應(yīng)付賬款管理制度范文（四篇）

第7頁共7頁應(yīng)付賬款管理制度范文應(yīng)付賬款價差處理：當(dāng)月結(jié)賬當(dāng)企業(yè)收到的發(fā)票單價與進貨單價不一致的時候，就產(chǎn)生應(yīng)付賬款價差。不同的企業(yè)對于這種情形處理的方式不同。有的企業(yè)當(dāng)出現(xiàn)這種情況時，必須要求企業(yè)撤銷審核進貨單，重新開采購價格變更單，然后再生成進貨單，等等。這種處理方式比較嚴格，可以做到單據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一。但是，在實際工作中，很多企業(yè)不能夠嚴格的做到這一點。畢竟如此處理的話，會增加很多工作量，而且，對于庫存成本也會產(chǎn)生比較大的影響。畢竟，進貨單審核與撤銷審核，不僅僅關(guān)系到庫存數(shù)量而已，還涉及到庫存成本的更新。為了解決這個問題，在erp系統(tǒng)中，逐漸出現(xiàn)一種專門處理這種業(yè)務(wù)的價差處理流程。利用這支作業(yè)，可以非常方便的就解決企業(yè)的這種需求。價差流程，根據(jù)具體的業(yè)務(wù)不同，又可以分為兩種，一種是當(dāng)月結(jié)賬的價差處理，第二種就是跨月結(jié)賬的價差處理。下面我先以一家客戶的價差處理流程為例，談?wù)勗趦r差流程管理中需要注意的地方。如下面的流程圖，如果一家企業(yè)，在月底的時候，某張進貨單上某個材料甲其進價為____元/件，數(shù)量為____件。而當(dāng)月供應(yīng)商送來的發(fā)票上，單價為____元/件。后來發(fā)現(xiàn)是企業(yè)自己采購單價格錯誤。因為進貨單已經(jīng)審核，再撤銷審核、刪除進貨單、修改采購訂單價格不怎么現(xiàn)實，此時該如何處理。第一步。價差處理需求。當(dāng)進貨單的價格與發(fā)票的價格不一致的時候，就會觸發(fā)這個價差處理需求。在了解這個流程之前，我們首先需要認識一下，這兩張單據(jù)價格不一致時會產(chǎn)生什么樣的影響。其實，這主要是對成本，包括庫存成本、發(fā)料成本、產(chǎn)品成本等有連鎖的影響。因為在erp系統(tǒng)中，是根據(jù)進貨單的金額來統(tǒng)計進貨成本，而不是根據(jù)應(yīng)付憑單或者發(fā)票金額來影響庫存成本。當(dāng)發(fā)票中的單價跟進貨單中的單價不一致的時候，必然導(dǎo)致erp系統(tǒng)中的庫存成本與實際成本不一致。如根據(jù)上面的這個例子，甲材料進貨單中體現(xiàn)的進貨成本為____元，而企業(yè)實際支付的是____元。若不對整個差額進行調(diào)整的話，則后續(xù)在計算這批產(chǎn)品的成本時，就會少算____元，從而影響到這批產(chǎn)品、這批訂單的利潤分析，甚至對后續(xù)產(chǎn)品的報價也會有比較大的影響。可見，這個小小的價格差，也會在erp系統(tǒng)中引起蝴蝶效應(yīng)。所以，當(dāng)出現(xiàn)進貨單與發(fā)票價格不一致的時候，一定要通過價差處理流程，來調(diào)整相關(guān)的成本，否則的話，后續(xù)很多結(jié)果都將出現(xiàn)比較大的誤差。第二步。錄入進貨單。倉庫部門收到貨物的時候，一般不會核對貨物的單價。而且，供應(yīng)商送過來的送貨單上往往也不會附上單價。因為有些企業(yè)有權(quán)限的控制，倉庫部門是沒有權(quán)力看到采購的價格信息的。所以，倉庫管理員就直接根據(jù)采購單轉(zhuǎn)換成進貨單。進貨單上的材料單價則直接來自于采購訂單的價格。當(dāng)采購訂單上材料甲的價格錯誤的填寫為____元的時候，倉庫管理員無法知曉，所以，在進貨單上體現(xiàn)的材料單價也就為____元。此時，當(dāng)進貨單審核的時候，倉庫中增加的甲材料的庫存存貨也就為____元每件。若當(dāng)月，還發(fā)生發(fā)料作業(yè)的話，就更加復(fù)雜了。若采用的是先進先出的話，則按____元每件發(fā)出，若采用的是加權(quán)平均成本的話，則還需要根據(jù)公式進行調(diào)整。總之，當(dāng)進貨成本跟實際成本有誤差的話，則材料庫存金額、發(fā)票成本、產(chǎn)品成本等等都會不準確。第三步。錄入應(yīng)付憑單。月底，財務(wù)根據(jù)采購部門提供的對賬信息生成應(yīng)付憑單。在采購員提供的發(fā)票、進貨單、采購單等單據(jù)上，采購員是輕松的指出甲材料的價格有錯誤，采購單上單價為____元，而發(fā)票上單價則為____元，應(yīng)以發(fā)票金額為準。