檔案管理制度-培訓

企業(yè)制度培訓>檔案管理制度培訓>檔案管理制度什么是檔案檔案的概念

《中華人民共和國檔案法》在定義檔案概念時指出：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?gt;17檔案管理制度檔案工作相關的法律、法規(guī)、規(guī)定檔案的概念

1、《中華人民共和國檔案法》2、《中華人民共和國檔案法實施辦法》3、《北京市實施《中華人民共和國檔案法》辦法》4、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》5、《中華人民共和國保守秘密法》

>17檔案管理制度檔案的特點（1）檔案是直接形成于社會實踐活動的原始的歷史記錄。（2）檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的。（3）檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。>17檔案管理制度檔案的作用1、單位工作查考的依據(jù)2、生產(chǎn)建設的豐富資料3、科學研究的基礎和條件4、政治斗爭的必要手段5、宣傳教育的生動素材>17檔案管理制度檔案的作用1、檔案的行政作用：檔案對各種機構(gòu)和社會組織行使職能、從事管理活動所具有的廣泛的憑證和參考作用。這種作用又稱“資治作用”或“行政作用”。2、檔案的業(yè)務作用：檔案記載了各行各業(yè)的運營、發(fā)展的有關情況、成果、經(jīng)驗和教訓，是以往業(yè)務活動的記錄和繼續(xù)開展業(yè)務活動的條件，它的這種憑證和參考作用，就是其業(yè)務作用。3、檔案的文化作用：是指檔案是人類所創(chuàng)造的一種寶貴的精神文化財富，以及對于人類社會文化的積累、傳播、發(fā)展與進步所發(fā)揮的各種作用。4、檔案的法律作用：是指檔案在解決爭端、處理案件等活動中所發(fā)揮的證據(jù)作用。5、檔案的教育作用：檔案是進行宣傳教育的生動素材，它以和其獨特的歷史性、直觀性和原始性見長。它的這種作用大多是通過展覽的形式發(fā)揮出來的。>17檔案管理制度檔案工作的基本原則《中華人民共和國檔案法》第五條從法律高度對我國檔案工作的基本原則作了規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！保?）檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理是我國檔案工作的組織原則（2）維護檔案的完整與安全，是檔案管理的基本要求（3）便于社會各方面的利用，是檔案工作的根本目的>17檔案管理制度檔案事業(yè)構(gòu)成（廣義檔案工作）（1）檔案室工作（2）檔案館工作（3）檔案行政管理工作（4）檔案教育工作（5）檔案科學研究工作（6）檔案宣傳出版工作（7）檔案外事交往工作>17檔案管理制度檔案業(yè)務工作（狹義檔案工作）（1）檔案收集工作（2）檔案整理工作（含“編目工作”）（3）檔案鑒定工作（4）檔案保管工作（注意庫房“八防”：防盜、防光、防污染、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等）（5）檔案統(tǒng)計工作（6）檔案利用工作（含“編研工作”）>17檔案管理制度檔案的常見分類1、文書檔案文書檔案也被稱為黨政檔案、行政檔案，是機關、團體、部隊、企事業(yè)單位在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。如命令、指示、請示、批復、報告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。2、科技檔案全稱為科學技術檔案，是由生產(chǎn)技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算機材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。3、專門檔案指一些社會機構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務工作中形成的檔案材料如人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、藝術檔案、訴訟檔案、審計檔案、統(tǒng)計檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。>17檔案管理制度。>17檔案管理制度。>17立卷整理規(guī)則>17檔案管理制度檔案分類與保管期限劃分規(guī)則

檔案分類，是指將公司產(chǎn)生的各類檔案按照職能活動并結(jié)合檔案內(nèi)容特點進行分類。

保管期限的劃分，是將不同保存價值的歸檔文件進行區(qū)分，為歸檔部門整理和庫房排架以及檔案的保管提供依據(jù)。

本規(guī)則將檔案分類和保管期限整合在一個表里（見附件1《檔案分類與保管期限表（文書檔案）》與見附件2《檔案分類與保管期限表（科技檔案）》），能夠最大程度地保證檔案分類和保管期限劃分的連貫性、一致性，維護檔案之間的有機聯(lián)系，簡化檔案處置工作，并保證檔案處置的科學性、合理性。>17檔案管理制度檔案分類與保管期限劃分規(guī)則

