到準(zhǔn)確無誤，首先，全文的拼寫要正確，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和語法要正確；其次，語言要恰當(dāng)?shù)皿w；最后，要反復(fù)檢查全文，確保信函的準(zhǔn)確性。只有這樣，客戶才能準(zhǔn)確理解相關(guān)信息，促進(jìn)雙方的合作。2.1.5禮貌性原則商務(wù)英語信函中的禮貌原則不是表面的、簡(jiǎn)單的禮節(jié)，而是在信中表達(dá)真誠的謝意、周到的理解和相互的尊重。因此，在寫信時(shí)，應(yīng)減少對(duì)他人不利的信息，盡量符合一般人的習(xí)慣和心理，不要讓別人感到不舒服；其次，在回信時(shí)，應(yīng)在堅(jiān)持自己立場(chǎng)的前提下禮貌地回答。使用禮貌用語可以使對(duì)方感到非常親切，從而保持良好的貿(mào)易關(guān)系。2.1.6具體性原則具體來說，就是指客觀存在或反映在知識(shí)中的事物的整體，是多種屬性、特征、關(guān)系的統(tǒng)一。具體原則要求商務(wù)信函的內(nèi)容要詳細(xì)，不能模棱兩可，造成誤解。特別是對(duì)于某些需要具體答復(fù)的信件，在書寫時(shí)要明確、具體。寫信的時(shí)間時(shí)，不能使用"今天"、"馬上"等模棱兩可的表述。相反，你需要寫一個(gè)具體的時(shí)間點(diǎn)，如"2021年6月4日下午6點(diǎn)前"。2.2商務(wù)信函寫作的技巧2.2.1結(jié)構(gòu)完整性結(jié)構(gòu)完整是指寫作時(shí)思路清晰，做到字字有序，布局合理，條理清晰。一封高質(zhì)量的商務(wù)信函必須有頭有尾，內(nèi)容要詳略得當(dāng)，結(jié)構(gòu)要清晰，過渡要和諧自然。在一封完整的信件中，地址、敬語、信體、結(jié)論和簽名是必不可少的，它必須有完整的含義和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)。這樣才能使客戶清楚地理解我們所要表達(dá)的意思，有效地促進(jìn)貿(mào)易合作。2.2.2獨(dú)特的觀點(diǎn)觀點(diǎn)鮮明是指作者在討論某事或某現(xiàn)象時(shí)，必須態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，要有鮮明的觀點(diǎn)，要有邏輯性和針對(duì)性。為了讓客戶準(zhǔn)確地理解你想從商務(wù)信函中表達(dá)的意思，你應(yīng)該說出文章的主要內(nèi)容，把事情解釋清楚，讓讀者一目了然。2.2.3正確的音調(diào)正確的語氣是指在寫信時(shí)使用適當(dāng)?shù)恼Z氣來表達(dá)我們想要表達(dá)的內(nèi)容。在寫信之前，我們應(yīng)該想一想我們的寫作方式和語氣是否對(duì)收信人產(chǎn)生影響。我們不僅要設(shè)身處地為對(duì)方著想，還應(yīng)該用正確的語氣來表達(dá)信中的意思。眾所周知，當(dāng)收件人聽到你能做什么，能得到什么，他們會(huì)眼前一亮，很可能達(dá)成協(xié)議。2.2.4主動(dòng)語態(tài)一般來說，主動(dòng)語態(tài)能更自然、更正確地表達(dá)作者的原意，并能使接受者有一種面對(duì)面交談的親切感。而且主動(dòng)語態(tài)強(qiáng)調(diào)的是做動(dòng)作的人，所以讀者很快就能明白是誰在做，他們?cè)谧鍪裁?。在商?wù)信函和備忘錄中，主動(dòng)語態(tài)是最佳選擇。然而，在寫信時(shí)，被動(dòng)語態(tài)常常被用來描述一些令人不快的事情。例如，"我們今天收到了你5月20日的信。"不如"我們今天收到了你5月20日的信"更清楚。2.2.5準(zhǔn)確的字詞商務(wù)信函中的措辭與普通信函不同，不僅要求準(zhǔn)確，而且要求真誠。比如說。關(guān)于我們今天上午的電話交談，如果你能給我發(fā)一份以下的報(bào)價(jià)單，我將非常感激。這句話中的"報(bào)價(jià)"一般用于投標(biāo)或估價(jià)，但在談判小規(guī)模交易時(shí)使用太高調(diào)了，應(yīng)該是"價(jià)格"。如果訂單只有一件商品，就不需要使用"以下"。2.2.6成語用法商務(wù)信函中的成語是指商務(wù)人士在商務(wù)活動(dòng)中形成的語言默契，并約定俗成的一種表達(dá)方式。