資產(chǎn)辦會(huì)議費(fèi)管理制度

資產(chǎn)辦會(huì)議費(fèi)管理制度第一章總則

資產(chǎn)辦會(huì)議費(fèi)管理制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織與管理，優(yōu)化會(huì)議流程，確保會(huì)議效率，降低會(huì)議成本，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，以及規(guī)范會(huì)議室的使用。以下是資產(chǎn)辦會(huì)議費(fèi)管理制度總則的各項(xiàng)條款：

第一條范圍與適用對(duì)象

本制度適用于資產(chǎn)辦所屬各部門、各單位召開的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)等。所有參會(huì)人員均應(yīng)遵守本制度規(guī)定。

第二條目的與原則

（一）提高會(huì)議效率，減少無(wú)效、重復(fù)會(huì)議；

（二）合理控制會(huì)議規(guī)模，降低會(huì)議成本；

（三）確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和合法性；

（四）加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

第三條會(huì)議類別與級(jí)別

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人員、議題內(nèi)容等，將會(huì)議分為以下類別和級(jí)別：

（一）類別：例行會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議；

（二）級(jí)別：高層會(huì)議、中層會(huì)議、基層會(huì)議。

第四條會(huì)議的召集與組織

（一）會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等；

（二）會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)議簽到等工作；

（三）會(huì)議召集人應(yīng)提前將會(huì)議議程通知參會(huì)人員，以便參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。

第五條會(huì)議紀(jì)律

（一）會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，禁止無(wú)故拖延會(huì)議時(shí)間；

（二）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請(qǐng)假；

（三）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，禁止隨意離場(chǎng)；

（四）會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第六條會(huì)議費(fèi)用管理

（一）會(huì)議費(fèi)用包括場(chǎng)地租賃、會(huì)議材料、參會(huì)人員交通、住宿、餐飲等；

（二）會(huì)議組織部門應(yīng)合理預(yù)算會(huì)議費(fèi)用，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行；

（三）會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供相關(guān)票據(jù)，嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)、重復(fù)報(bào)銷。

第七條制度解釋與修訂

本制度的解釋權(quán)歸資產(chǎn)辦所有。資產(chǎn)辦可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，特制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議的必要性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，明確參會(huì)人員范圍，包括主持人、報(bào)告人、參會(huì)部門及人員等。

4.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前，提前發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的各種材料，包括會(huì)議議程、報(bào)告PPT、相關(guān)文件等，并在會(huì)議前發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)前簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹參會(huì)人員。

3.按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行：會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.討論與發(fā)言：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表意見(jiàn)和建議，共同為會(huì)議議題出謀劃策。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策方案。

2.對(duì)決策方案進(jìn)行表決，如需投票，應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則。

3.會(huì)議主持人宣布決策結(jié)果，并對(duì)未通過(guò)的方案進(jìn)行說(shuō)明。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果和不足進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施。

2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編寫、審核和發(fā)布工作進(jìn)行安排。

五、會(huì)議閉幕

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，回收會(huì)議材料，確保會(huì)場(chǎng)整潔。

六、會(huì)議后續(xù)工作

1.編寫會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快編寫會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審核通過(guò)后，由會(huì)議組織部門發(fā)布給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員。

3.跟蹤落實(shí)會(huì)議決策：會(huì)議組織部門應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的指導(dǎo)作用，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的編寫與審核

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要編寫人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

3.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，并對(duì)遺漏或不當(dāng)之處進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

4.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)簽字確認(rèn)后，由會(huì)議組織部門及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等途徑，確保會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)給每一位應(yīng)知會(huì)的人員。

3.對(duì)于涉及重大決策或重要事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行公示，以便全體員工了解和監(jiān)督。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任單位、責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，積極開展工作，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

4.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持和指導(dǎo)。

四、會(huì)議決策的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任單位在完成會(huì)議決策事項(xiàng)后，應(yīng)向會(huì)議組織部門反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未按期完成或完成質(zhì)量不高的事項(xiàng)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.根據(jù)會(huì)議決策執(zhí)行情況，會(huì)議組織部門應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。

2.會(huì)議紀(jì)要的保管期限按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)查閱。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)管理。

2.需要使用會(huì)議室的單位或個(gè)人，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

3.會(huì)議組織部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保舒適、寬敞、有序。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等，并保持設(shè)施完好。

3.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、大聲喧嘩，保持安靜、整潔的環(huán)境。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，嚴(yán)禁隨意損壞、涂抹、刻畫。

3.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食，以免影響會(huì)議室衛(wèi)生和設(shè)施保養(yǎng)。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得遺留會(huì)議室。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行定期清潔，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

2.會(huì)議室清潔工作包括地面、桌面、椅面、窗戶等部位的清潔，以及垃圾桶的清理。

3.對(duì)于突發(fā)性的污損，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保會(huì)議室整潔。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等，并定期進(jìn)行安全檢查。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)突發(fā)情況，如火災(zāi)、斷電等，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任人。

3.會(huì)議室使用過(guò)程中，如發(fā)生安全問(wèn)題，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保參會(huì)人員安全。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司工作時(shí)間和會(huì)議需求進(jìn)行合理安排。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，需提前向會(huì)議組織部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

遵循以上規(guī)定，確保會(huì)議室的高效、合理使用，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境和服務(wù)。

第五章附則

為確保資產(chǎn)辦會(huì)議費(fèi)管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，