采購員處理起來是方便的，只需要簡單的說一聲即可。但是，接下來留給財務(wù)人員的，可是一個爛攤子。應(yīng)付憑單因為是根據(jù)進貨單逐筆結(jié)轉(zhuǎn)過來，因為某筆進貨單上價格有錯誤，所以，這也必然導(dǎo)致應(yīng)付憑單上金額有錯誤。為此，財務(wù)管理人員首先需要調(diào)整應(yīng)付憑單的金額，根據(jù)發(fā)票上的金額來進行調(diào)整。在有些erp系統(tǒng)中，也可以在進貨單中先作調(diào)整，然后，在根據(jù)進貨單生成應(yīng)付憑單的時候，根據(jù)調(diào)整后的金額來生成應(yīng)付憑單的，這也未嘗不可。不過這里需要注意一點，一般庫存存貨成本調(diào)整是整合在進貨單的審核流程中。而進貨單審核后，對于進貨單的調(diào)整一般不會影響到存貨成本。所以，對于在進貨單上調(diào)整的情況，仍然需要按接下來的步驟，調(diào)整庫存成本。第四步。應(yīng)付憑單審核。當(dāng)應(yīng)付憑單審核后，甲材料就產(chǎn)生應(yīng)付賬款____元，但是，在進貨單上顯示的進貨成本仍然為____元。也就是說，應(yīng)付憑單審核后，仍然不會對庫存成本進行調(diào)整。想想也是，若把進貨成本的調(diào)整功能集成到應(yīng)付憑單的審核作業(yè)中，那么每次應(yīng)付憑單審核后都需要去觸發(fā)“庫存成本調(diào)整”作業(yè)，顯然不合理，會大大增加應(yīng)付憑單審核時的工作量。所以，在erp系統(tǒng)中，往往在應(yīng)付憑單審核中，不會集成進貨成本調(diào)整的功能。而是通過后續(xù)的獨立的作業(yè)，來完成這個動作。所以，在實際中這里需要注意，若存在價差的情況，當(dāng)應(yīng)付憑單審核后、成本調(diào)整之前，財務(wù)模塊中的甲材料的金額與庫存管理模塊中的甲材料的庫存成本就存在著一個價格差。而這個價格差正是我們后續(xù)作業(yè)需要調(diào)整的。若這中間發(fā)生財務(wù)稽核等事件時，就需要注意這方面的情形。第五步。生成進貨單價差成本調(diào)整表。在月底進行成本調(diào)整作業(yè)之前，我們需要先生成一份“進貨單價價差成本調(diào)整表”。在這份資料中，以報表的形式顯示當(dāng)月發(fā)生的所有價格差異的事件，并給出了參考的調(diào)整結(jié)果。如在這份資料中，會顯示原先的進貨成本是多少，調(diào)整后的進貨成本又為多少，調(diào)增了多少。如果這批材料當(dāng)月還發(fā)過料的話，在還會顯示對當(dāng)月發(fā)料成本的影響，以及對最終產(chǎn)品成本的影響情況。一般來說，最好在月底成本調(diào)整以前，先生成這一份報表。因為這份報表給管理人員，特別是產(chǎn)品成本會計，以一個全局的印象。這對于其后續(xù)調(diào)整、計算成本具有非常大的參考價值。而且，這份報表也可以讓采購員看到其后續(xù)調(diào)整的工作量，讓其直觀的感受到由于其工作的失誤會造成什么樣的連鎖反應(yīng)。這也有助于督促采購員更好的作好工作，最大限度的減少采購訂單價格錯誤發(fā)生的機率。第六步。生成進貨單價價差成本調(diào)整單。這里我們需要了解一個概念，就是在erp系統(tǒng)中表與單的差異。在系統(tǒng)中，報表只是一種查詢或者簡單的統(tǒng)計作用，不會對erp系統(tǒng)中的賬產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。而對系統(tǒng)數(shù)據(jù)有實質(zhì)性影響的都是單據(jù)。這主要是因為財務(wù)部門在作賬時，都需要按照憑證在作賬。所以，在省城進貨單價差成本調(diào)整報表之后，還需要在erp系統(tǒng)中生成進貨單價價差成本調(diào)整單。這張單據(jù)才是財務(wù)做賬的依據(jù)。在erp系統(tǒng)中，最終對于成本的影響，也是按照這張單據(jù)的金額來的。生成這張成本調(diào)整單，并由專門人員審核后，則工作就完成一半了。為什么說只完成一般呢。這是因為當(dāng)這張“進貨單價價差成本調(diào)整單”審核之后，系統(tǒng)只調(diào)整了甲材料的庫存金額。但是，若這個材料在當(dāng)月還發(fā)料生產(chǎn)了，甚至產(chǎn)品生產(chǎn)完成已經(jīng)入庫或者出貨了，則還需要調(diào)整發(fā)料成本、產(chǎn)品的完工成本等等。這就是一些非常復(fù)雜的作業(yè)了。所以，在erp設(shè)計的時候，把它獨立出來，放在月底成本計價中進行處理。