會議服務(wù)日常管理制度

會議服務(wù)日常管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)會議服務(wù)日常管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于公司各部門組織的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項(xiàng)目會議等。

三、會議服務(wù)日常管理應(yīng)遵循以下原則：

1.高效原則：會議應(yīng)圍繞主題進(jìn)行，注重實(shí)效，避免形式主義，確保會議時(shí)間得到充分利用。

2.計(jì)劃原則：會議組織者應(yīng)提前制定會議計(jì)劃，明確會議目的、議題、議程、參會人員等，并提前通知參會人員。

3.溝通原則：會議旨在促進(jìn)溝通交流，鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)觀點(diǎn)，形成共識。

4.跟蹤原則：會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會議決策得到有效落實(shí)。

四、公司各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本管理制度，會議組織者、參會人員和相關(guān)工作人員應(yīng)遵守本管理制度，共同維護(hù)會議秩序。

五、公司人力資源部負(fù)責(zé)對本管理制度的制定、修改和解釋工作，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門在執(zhí)行過程中如有意見和建議，可向人力資源部反饋。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，確定會議主題、目的、議題和議程，明確會議類型、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)。

2.會議組織者提前向相關(guān)部門和人員發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議主題、議程、參會人員、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

3.會議組織者負(fù)責(zé)預(yù)訂會議室，確保會議室設(shè)施齊全，滿足會議需求。

二、會議簽到

1.參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，并在會議簽到表上簽名。

2.會議組織者應(yīng)核對參會人員名單，確保參會人員到齊。

三、會議主持

1.會議主持人應(yīng)按照議程主持會議，確保會議有序進(jìn)行。

2.會議主持人引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵(lì)發(fā)言，形成共識。

四、會議記錄

1.會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)等。

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，便于會后跟蹤落實(shí)。

五、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)參會人員形成決策。

2.決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，對參會人員的意見和建議給予回應(yīng)。

2.會議組織者收集會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員。

七、會議資料的歸檔

1.會議組織者負(fù)責(zé)將會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)保存至少一年。

八、會議反饋

1.參會人員對會議效果、組織和服務(wù)等方面提出意見和建議，會議組織者應(yīng)及時(shí)收集、整理、反饋。

2.會議組織者根據(jù)反饋意見，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

2.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議組織者或主持人審核確認(rèn)。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，通過電子郵件或其他方式分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)需要知曉的人員。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按照既定時(shí)限推進(jìn)實(shí)施。

2.會議組織者或指定的人員應(yīng)定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策得到有效落實(shí)。

3.如遇到執(zhí)行中的問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會議組織者報(bào)告，并尋求解決方案。

三、會議紀(jì)要的反饋與更新

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者提供決策執(zhí)行進(jìn)展的反饋。

2.會議組織者應(yīng)匯總反饋信息，并及時(shí)更新會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。

3.如有重大調(diào)整或新的決策，應(yīng)及時(shí)通知所有相關(guān)人員。

四、會議決策的驗(yàn)收與評價(jià)

1.決策事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交驗(yàn)收申請，會議組織者或指定驗(yàn)收人員應(yīng)對照會議紀(jì)要中的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。

2.驗(yàn)收合格后，會議組織者應(yīng)對決策執(zhí)行情況進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供參考。

3.驗(yàn)收不合格的，應(yīng)要求責(zé)任人限時(shí)整改，并重新進(jìn)行驗(yàn)收。

五、會議紀(jì)要的歸檔與利用

1.會議紀(jì)要及其相關(guān)資料應(yīng)在決策事項(xiàng)完成后進(jìn)行歸檔，以備未來查詢和使用。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于檢索，確保信息的安全性和保密性。

3.公司應(yīng)定期對會議紀(jì)要進(jìn)行回顧，分析決策執(zhí)行情況，為改進(jìn)管理流程和提高決策效率提供依據(jù)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、參會人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室分配，確保會議室使用效率。

二、會議室設(shè)施與管理

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)施的配置、維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會議需求。

3.會議室使用前，使用部門應(yīng)檢查設(shè)施是否完好，如有問題應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)修。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定，保持環(huán)境整潔。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)設(shè)施，以免影響他人使用。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地恢復(fù)原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)關(guān)注會議內(nèi)容保密，不得泄露公司機(jī)密信息。

2.行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)會議室的安全管理，確保會議期間人員和財(cái)產(chǎn)安全。

3.重要會議需設(shè)置專門的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、限制人員出入等。

五、會議室預(yù)約與取消

1.如需取消或變更會議室預(yù)訂，預(yù)訂部門應(yīng)至少提前一天通知行政管理部門，以便及時(shí)調(diào)整會議室安排。

2.行政管理部門有權(quán)對頻繁取消或未按時(shí)使用會議室的部門進(jìn)行提醒或限制預(yù)訂權(quán)限。

六、會議室使用費(fèi)用

1.會議室使用采取免費(fèi)原則，但對于特殊需求或額外設(shè)施使用，行政管理部門可適當(dāng)收取費(fèi)用。

2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政管理部門制定，經(jīng)公司批準(zhǔn)后實(shí)施。

七、會議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.行政管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，不斷改進(jìn)和優(yōu)化會議室管理。

2.根據(jù)實(shí)際需求，增加會議室數(shù)量、提升設(shè)施水平，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為