項目指揮部會議管理制度

項目指揮部會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據

本項目指揮部會議管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在規(guī)范項目指揮部的會議組織、召開及管理，確保會議高效、有序進行，提高決策效能。本制度的制定依據《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國合同法》以及公司相關規(guī)章制度。

第二條適用范圍

本制度適用于項目指揮部組織、召開的所有會議，包括但不限于項目策劃會、項目協(xié)調會、項目總結會等。

第三條會議性質

會議分為定期會議和臨時會議。定期會議是指按照一定周期召開的會議，如周例會、月例會等；臨時會議是指根據工作需要臨時召集的會議。

第四條會議類型

會議類型分為以下幾種：

1.決策性會議：對項目重大事項進行討論、決策的會議；

2.協(xié)調性會議：協(xié)調項目各方資源、解決項目推進中存在的問題的會議；

3.交流性會議：分享項目經驗、交流工作心得的會議；

4.總結性會議：對項目階段成果進行總結、分析的會議。

第五條參會人員

1.會議主持人：由項目指揮部負責人或指定人員擔任，負責主持會議、引導討論、總結發(fā)言；

2.與會人員：項目指揮部相關人員，包括但不限于項目組成員、相關部門負責人及特邀專家；

3.記錄人：由項目指揮部指定，負責記錄會議內容、整理會議紀要。

第六條會議紀律

1.會議期間，與會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意離席、喧嘩；

2.與會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假；

3.會議內容涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息，與會人員需嚴格保密，不得泄露。

第七條制度修訂

本制度可根據項目指揮部工作需要及實際情況進行修訂。修訂后的制度經項目指揮部批準后生效。

第八條制度解釋

本制度的最終解釋權歸項目指揮部所有。如有疑問，請向項目指揮部咨詢。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.確定會議主題：根據項目進展和實際需求，明確會議主題，確保會議目標清晰；

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確討論重點，合理分配會議時間；

3.發(fā)送會議通知：提前向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等信息；

4.準備會議材料：收集與會議議題相關的資料，整理成會議材料，并在會前分發(fā)給與會人員；

5.確定會議主持人：指定具備相關經驗和能力的主持人，確保會議有序進行。

第二條會議召開

1.會議簽到：與會人員按時到達會議室，進行簽到，確保會議出席情況；

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程，明確會議目標；

3.專題發(fā)言：針對會議議題，相關人員進行專題發(fā)言，分享觀點和經驗；

4.討論與交流：與會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見，進行溝通交流；

5.決策與總結：會議主持人引導與會人員就議題進行決策，并對會議成果進行總結。

第三條會議記錄

1.記錄人負責記錄會議內容，包括會議主題、議程、與會人員、發(fā)言摘要等；

2.記錄人需確保會議記錄真實、準確、完整；

3.會議結束后，記錄人整理會議紀要，并在規(guī)定時間內發(fā)送給與會人員。

第四條會議跟蹤

1.會議紀要中應明確列出待辦事項、責任人、完成時限等；

2.項目指揮部指定專人負責跟蹤會議紀要的落實情況，確保會議決策得到執(zhí)行；

3.跟蹤過程中，如遇問題，應及時向項目指揮部報告，并尋求解決方案。

第五條會議反饋

1.會議結束后，與會人員可就會議組織、議題討論等方面提出意見和建議；

2.項目指揮部收集反饋意見，對會議管理制度進行持續(xù)改進，提高會議效果。

第六條會議歸檔

1.會議紀要、會議材料等相關資料應整理歸檔，以備查閱；

2.歸檔資料應按照規(guī)定保存期限進行保存。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議結束后，記錄人應在24小時內完成會議紀要的初稿，并提交給會議主持人審核；

2.會議主持人應在收到會議紀要后48小時內完成審核，并提出修改意見；

3.記錄人根據審核意見進行修改，形成最終會議紀要，并在會議結束后72小時內發(fā)送給所有與會人員。

第二條會議紀要的內容要求

1.會議紀要應詳細記錄會議的討論重點、決策結果、待辦事項及責任人；

2.會議紀要中的待辦事項應具體、明確，具備可操作性；

3.會議紀要應清晰反映會議的目標和成果，為后續(xù)工作提供依據。

第三條會議紀要的落實與監(jiān)督

1.項目指揮部應指定專人負責會議紀要的落實工作，對每項待辦事項進行跟蹤；

2.責任人需按照會議紀要的要求，在規(guī)定時間內完成待辦事項，并向跟蹤人報告進展；

3.跟蹤人應定期檢查待辦事項的完成情況，對存在的問題及時協(xié)調解決。

第四條會議紀要的反饋與評估

1.每完成一項待辦事項，責任人需向跟蹤人提供相關證明材料，以證實工作成果；

2.跟蹤人根據完成情況，對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估，并提出改進建議；

3.項目指揮部定期對會議紀要的落實情況進行總結，對表現(xiàn)突出的個人或團隊給予表彰。

第五條會議紀要的持續(xù)改進

1.項目指揮部應定期收集與會人員對會議紀要落實工作的意見和建議；

2.結合實際工作情況，不斷完善會議紀要的編制、落實和評估流程；

3.通過持續(xù)改進，提高會議紀要的執(zhí)行力和項目指揮部的工作效率。

第六條會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要及相關證明材料應及時整理歸檔，便于后續(xù)查閱；

2.項目指揮部應建立便捷的查閱渠道，確保會議紀要的共享與透明；

3.歸檔資料應按照公司規(guī)定保存期限進行保存，并在必要時提供查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門或指定管理人員提交申請；

2.申請書中應明確會議時間、會議主題、參會人數等信息；

3.行政部門或管理人員根據申請順序和會議室使用情況，合理安排會議室資源。

第二條會議室配置

1.會議室應配置必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等；

2.會議室布置應簡潔、大方，座位安排合理，確保與會人員舒適參會；

3.會議室應保持清潔、衛(wèi)生，提供必要的會議用品，如水杯、紙筆等。

第三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持良好的會議環(huán)境；

2.會議期間，與會人員應愛護會議室設備，遵守使用規(guī)范；

3.會議結束后，責任人應負責檢查會議室設備是否歸位，關閉電源，確保門窗關閉。

第四條會議室維護與保養(yǎng)

1.定期對會議室設備進行檢查、保養(yǎng)，確保設備正常運行；

2.如發(fā)現(xiàn)會議室設備損壞，應及時報修，并記錄在案；

3.行政部門負責定期對會議室進行衛(wèi)生清潔，保持會議室環(huán)境整潔。

第五條會議室安全管理

1.會議室應設置安全出口，確保消防設施齊全、有效；

2.會議期間，與會人員應遵守安全規(guī)定，不得在會議室存放易燃、易爆物品；

3.行政部門負責定期進行安全檢查，排除安全隱患。

第六條會議室使用費用

1.會議室使用采取有償使用制度，費用標準由行政部門制定；

2.責任人需在會議結束后按照實際使用情況支付會議室使用費用；

3.特殊情況下的會議室使用，可根據實際情況給予費用減免。

第七條會議室管理違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，行政部門有權進行制止，并視情節(jié)輕重給予相應處罰；

2.如造成會議室設備損壞，責