不過，有些企業(yè)也就做到這一步為止。也就是說，不管當(dāng)月是否存在發(fā)料的情況，只調(diào)整現(xiàn)有庫存的材料成本，而不調(diào)整發(fā)料成本。當(dāng)增加出來的庫存，就在現(xiàn)有的庫存數(shù)量上分攤。若在金額誤差小的情況下，這種也不虧為一種合理的處理方式。不過，這很容易造成一種意外的情況，即當(dāng)某個材料已經(jīng)沒有庫存，而又發(fā)生庫存調(diào)整作業(yè)的話，則就會造成庫存數(shù)量為0，但是卻有庫存金額的情況。此時，就需要用戶進行手工調(diào)整。所以，一般情況下，筆者還是建議用戶發(fā)料成本也進行調(diào)整。若需要對發(fā)料成本也進行調(diào)整的話，則在建立“進貨單價價差成本調(diào)整單”單據(jù)的時候，要把它的單據(jù)性質(zhì)中的成本更新碼設(shè)置為“y”。只有如此，在月底成本計價作業(yè)中，才會對發(fā)料成本等后續(xù)的成本作業(yè)進行調(diào)整。第七步。月底成本計價。無論是否有價差的需求，在月底，都需要運行“月底成本計價”作業(yè)。當(dāng)用戶把進貨單價價差成本調(diào)整單單據(jù)設(shè)置成為需要調(diào)整成本的時候，在這個作業(yè)運行的時候，則系統(tǒng)會考慮進貨單價價差成本調(diào)整單對當(dāng)月成本的影響，并重新調(diào)整當(dāng)月的相關(guān)成本金額。不過要注意，月底成本計價只對當(dāng)月發(fā)生的成本調(diào)整負責(zé)。若遇到一些跨越結(jié)賬的需求時，則不能夠使用這個流程。具體如何來處理跨越結(jié)賬的問題，我在下篇文章中會做詳細的闡述。應(yīng)付賬款管理制度范文（二）1目的為加強應(yīng)付賬款，預(yù)付款項、其他各項應(yīng)付款管理，保證付款的準確性和及時性，明確審批、記賬、付款各環(huán)節(jié)的具體程序和各環(huán)節(jié)責(zé)任人的職責(zé)。2范圍公司采購營運用原物料、辦公用品、固定資產(chǎn)、儀器設(shè)備、其他輔助用品、接受服務(wù)、裝修工程等所產(chǎn)生的各項應(yīng)付賬款、預(yù)付款項、其他應(yīng)付款項的審批、記賬、支付管理。3職責(zé)3.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門職責(zé)3.1.1經(jīng)辦人提出付款申請，填制付款申請單。3.1.2附上付款所需的采購發(fā)票或其他業(yè)務(wù)事項的發(fā)票，物料入庫單、合同、協(xié)議等原始單據(jù)。3.1.3與供應(yīng)商核對當(dāng)月物料采購的清單。3.1.4業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門主管對經(jīng)辦人提出的付款申請的真實性、金額的準確性、單據(jù)的完整性進行審批。3.2財務(wù)部職責(zé)3.2.1應(yīng)付款會計負責(zé)將付款申請進行記賬，并復(fù)核所附原始發(fā)票、合同、協(xié)議等原始單據(jù)是否正確，一致，合法、合規(guī)。3.2.2財務(wù)主管負責(zé)對付款申請進行審核簽字，安排出納支付到期應(yīng)付款或預(yù)付款。3.2.3財務(wù)總監(jiān)對所有預(yù)算外的付款申請進行審批。3.2.4出納負責(zé)對已審批的到期應(yīng)付款、預(yù)付款辦理支付手續(xù)。3.2.5應(yīng)付款會計在月初結(jié)賬前，編制上月末的應(yīng)付款、預(yù)付款，其他應(yīng)付款等往來賬明細清單；每半年與供應(yīng)商核對一次往來賬，保證賬實相符。3.3總經(jīng)理職責(zé)。3.3.1目前所有付款均需總經(jīng)理簽字。4內(nèi)容4.1付款申請、審批程序4.1.1采購項目的付款申請、審批4.1.1.1采購項目的應(yīng)付款項。指公司采購部門依據(jù)經(jīng)批準的《物料采購申請審批表》或《固定資產(chǎn)采購申請審批表》，實施采購工作，采購物品經(jīng)驗收入庫后形成的采購應(yīng)付款。4.1.1.2與采購的申請、審批、詢價、供應(yīng)商的選擇、采購訂單、合同的審批及簽訂、原物料的驗收入庫等工作的實施與管理，參見《采購管理制度》。4.1.1.3為有效實施采購與付款的監(jiān)督與管理，減少部分紙質(zhì)單據(jù)的傳遞，同時又能保證工作的各項紀錄單據(jù)的方便監(jiān)管查詢。