2020年經(jīng)典案列：內(nèi)部審計審計部檔案管理辦法

—5—特變電工審計部檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范審計檔案管理，維護(hù)審計檔案的完整與安全，保證審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和《特變電工檔案管理制度》，制定本辦法。第二條本規(guī)定所稱審計檔案，是指進(jìn)行審計（含專項(xiàng)審計調(diào)查）活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。審計檔案是公司檔案的組成部分。部門檔案指內(nèi)部日常管理產(chǎn)生的歷史記錄。第三條本管理辦法適用于公司審計監(jiān)察部及所有派出審計機(jī)構(gòu)。第二章組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)第四條公司總經(jīng)辦歸口管理檔案工作，公司審計部部長助理及內(nèi)勤人員具體負(fù)責(zé)審計部檔案管理工作，公司審計部和總經(jīng)辦在各自的職責(zé)范圍內(nèi)開展審計檔案工作，在業(yè)務(wù)上接受總經(jīng)辦的指導(dǎo)和檢查。第五條公司審計部與派出審計機(jī)構(gòu)按審計范圍開展檔案管理工作，派出審計機(jī)構(gòu)作為檔案管理二級部門隸屬公司審計部，接受公司審計部的指導(dǎo)和檢查。第六條公司審計部檔案管理人員的基本職責(zé)執(zhí)行檔案工作的政策規(guī)章，建立、健全審計體系檔案管理的制度；負(fù)責(zé)對審計體系內(nèi)不同類型檔案的分類、立卷、歸檔工作并對進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)登記歸檔資料及管理，積極開發(fā)檔案資料信息資源，為各項(xiàng)工作提供必要的服務(wù)；認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》，做好保密工作，確保檔案機(jī)密安全性；落實(shí)檔案交接工作，規(guī)范轉(zhuǎn)崗或離職人員檔案交接工作，確保檔案管理的連續(xù)性和完整性。第三章審計檔案第七條審計檔案質(zhì)量的基本要求是審計項(xiàng)目文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效、規(guī)范，并做到遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。第八條審計文件材料應(yīng)當(dāng)按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類4個單元進(jìn)行排列。第九條審計文件材料歸檔范圍（詳見歸檔文件目錄）（一）結(jié)論類文件材料審計項(xiàng)目形成的審計報告、管理建議書等結(jié)論類報告以及公司領(lǐng)導(dǎo)的批示情況說明，包括但不限于相關(guān)審計業(yè)務(wù)會議記錄、紀(jì)要、被審計對象對審計報告的書面意見、審計組的書面說明等。（二）證明類文件材料被審計單位承諾書、審計工作底稿匯總表、審計工作底稿及相應(yīng)的審計證據(jù)等。（三）立項(xiàng)類文件材料公司領(lǐng)導(dǎo)的指令性文件、與審計事項(xiàng)有關(guān)的舉報材料及領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)查了解記錄、審計實(shí)施方案及相關(guān)材料、審計通知書等。（四）備查類文件材料被審計單位整改情況、該審計項(xiàng)目審計過程中產(chǎn)生的信息等不屬于前三類的其他文件材料。第四章部門檔案第十條部門檔案管的基本要求是真實(shí)、完整和連續(xù)性，有利于部門查詢及管理。第十一條部門檔案建議按照報告類、團(tuán)隊(duì)建設(shè)類、日常評審類、內(nèi)控建設(shè)類、風(fēng)險監(jiān)測類5個單元進(jìn)行排列。第十二條審計文件材料歸檔范圍類別二級目錄內(nèi)容報告類公文函件類請示、通知、函領(lǐng)導(dǎo)批示公司領(lǐng)導(dǎo)、總辦、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)督察督辦類專項(xiàng)審計報告管理類、內(nèi)控類、工程類（含公司安排及主動開展）等團(tuán)隊(duì)建設(shè)考勤類匯總績效類月度總結(jié)及計劃、季度總結(jié)及計劃、年度總結(jié)及計劃部門制度所有制度人事管理招聘、面試記錄、簡歷、試用期評價、轉(zhuǎn)正記錄、花名冊培訓(xùn)檔案直接培訓(xùn)資料培訓(xùn)效果培訓(xùn)總結(jié)及計劃日常評審經(jīng)營管理類日常評審中需要留存的重大事項(xiàng)資料工程審計類內(nèi)控建設(shè)跟蹤檢查內(nèi)控缺陷日常管理制度修訂、新增重大專項(xiàng)按專項(xiàng)安排風(fēng)險監(jiān)測風(fēng)險清單風(fēng)險監(jiān)測臺帳（日常審批發(fā)現(xiàn)、公司內(nèi)部紀(jì)檢案例等）跟蹤記錄跟蹤臺帳第五章檔案的立卷和歸檔第十三條檔案立卷歸檔程序適用于總辦和公司審計部根據(jù)檔案重要性要求歸檔的文件。第十四條審計文件材料按審計項(xiàng)目立卷，不同審計項(xiàng)目不得合并立卷。審計文件材料歸檔工作實(shí)行審計項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)制。第十五條立卷程序分類排列將當(dāng)年的檔案按年度、項(xiàng)目進(jìn)行分類組合后，對卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類進(jìn)行排列。