【檔案信息資源開發(fā)利用探析3300字】

檔案信息資源開發(fā)利用分析目錄TOC\o"1-2"\h\u21420摘要 121449關(guān)鍵詞：檔案工作；信息資源開發(fā)；數(shù)字化 110981一、研究背景 115079二、關(guān)于我國檔案信息資源開發(fā)利用的基本認(rèn)知 114285（一）檔案服務(wù)信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足 113191（二）系統(tǒng)之間融合度不高，未實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化 215754三、我國檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策建議 327293（一）檔案利用服務(wù)：促進(jìn)檔案利用服務(wù)知識(shí)化 331228（二）業(yè)務(wù)流程：促進(jìn)檔案工作全業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化 324648總結(jié) 4摘要隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)中的廣泛應(yīng)用，數(shù)字經(jīng)濟(jì)被上升到國家戰(zhàn)略層面，許多政府部門紛紛進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體大背景下，檔案工作也必須抓住機(jī)遇進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，謀求自身長遠(yuǎn)發(fā)展。本次調(diào)研在發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用存在問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策建議，希望能為要開展檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展提供參考意見。關(guān)鍵詞：檔案工作；信息資源開發(fā)；數(shù)字化一、研究背景數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，作為部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)支撐性工作的檔案工作受到了很大沖擊，檔案管理的對(duì)象、方式、理念等都發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案部門必須適時(shí)抓住機(jī)遇，采取措施實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用，只有這樣，檔案工作才能繼續(xù)為各部門開展管理決策、科研創(chuàng)新等提供信息支撐，才能更好發(fā)揮檔案工作的價(jià)值，避免檔案部門被弱化和邊緣化。2020年6月19日，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強(qiáng)在專題講座中要求，要加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在檔案事業(yè)發(fā)展十三五期間，檔案信息資源開發(fā)利用已經(jīng)在檔案管理的某些環(huán)節(jié)、一些門類的檔案管理中取得了突破性進(jìn)展，檔案工作全方位、全流程、全范圍、深層次的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五時(shí)期”檔案工作的重點(diǎn)任務(wù)。二、關(guān)于我國檔案信息資源開發(fā)利用的基本認(rèn)知（一）檔案服務(wù)信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足現(xiàn)階段我國許多地區(qū)的政府部門主動(dòng)適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求，購入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，開發(fā)功能盡可能齊全的檔案檢索工具，積極探索應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提供檔案利用服務(wù)的新方式。具體表現(xiàn)為，檔案部門積極嘗試建立檔案門戶網(wǎng)站、數(shù)字檔案館，為利用者提供更加豐富多樣的檔案信息，使利用者能夠通過計(jì)算機(jī)方便地獲取自己所需的檔案信息，檔案服務(wù)的信息化水平顯著提高。官方檔案門戶網(wǎng)站、數(shù)字檔案館作為檔案信息資源開發(fā)利用過程中重要的階段性成果，極大地改變了檔案部門的服務(wù)方式，使檔案工作更好地為生產(chǎn)決策、轉(zhuǎn)型升級(jí)服務(wù)。但是，檔案服務(wù)的智能化水平卻仍有很大的提升空間。很多時(shí)候檔案系統(tǒng)返回的查詢結(jié)果都不是十分符合用戶的需求，檢索系統(tǒng)在語義理解、機(jī)器學(xué)習(xí)方面仍需進(jìn)一步改善。如今，人們在利用檔案時(shí)，除了注重信息的時(shí)效性，希望及時(shí)獲取自己所需的檔案信息外，還希望得到的檔案信息是經(jīng)過綜合加工的，而不僅僅是眾多信息碎片的堆砌。在這一方面，目前很少有檔案部門能夠做到為用戶提供價(jià)值高、知識(shí)化程度高的檔案信息，更別說像其他搜索引擎一樣為不能明確表達(dá)自己信息需求的用戶推薦相關(guān)用戶的查詢結(jié)果，檔案服務(wù)也不能通過大數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)、用戶行為分析主動(dòng)向用戶推薦可能感興趣的檔案信息?？傮w來說，檔案信息服務(wù)仍然是被動(dòng)的，是等待響應(yīng)用戶需求的，而不是主動(dòng)向用戶提供智能化服務(wù)。（二）系統(tǒng)之間融合度不高，未實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)字化現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)管理決策產(chǎn)生了很大的影響，檔案管理工作作為管理工作的一部分，也不可避免地受到了信息技術(shù)的影響，具體表現(xiàn)為不少都引入了檔案數(shù)字化設(shè)備、電子檔案管理系統(tǒng)。通過檔案數(shù)字化設(shè)備可以將內(nèi)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，而電子檔案管理系統(tǒng)則可以用計(jì)算機(jī)來管理電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理某些環(huán)節(jié)的自動(dòng)化。但是，由于檔案工作的封閉性，在大部分電子檔案管理系統(tǒng)都只是在檔案部門內(nèi)部使用，并未實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的連通。對(duì)于其他業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件，檔案工作人員一般是等其全部流轉(zhuǎn)結(jié)束后，再以某種方式將其放入檔案管理系統(tǒng)中加以管理。在這種情況下，檔案工作人員需要根據(jù)檔案管理系統(tǒng)中的檔案分類方案對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)移交過來的檔案進(jìn)行再次分類整理，使其符合檔案管理系統(tǒng)的管理要求，這就造成了無意義的重復(fù)勞動(dòng)。