對原物料、辦公用品采購除在k3系統(tǒng)外執(zhí)行采購申請、審批、訂購、驗收入庫等工作外，同時在k3系統(tǒng)執(zhí)行采購與付款的流程管理及賬務(wù)處理?！段锪喜少徤暾垖徟怼方?jīng)批準后，采購人員在k3系統(tǒng)的采購管理中輸入《采購申請單》并經(jīng)采購主管審核；常規(guī)采購項目在合格供應(yīng)商中選擇確定或采購詢價后確定供應(yīng)商及采購單價后，采購人員在k3系統(tǒng)通過下推《采購申請單》生成《采購訂單》并經(jīng)采購主管審核；實施采購后，在k3系統(tǒng)，依據(jù)實際入庫數(shù)量，倉管人員下推《采購訂單》生成《采購入庫單》；采購經(jīng)辦人依據(jù)《采購入庫單》下推生成《采購發(fā)票》；應(yīng)付款會計依據(jù)經(jīng)采購部門主管、總監(jiān)審核后的《付款申請單》，及所付原始發(fā)票、入庫單等附件對k3的《采購發(fā)票》進行審核并與k3的《采購入庫單》勾稽入賬生成采購記賬憑證。在k3系統(tǒng)中所有單據(jù)的生成均是由上一級單據(jù)下推生成，并由部門主管或其他部門人員依據(jù)紙質(zhì)原始單據(jù)實施審核，減少了差錯，同時增強了各部門的相互監(jiān)督及文件資料的可追溯性。4.1.1.4應(yīng)付款項的申請。采購經(jīng)辦人在收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票、倉管部門開具的入庫單后，填制《付款申請單》，申請單上詳細填列供應(yīng)商名稱，采購項目、應(yīng)付款金額、收款銀行及賬號，付款方式、按合同確定的應(yīng)付款日期等。并附上增值稅發(fā)票聯(lián)，入庫單記賬聯(lián)，對____元以上的采購項目還需附上采購訂單或合同復(fù)印件（原件由財務(wù)主管查閱后由采購人員交檔案室保管），如果是固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備的付款申請還應(yīng)附上《固定資產(chǎn)、低值易耗品質(zhì)量驗收報告》。采購經(jīng)辦人將《付款申請單》交采購主管審核，部門總監(jiān)審核。付款申請單經(jīng)審核后，采購經(jīng)辦人在k3系統(tǒng)做采購入庫單下推生成采購發(fā)票，然后交財務(wù)部。對于屬于固定資產(chǎn)的采購項目，采購人員不需要在k3采購系統(tǒng)做單據(jù)流程處理，直接交會計人員做固定資產(chǎn)入賬。4.1.1.5為了保證當(dāng)月進項稅發(fā)票稅務(wù)認證抵扣與財務(wù)入賬的進項稅額的一致性，進項稅額抵扣聯(lián)與付款申請一起交財務(wù)。各采購人員收到采購發(fā)票后必須及時辦理付款申請審批手續(xù)，并及時交財務(wù)審核、入賬。每月____號開始財務(wù)不再受理當(dāng)月的申請，應(yīng)付賬款的確認時間相應(yīng)順延至下月。4.1.1.6財務(wù)部收到采購人員遞交的《付款申請單》及進項發(fā)票后，首先由應(yīng)付賬款會計對付款申請單內(nèi)容與所付原始單據(jù)核對，對其真實性、合法性、正確性及單證的銜接一致性進行復(fù)核確認，以保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實準確，并與k3系統(tǒng)同步核對一致，如有任何不一致的退回采購人員，如核對相符交財務(wù)主管審核簽字。如采購項目是預(yù)算范圍內(nèi)并在____萬元以下的，由應(yīng)付款會計在k3系統(tǒng)審核采購發(fā)票并與采購入庫單勾稽入賬，制作記賬憑證增加應(yīng)付款。對預(yù)算外的采購付款必須交財務(wù)總監(jiān)審核，如采購項目是預(yù)算外或采購項目金額在____萬元以上的還必須經(jīng)總經(jīng)理審批后才能確認應(yīng)付賬款，目前所有《付款申請單》均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字方能付款。《付款申請單》一式兩聯(lián)，經(jīng)審批后財務(wù)主管將付款申請單的第一聯(lián)交給出納，目前所有《付款申請單》均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后將第一聯(lián)交出納保管。第二聯(lián)與其余原始憑證交應(yīng)付賬款會計歸入對應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證后存檔。4.1.2基建、大型設(shè)備購買應(yīng)付款管理。