編寫卷內(nèi)文件頁號編寫頁號一律用鉛筆，頁號位置為正面右上角，背面左上角。填寫歸檔文件目錄卷內(nèi)文件目錄均用計算機(jī)打印隨案卷裝訂，目錄中填寫類別、編號、頁號、負(fù)責(zé)人、復(fù)核人、日期等。填寫卷內(nèi)備考表包括卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況的說明；立卷人姓名、年月日、完成立卷的日期。裝訂案卷將案卷按卷內(nèi)文件目錄、文件、備考表的順序裝訂在統(tǒng)一的卷皮內(nèi)，裝訂要整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字，用線繩裝訂。6．編寫歸檔號將裝訂好的案卷按其保管期限和重要程度進(jìn)行分類排列，依次編寫歸檔號（永久一個順序，定期一個順序）。7．填寫案卷封皮書寫清楚，字跡工整。審計組組長確定的立卷人應(yīng)當(dāng)及時收集審計項(xiàng)目的文件材料，在審計項(xiàng)目終結(jié)后按立卷程序歸類整理，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編目和裝訂，由審計部門檔案機(jī)構(gòu)或者辦理移交手續(xù)。第十六條公司審計部統(tǒng)一組織多個派出審計機(jī)構(gòu)的審計組共同實(shí)施一個審計項(xiàng)目，由公司審計部負(fù)責(zé)組織確定文件材料歸檔工作。第十七條審計檔案的保管期限根據(jù)審計項(xiàng)目涉及的金額、性質(zhì)、社會影響等因素劃定為永久、定期兩種，定期分為3年、1年。審計檔案的保管期限自歸檔年度開始計算。（一）永久保管的檔案，是指特別重大的審計事項(xiàng)、第一次涉及的審計領(lǐng)域等具有突出代表意義的審計事項(xiàng)檔案。（主要指離任審計報告、初次涉及的審計領(lǐng)域的報告等）（二）保管3年的檔案，是指重要審計事項(xiàng)、查考價值較大的檔案。（主要指年度經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、重大廉政調(diào)查報告等）（三）保管1年的檔案，是指一般性審計事項(xiàng)的檔案。（主要指例行性，日常性的專項(xiàng)審計）第十八條審計文件材料的歸檔時間應(yīng)當(dāng)在該審計項(xiàng)目終結(jié)后的5個月內(nèi)，不得遲于次年6月底。第六章檔案的保密制度第十九條公司審計部根據(jù)審計工作保密事項(xiàng)范圍和有關(guān)主管部門保密事項(xiàng)范圍的規(guī)定確定密級和保密期限。凡未標(biāo)明保密期限的，按照絕密級3年、機(jī)密級2年、秘密級1年認(rèn)定。第二十條審計檔案的密級及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級及其保密期限確定，由審計業(yè)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)作出標(biāo)識。審計檔案保密期限屆滿，即自行解密。因工作需要提前或者推遲解密的，由審計部向公司董事會申請辦理。第七章檔案的鑒定、銷毀第二十一條審計部定期組織對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案管理部門和審計部共同負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對舊檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。第二十二條銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案的遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。第八章電子檔案管理第二十三條對于電子形式的審計檔案，要求進(jìn)行信息化歸檔，按照立卷程序進(jìn)行編號，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行加密打包，將相關(guān)檔案傳送至公司信息審計小組進(jìn)行統(tǒng)一刻盤歸檔并交存至檔案室。第二十四條審計項(xiàng)目組組長在條件允許的情況下要安排組織審計檔案的電子化工作，減少紙介底稿的歸檔。第八章審計檔案借閱第二十五條借閱審計檔案，僅限定在審計內(nèi)部。審計部以外的單位有特殊情況需要查閱、復(fù)制審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經(jīng)審計部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱流程見附件。第二十六條本辦法由公司審計部負(fù)責(zé)解釋。第二十七條本辦法自214年5月1日起施行。附件1特變電工審計歸檔文件目錄特變電工經(jīng)營業(yè)績審計項(xiàng)目歸檔文件目錄項(xiàng)目組長被審單位歸檔人日期類別編號名稱頁號負(fù)責(zé)人復(fù)核人日期備注結(jié)論類1-1審計報告1-11報告附注1-2審計建議書2-21整改計劃書1-3領(lǐng)導(dǎo)批示1-4會議紀(jì)要1-5被審單位意見書1-6審計說明書1-7……證明類2-1被審計單位承諾書2-2審計數(shù)據(jù)表2-3利潤調(diào)整表2-3-1核增證明文件2-3-1-1委派審計人員薪資匯總表……2-3-2核減證明文件2-3-2-1存貨減值計提表……2-1資產(chǎn)類底稿2-11其他金融資產(chǎn)2-111貨幣資金2-112其他金融資產(chǎn)2-113應(yīng)收票據(jù)2-114應(yīng)收賬款2-115預(yù)付賬款2-116其他應(yīng)收賬款2-117持有至到期投資2-118長期股權(quán)投資……2-12其他資產(chǎn)2-121固定資產(chǎn)2-122在建工程