公司檔案分類設置三級類目。一級、二級類目原則上不應變動，公司總部、各分公司和各業(yè)務部均應保持一致，三級類目各分公司和業(yè)務部可視實際情況進行增減，并向公司總部備案。

一級類目有8個，即

黨群工作類、

行政管理類、

經(jīng)營管理類、

金融業(yè)務類、

人力資源管理類、

會計檔案類、

科技檔案類（科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、）、

特殊載體類。>17檔案管理制度一級類目表檔案類別代碼名稱（問題）檔案類別代碼名稱（問題）文書檔案DQ黨群工作類科技檔案JS科學技術研究類XZ行政管理類GC基本建設類JY經(jīng)營管理類YQ設備儀器類JR金融業(yè)務類TS特殊載體類HR人力資源管理類CW會計檔案類>17檔案管理制度整理定義歸檔文件各單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種具有保存和利用價值的文件材料（其他載體和門類的檔案管理，仍依照國家或行業(yè)有關標準執(zhí)行）件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。特殊情況可遵循便于整理和利用的原則，根據(jù)文件材料的實際情況靈活處理。>17檔案管理制度件的確定及件內(nèi)文件排列具體要求如下：1、文件正本與定稿為一件；正本在前，定稿在后。2、重要文件的正文與歷次修改稿為一件；正文在前，修改稿在后，歷次修改稿按修改時間逆序排列。3、正文與附件為一件；正文在前，附件在后。4、正文與文件閱辦單為一件。對于收文，閱辦單在前，正文在后；對于發(fā)文，正文在前，閱辦單在后。5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。6、來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）為一件；復文在前，來文在后。7、經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文作為一件，所有的復文作為一件。8、會議記錄、介紹信存根等一本為一件。9、報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件。10、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件或幾件。11、成套的會議材料可裝訂在一起作為一件或幾件；按時間、結(jié)合重要程度排列。12、成套的業(yè)務材料可裝訂在一起作為一件或幾件；按業(yè)務流程排列。13、成套的專項材料可裝訂在一起作為一件或幾件；按項目進展排列。>17檔案管理制度歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行分類、排列、裝訂、編號、編目、裝盒及排架,使之有序化的過程。件號

件是歸檔文件的整理單位，件號是文件排列順序號。每件文件都應賦予獨立的順序號。頁數(shù)

每份文件的總頁數(shù)。正文與定稿、正件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、發(fā)文稿紙及文件處理單與被處理文件、報表、名冊及圖冊均應統(tǒng)一計算頁數(shù)。歸檔文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求

>17檔案管理制度整理原則遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的保管和利用。>檔案管理制度

檔案整理分類方法

分類將文件按某些特征分別分類歸檔。歸檔文件一般可以采用年度、機構(gòu)、問題或保管期限等特征進行分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。一個立檔單位內(nèi)的歸檔文件一般只能采用一種分類方法。采用年度――問題――期限分類法。即首先按年度進行分類；其次在同一年度再按不同機構(gòu)（問題）進行分類；第三根據(jù)將要歸檔文件內(nèi)容并結(jié)合本單位的歸檔范圍及保管期限，確定歸檔文件的保管期限。>17檔案管理制度（一）將文件按其形成或針對的年度分開1、一般文件歸入文件形成年度；2、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表歸入針對年度；3、計劃、總結(jié)寫在一份文件中的歸入文件主要內(nèi)容針對的年度；4、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件，歸入批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的年度；5、跨年度的請示、批復歸入批復年度；6、跨年度的計劃、規(guī)劃、預算一般可歸入文件針對的第一個年度；>17檔案管理制度7、跨年度的總結(jié)、匯報歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；8、跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度；9、信訪等案件材料歸入結(jié)案年度；10、法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；11、教學等專門年度的文件歸入專門年度；12、跨年度的合同、協(xié)議歸入文件內(nèi)容針對的第一年；13、臨時重要工作形成的文件歸入工作結(jié)束年度。>17檔案管理制度（二）分機構(gòu)：將文件按其形成或承辦部門分開。

在將文件按機構(gòu)分開時注意：1、本單位領導同志兼任其它單位的職務形成的文件，歸入其他單位。2、兩個以上機關聯(lián)合發(fā)文、聯(lián)合召開的會議文件，定稿歸入主辦機關，其它機關機關可存一份印制件。3、本單位幾個部門聯(lián)合辦理的文件，歸入綜合部門或主辦部門。>17檔案管理制度（三）分問題根據(jù)本單位的實際情況制定分類方案、類目名稱。如：綜合類、黨務工作、行政工作、財務工作等類。企業(yè)可按工業(yè)企業(yè)檔案分類方案進行分類。確定的類目應保持穩(wěn)定。

