【檔案信息資源開發(fā)利用探析3300字】

檔案信息資源開發(fā)利用分析目錄TOC\o"1-2"\h\u21420摘要 121449關鍵詞：檔案工作；信息資源開發(fā)；數(shù)字化 110981一、研究背景 115079二、關于我國檔案信息資源開發(fā)利用的基本認知 114285（一）檔案服務信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足 113191（二）系統(tǒng)之間融合度不高，未實現(xiàn)全流程數(shù)字化 215754三、我國檔案信息資源開發(fā)利用的對策建議 327293（一）檔案利用服務：促進檔案利用服務知識化 331228（二）業(yè)務流程：促進檔案工作全業(yè)務流程的數(shù)字化 324648總結 4摘要隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等新興技術在社會生產(chǎn)中的廣泛應用，數(shù)字經(jīng)濟被上升到國家戰(zhàn)略層面，許多政府部門紛紛進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的整體大背景下，檔案工作也必須抓住機遇進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，謀求自身長遠發(fā)展。本次調(diào)研在發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用存在問題，并提出相應的對策建議，希望能為要開展檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展提供參考意見。關鍵詞：檔案工作；信息資源開發(fā)；數(shù)字化一、研究背景數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，作為部門業(yè)務基礎支撐性工作的檔案工作受到了很大沖擊，檔案管理的對象、方式、理念等都發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案部門必須適時抓住機遇，采取措施實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用，只有這樣，檔案工作才能繼續(xù)為各部門開展管理決策、科研創(chuàng)新等提供信息支撐，才能更好發(fā)揮檔案工作的價值，避免檔案部門被弱化和邊緣化。2020年6月19日，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強在專題講座中要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路舉措。在檔案事業(yè)發(fā)展十三五期間，檔案信息資源開發(fā)利用已經(jīng)在檔案管理的某些環(huán)節(jié)、一些門類的檔案管理中取得了突破性進展，檔案工作全方位、全流程、全范圍、深層次的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十四五時期”檔案工作的重點任務。二、關于我國檔案信息資源開發(fā)利用的基本認知（一）檔案服務信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足現(xiàn)階段我國許多地區(qū)的政府部門主動適應信息社會的發(fā)展需求，購入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫，開發(fā)功能盡可能齊全的檔案檢索工具，積極探索應用現(xiàn)代信息技術提供檔案利用服務的新方式。具體表現(xiàn)為，檔案部門積極嘗試建立檔案門戶網(wǎng)站、數(shù)字檔案館，為利用者提供更加豐富多樣的檔案信息，使利用者能夠通過計算機方便地獲取自己所需的檔案信息，檔案服務的信息化水平顯著提高。官方檔案門戶網(wǎng)站、數(shù)字檔案館作為檔案信息資源開發(fā)利用過程中重要的階段性成果，極大地改變了檔案部門的服務方式，使檔案工作更好地為生產(chǎn)決策、轉(zhuǎn)型升級服務。但是，檔案服務的智能化水平卻仍有很大的提升空間。很多時候檔案系統(tǒng)返回的查詢結果都不是十分符合用戶的需求，檢索系統(tǒng)在語義理解、機器學習方面仍需進一步改善。如今，人們在利用檔案時，除了注重信息的時效性，希望及時獲取自己所需的檔案信息外，還希望得到的檔案信息是經(jīng)過綜合加工的，而不僅僅是眾多信息碎片的堆砌。在這一方面，目前很少有檔案部門能夠做到為用戶提供價值高、知識化程度高的檔案信息，更別說像其他搜索引擎一樣為不能明確表達自己信息需求的用戶推薦相關用戶的查詢結果，檔案服務也不能通過大數(shù)據(jù)學習、用戶行為分析主動向用戶推薦可能感興趣的檔案信息?？傮w來說，檔案信息服務仍然是被動的，是等待響應用戶需求的，而不是主動向用戶提供智能化服務。（二）系統(tǒng)之間融合度不高，未實現(xiàn)全流程數(shù)字化現(xiàn)代信息技術對管理決策產(chǎn)生了很大的影響，檔案管理工作作為管理工作的一部分，也不可避免地受到了信息技術的影響，具體表現(xiàn)為不少都引入了檔案數(shù)字化設備、電子檔案管理系統(tǒng)。通過檔案數(shù)字化設備可以將內(nèi)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，而電子檔案管理系統(tǒng)則可以用計算機來管理電子檔案，實現(xiàn)檔案管理某些環(huán)節(jié)的自動化。但是，由于檔案工作的封閉性，在大部分電子檔案管理系統(tǒng)都只是在檔案部門內(nèi)部使用，并未實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的連通。對于其他業(yè)務辦公系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件，檔案工作人員一般是等其全部流轉(zhuǎn)結束后，再以某種方式將其放入檔案管理系統(tǒng)中加以管理。