業(yè)務(wù)洽談會會議管理制度

業(yè)務(wù)洽談會會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保業(yè)務(wù)洽談會（以下簡稱“會議”）的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議參與各方職責(zé)，制定本會議管理制度。本制度遵循高效、規(guī)范、有序的原則，適用于公司所有業(yè)務(wù)洽談會議的召開與管理。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各子公司及關(guān)聯(lián)企業(yè)召開的業(yè)務(wù)洽談會議，包括但不限于產(chǎn)品推介、項目研討、合同談判等。

三、會議類型

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期及議程召開的業(yè)務(wù)洽談會議。

2.臨時會議：因業(yè)務(wù)需要臨時召開的業(yè)務(wù)洽談會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織：會議應(yīng)由主持人負(fù)責(zé)組織，明確會議主題、議程、參會人員等。

2.會議的管理：會議管理員負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、簽到、會場布置等工作。

五、參會人員

1.與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加業(yè)務(wù)洽談會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.會議主持人有權(quán)根據(jù)會議需要邀請相關(guān)人員列席會議。

六、會議紀(jì)律

1.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急情況需離開會場，應(yīng)向會議主持人說明情況。

2.會議內(nèi)容應(yīng)保密，與會人員不得擅自泄露會議相關(guān)信息。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會場秩序，尊重他人發(fā)言，不隨意打斷他人講話。

七、本制度的解釋與修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司管理層。

2.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時進(jìn)行修訂。

第二章會議流程

1.會議籌備

2.會議通知

3.會議簽到

4.會議議程

5.會議記錄

6.會議總結(jié)

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

1.會議紀(jì)要的編寫與分發(fā)

2.跟蹤事項的分解與責(zé)任落實

3.跟蹤結(jié)果的反饋與評估

第四章會議室管理規(guī)定

1.會議室預(yù)約與使用

2.會議室設(shè)備管理

3.會議室衛(wèi)生與安全

第五章附則

1.本制度的實施時間

2.與其他相關(guān)制度的銜接

3.違反本制度的處理措施

4.其他未盡事宜的處理方法

5.本制度的廢止與替代

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確每個議題的時間安排。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參會。

4.會議資料準(zhǔn)備：收集與會議主題相關(guān)的資料，提前發(fā)送給與會人員，以便他們做好準(zhǔn)備。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：通過郵件、電話或企業(yè)內(nèi)部通訊工具，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.提醒參會人員：在會議開始前，再次提醒與會人員參加會議，確保與會人員準(zhǔn)時參會。

三、會議簽到

1.設(shè)置簽到表：會議管理員負(fù)責(zé)制作簽到表，并在會議開始前置于會場入口處。

2.簽到：與會人員到達(dá)會場后，需在簽到表上簽名，以確認(rèn)參會。

四、會議議程

1.會議主持人按照議程順序，組織與會人員討論各個議題。

2.每個議題結(jié)束后，會議主持人進(jìn)行總結(jié)，確保與會人員對議題的理解和意見一致。

五、會議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括與會人員的發(fā)言、討論結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，便于會后形成會議紀(jì)要。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束時，會議主持人對本次會議的成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

2.鼓勵與會人員提出意見和建議，以提高會議效果。

七、會議紀(jì)要的編寫與分發(fā)

1.會議結(jié)束后，會議記錄人員根據(jù)會議內(nèi)容編寫會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、議程、討論結(jié)果、責(zé)任分工等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要發(fā)送給與會人員，以便跟蹤事項的落實。

八、跟蹤事項的分解與責(zé)任落實

1.根據(jù)會議紀(jì)要，將需跟蹤的事項分解，明確責(zé)任人和完成時間。

2.會議管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)各項任務(wù)的執(zhí)行情況，確保會議成果的落實。

九、跟蹤結(jié)果的反饋與評估

1.責(zé)任人完成跟蹤事項后，需向會議管理員反饋結(jié)果。

2.會議管理員對跟蹤結(jié)果進(jìn)行評估，如有問題，及時協(xié)調(diào)解決。

3.定期對會議紀(jì)要的落實情況進(jìn)行匯總，并向公司管理層報告。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編寫與審核

1.編寫會議紀(jì)要：會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的編寫，確保內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確。