北京國潤天能新能源科技股份有公司分類方案講解>17檔案管理制度

保管期限劃分

將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開，文件檔案的保管期限的分為永久、30年、10年.永久可用代碼“YJ”，30年可用代碼“C”，10年可用代碼“D”。確定檔案保管期限的原則:1、凡是反映單位主要職能活動和基本歷史面貌的,對公司有長遠利用價值的檔案列為永久保管.2、凡是反映本單位一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的檔案列為30年保管.3、凡是反應較短時間內(nèi)對本單位有參考利用價值的檔案列為10年保管.>17檔案管理制度

文件排列同一機構(gòu)的文件按形成的時間順序結(jié)合事由進行排列。同一事由形成的文件應排列在一起，會議文件、統(tǒng)計報表、案件材料等成套性文件應集中排列。

不同事由間的歸檔文件排列：

按時間或重要程度或?qū)r間和重程度結(jié)合起來排列>17檔案管理制度編號歸檔文件應依分類、排列的次序逐件編號，在文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置的項目有全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號、頁數(shù)、機構(gòu)（問題）等七項>17檔案管理制度編目

歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

>17檔案管理制度

全宗號：由區(qū)檔案館給定的立檔單位的代碼。（公司、單位名稱）

年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2016。保管期限：歸檔文件保管期限的名稱：永久、30年、10年。

件號：文件的排列順序號。件號：文件在檔案室的排列序號。以機構(gòu)（問題）為單位，按文件排列順序從“1”開始標注。如：永久1、2、3……，30年1、2、3……，10年1、2、3……。機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

>17檔案管理制度頁數(shù)：文件以件為單位編制總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。當歸檔文件上無頁碼時，需要編頁號。一般用阿拉伯數(shù)字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文件的有右下角，反頁編在文件的左下角；當文件上有頁碼時，無需重編。責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

文號：即發(fā)文字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號。一般由機關代字、年度和順序號3部分組成。年度用4位阿拉伯數(shù)字表示，著錄于“【】”號內(nèi)，順序號用阿拉伯數(shù)字表示。其余的照原文字著錄。例：通政文【2006】127號>17檔案管理制度題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，并加“[]”號。日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注，如“19990909”。文件的成文月、日不明確時，以“0”補齊。如：原文件成文日期為“1999年9月”，歸檔文件目錄中應寫明“19990900”。又如：原文件成文日期為2015年，月、日不明，則歸檔文件目錄應寫“20150000”幾份文件作為一件時，應以裝訂時的首份文件日期為準。頁數(shù)：填寫每件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。計算頁數(shù)時以文件有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。>17檔案管理制度備注：注釋文件需說明的情況（文件的移出、修改、密級等）。

歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。歸檔文件目錄應編制封面。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。>17檔案管理制度裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂要求整齊、美觀、結(jié)實、不訂字跡、不掉頁。裝訂時：（一）對已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。（二）對規(guī)格大于A4型紙的報表、圖樣等材料，按照A4型紙的尺寸加以折疊，注意盡量減少折疊次數(shù)，同時，折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外。對于規(guī)格小于A4型紙的報表、圖樣等材料，可按實裝訂，但需保持件內(nèi)文件規(guī)格一致。（三）去除易銹蝕的金屬物，包括訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品，使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂。（四）文件材料應取左、下側(cè)對齊，較薄的文件材料在文件左側(cè)采用不銹鋼釘裝訂，較厚的文件材料采用不銹鋼夾在文件左側(cè)裝訂。已成冊的，可保持原貌不變。(五)裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝之外，還包括粘接式，如用熱封膠等；穿孔式，如不銹鋼釘書針、燕尾夾、膠棒等。>17檔案管理制度裝盒

歸檔文件按件號順序進行裝盒，并編制盒號，不同年度、保管期限的歸檔文件不得裝在同一盒內(nèi)。須填寫盒內(nèi)文件件目錄、盒內(nèi)備考表、填寫盒封面、檔案文件袋標簽與盒脊項目等內(nèi)容。