即使是在一些信息化程度較高、檔案信息化工作做得比較好的單位，檔案管理系統(tǒng)也沒有完全與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，檔案管理系統(tǒng)接受的電子文件只是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理完畢的文件本身，對(duì)于文件在流轉(zhuǎn)過程中是否發(fā)生某些變化、關(guān)于文件產(chǎn)生背景等方面的重要的元數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)卻不能有效、及時(shí)地察覺，也不能將其與電子文件本身一起封裝保存。而且，對(duì)于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)移交過來的電子文件，即使是存在明顯錯(cuò)誤審核后需要打回去重新整理，檔案管理系統(tǒng)也不能直接通過系統(tǒng)退回?？偟膩碚f，檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間還是割裂孤立的，歸檔文件的數(shù)據(jù)格式、分類方案并沒有在各個(gè)系統(tǒng)間進(jìn)行有效統(tǒng)一，檔案系統(tǒng)也不能與其他系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的文件傳遞，并未實(shí)現(xiàn)檔案工作全流程的數(shù)字化。三、我國檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策建議（一）檔案利用服務(wù)：促進(jìn)檔案利用服務(wù)知識(shí)化檔案利用服務(wù)的知識(shí)化是檔案信息資源開發(fā)利用過程中檔案利用服務(wù)轉(zhuǎn)型的第二階段，它是建立在應(yīng)用大數(shù)據(jù)、知識(shí)管理的相關(guān)理論和技術(shù)，為數(shù)字化后的檔案信息資源添加知識(shí)標(biāo)簽，通過知識(shí)聚類將互相關(guān)聯(lián)的檔案信息集成在一起，開發(fā)檔案中蘊(yùn)含的顯性知識(shí)，同時(shí)促進(jìn)隱性知識(shí)的交流和共享的基礎(chǔ)之上的。這個(gè)階段檔案利用服務(wù)提供的檔案信息應(yīng)該由淺顯、粗加工的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)過深層次加工挖掘的更符合利用者利用需求的信息，也就是說利用者提出信息利用需求后檔案部門返回的信息不再是大量、碎片化的，而是經(jīng)過檔案部門加工處理的更加系統(tǒng)、有條理的信息。而且，利用者可以根據(jù)自己的喜好選擇檢索方式，可以進(jìn)行分類檢索、全文檢索、高級(jí)檢索等。在這個(gè)階段會(huì)建立數(shù)字檔案館，通過利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)單位內(nèi)部檔案資源進(jìn)行收集、整理、加工、提供利用，為利用者提供更加高效便捷的檔案信息服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)流程：促進(jìn)檔案工作全業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用要求實(shí)現(xiàn)檔案工作全業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化，其中最重要的就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連通。檔案管理系統(tǒng)與各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間既是互相獨(dú)立的，又是互相聯(lián)系的。檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部需要?dú)w檔的電子文件的收集、整理和存儲(chǔ)，而單位內(nèi)需要?dú)w檔保存的電子文件來自于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是工作人員在利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成工作的過程中產(chǎn)生的。在單位檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間建立統(tǒng)一接口，這樣在這些系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的需要?dú)w檔保存的重要文件就可以直接導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，就不需要檔案工作人員再對(duì)這些文件進(jìn)行收集和手工錄入了，大大減輕了檔案工作人員的工作量，可以有效縮短歸檔時(shí)間周期，提高檔案工作的效率。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立集成接口，有效推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的電子檔案的及時(shí)歸檔，目前主要有兩種方式，一種是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置歸檔模塊，這樣業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件經(jīng)過歸檔模塊的歸檔整理后，由集成接口轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行長期保存；另一種是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置電子檔案管理模塊，電子文件的產(chǎn)生、歸檔整理和歸檔后的長期保存都在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成。不管采取哪種方式，都要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中明確歸檔要求、歸檔格式、歸檔元數(shù)據(jù)方案、對(duì)電子文件的四性檢測要求，將檔案管理工作提前嵌入到文件形成階段，這樣可以有效減少檔案工作人員之后的重復(fù)勞動(dòng)。尤其是內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)較多，在將檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)連通時(shí)，可以按照分批集成的原則，按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成熟性進(jìn)行排序，有計(jì)劃地進(jìn)行。通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，可以在線及時(shí)完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，打破檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息孤島現(xiàn)象，檔案系統(tǒng)可以及時(shí)為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)工作中需要的檔案信息，助力完成創(chuàng)新發(fā)展和轉(zhuǎn)型升級(jí)?？偨Y(jié)檔案信息資源開發(fā)利用是檔案