對于基建項目，裝修工程項目，購買大型設(shè)備等所支付應(yīng)付款，由相關(guān)經(jīng)辦人員填寫《付款申請單》，由部門主管審核，部門總監(jiān)審核，財務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準，如金額較大超過董事會授權(quán)還需經(jīng)董事會批準?！陡犊钌暾垎巍泛蟾缴习l(fā)票、訂單或合同復(fù)印件（原件查閱后交檔案室存檔）、經(jīng)監(jiān)理確認的工程進度表（基建、裝修），設(shè)備付款還必須附上設(shè)備調(diào)試驗收報告，合格證書復(fù)印將（原件查閱后歸入設(shè)備檔案資料）。4.1.3除采購項目、基建項目、大型設(shè)備購買外，其他各項付款由經(jīng)辦人填制《付款申請單》、部門主管審核、部門總監(jiān)審核、財務(wù)主管審核后由出納在付款到期日付款。附件資料除發(fā)票、合同外還需要附上其他原始單據(jù)，如：付運費時：運輸快遞單；付訂餐費：送餐簽收單；接受維修服務(wù)的，必須附上經(jīng)使用人簽字確認的維修報告。目前所有《付款申請單》均必須經(jīng)總經(jīng)理簽字方能付款4.2應(yīng)付賬款管理及付款4.2.1應(yīng)付賬款會計在k3系統(tǒng)里對應(yīng)付賬款按供應(yīng)商進行明細核算，并經(jīng)總賬會計對記賬憑證進行審核確認。每月結(jié)賬前，首先對應(yīng)付賬款系統(tǒng)的明細賬與總賬系統(tǒng)進行對賬，如發(fā)現(xiàn)有入賬錯誤的及時糾正，保證應(yīng)付賬款的正確性。____公司對供應(yīng)商進行評審，評審合格的納入合格供應(yīng)商目錄，公司向該批供應(yīng)商采購貨物一般采用賒銷的方式。當(dāng)月采購的貨物，在月底前采購員與供應(yīng)商核對采購物品的數(shù)量、單價、金額等，核對一致后，由供應(yīng)商開具增值稅專用發(fā)票。4.2.3賒銷付款期分為月結(jié)，月結(jié)30、60、____天。月結(jié)款指當(dāng)月貨款在下月初支付；月結(jié)____天指當(dāng)月貨款在下月底前支付。月結(jié)____天指當(dāng)月貨款在第二個月底前支付；月結(jié)____天指當(dāng)月貨款在第三個月底前支付。具體預(yù)計付款日期由采購員在填制付款申請單時注明。當(dāng)月貨款的認定以發(fā)票到達財務(wù)并入賬的日期為準計算。4.2.4出納對應(yīng)付款的管理。出納接到經(jīng)審批核準的《付款申請單》第一聯(lián)后，根據(jù)供應(yīng)商名稱及預(yù)計付款時間編制應(yīng)付款清單，并與應(yīng)付款會計編制的《應(yīng)付賬款明細表》核對，核對無誤后依付款到期時間安排支付。在支付前，出納將付款到期的《付款申請單》交財務(wù)主管確認后，每周安排____天進行集中支付。采購付款除零星采購用現(xiàn)金支付外，其余均用網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)盡可能減少用支票或其他票據(jù)。4.2.5付款。出納依據(jù)已到期的《付款申請單》，在網(wǎng)上銀行提交付款申請，并由網(wǎng)銀復(fù)核人員進行審核，確認后完成支付，如金額在____萬元以上的付款，還必須由二級復(fù)核人員進行審核確認，付款審核后，會計在《付款申請單》上加蓋“銀行付訖”章。如果用支票或其他票據(jù)進行支付，管理操作程序見《收付款管理制度》。4.2.6記賬。付款后，出納登記銀行存款日記賬，應(yīng)付款會計依據(jù)《付款申請單》、銀行付款水單在k3應(yīng)付系統(tǒng)制作記賬憑證，核銷減少應(yīng)付款。4.2.7每月初，結(jié)賬前，應(yīng)付款會計編制《應(yīng)付賬款明細表》、《預(yù)付賬款明細表》、《其他應(yīng)付款明細表》，用于付款備查及對賬。每半年及年末與供應(yīng)商核對往來賬，由財務(wù)出具各供應(yīng)商的《應(yīng)付賬款對賬單》交采購人員發(fā)給供應(yīng)商核對，確認應(yīng)付款、預(yù)付賬款金額并回傳，《應(yīng)付賬款對賬單》回執(zhí)由財務(wù)存檔，不一致的雙方查明原因加以糾正。對供應(yīng)商主動發(fā)來的對賬單，應(yīng)付款會計首先核對，然后交財務(wù)主管審核確認并蓋章。通過雙方的對賬，保證賬實相符。