>17檔案管理制度檔案盒封面及盒脊填寫（1）全宗號：填寫公司實際名稱。（2）檔案名稱：為一卷文件的名稱，例如“董事會文件”等。檔案編號名稱詳見附件五。（3）年度：指一卷內(nèi)文件的年份跨度，用阿拉伯數(shù)字填寫。（4）保管期限：指一卷內(nèi)文件的保存期限。（5）機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。（6）起止件號：為一卷內(nèi)文件的編號，填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“――”號連接。盒脊各項必須用鉛筆填寫。（7）盒號：檔案盒的排列順序號。（8）盒脊中的字號建議采用宋體小號，特殊情況可適當縮小字號；（9）對于檔案盒盒脊的長寬不做統(tǒng)一規(guī)定，根據(jù)公司檔案盒的實際厚度等情況進行設計，做到美觀大方；（10）如果同一問題文件比較多，可以多盒分裝，“盒號”后應附加編嗎“（1）”、“（2）”......。例如：1（2）、2（3）......（11）根據(jù)文件盒內(nèi)所屬年份或者所跨年度填寫，如文件盒內(nèi)文件不全需待補充的，則暫時空著。（12）整體文件盒脊處內(nèi)沒有明顯的表格，都為虛線。>17檔案管理制度備考表在文件整理和管理過程中，如有需要說明的情況，需填寫備考表，置于盒內(nèi)文件之后。備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、說明人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。說明人：對盒內(nèi)文件情況做出說明的人員姓名。日期：對盒內(nèi)文件情況做出說明的日期。如果沒有需要說明和解釋的情況，備考表不用放入盒內(nèi)。>17檔案管理制度備考表填寫說明：1、盒內(nèi)文件情況說明：盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括該盒內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損等），整理工作完畢后歸檔文件的修改、補充、移出、銷毀等情況。2、立卷人：負責整理本盒歸檔文件的人員。3、檢查人：負責檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員。4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。>17歸檔范圍、要求及流程>17檔案管理制度文件材料歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料及其電子文件均屬歸檔范圍?！侗本﹪鴿櫶炷苄履茉纯萍脊煞萦邢薰緳n案管理制度》之《檔案分類與保管期限劃分規(guī)則》>17檔案管理制度公司歸檔文件材料主要有以下范圍：1、領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料；2、公司召開的工作會議、專業(yè)會議文件及聲像材料；3、公司重大活動的文件及聲像材料；4、公司的公文管理類，收文、發(fā)文、與公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件，會議紀要等文件材料；5、公司的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、報表及簡報等文件材料；6、公司在金融業(yè)務活動及金融業(yè)務管理中產(chǎn)生的資金管理、信貸管理、投資管理、經(jīng)營管理、社保管理等專業(yè)文件材料；7、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的財務管理、風險管理、審計、法律及合規(guī)等文件材料；>17檔案管理制度8、公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等；9、公司領導從外單位帶回的與公司有關的未經(jīng)文書處理登記的文件及會議材料；10、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織機構(gòu)調(diào)整、人員編制等文件材料；11、公司制定的章程、辦法、制度等文件材料；12、公司的歷史沿革、大事記、年鑒等文件材料；13、公司的年報、雜志、網(wǎng)頁、企業(yè)文化建設等文件材料；14、公司與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議等文件材料；15、公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、金融許可證、工商登記管理等文件材料；>17檔案管理制度16、公司安全保衛(wèi)、消防安全、固定資產(chǎn)與車輛管理等文件材料；17、公司員工住房管理、物業(yè)、食堂、計劃生育管理等文件材料；18、公司人力資源管理方面，人事任免、獎懲、調(diào)配，員工的錄用、轉(zhuǎn)正、教育培訓以及績效考核、薪金與勞保統(tǒng)籌等工作中形成的各種文件材料。19、公司外事活動中形成的計劃、總結(jié)、記錄、有參考價值的資料及聲像材料等；20、公司的有關基本建設項目，工程管理、基本建設工程施工、竣工、設備儀器方面的文件材料；21、公司信息化工作（包括建設方案、信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡建設運行、維護和管理等）、科研開發(fā)及臨時成立的專項小組形成的文件材料；22、財務管理方面，公司形成的預算、會計核算、財務報表、憑證、賬簿、審計等文件材料；>17檔案管理制度23、技術管理方面，質(zhì)量管理、技術改進、技術改裝和