會(huì)議組織流程管理制度

會(huì)議組織流程管理制度第一章總則

第一條目的與原則

為提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和權(quán)威性，特制定本會(huì)議組織流程管理制度。本制度遵循高效、規(guī)范、公開、參與的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)所有層級(jí)會(huì)議的組織、召開及管理，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議類型

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議分為以下幾類：

1.定期會(huì)議：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：因特定事項(xiàng)或緊急事件臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題召開的會(huì)議；

4.總結(jié)會(huì)議：對(duì)某一階段工作或項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)的會(huì)議。

第四條會(huì)議組織者職責(zé)

會(huì)議組織者負(fù)責(zé)確保會(huì)議的順利進(jìn)行，其主要職責(zé)包括：

1.確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員及時(shí)間；

2.下發(fā)會(huì)議通知，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容；

3.負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料的準(zhǔn)備；

4.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要；

5.跟蹤落實(shí)會(huì)議決定事項(xiàng)。

第五條參會(huì)人員職責(zé)

參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，其主要職責(zé)包括：

1.提前閱讀會(huì)議資料，做好發(fā)言準(zhǔn)備；

2.會(huì)議期間保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假；

3.會(huì)議結(jié)束后，按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行相關(guān)任務(wù)；

4.積極反饋會(huì)議效果，為會(huì)議改進(jìn)提供意見建議。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，由管理部門定期進(jìn)行審查和修訂。修訂后的制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后公布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司需求，明確會(huì)議主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會(huì)議具有針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)制定詳細(xì)議程，包括會(huì)議主題、各環(huán)節(jié)主持人、發(fā)言人員、討論議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，會(huì)議組織者應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，確保涉及議題的各部門和崗位人員均能參加。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者需提前發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等，并要求參會(huì)人員提前做好發(fā)言準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，整理成冊(cè)，并在會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

6.會(huì)議場(chǎng)地和設(shè)備準(zhǔn)備：會(huì)議組織者需提前預(yù)訂會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備（如投影儀、音響、白板等）是否正常，并確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、舒適。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議紀(jì)律和注意事項(xiàng)。

3.按議程進(jìn)行會(huì)議：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，控制好各環(huán)節(jié)時(shí)間，保證會(huì)議高效有序。

4.會(huì)議討論與發(fā)言：參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議程，積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和建議。

5.會(huì)議決策：針對(duì)會(huì)議議題，主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行討論，形成決策意見。

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議主題、議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議組織者發(fā)送給相關(guān)人員。

3.會(huì)議場(chǎng)地整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)檢查會(huì)議場(chǎng)地，確保設(shè)備歸位，場(chǎng)地整潔。

4.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議組織者可收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果的反饋，為今后會(huì)議的改進(jìn)提供參考。

5.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤落實(shí)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的整理：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要的審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議實(shí)際討論情況。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式（如電子郵件、內(nèi)部通訊平臺(tái)等）發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.記錄會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及主持人等信息；

2.詳細(xì)記錄會(huì)議討論的各個(gè)議題，包括主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃；

3.明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策的執(zhí)行有明確的指導(dǎo)和時(shí)間表。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人執(zhí)行：會(huì)議紀(jì)要中明確的責(zé)任人應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃及時(shí)推進(jìn)工作，確保會(huì)議決策得到實(shí)施。

2.定期跟蹤：會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況，及時(shí)了解進(jìn)度和存在的問(wèn)題。

3.問(wèn)題反饋與解決：在執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，共同尋求解決方案，確保會(huì)議決策的連續(xù)性和有效性。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱。

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的重要性和保密程度進(jìn)行設(shè)置，確保信息安全。

3.便捷查閱：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)存放在易于查閱的平臺(tái)上，如公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或共享文件夾，方便相關(guān)人員隨時(shí)查閱。

五、會(huì)議紀(jì)要的效果評(píng)估與改進(jìn)

1.效果評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果，分析存在的問(wèn)題，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)效果評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者應(yīng)提出具體的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議流程和會(huì)議紀(jì)要的管理制度。

3.持續(xù)優(yōu)化：通過(guò)不斷的實(shí)踐和改進(jìn)，提高會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量和執(zhí)行效率，促進(jìn)公司內(nèi)部管理的持續(xù)提升。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，優(yōu)先滿足公司內(nèi)部重要會(huì)議需求。

2.預(yù)訂方式：通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)或聯(lián)系行政部門進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂。

3.預(yù)訂信息：預(yù)訂者需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于行政部門合理安排會(huì)議室。

4.取消預(yù)訂：如需取消會(huì)議，預(yù)訂者應(yīng)提前通知行政部門，避免資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：預(yù)訂者應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間使用會(huì)議室，如需提前或延時(shí)，需提前通知行政部門協(xié)商安排。

2.保持整潔：會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)確保會(huì)議室整潔，不亂丟垃圾，不損壞設(shè)備。

3.設(shè)備使用：使用者應(yīng)熟悉會(huì)議室設(shè)備操作，如遇問(wèn)題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門協(xié)助解決。

4.會(huì)議室布置：根據(jù)會(huì)議需求，預(yù)訂者可提前向行政部門提出會(huì)議室布置要求，行政部門將盡力滿足。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：行政部門定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.報(bào)修與維護(hù)：發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，使用者應(yīng)及時(shí)報(bào)修，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。

3.設(shè)備更新：根據(jù)公司發(fā)展需要，行政部門提出會(huì)議室設(shè)備更新計(jì)劃，經(jīng)審批后實(shí)施。

四、會(huì)議室安全管理

1.安全意識(shí)：使用會(huì)議室時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)具備安全意識(shí)，注意防火、防盜、防意外事故。

2.緊急疏散：會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室緊急疏散路線，遇緊急情況時(shí)，迅速組織人員疏散。

3.安全設(shè)施：行政部門定期檢查會(huì)議室安全設(shè)施（如滅火器、疏散指示燈等），確保其正常使用。

五、會(huì)議室服務(wù)與反饋

1.服務(wù)質(zhì)量：行政部門應(yīng)不斷提高會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量，為參會(huì)人員提供舒適、便捷的會(huì)議環(huán)境。

2.反饋渠道：設(shè)立會(huì)議室服務(wù)反饋渠道，收集使用者的意見和建議，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室管理工作。

3.改進(jìn)措施：針對(duì)反饋問(wèn)題，行