尚豪實業(yè)有限公司應(yīng)收帳款制度

尚豪實業(yè)有限公司應(yīng)收帳款制度第一條銷售核算流程：本流程主要是為了加強對應(yīng)收帳款的管理，規(guī)范銷售核算行為，保證有關(guān)憑證的正確傳遞和保存。銷售核算處會計根據(jù)發(fā)貨單和發(fā)票、出口報關(guān)單處理帳務(wù)，制作記帳憑證。貨款收到后，銷售核算處會計查詢是哪筆貨款，并填入客戶代碼，制作記帳憑證，會計主管審核后歸檔。銷售核算處會計隨時跟蹤貨款到帳情況，掌握各客戶帳期。第二條執(zhí)行細則：客戶檔案管理：所有客戶資料必須納入公司統(tǒng)一管理，客戶檔案資料包括：公司名稱，地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)聯(lián)系人，財務(wù)部電話，國內(nèi)需要增值稅發(fā)票的客戶還須提供營業(yè)執(zhí)照復印件，稅務(wù)登記證。定單的管理：公司所有報價都必須由市場部經(jīng)理，總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽字確認，報價按交貨地點不同分兩種價格，境外交貨為基本報價，境內(nèi)交貨無論收取的是外匯還是人民幣都在境外交貨的基礎(chǔ)上另加17%，所有定單由總工辦統(tǒng)一管理，總工辦審核定單報價是否合理。由于銷售員與客戶之間達成的價格上的變動及客戶要提取貿(mào)易傭金和折扣導致與定單不符時，銷售員應(yīng)要求客戶先按原定價格如數(shù)支付貨款，不得直接從貨款中扣除。由銷售員向總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)批準后備齊資料交財務(wù)部，包括與客戶簽定的傭金合同、申請以及其他財務(wù)部要求的資料，財務(wù)部在收到資料后的一周內(nèi)付款，因上述手續(xù)未辦造成出貨與回款不符的由銷售員個人承擔?？偣まk經(jīng)合同評審合格后根據(jù)銷售定單安排生產(chǎn)。未進行客戶檔案登記的原則上總工辦不安排生產(chǎn)，特殊情況除外,但由此造成的損失由相關(guān)人員承擔。出貨管理：生產(chǎn)完畢進倉后，總工辦根據(jù)定單開具發(fā)貨單，由財務(wù)部簽字后送交倉庫，倉庫憑發(fā)貨單發(fā)貨，發(fā)貨單作為財務(wù)部入帳的依據(jù)之一，因此要求所開發(fā)貨單正確無誤，與出口報關(guān)單一致，因種種原因造成發(fā)貨單與出口報關(guān)單不一致的，追究當事人責任。發(fā)票的管理：發(fā)票分為出口銷售發(fā)票與一般銷售發(fā)票，一般銷售發(fā)票又分為增值稅發(fā)票與普通發(fā)票，貨物報關(guān)出口后根據(jù)發(fā)貨單與出口報關(guān)單開具出口銷售發(fā)票，國內(nèi)銷售根據(jù)客戶的要求開具增值稅發(fā)票或普通發(fā)票，開具增值稅發(fā)票時，發(fā)票上客戶名稱必須與發(fā)貨單、定單、收款單客戶名稱一致。境外客戶在境內(nèi)有分公司的，送給分公司的貨物視同內(nèi)銷處理，開具普通發(fā)票。報價時以出口報關(guān)價為基數(shù)，在出口報關(guān)價的基礎(chǔ)上增加17%?？蛻粢缶惩饨回浀且驗槲宜救藶樵颍ㄈ缍▎蝹鬟f不及時或生產(chǎn)沒有按時完成）造成境外交貨來不及，不得不在境內(nèi)交貨的，由責任人承擔該定單17%稅款。