工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程

工作記錄管理標準作業(yè)規(guī)程0目的規(guī)范各類工作記錄的管理工作，確保工作記錄的有效性。2．0適用范圍適用于物業(yè)管理公司管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。3．0職責3．1公司品管部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。3．2各部門和記錄的的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。4．0程序要點4．1記錄的作用。4．1．1證據(jù)的作用：為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。4．1．2分析的作用：為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。4．1．3追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。4．2記錄的形式和來源。4．2．1公司形成記錄的形式有，但不限于：質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計并要求填寫的格式記錄；凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺帳、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。4．2．2分供方提供的記錄。4．3記錄形成的要求。4．3．1應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。4．3．2應(yīng)由規(guī)定的人填制。4．3．3填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰。4．3．4記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。4．4記錄的標識。4．4．1具有追溯作用的記錄應(yīng)編制記錄的編號（NO：）。4．5記錄的收集。4．5．1記錄應(yīng)按下列要求進行收集：記錄填寫、編制部門收集；記錄接收部門收集；記錄歸口部門收集。4．5．2記錄收集的時間：連續(xù)收集；按月、季、年集中收集。4．6記錄的編目。品管部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》、按受控文件下發(fā)各部門、作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇?yīng)隨記錄的增刪，表格的更改而更改，以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》的相應(yīng)規(guī)定。4．7記錄的查閱。4．7．1記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進行傳遞、以發(fā)揮記錄的使用價值。4．7．2合同要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱，具體實施執(zhí)行《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。4．8記錄歸檔。4．8．1下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔；a)有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄；有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄。有關(guān)質(zhì)量策劃——計劃的記錄；有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄；有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置、高速和職責權(quán)限規(guī)定的記錄；有關(guān)重大安全責任事故的記錄；有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄；有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄；有關(guān)不合格評審、糾正、預防措施的記錄；有關(guān)工作檢查、評比的記錄；有關(guān)員工績效考評的記錄；有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄；有關(guān)有必要作為原始憑證的記錄。4．8．2記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)給予歸檔的文件交檔，詳見《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。4．8．3歸檔文件應(yīng)妥善保存。4．9記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食，確保記錄的完整性、可使用性。4．10記錄的保管。4．10．1記錄由形成人可形成部門負責保管。應(yīng)給予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。4．10．2記錄的保管人或部門，不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復制、轉(zhuǎn)借。4．11記錄的處置。4．11．1保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》的相應(yīng)規(guī)定進行處置。4．11．2記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件給予規(guī)定。5．0記錄5．1《文件審批更改申請表》PG/QEW06-09-R15．2《修改頁》PG/QEW06-09-R25．3《作業(yè)規(guī)程記錄清單》PG/QEW06-09-R35．4《文件發(fā)放登記表》PG/QEW06-09-R45．5《文件借閱登記表》PG/QEW06-09-R55．6《文件控制清單》PG/QEW06-09-R65．7《質(zhì)量環(huán)境記錄表單》PG/QEW06-09-R75．8《質(zhì)量目標分解表》PG/QEW06-09-R85．9《環(huán)境監(jiān)測記錄表》PG/QEW06-09-R95．10《項目驗收單》PG/QEW06-09-R106．0相關(guān)支持性文件6．1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

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