4.2.8對于原物料、辦公用品已入庫，但供應(yīng)商還未開具發(fā)票的，會計人員在月底做應(yīng)付賬款暫估入賬，在結(jié)賬前編制《應(yīng)付賬款暫估入賬明細表》，并將該表每月發(fā)給相應(yīng)采購人員核對，核對無誤的由采購人員通知供應(yīng)商及時開發(fā)票。收到發(fā)票后按上述流程進行審批、記賬、付款，會計人員沖銷暫估賬，按實際開票情況記錄應(yīng)付款。4.3預(yù)付賬款的管理4.3.1預(yù)付款的控制。對于采購由供應(yīng)商獨家代理或其他具有壟斷性質(zhì)貨物時，對方要求采取預(yù)付款的支付方式，為降低采購貨物的質(zhì)量風(fēng)險，和財務(wù)付款風(fēng)險，采購人員應(yīng)盡量控制預(yù)付款的比例，以防上當(dāng)受騙。4.3.2預(yù)付款申請。采購人員需要預(yù)付貨款時，填寫《付款申請單》，并附采購訂單（采購材料預(yù)付款）、訂貨合同（如工程設(shè)備預(yù)付款）并依審批程序經(jīng)核準，審批程序見4.1。經(jīng)核準后將付款申請單第一聯(lián)交出納付款，第二聯(lián)退回采購員用于發(fā)票收到核銷預(yù)付款。預(yù)付款申請單采購人員應(yīng)提前____天交到財務(wù)。4.3.3預(yù)付款支付后的管理。預(yù)付貨款后，采購人員應(yīng)在____天內(nèi)向供應(yīng)商索取增值稅發(fā)票。發(fā)票收到后采購人員將原《付款申請單》第二聯(lián)與增值稅發(fā)票、原物料《采購入庫單》記賬聯(lián)、交采購主管審核，審核后采購員在k3系統(tǒng)依據(jù)入庫單下推生成發(fā)票；然后交應(yīng)付款會計復(fù)核單據(jù)并在k3系統(tǒng)審核發(fā)票勾稽入庫單，核銷預(yù)付款，制作記賬憑證。對于部分預(yù)付款的發(fā)票，收到后還需按發(fā)票金額減去預(yù)付款金額后填制付款申請單，并按上述進行審批及賬務(wù)處理。4.3.4預(yù)付款后，不能在合同規(guī)定的時間到貨并收取發(fā)票的，又無正當(dāng)理由的。會計人員將該筆預(yù)付款作為經(jīng)辦人的借款轉(zhuǎn)入，按借款進行管理，必要時通知人事從工資中扣回該筆款項。4.4單據(jù)信息管理：4.4.1為保證所有采購業(yè)務(wù)憑證的合法性，所有付款發(fā)票必須為稅務(wù)局統(tǒng)一印制的增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，非正規(guī)發(fā)票或收據(jù)一律不予接收。4.4.2發(fā)票如有遺失，發(fā)票復(fù)印件不得作為記賬憑證依據(jù)，采購人員應(yīng)要求對方出具加蓋公章與發(fā)票專用章的發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件。如為增值稅發(fā)票遺失，除提供上述發(fā)票復(fù)印件外，同時要提交對方稅務(wù)局出具的發(fā)票已申報繳稅的證明，財務(wù)人員方可記賬，同時進行進項發(fā)票抵扣。4.4.3付款的收款單位必須與合同、訂單、發(fā)票一致，不得轉(zhuǎn)付其他單位。4.4.4所有傳遞到財務(wù)的付款單據(jù)、如發(fā)票、入庫單、其他附件等一律為原件，對采購合同、協(xié)議原件財務(wù)主管審核后，留復(fù)印件，原件退申請部門交檔案室。4.4.5供應(yīng)商收款信息的管理：為保障供應(yīng)商收款信息的準確性，新增供應(yīng)商或老供應(yīng)商信息變更，如供應(yīng)商公司名稱、開戶銀行、賬號等信息變更，采購人員應(yīng)填寫供應(yīng)商信息變更表及時遞交出納，后附由供應(yīng)商出具的加蓋印章的變更說明。應(yīng)付賬款管理制度范文（三）應(yīng)付賬款價差處理：當(dāng)月結(jié)賬當(dāng)企業(yè)收到的____單價與進貨單價不一致的時候，就產(chǎn)生應(yīng)付賬款價差。不同的企業(yè)對于這種情形處理的方式不同。有的企業(yè)當(dāng)出現(xiàn)這種情況時，必須要求企業(yè)撤銷審核進貨單，重新開采購價格變更單，然后再生成進貨單，等等。這種處理方式比較嚴格，可以做到單據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一。但是，在實際工作中，很多企業(yè)不能夠嚴格的做到這一點。畢竟如此處理的話，會增加很多工作量，而且，對于庫存成本也會產(chǎn)生比較大的影響。畢竟，進貨單審核與撤銷審核，不僅僅關(guān)系到庫存數(shù)量而已，還涉及到庫存成本的更新。