商務(wù)活動中的電話禮儀基本常識和規(guī)范

商務(wù)活動中的電話禮儀基本常識和規(guī)范商務(wù)活動中的電話禮儀基本常識和規(guī)范商務(wù)禮儀常識匯總商務(wù)禮儀的三個基本理念是:尊重為本,善于表達,形式規(guī)范「例」索取名片四種常規(guī)方法：1、交易法：首先遞送名片;2、激將法：遞送同時講“能否有幸交換一下名片”;3、謙恭法：對于長輩或高職務(wù)者，“希望以后多指教，請問如何聯(lián)系?”4、平等法：“如何與你聯(lián)系?”「例」手機的使用禮節(jié)：“不響(當(dāng)著對方的面關(guān)機，暗示“為你而關(guān)機”)、“不接聽”、“不出去接聽”;如因業(yè)務(wù)繁忙等原因無法關(guān)機可改為震動或交由他人代管學(xué)習(xí)商務(wù)禮儀的三個目的：1、提高個人素質(zhì)：教養(yǎng)體現(xiàn)于細節(jié)，細節(jié)體現(xiàn)個人素質(zhì);2、有利于交往應(yīng)酬;3、維護企業(yè)形象：商務(wù)交往中個體代表整體。商務(wù)人員的工作能力：1、業(yè)務(wù)能力;2、交際能力(是2、一種可持續(xù)發(fā)展的能力，人際關(guān)系重視程度與處理能力)?！p能力尊重為本——商務(wù)禮儀的基本理念「例」掌心向上表示謙恭尊敬，掌心向下表示訓(xùn)斥1、前提：了解交往對象，最低要求了解其不喜歡什么;2、「例」不在女性面前夸獎其他女性3、2、第一層面-出發(fā)點：自尊，通過言談舉止、待人接物、穿著打扮等方面體現(xiàn)?！咐古耘宕魇罪棧悍仙矸荩陨贋榧?，一般不多于三種，每種不多于兩件;兩類不適宜佩戴的首飾：展示財力、在社交場合才佩戴的珠寶首飾和展示性別魅力的首飾(如胸針、腳鏈);佩戴原則：同質(zhì)同色?！咐古栽谏虅?wù)交往場合應(yīng)著裙裝，應(yīng)注意“五不準(zhǔn)”：(1)黑色皮裙不穿，尤其在對外商務(wù)交往中;(2)正式高級場合不光腿;(3)殘破的襪子不穿(隨身帶——備用襪);(4)鞋襪不配套，不能穿便裝鞋，穿雙包鞋(前不露腳趾后不露腳跟);(5)裙襪之間無空白，否則被稱為“三節(jié)腿”。「例」高級場合：男性看表，女性看包。普通商務(wù)場合：男性看腰，女性看頭(發(fā)式：不染發(fā)、不長于肩部，可盤發(fā)，束發(fā)不太正式且有年齡限制)。3、第二層面-尊重他人打電話的基本禮儀打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。在打電話時，必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸，使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。1、時間適宜把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的干練，同時也顯示了對通話對象的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利于雙方關(guān)系的發(fā)展。如果把握不好通話時間，談話過于冗長，也會引起對方的負面情緒。2、內(nèi)容精煉打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。(1)預(yù)先準(zhǔn)備在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數(shù)，盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準(zhǔn)備后，在通話時就不會出現(xiàn)顛三倒四、現(xiàn)說現(xiàn)想、丟三落四的現(xiàn)象了同時也會給受話人留下高素質(zhì)的好印象。(2)簡潔明了電話接通后，發(fā)話人對受話人的講話要務(wù)實，在簡單的問候之后，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要啰嗦、重復(fù)，更不要偏離話題，節(jié)外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發(fā)話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情愿地認為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。(3)表現(xiàn)有禮撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的對象，并照顧到通話環(huán)境中其他人的感受。接電話的基本禮儀接聽電話的人雖然處于被動的位置，但是，也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級，可能是合作方，也可能是對你很有幫助的友人，因此，受話人在接聽電話時，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。當(dāng)本人接聽打給自己的電話時，應(yīng)注意及時接聽并謙和應(yīng)對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮。1、及時接聽電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側(cè)面反映出他的待人接物的誠懇程度。一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適?！扳徛暡贿^三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度，而且鈴...商務(wù)活動中的電話禮儀常識電話中的稱謂：詢問對方的姓名時應(yīng)該說：“請問您貴姓?”，不能直接問“你叫什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應(yīng)該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產(chǎn)生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務(wù)”的稱呼方式，或者說××先生、××女士。措辭。電話交談應(yīng)該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。聲音的把握。有研究顯示，當(dāng)你與別人交流時，你說話的內(nèi)容對別人的影響占20%，而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應(yīng)該保持語調(diào)積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節(jié)奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節(jié)奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經(jīng)營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮(zhèn)定的工作風(fēng)格。微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動作等外在與內(nèi)在的狀態(tài)是整體統(tǒng)一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，而是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到!你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應(yīng)該說“他(她)恰好不在”，或者說“公務(wù)外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉(zhuǎn)告，應(yīng)該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內(nèi)容。如果電話需要轉(zhuǎn)接，應(yīng)該說“好的，請稍等?！比舴謾C無人接聽轉(zhuǎn)回總機，應(yīng)該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)母嬖V對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍?！庇袝r辦公室內(nèi)恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應(yīng)該對客人禮貌的說明“對不起，我接個電話?！睂ψ约簺]有及時接到的電話，應(yīng)該在二十四小時以內(nèi)給予回復(fù)，如果有特殊的情況沒能及時回復(fù)，一定要向?qū)Ψ阶鲆粋€簡單的解釋。接電話的時間與掛斷電話。商務(wù)電話不是“煲粥”，時間一般不應(yīng)超過三分鐘。掛斷電話時，應(yīng)該禮貌的說“再見”，并由打出電話的一方先掛斷電話。商務(wù)活動中的電話禮儀規(guī)范一、接聽電話前準(zhǔn)備記錄工具。當(dāng)對方有重要的信息留下來的時候，能在第一時間記錄，避免對方等待，體現(xiàn)專業(yè)性。停止一切不必要的動作。不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是失禮的。使用正確的姿勢。如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶著微笑迅速接起電話。讓對方在電話中感受到你的熱情和陽光。二、接聽電話三聲之內(nèi)接起電話。注意接聽電話的語調(diào)、語速;注意接聽電話的措辭，避免用不禮貌的語言表達方式;注意接聽電話的環(huán)境，避免過于嘈雜，導(dǎo)致聽不清楚讓對方不斷重復(fù);當(dāng)聽到對方的談話內(nèi)容很長時，應(yīng)有所反應(yīng)，如“是的、好的”，表示你在聽。主動問候，自報家門介紹自己。如果想知道對方是誰，應(yīng)委婉的表達，如“請問怎么稱呼您?”。感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話。建議溝通過程中多稱呼對方，表示對對方尊重。三、掛電話前的禮貌要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)讓尊者先掛，或打電話