學校 會議費管理制度

學校會議費管理制度第一章總則

為確保學校會議的有序進行，提高會議效率，規(guī)范會議費用管理，特制定本制度。

一、適用范圍

本制度適用于學校內(nèi)所有以學校名義召開的各類會議，包括但不限于教學、科研、行政、學生事務(wù)等各類會議。

二、會議分類

1.教學會議：包括教學研討會、教學評估會、教學質(zhì)量分析會等；

2.科研會議：包括科研項目研討會、科研成果評審會、學術(shù)交流會議等；

3.行政會議：包括學校行政辦公會、專題協(xié)調(diào)會、工作總結(jié)會等；

4.學生事務(wù)會議：包括學生班會、學生會、學生社團活動會議等；

5.其他會議：包括臨時性、專項性會議等。

三、會議組織與管理

1.會議組織者應(yīng)提前制定會議計劃，明確會議目的、議程、參會人員、時間、地點等；

2.會議組織者負責會議的籌備、通知、簽到、會場布置、資料發(fā)放等工作；

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容符合學校工作要求，注重會議質(zhì)量和效果；

4.會議組織者負責會議紀要的撰寫和會議決定的跟蹤落實。

四、會議費用管理

1.會議費用包括會議場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、參會人員交通、住宿、餐飲等；

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)實際情況合理預(yù)算會議費用，遵循節(jié)約原則，嚴格控制費用支出；

3.會議費用報銷需按照學校財務(wù)規(guī)定執(zhí)行，提供合規(guī)發(fā)票及相關(guān)報銷材料；

4.學校財務(wù)部門負責對會議費用進行審核、報銷和監(jiān)督。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.學校各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，確保會議的有序、高效進行；

2.學校相關(guān)部門應(yīng)對會議組織與管理情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

3.學校對違反會議管理制度的行為，將按照相關(guān)規(guī)定進行處理。

六、其他

1.本制度解釋權(quán)歸學校所有；

2.本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者應(yīng)根據(jù)學校工作需要，明確會議主題和預(yù)期目標，確保會議的針對性和實效性；

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、預(yù)期成果等；

3.報批程序：會議方案需報請學校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施；

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容；

5.籌備會議資料：根據(jù)會議議程，整理相關(guān)資料，提前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會前簽到：會議組織者應(yīng)安排專人負責參會人員的簽到工作，確保會議出席情況；

2.會議主持：主持人應(yīng)按照會議議程，引導(dǎo)參會人員進行發(fā)言、討論，確保會議有序進行；

3.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言、討論、決策等；

4.會議決策：針對會議議題，進行充分討論，形成決策；

5.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議成果進行簡要總結(jié)，明確責任人和完成時間。

三、會議紀要

1.撰寫會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)整理會議內(nèi)容，形成會議紀要；

2.審核會議紀要：會議紀要需經(jīng)會議組織者審核，確保內(nèi)容準確、完整；

3.發(fā)布會議紀要：將會議紀要發(fā)送給參會人員及相關(guān)人員，以便了解會議內(nèi)容和落實會議決策。

四、會議落實

1.任務(wù)分解：根據(jù)會議決策，將任務(wù)分解給相關(guān)部門和人員，明確責任和完成時間；

2.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)定期跟蹤會議決策的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決；

3.反饋結(jié)果：責任部門和個人應(yīng)及時反饋任務(wù)完成情況，以便會議組織者掌握進度；

4.評估會議效果：會議組織者應(yīng)定期對會議效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化會議流程。

五、會議結(jié)束后工作

1.會后資料歸檔：將會議通知、會議紀要、參會人員名單等資料進行歸檔，以備查閱；

2.會費報銷：會議組織者按照學校財務(wù)規(guī)定，及時辦理會議費用報銷手續(xù)；

3.總結(jié)經(jīng)驗：會議組織者應(yīng)總結(jié)會議組織過程中的經(jīng)驗教訓，為今后會議提供借鑒。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后及時完成撰寫和審核工作；