為了解決這個問題，在erp系統(tǒng)中，逐漸出現(xiàn)一種專門處理這種業(yè)務(wù)的價差處理流程。利用這支作業(yè)，可以非常方便的就解決企業(yè)的這種需求。價差流程，根據(jù)具體的業(yè)務(wù)不同，又可以分為兩種，一種是當(dāng)月結(jié)賬的價差處理，第二種就是跨月結(jié)賬的價差處理。下面我先以一家客戶的價差處理流程為例，談?wù)勗趦r差流程管理中需要注意的地方。如下面的流程圖，如果一家企業(yè)，在月底的時候，某張進貨單上某個材料甲其進價為____元/件，數(shù)量為____件。而當(dāng)月供應(yīng)商送來的____上，單價為____元/件。后來發(fā)現(xiàn)是企業(yè)自己采購單價格錯誤。因為進貨單已經(jīng)審核，再撤銷審核、刪除進貨單、修改采購訂單價格不怎么現(xiàn)實，此時該如何處理。第一步。價差處理需求。當(dāng)進貨單的價格與____的價格不一致的時候，就會觸發(fā)這個價差處理需求。在了解這個流程之前，我們首先需要認識一下，這兩張單據(jù)價格不一致時會產(chǎn)生什么樣的影響。其實，這主要是對成本，包括庫存成本、發(fā)料成本、產(chǎn)品成本等有連鎖的影響。因為在erp系統(tǒng)中，是根據(jù)進貨單的金額來統(tǒng)計進貨成本，而不是根據(jù)應(yīng)付憑單或者____金額來影響庫存成本。當(dāng)____中的單價跟進貨單中的單價不一致的時候，必然導(dǎo)致erp系統(tǒng)中的庫存成本與實際成本不一致。如根據(jù)上面的這個例子，甲材料進貨單中體現(xiàn)的進貨成本為____元，而企業(yè)實際支付的是____元。若不對整個差額進行調(diào)整的話，則后續(xù)在計算這批產(chǎn)品的成本時，就會少算____元，從而影響到這批產(chǎn)品、這批訂單的利潤分析，甚至對后續(xù)產(chǎn)品的報價也會有比較大的影響?？梢姡@個小小的價格差，也會在erp系統(tǒng)中引起蝴蝶效應(yīng)。所以，當(dāng)出現(xiàn)進貨單與____價格不一致的時候，一定要通過價差處理流程，來調(diào)整相關(guān)的成本，否則的話，后續(xù)很多結(jié)果都將出現(xiàn)比較大的誤差。第二步。錄入進貨單。倉庫部門收到貨物的時候，一般不會核對貨物的單價。而且，供應(yīng)商送過來的送貨單上往往也不會附上單價。因為有些企業(yè)有權(quán)限的控制，倉庫部門是沒有權(quán)力看到采購的價格信息的。所以，倉庫管理員就直接根據(jù)采購單轉(zhuǎn)換成進貨單。進貨單上的材料單價則直接來自于采購訂單的價格。當(dāng)采購訂單上材料甲的價格錯誤的填寫為____元的時候，倉庫管理員無法知曉，所以，在進貨單上體現(xiàn)的材料單價也就為____元。此時，當(dāng)進貨單審核的時候，倉庫中增加的甲材料的庫存存貨也就為____元每件。若當(dāng)月，還發(fā)生發(fā)料作業(yè)的話，就更加復(fù)雜了。若采用的是先進先出的話，則按____元每件發(fā)出，若采用的是加權(quán)平均成本的話，則還需要根據(jù)公式進行調(diào)整?？傊?，當(dāng)進貨成本跟實際成本有誤差的話，則材料庫存金額、____成本、產(chǎn)品成本等等都會不準確。第三步。錄入應(yīng)付憑單。月底，財務(wù)根據(jù)采購部門提供的對賬信息生成應(yīng)付憑單。在采購員提供的____、進貨單、采購單等單據(jù)上，采購員是輕松的指出甲材料的價格有錯誤，采購單上單價為____元，而____上單價則為____元，應(yīng)以____金額為準。采購員處理起來是方便的，只需要簡單的說一聲即可。但是，接下來留給財務(wù)人員的，可是一個爛攤子。應(yīng)付憑單因為是根據(jù)進貨單逐筆結(jié)轉(zhuǎn)過來，因為某筆進貨單上價格有錯誤，所以，這也必然導(dǎo)致應(yīng)付憑單上金額有錯誤。為此，財務(wù)管理人員首先需要調(diào)整應(yīng)付憑單的金額，根據(jù)____上的金額來進行調(diào)整。在有些erp系統(tǒng)中，也可以在進貨單中先作調(diào)整，然后，在根據(jù)進貨單生成應(yīng)付憑單的時候，根據(jù)調(diào)整后的金額來生成應(yīng)付憑單的，這也未嘗不可。不過這里需要注意一點，一般庫存存貨成本調(diào)整是整合在進貨單的審核流程中。而進貨單審核后，對于進貨單的調(diào)整一般不會影響到存貨成本。所以，對于在進貨單上調(diào)整的情況，仍然需要按接下來的步驟，調(diào)整庫存成本。第四步。應(yīng)付憑單審核。