2.會議紀(jì)要審核：會議紀(jì)要編寫完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。

二、會議紀(jì)要的分發(fā)與傳達(dá)

1.分發(fā)會議紀(jì)要：審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以電子郵件或企業(yè)內(nèi)部通訊工具的形式，發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門。

2.傳達(dá)會議內(nèi)容：會議主持人或指定人員需向未參會人員傳達(dá)會議紀(jì)要內(nèi)容，確保相關(guān)人員了解會議成果。

三、跟蹤事項的責(zé)任分配

1.明確責(zé)任人和完成時間：根據(jù)會議紀(jì)要，將需要跟蹤的事項分解，明確責(zé)任人和完成時間，確保任務(wù)清晰、責(zé)任到人。

2.跟蹤事項通知：會議管理員將跟蹤事項以通知形式發(fā)送給責(zé)任人，提醒其按時完成。

四、跟蹤事項的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人根據(jù)跟蹤事項的要求，制定具體實施方案，并按計劃執(zhí)行。

2.會議管理員對跟蹤事項的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督，了解進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。

五、跟蹤結(jié)果的反饋與評估

1.責(zé)任人完成跟蹤事項后，需向會議管理員反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議管理員對反饋結(jié)果進(jìn)行評估，確保會議紀(jì)要的落實效果。

六、會議紀(jì)要落實情況的匯報

1.定期匯報：會議管理員需定期向公司管理層匯報會議紀(jì)要的落實情況，包括已完成事項、未完成事項及原因分析等。

2.異常情況處理：對于未按計劃完成的跟蹤事項，需分析原因，制定改進(jìn)措施，并在匯報中說明。

七、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，便于日后查閱。

2.公司內(nèi)部應(yīng)設(shè)立查閱渠道，確保相關(guān)人員能夠方便地查閱會議紀(jì)要。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約與使用

1.預(yù)約流程：會議室使用需提前通過公司指定的預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約，填寫相關(guān)信息，包括會議時間、參會人數(shù)等。

2.使用原則：會議室使用應(yīng)遵循先預(yù)約先使用的原則，已預(yù)約的會議室在其他預(yù)約沖突時享有優(yōu)先使用權(quán)。

3.臨時使用：如遇緊急會議，可臨時征用未預(yù)約的會議室，但需事后補(bǔ)錄預(yù)約信息。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議管理員應(yīng)在會議開始前檢查會議室內(nèi)的設(shè)備，包括投影儀、音響、白板等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備使用：與會人員應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)范使用會議室設(shè)備，如有損壞，需及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.設(shè)備維護(hù)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

三、會議室衛(wèi)生與安全

1.衛(wèi)生要求：會議室應(yīng)保持干凈整潔，會議管理員負(fù)責(zé)安排定期清潔工作。

2.安全檢查：會議管理員需定期進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施、電路安全等，確保會議室使用安全。

3.緊急疏散：會議管理員應(yīng)制定緊急疏散預(yù)案，并在會議開始時提醒與會人員疏散路線和注意事項。

四、會議室環(huán)境布置

1.會場布置：根據(jù)會議類型和需求，合理布置會議室，包括座位安排、資料擺放等。

2.環(huán)境優(yōu)化：保持會議室良好的室內(nèi)環(huán)境，如溫度、濕度、光照等，提升會議體驗。

五、會議室使用規(guī)范

1.合理使用：會議室主要用于公司內(nèi)部會議、業(yè)務(wù)洽談等，不得用于私人聚會或其他非公司活動。

2.遵守紀(jì)律：與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，不在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，保持安靜，不隨意移動設(shè)備。

3.節(jié)約資源：合理使用會議室資源，避免長時間占用會議室，提高會議室利用率。

六、會議室管理責(zé)任

1.會議管理員負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)工作，確保會議室的正常使用。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議管理員有權(quán)進(jìn)行制止，并視情況給予相應(yīng)處罰。

第五章附則

一、本制度的實施時間

本制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，以最新版本為準(zhǔn)。

二、與其他相關(guān)制度的銜接

本制度與公司其他相關(guān)管理制度并行實施，如有沖突，以公司管理層最新決策為準(zhǔn)。

三、違反本制