商務(wù)信函中的成語有很多，包括信函公式和許多特殊的表達(dá)方式。隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入，商務(wù)信函已經(jīng)形成了許多常規(guī)公式，使客戶很容易理解信函的含義。一封含有許多成語的信件可以使對(duì)方感到更加親切，加強(qiáng)雙方的默契，保持友好的貿(mào)易合作關(guān)系。2.2.7流行詞匯在商務(wù)英語中使用艱深晦澀的詞匯并不能使信件顯得正式和嚴(yán)肅，反而延長(zhǎng)了收信人的閱讀過程，使其難以快速準(zhǔn)確地做出反應(yīng)。英語是一種通用語言，一些來自不同國家的人的英語水平可能不高。如果信中有一些高級(jí)或不常見的詞匯，他們可能無法完全理解信中的意思。因此，為了保證他們準(zhǔn)確理解信件的內(nèi)容，應(yīng)該多使用易懂的詞匯，避免使用難懂、晦澀的詞匯，以達(dá)到自然、快速、簡(jiǎn)潔的寫作效果，又不失商務(wù)味。3.外貿(mào)工作中商務(wù)英語信函的翻譯原則和技巧3.1商務(wù)信函翻譯的原則3.1.1數(shù)量原則數(shù)量原則是指在翻譯信件時(shí)，必須翻譯原信件中的所有信息。不能有任何多余的信息。此外，翻譯必須準(zhǔn)確，不能有歧義，否則會(huì)阻礙貿(mào)易的發(fā)展。就像這個(gè)例子，在翻譯"我們公司被認(rèn)為是中國發(fā)展最快的公司之一"這句話時(shí)，如果我們把它翻譯成"我們公司被認(rèn)為是中國發(fā)展最快的公司"。這句話的翻譯"發(fā)展最快的公司之一"是夸張的，應(yīng)該是"中國發(fā)展最快的公司之一"，這更符合該公司的基本形象。3.1.2質(zhì)量原則商務(wù)信函的內(nèi)容多涉及商務(wù)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系，出現(xiàn)錯(cuò)誤難免會(huì)造成不必要的麻煩甚至損失。在翻譯時(shí)，我們也應(yīng)力求準(zhǔn)確傳達(dá)原文信息，以保證信件的質(zhì)量。因此，在翻譯商務(wù)信函時(shí)，既要保證信函的數(shù)量，又要保證質(zhì)量。只有這樣，信件才能更加完整，讀者才能理解全文信息。3.1.3關(guān)系原則關(guān)系原則，首先要使譯文流暢，其次要保證上下文之間的順利銜接。而且所表達(dá)的內(nèi)容必須符合信件的中心思想，其他多余的信息應(yīng)予省略。我們知道，要想在商務(wù)英語信函中準(zhǔn)確表達(dá)信息，首先必須對(duì)信息的各個(gè)方面有一個(gè)全面的了解。然而，英語中的許多詞有許多不同的含義。如果譯者缺乏對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的了解或翻譯水平不夠，很容易造成翻譯錯(cuò)誤，而關(guān)系原則可以幫助譯者發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)糾正。3.1.4模式原理模式原則要求商務(wù)英語信函的語言表達(dá)必須流暢，寫作思路必須清晰，避免出現(xiàn)歧義等。因此，在翻譯商務(wù)信函時(shí)，在某些情況下有必要使用一些翻譯技巧。例如，在翻譯一個(gè)長(zhǎng)句時(shí)，直譯成中文會(huì)使句子結(jié)構(gòu)繁瑣，意思難以理解。這時(shí)，可將長(zhǎng)句適當(dāng)分割成短句，這樣可以保證內(nèi)容的完整性。3.1.5考慮原則考慮原則要求在翻譯商務(wù)信函時(shí)考慮對(duì)方。我們必須為對(duì)方考慮，設(shè)身處地為對(duì)方著想，從對(duì)方的角度考慮問題，表達(dá)想法。既要充分考慮對(duì)方，又要不卑不亢。譯者在翻譯時(shí)要對(duì)信的內(nèi)容有深刻的理解，在翻譯中充分體現(xiàn)信的體貼性。例如："謝謝你提請(qǐng)我們注意這件事。如果您愿意，我們很樂意代表您與保險(xiǎn)公司處理這個(gè)問題。"從這些話中我們可以看出，作者考慮到了對(duì)方，并提出協(xié)助對(duì)方與保險(xiǎn)公司交涉，以使對(duì)方感到放心。