因境外客戶特殊要求可在提供上述發(fā)票的同時提供INVOICE，對INVOICE執(zhí)行以下規(guī)定：INVOICE原則上由跟單銷售員制作，財務(wù)部審核，共三聯(lián)：第一聯(lián)為財務(wù)部聯(lián)，第二聯(lián)為客戶聯(lián)，第三聯(lián)為銷售員留存聯(lián)。INVOICE一定要注明公司發(fā)貨單號碼。（三）INVOICE所反映貨物品種、名稱、數(shù)量、金額要與發(fā)貨單一致。（四）INVOICE號碼編寫按5段12位碼規(guī)則填列：第一段為客戶代碼（總工辦提供），一般為三位；第二段為出貨年，取2位，如2000年取末兩位；第三段為發(fā)貨月，取2位碼；第四段為發(fā)貨日，取兩位。第五段為總順序號取3位。五、退貨補貨管理：客戶要求退貨時，銷售員必須與客戶聯(lián)系，確認其型號、數(shù)量、退貨日期，并據(jù)此填寫退貨審核記錄表第一項后傳給總工辦?？偣こ處煷_認后，由總辦安排車輛拉回退貨，司機必須書面與雙方倉庫人員交接清楚。凡屬于總工辦未通知司機拉的退貨，司機不得擅自從客戶處拉回退貨，并向客戶說明我司關(guān)于退貨處理的具體情況?？偣まk專人負責對退貨電池進行編號（如：TH99001-01），并存檔記錄。倉庫收到退貨后應(yīng)立即清點數(shù)目，發(fā)現(xiàn)與客戶所報數(shù)目不符的，立即通知總工辦，由銷售員最遲在第二天反饋客戶，客戶服務(wù)部在接到通知后三天內(nèi)向總工辦遞交檢驗報告，并提出處理意見。總工辦根據(jù)檢驗報告及客戶要求判定處理結(jié)果，決定補貨或由客戶扣款。同時辦理入庫手續(xù)（開具紅字發(fā)貨單），紅字發(fā)貨單根據(jù)客戶退貨單與所收實物填寫，形式必須與客戶退貨單保持一致，并注明扣款還是補貨，需要補貨的盡可能當月補齊，補貨時開具發(fā)貨單同時注明退貨時紅字發(fā)貨單號碼，并做好退補貨的登記工作。六、回簽單管理：貨物發(fā)出后，收貨單位必須在發(fā)貨單上簽字確認證明已收到貨物（回簽單），這將作為收取貨款的依據(jù)，因此回簽單的管理尤其重要。針對此種情況，特做如下規(guī)定：總工辦開出發(fā)貨單時作好登記，司機送貨時在登記本上簽字取走客戶、回單兩聯(lián)，司機送貨回來后交回總工辦有客戶簽字及客戶公章的回單（回簽單），并在總工辦登記本上簽字，總工辦必須保證取得所有發(fā)貨的回簽單，收齊后定期轉(zhuǎn)交財務(wù)部，由財務(wù)部簽字確認。登記本由總工辦作為檔案妥善保管，工作交接時作為重要檔案交接的一部分。銷售員需要拿原件向客戶收取貨款的，必須復制一份留底，并在復印件上簽字并注明取走日期。登記本格式如下：客戶名稱型號規(guī)格數(shù)量單價金額號碼日期送貨人回簽單交回人財務(wù)部七、貨款回收：企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是以實現(xiàn)收入為目的，因此一筆銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生，直到貨款完全收回才算結(jié)束。新客戶第一次業(yè)務(wù)必須現(xiàn)款現(xiàn)貨，即財務(wù)部收妥對方貨款后才允許發(fā)貨，信用證結(jié)算除外。公司所有業(yè)務(wù)必須通過銀行結(jié)算，嚴禁私自收取現(xiàn)金行為，特殊原因必須收現(xiàn)金的須由客戶自行到公司財務(wù)部交款，或由財務(wù)部認可，并派專人陪同時方可收取。針對一些業(yè)務(wù)來往比較久信用比較好的老客戶，公司會根據(jù)對方的信用情況給予一定的帳期，對于公司給予帳期的客戶，跟單員必須隨時掌握客戶的經(jīng)營情況，財務(wù)運作情況，并定期拜訪客戶。