當(dāng)應(yīng)付憑單審核后，甲材料就產(chǎn)生應(yīng)付賬款____元，但是，在進貨單上顯示的進貨成本仍然為____元。也就是說，應(yīng)付憑單審核后，仍然不會對庫存成本進行調(diào)整。想想也是，若把進貨成本的調(diào)整功能集成到應(yīng)付憑單的審核作業(yè)中，那么每次應(yīng)付憑單審核后都需要去觸發(fā)“庫存成本調(diào)整”作業(yè)，顯然不合理，會極大增加應(yīng)付憑單審核時的工作量。所以，在erp系統(tǒng)中，往往在應(yīng)付憑單審核中，不會集成進貨成本調(diào)整的功能。而是通過后續(xù)的獨立的作業(yè)，來完成這個動作。所以，在實際中這里需要注意，若存在價差的情況，當(dāng)應(yīng)付憑單審核后、成本調(diào)整之前，財務(wù)模塊中的甲材料的金額與庫存管理模塊中的甲材料的庫存成本就存在著一個價格差。而這個價格差正是我們后續(xù)作業(yè)需要調(diào)整的。若這中間發(fā)生財務(wù)稽核等事件時，就需要注意這方面的情形。第五步。生成進貨單價差成本調(diào)整表。在月底進行成本調(diào)整作業(yè)之前，我們需要先生成一份“進貨單價價差成本調(diào)整表”。在這份資料中，以報表的形式顯示當(dāng)月發(fā)生的所有價格差異的事件，并給出了參考的調(diào)整結(jié)果。如在這份資料中，會顯示原先的進貨成本是多少，調(diào)整后的進貨成本又為多少，調(diào)增了多少。如果這批材料當(dāng)月還發(fā)過料的話，在還會顯示對當(dāng)月發(fā)料成本的影響，以及對最終產(chǎn)品成本的影響情況。一般來說，最好在月底成本調(diào)整以前，先生成這一份報表。因為這份報表給管理人員，特別是產(chǎn)品成本會計，以一個全局的印象。這對于其后續(xù)調(diào)整、計算成本具有非常大的參考價值。而且，這份報表也可以讓采購員看到其后續(xù)調(diào)整的工作量，讓其直觀的感受到由于其工作的失誤會造成什么樣的連鎖反應(yīng)。這也有助于督促采購員更好的作好工作，最大限度的減少采購訂單價格錯誤發(fā)生的機率。第六步。生成進貨單價價差成本調(diào)整單。這里我們需要了解一個概念，就是在erp系統(tǒng)中表與單的差異。在系統(tǒng)中，報表只是一種查詢或者簡單的統(tǒng)計作用，不會對erp系統(tǒng)中的賬產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。而對系統(tǒng)數(shù)據(jù)有實質(zhì)性影響的都是單據(jù)。這主要是因為財務(wù)部門在作賬時，都需要按照憑證在作賬。所以，在省城進貨單價差成本調(diào)整報表之后，還需要在erp系統(tǒng)中生成進貨單價價差成本調(diào)整單。這張單據(jù)才是財務(wù)做賬的依據(jù)。在erp系統(tǒng)中，最終對于成本的影響，也是按照這張單據(jù)的金額來的。生成這張成本調(diào)整單，并由專門人員審核后，則工作就完成一半了。____說只完成一般呢。這是因為當(dāng)這張“進貨單價價差成本調(diào)整單”審核之后，系統(tǒng)只調(diào)整了甲材料的庫存金額。但是，若這個材料在當(dāng)月還發(fā)料生產(chǎn)了，甚至產(chǎn)品生產(chǎn)完成已經(jīng)入庫或者出貨了，則還需要調(diào)整發(fā)料成本、產(chǎn)品的完工成本等等。這就是一些非常復(fù)雜的作業(yè)了。所以，在erp設(shè)計的時候，把它獨立出來，放在月底成本計價中進行處理。不過，有些企業(yè)也就做到這一步為止。也就是說，不管當(dāng)月是否存在發(fā)料的情況，只調(diào)整現(xiàn)有庫存的材料成本，而不調(diào)整發(fā)料成本。當(dāng)增加出來的庫存，就在現(xiàn)有的庫存數(shù)量上分攤。若在金額誤差小的情況下，這種也不虧為一種合理的處理方式。不過，這很容易造成一種意外的情況，即當(dāng)某個材料已經(jīng)沒有庫存，而又發(fā)生庫存調(diào)整作業(yè)的話，則就會造成庫存數(shù)量為0，但是卻有庫存金額的情況。此時，就需要用戶進行手工調(diào)整。所以，一般情況下，筆者還是建議用戶發(fā)料成本也進行調(diào)整。若需要對發(fā)料成本也進行調(diào)整的話，則在建立“進貨單價價差成本調(diào)整單”單據(jù)的時候，要把它的單據(jù)性質(zhì)中的成本更新碼設(shè)置為“y”。只有如此，在月底成本計價作業(yè)中，才會對發(fā)料成本等后續(xù)的成本作