3.2商務(wù)信函翻譯技巧3.2.1廣泛使用技術(shù)術(shù)語商務(wù)英語信函的風(fēng)格是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，所以在貿(mào)易信函中出現(xiàn)了很多專業(yè)術(shù)語，如詢價(jià)、交貨等。專業(yè)術(shù)語不僅可以加深對(duì)方對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的理解，而且可以準(zhǔn)確地表達(dá)意圖和信息，這樣雙方交易的機(jī)會(huì)也會(huì)增加。因此，在翻譯商務(wù)信函時(shí)，有必要多使用商務(wù)技術(shù)術(shù)語，以體現(xiàn)信函的專業(yè)性。此外，在商務(wù)信函中，必須提及信函所附的附件，并在結(jié)尾處加一句話，說明附件的內(nèi)容。3.2.2廣泛使用禮貌性表達(dá)方式禮貌不僅代表著對(duì)他人的友好，也體現(xiàn)了一個(gè)人的個(gè)人修養(yǎng)。在商務(wù)英語信函中，禮貌用語不僅有利于建立良好的貿(mào)易合作關(guān)系，也有利于促進(jìn)貿(mào)易的發(fā)展。因此，商務(wù)信函中的用詞要積極向上，避免使用讓人一看就覺得不好的句子。但是，我們?cè)谝龑?dǎo)文字時(shí)，不能像語言那樣生動(dòng)地表達(dá)禮貌語氣，所以在翻譯時(shí)要多用禮貌用語，這樣才能讓對(duì)方讀起來更順口。在寫商務(wù)信函時(shí)，要盡量設(shè)身處地，采用對(duì)方的立場(chǎng)（你情我愿），時(shí)刻考慮對(duì)方的利益，根據(jù)對(duì)方的實(shí)際需要，表達(dá)自己的意見和建議。因此，在翻譯商務(wù)信函時(shí)，應(yīng)多用禮貌用語，恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)商務(wù)信函的內(nèi)容，以促進(jìn)商務(wù)貿(mào)易的成功。3.2.3準(zhǔn)確用詞在翻譯商務(wù)英語信函時(shí)，用詞要準(zhǔn)確，要充分考慮可能出現(xiàn)的情況，避免不必要的誤解。例如，這樣一個(gè)句子。"請(qǐng)不要誤解我們的意思，這并不意味著不滿意。"這句話在商務(wù)英語信函中顯得很不真誠。如果你想更準(zhǔn)確地表達(dá)，你可以把它變成。"我們對(duì)雙方目前的水平非常滿意。"這樣轉(zhuǎn)換后，句子的意思并沒有改變，但這會(huì)讓對(duì)方覺得我們很友好。因此，在翻譯商務(wù)英語信函時(shí)，用詞一定要準(zhǔn)確，翻譯的內(nèi)容要盡量積極。3.2.4正確使用模糊的語言模糊語言是指在語言表達(dá)上具有模糊性或不精確性的自然語言。在商務(wù)英語信函中，由于溝通目的不同，人們經(jīng)常使用模糊的詞語。商務(wù)信函中通常提到的"似乎"、"可能"、"在最大程度上"等模糊詞匯可以避免雙方不必要的糾紛或麻煩，促進(jìn)貿(mào)易的順利發(fā)展。因此，我們?cè)诜g過程中也要注意雙方商務(wù)信函溝通中模糊詞語的真實(shí)含義。4.提高茶葉外貿(mào)商務(wù)英語信函寫作和翻譯水平的策略4.1茶文化中語言風(fēng)格的運(yùn)用不同的事物有其不同的文化和語言風(fēng)格，所以茶葉貿(mào)易也有其獨(dú)特的茶文化和語言風(fēng)格。注意茶文化的語言風(fēng)格，才能在撰寫和翻譯商務(wù)信函時(shí)更好地體現(xiàn)中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。東西方文化之間存在著一定的差異。因此，我們?cè)趯懶艜r(shí)應(yīng)采用平等的稱謂，避免產(chǎn)生歧義。在寫商務(wù)英語信函時(shí)，可以引用茶藝中反復(fù)研究的哲理，設(shè)身處地為對(duì)方著想，體諒他人，尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣，大方得體，不卑不亢。4.2對(duì)文化差異的尊重不同的國家有不同的歷史文化，從而使東西方茶文化有著內(nèi)在的差異。面對(duì)這種差異，我們不能視而不見，相反，我們應(yīng)該給予足夠的重視。這就要求我們一方面要尊重對(duì)方的茶文化，通過交流和了解不斷豐富我們的茶文化，同時(shí)在商務(wù)英