對于快到帳期的貨款應(yīng)及時提醒客戶，保證客戶按計劃付款。對于超過帳期的客戶，應(yīng)分析推遲付款的原因，是客戶一時資金周轉(zhuǎn)困難還是經(jīng)營遇到了問題，對于經(jīng)營不善的客戶，及時發(fā)現(xiàn)其動向，及時調(diào)整銷售策略，避免公司蒙受不必要的損失。對于超過帳期的客戶，跟單員必須及時書面反映給公司領(lǐng)導，說明原因，必要時交由司法機關(guān)解決。對于沒有及時書面反映情況的跟單員,從超過帳期的下個月起從工資中扣除貨款。八、對帳：財務(wù)部應(yīng)收帳款負責人應(yīng)定期與客戶對帳，跟單員應(yīng)積極配合，應(yīng)在財務(wù)部發(fā)出通知后一周內(nèi)到財務(wù)部協(xié)助對帳。對于對帳過程中有特殊原因需要調(diào)帳的，銷售員必須在一周內(nèi)寫出書面說明報公司領(lǐng)導審批，否則按對帳不符造成的差額執(zhí)行扣款。第三條信用證的管理：在信用證操作過程中，往往存在許多不符點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：信用證本身存在著我們無法滿足的要求，而銷售員未及時與客戶聯(lián)系進行修改；交單時間超過信用證規(guī)定的期限，若信用證沒有具體說明在SHIPMENT后**天內(nèi)，則有效期在21天。海運提單、空運單等運輸單據(jù)未嚴格按信用證要求制作。保險單的保險條款不完整或被保險人與信用證不符。單據(jù)之間的箱嘜、貨物總重量及貨箱尺寸不一致。單據(jù)的出具日期與信用證不符，如：信用證要求的傳真及快遞日期、最晚裝運日期等。單據(jù)存在不符點，導致信用證失效，貨款回收無銀行信用作保障，不僅會使我們承擔客戶拒付的風險，而且即使客戶愿意到銀行承兌付款，也會使公司蒙受不符點扣費損失。為規(guī)范信用證操作與管理，減少單據(jù)不符點，加快資金回收，維護公司經(jīng)濟利益，特做如下規(guī)定：客戶正式開立信用證前，銷售員應(yīng)要求客戶把信用證底單傳真到公司財務(wù)部，并由財務(wù)部把底單與購貨合同進行核對，若一致則由銷售員通知客戶到開證銀行正式開立信用證，否則銷售員要及時與客戶聯(lián)系進行修改并要求其開立與購貨合同一致的信用證。信用證到達通知行后，由財務(wù)部通知銷售員出貨及備單。發(fā)票及其他單據(jù)由銷售員備齊，外來單據(jù)（如提單、保險單、FORMA、商檢證書等）在繕打正本之前由銷售員把底單拿到財務(wù)部進行審核，若不符信用證要求，銷售員應(yīng)在及時修改后方可通知有關(guān)機構(gòu)繕打正本。銷售員備齊單據(jù)后，應(yīng)及時把全套單據(jù)交到財務(wù)部進行審核并由財務(wù)部到銀行交單。需要在香港交單的信用證，操作程序與上述一致，由香港分公司文員傳真到財務(wù)部審核。信用證要做到單證一致、單單相符，信用證操作實行責任分解，按上述程序操作中因特殊情況造成的信用證不符點損失，責任人承擔50%，不按上述程序操作造成的不符點損失全部由個人承擔?！跤嘘P(guān)發(fā)貨單、出倉單的管理規(guī)定公司的發(fā)貨單、出倉單，既是財務(wù)部記帳的原始憑證，又是財務(wù)部出具發(fā)票向客戶索要貨款及與客戶對帳的原始依據(jù)，因此發(fā)貨單、出倉單務(wù)必做到正確無誤，否則會造成財務(wù)部記帳、回款、對帳等一系列工作的混亂?，F(xiàn)發(fā)現(xiàn)發(fā)貨單、出倉單存在以下錯誤：價格與定單、報關(guān)單不