2.會議紀要由會議組織者通過郵件、公告或紙質(zhì)形式向參會人員及相關(guān)人員發(fā)布；

3.確保相關(guān)人員能夠及時收到并閱讀會議紀要，了解會議決策內(nèi)容；

4.對于涉及多個部門或重要決策的會議紀要，應(yīng)抄送相關(guān)部門負責人及學校領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議決策任務(wù)的分解與分配

1.根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行步驟；

2.將分解后的任務(wù)分配給相應(yīng)的責任部門和個人，明確任務(wù)目標和完成時間；

3.任務(wù)分配應(yīng)考慮責任人的工作能力和資源，確保任務(wù)能夠得到有效執(zhí)行；

4.對于涉及多個部門協(xié)作的任務(wù)，應(yīng)指定牽頭部門和協(xié)調(diào)人。

三、會議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)建立會議決策跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查；

2.責任部門和個人應(yīng)按照會議紀要的要求，及時匯報工作進展和遇到的問題；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決策的順利實施；

4.學校領(lǐng)導(dǎo)可定期對會議決策的落實情況進行抽查，以提高執(zhí)行效率。

四、會議決策結(jié)果的反饋與評估

1.責任部門和個人在完成任務(wù)后，應(yīng)向會議組織者提供書面反饋報告；

2.會議組織者應(yīng)對反饋結(jié)果進行評估，確認任務(wù)是否達到預(yù)期效果；

3.對于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施；

4.定期對會議決策的落實效果進行總結(jié)，為今后的會議提供改進依據(jù)。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要作為重要的工作記錄，應(yīng)按照學校檔案管理規(guī)定進行歸檔；

2.歸檔時應(yīng)確保會議紀要的完整性和可追溯性，便于今后的查閱；

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的歸檔情況進行檢查，確保歸檔工作落實到位；

4.對于涉及敏感信息或重要決策的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂實行預(yù)約制度，各部門或個人需提前向會議室管理部門提交預(yù)訂申請；

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等；

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請進行合理安排，確保會議室資源得到有效利用；

4.若會議室資源緊張，會議室管理部門有權(quán)根據(jù)申請的緊急程度和重要性進行調(diào)配。

二、會議室使用

1.使用會議室時，應(yīng)嚴格遵守會議室管理規(guī)定，保持室內(nèi)整潔、設(shè)備完好；

2.會議室使用前，使用者應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題及時反饋給會議室管理部門；

3.會議室使用過程中，嚴禁吸煙、亂丟雜物，保護室內(nèi)環(huán)境；

4.使用者應(yīng)按照預(yù)訂時間準時開始和結(jié)束會議，不得擅自占用會議室。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責會議室設(shè)備的維護、保養(yǎng)和更新；

2.使用者應(yīng)愛護會議室設(shè)備，按照操作規(guī)程使用，發(fā)現(xiàn)問題及時報修；

3.會議室管理部門定期檢查設(shè)備運行狀況，確保設(shè)備性能穩(wěn)定；

4.對于特殊設(shè)備使用需求，會議室管理部門應(yīng)提供技術(shù)支持或協(xié)助。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室的安全設(shè)施完好，如消防器材、安全通道等；

2.使用者應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，遇緊急情況時，及時采取相應(yīng)措施；

3.會議室內(nèi)涉及敏感信息或商業(yè)秘密的討論，使用者應(yīng)采取必要保密措施；

4.會議室管理部門應(yīng)建立健全保密制度，對涉及保密內(nèi)容的會議進行專項管理。

五、會議室服務(wù)與反饋

1.會議室管理部門應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等；

2.使用者有權(quán)對會議室服務(wù)提出建議和意見，會議室管理部門應(yīng)及時改進；

3.定期對會議室使用情況進行滿意度調(diào)查，了解使用者需求，提高服務(wù)質(zhì)量；

4.建立健全會議室投訴處理機制，確保問題得到及時解決。

第五章附