新版公司采購流程規(guī)范模板

采購步驟規(guī)范目標(biāo)本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序目標(biāo)是用于設(shè)置必需定義和程序以確保重慶英諾科技采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)一致性。定義PR：PurchaseRequestForm采購申請單,企業(yè)內(nèi)部使用；PO：PurchaseOrderForm采購訂單，企業(yè)對外使用。職責(zé)3.1請購人依據(jù)部門需求，提出請購要求，提供采購物資技術(shù)要求，規(guī)格型號，填寫采購申請單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；接收和檢驗請購物品和服務(wù)。3.2采購人依據(jù)請購人采購申請單，訂購價格合理并和要求相符合物品及服務(wù)。生產(chǎn)部采購人員負(fù)責(zé)物料及和生產(chǎn)制造或和開發(fā)相關(guān)多種物資采購，或?qū)Τ邪滩少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。行政部負(fù)責(zé)企業(yè)辦公用具及后勤物資采購。各采購人員應(yīng)對采購物品價格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.3物流確保產(chǎn)品運(yùn)輸立即、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物報關(guān)手續(xù)辦理，立即清關(guān)。3.4生產(chǎn)部生產(chǎn)部質(zhì)量人員負(fù)責(zé)對供方(物料供給商及承包商)質(zhì)量確保能力評審標(biāo)準(zhǔn)及評審計劃制訂和質(zhì)量確保能力評審。3.5財務(wù)部在收到全部需要文件后進(jìn)行查對，將供給商發(fā)票和采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對照，進(jìn)行數(shù)量和金額確實定。并按時向供貨商付款。采購范圍4.1產(chǎn)品：指企業(yè)委外加工產(chǎn)品，采購后即交付給用戶。4.2生產(chǎn)物料：指和產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)物料，企業(yè)現(xiàn)在生產(chǎn)物料多數(shù)由產(chǎn)品生產(chǎn)承包商進(jìn)行采購。4.3固定資產(chǎn)：是指單位價值超出人民幣1000元以上，同時使用年限超出兩年以上生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4低值設(shè)備：是指單位價值未能達(dá)成固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超出十二個月生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化，但對其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，試驗室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購低價值耗材。如試驗室用接插件等。4.6長久服務(wù)用戶：除上述以外，但有長久供貨或提供勞務(wù)用戶。如快餐，辦公文具供給商,電信服務(wù)，域名等。其它非費用報銷申請范圍內(nèi)采購申請。操作過程及操作程序詳述5.1申請請購人負(fù)責(zé)提供采購物資技術(shù)要求，規(guī)格型號，可行或必需時，應(yīng)給出推薦供給商及價格。請購人應(yīng)填寫采購申請單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。5.2同意5.2.1對采購申請單PR同意對全部采購申請單，必需嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：全部采購申請單必需有企業(yè)總經(jīng)理同意及簽字；全部IT設(shè)備采購申請單必需有IT經(jīng)理核準(zhǔn)；全部采購申請單必需有財務(wù)主管簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理需要；任何和生產(chǎn)相關(guān)采購申請單必需還有銷售部責(zé)任人和營運(yùn)部責(zé)任人同意和簽字。簽字步驟圖：請購人--請購人部門經(jīng)理-采購人-采購人部門經(jīng)理–--》總經(jīng)理采購人員只有在取得核準(zhǔn)采購申請單后，才可實施采購。5.2.2對采購訂申P(guān)O或協(xié)議申請5.2.2.1采購訂單假如采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準(zhǔn)采購申請單，向財務(wù)部申請打印采購訂單，并由部門經(jīng)理簽字確定后發(fā)給供給商。申請人還需負(fù)責(zé)采購訂單供貨方確定，以確保該訂單有效性。產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO保留者,應(yīng)注意該P(yáng)O為企業(yè)保密等級較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。5.2.2.2協(xié)議假如采購人需要協(xié)議，需要企業(yè)副總裁以上人員在協(xié)議文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。關(guān)鍵協(xié)議內(nèi)容應(yīng)經(jīng)企業(yè)法律顧問查對。5.3報價及磋商5.3.1物品及服務(wù)采購在任何可能和適用情況下，采購員應(yīng)依據(jù)下列標(biāo)準(zhǔn)就相同層次物品或服務(wù)取得不一樣報價：采購金額最少報價數(shù)量小于RMB5001小于RMB,大于RMB10002大于RMB3采購員在同供給商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較統(tǒng)計，關(guān)鍵考慮質(zhì)量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要情況下，采購員同請購人應(yīng)一同參與同供給商討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同情況下，標(biāo)準(zhǔn)上選擇報價最低供給商，只有在特殊情況下，如價低者品質(zhì)有問題，方可選擇報價較高供給商，但必需具體說明原因，方便以后參考。5.3.2分供方開發(fā)及選擇（僅適適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購）由生產(chǎn)部采購人員在實施采購前依據(jù)開發(fā)部提供物料清單，將那些認(rèn)為有能力供給商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量確保人員及開發(fā)部審核會簽后加入合格供給商名單。假如是初選供給商，只有在生產(chǎn)部質(zhì)量人員、開發(fā)部進(jìn)行首批樣品判定合格后，才能夠接收分供方提供批量生產(chǎn)品。生產(chǎn)部依據(jù)分供方物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.3.3第三方物流開發(fā)及選擇由負(fù)責(zé)物流人員在確保產(chǎn)品運(yùn)輸立即、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上貨代以競標(biāo)方法進(jìn)行選擇。物流人員依據(jù)貨運(yùn)代理商交付時間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評價貨代滿足要求能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.4訂購應(yīng)依據(jù)價格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供給商。假如采購員所選擇供給商和請購人推薦不一致，應(yīng)向請購人發(fā)出確定，若請購人仍堅持用推薦供給商，則需由總經(jīng)理同意。訂購物品可能有下列兩種形式：憑核準(zhǔn)采購申請單，從供給商處直接購置。向供給商發(fā)采購訂單（如需要，可向財務(wù)部申請開具采購訂單）或協(xié)議（關(guān)鍵協(xié)議內(nèi)容應(yīng)經(jīng)企業(yè)法律顧問查對）。對于常常性采購物品，如文具，日用具，午餐等，能夠同選擇供給商以簽定年度協(xié)議方法依據(jù)條款內(nèi)容直接訂購。選擇這類供給商應(yīng)以競標(biāo)方法進(jìn)行（假如可能，應(yīng)最少有三個競爭者）且該類協(xié)議應(yīng)最少每十二個月重審一次，既從不一樣供給商處取得新報價，并就現(xiàn)行協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。5.5接收訂購非生產(chǎn)性物品送達(dá)后，必需驗收，且驗收人和采購人不能是同一人。驗收合格后，應(yīng)在采購申請單或用戶送貨單上簽字。對于生產(chǎn)性原輔包裝材料，應(yīng)由生產(chǎn)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗。若送達(dá)物品不合格，采購員應(yīng)和供給商聯(lián)絡(luò)以尋求處理方案。5.6付款采購人負(fù)責(zé)采購物品付款申請，應(yīng)在付出傳票后必需附上下列單據(jù)發(fā)票經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收采購申請單PR，如有采購訂單PO、協(xié)議副本和用戶送貨清單也請附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單能夠后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購全額預(yù)付。對于常常性采購物品，如文具，日用具，午餐等，應(yīng)要求和供給商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能情況下，付款應(yīng)一直要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能情況下，采購員應(yīng)一直要求供給商提供增值稅發(fā)票。統(tǒng)計對于各次采購，采購員應(yīng)保留下列文件：采購申請單副本報