在這種情況下，檔案工作人員需要根據(jù)檔案管理系統(tǒng)中的檔案分類方案對業(yè)務系統(tǒng)移交過來的檔案進行再次分類整理，使其符合檔案管理系統(tǒng)的管理要求，這就造成了無意義的重復勞動。即使是在一些信息化程度較高、檔案信息化工作做得比較好的單位，檔案管理系統(tǒng)也沒有完全與業(yè)務系統(tǒng)進行有效集成，檔案管理系統(tǒng)接受的電子文件只是在業(yè)務系統(tǒng)中辦理完畢的文件本身，對于文件在流轉(zhuǎn)過程中是否發(fā)生某些變化、關于文件產(chǎn)生背景等方面的重要的元數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)卻不能有效、及時地察覺，也不能將其與電子文件本身一起封裝保存。而且，對于其他業(yè)務系統(tǒng)移交過來的電子文件，即使是存在明顯錯誤審核后需要打回去重新整理，檔案管理系統(tǒng)也不能直接通過系統(tǒng)退回?？偟膩碚f，檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)之間還是割裂孤立的，歸檔文件的數(shù)據(jù)格式、分類方案并沒有在各個系統(tǒng)間進行有效統(tǒng)一，檔案系統(tǒng)也不能與其他系統(tǒng)進行實時的文件傳遞，并未實現(xiàn)檔案工作全流程的數(shù)字化。三、我國檔案信息資源開發(fā)利用的對策建議（一）檔案利用服務：促進檔案利用服務知識化檔案利用服務的知識化是檔案信息資源開發(fā)利用過程中檔案利用服務轉(zhuǎn)型的第二階段，它是建立在應用大數(shù)據(jù)、知識管理的相關理論和技術，為數(shù)字化后的檔案信息資源添加知識標簽，通過知識聚類將互相關聯(lián)的檔案信息集成在一起，開發(fā)檔案中蘊含的顯性知識，同時促進隱性知識的交流和共享的基礎之上的。這個階段檔案利用服務提供的檔案信息應該由淺顯、粗加工的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)過深層次加工挖掘的更符合利用者利用需求的信息，也就是說利用者提出信息利用需求后檔案部門返回的信息不再是大量、碎片化的，而是經(jīng)過檔案部門加工處理的更加系統(tǒng)、有條理的信息。而且，利用者可以根據(jù)自己的喜好選擇檢索方式，可以進行分類檢索、全文檢索、高級檢索等。在這個階段會建立數(shù)字檔案館，通過利用先進的信息技術對單位內(nèi)部檔案資源進行收集、整理、加工、提供利用，為利用者提供更加高效便捷的檔案信息服務。（二）業(yè)務流程：促進檔案工作全業(yè)務流程的數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用要求實現(xiàn)檔案工作全業(yè)務流程的數(shù)字化，其中最重要的就是要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的連通。檔案管理系統(tǒng)與各單位業(yè)務系統(tǒng)之間既是互相獨立的，又是互相聯(lián)系的。檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對單位內(nèi)部需要歸檔的電子文件的收集、整理和存儲，而單位內(nèi)需要歸檔保存的電子文件來自于各個業(yè)務系統(tǒng)，是工作人員在利用業(yè)務系統(tǒng)完成工作的過程中產(chǎn)生的。在單位檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間建立統(tǒng)一接口，這樣在這些系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的需要歸檔保存的重要文件就可以直接導入到檔案管理系統(tǒng)中，就不需要檔案工作人員再對這些文件進行收集和手工錄入了，大大減輕了檔案工作人員的工作量，可以有效縮短歸檔時間周期，提高檔案工作的效率。在業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立集成接口，有效推動業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，實現(xiàn)對業(yè)務流程中產(chǎn)生的電子檔案的及時歸檔，目前主要有兩種方式，一種是在業(yè)務系統(tǒng)中設置歸檔模塊，這樣業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件經(jīng)過歸檔模塊的歸檔整理后，由集成接口轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中進行長期保存；另一種是在業(yè)務系統(tǒng)中設置電子檔案管理模塊，電子文件的產(chǎn)生、歸檔整理和歸檔后的長期保存都在業(yè)務系統(tǒng)中完成。不管采取哪種方式，都要在業(yè)務系統(tǒng)中明確歸檔要求、歸檔格式、歸檔元數(shù)據(jù)方案、對電子文件的四性檢測要求，將檔案管理工作提前嵌入到文件形成階段，這樣可以有效減少檔案工作人員之后的重復勞動。尤其是內(nèi)部業(yè)務系統(tǒng)較多，在將檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)連通時，可以按照分批集成的原則，按照業(yè)務系統(tǒng)的成熟性進行排序，有計劃地進行。通過業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，可以在線及時完成業(yè)務數(shù)據(jù)的歸檔，打破檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間的信息孤島現(xiàn)象，檔案系統(tǒng)可以及時為業(yè)務系統(tǒng)提供業(yè)務工作中需要的檔案信息，助力完成創(chuàng)新發(fā)展和轉(zhuǎn)型升級?？偨Y檔案信息資源開發(fā)利用是檔案