3.1.2.1會議管理制度

XX養(yǎng)老院會議管理制度總則第一條為規(guī)范會議內(nèi)容和程序，統(tǒng)一會議管理模式，提高會議效率，特制訂本制度。適用范圍第二條本制度適用于XX養(yǎng)老院各部門，會議管理事項按照本制度規(guī)定嚴格執(zhí)行。各部門結(jié)合實際情況，如另有規(guī)定的，經(jīng)院綜合行政部批準執(zhí)行，并提交行政后勤部備案。會議分類第三條定期會議：即例行會議，指本頤養(yǎng)院各級部門按規(guī)定定期召開的會議。院長辦公會會議主持：院長時間：每季度一次地點：會議室參會人員：行政管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人。內(nèi)容：各部門負責(zé)人對階段性工作作小結(jié)分析，提出相關(guān)問題。傳達經(jīng)營戰(zhàn)略、以及相關(guān)問題的解決方案。審議重要規(guī)章制度，對重大問題決策進行討論。（二）、月度行政例會會議主持：院長（院長因其他工作，即由副院長主持）時間：每月一次地點:會議室參會人員:各部門負責(zé)人內(nèi)容:通報上月度管理目標完成狀況,部署下月度管理工作重點;研究審議會議議題.(三)院辦周例會會議主持:院長時間:每周一次地點:會議室參會人員：行政管理人員，各部門負責(zé)人內(nèi)容:總結(jié)本周工作,提出下周工作計劃與目標,對工作中的重點、難點問題進行討論，協(xié)助部門提出解決方法。（四）半年工作會議會議主持：院長或副院長時間:半年一次地點:會議室參會人員：全體工作人員（除值班、休息人員外）內(nèi)容:上半年經(jīng)營管理工作情況總結(jié)、批評與表彰；通報下半年經(jīng)營管理工作目標、計劃和要求。（五）年度工作會議：由行政后勤統(tǒng)一安排。時間:每年一次地點:大會議室參會人員：全體員工、（值班人員除外）、老人（自理老人）內(nèi)容:對上年度經(jīng)營管理工作情況作出總結(jié)與表彰，通報本年度經(jīng)營管理工作目標、計劃和要求；對年度先進工作者及團體進行表彰。（六）晨會：有各部門統(tǒng)一安排時間：每日晨間地點：各部門辦公室參會人員：部門全體工作人員內(nèi)容：對工作中存在問題的提出和解決，工作交接、部門負責(zé)人對當(dāng)天工作進行安排，同時對部門提出的問題給予幫助解決。第四條不定期會議：指會議召開時間沒有明確規(guī)定，可根據(jù)實際需要組織召開的會議。（一）老人代表會議會議主持：院長或副院長地點：會議室參會人員：全體老人代表、相關(guān)部門負責(zé)人內(nèi)容：廣泛聽取老人對院管理工作及其他工作的建議和意見，同時講解宣傳中心的相關(guān)規(guī)定、對老人提出的建議和問題作出解釋和解決辦法。院辦會臨時會議會議主持：院長（或委托他人）地點：會議室內(nèi)容：頤養(yǎng)院營運特殊重大事宜。注：各類會議具體要求詳見《會議安排一覽表》（附件1）會議流程第五條會議流程包括：會議申請、會前準備、會議服務(wù)及會議執(zhí)行。詳見《會議流程圖》（附件2）第六條會議申請：由會議召集人向行政后勤部提出。第七條會前準備會前準備工作包括：會議場地、會議通知、會議資料、設(shè)備設(shè)施等。由會議組織部門負責(zé)落實，行政后勤部配合執(zhí)行。會議場地1、行政后勤部負責(zé)會場布置，并安排專人進行會場服務(wù)和會場清理工作。2、使用會議室，應(yīng)由會議組織部門到行政后勤部填寫《會議預(yù)約登記表》（附件3），明確會議使用時間、會議室布置要求（包括環(huán)境布置、座位安排等）、物質(zhì)準備等。租賃會議場地，提出書面申請經(jīng)批準后，由行政后勤部統(tǒng)一安排。（二）會議通知1、行政后勤部負責(zé)發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)包括：會議名稱、內(nèi)容、時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。2、會議組織部門應(yīng)就會的相關(guān)條件、要求、與有關(guān)部門事先協(xié)調(diào)，落實參加人員，并收集有關(guān)的資料與建議，以提高會議效率；重要會議須提前2天進行通知，以確保主要參會人員如期出席。（三）會議資料行政后勤部協(xié)同會議組織部門進行會議資料的準備，包括《會議簽到表》（附件4）、會議議程及其他相關(guān)資料。（四）設(shè)施設(shè)備1、行政后勤部根據(jù)《會議預(yù)約登記表》的使用要求進行設(shè)施設(shè)備準備。2、使用會議室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，愛護各類設(shè)施、設(shè)備，一切公物未經(jīng)行政后勤部許可，不得搬離會議室。第八條會議服務(wù)：包括會前支持、會場服務(wù)、會后清理。（一）會議組織部門應(yīng)將會議要求（包括會議服務(wù)事項、要求及預(yù)算等）提前告知行政后勤部，以便統(tǒng)一安排。（二）行政后勤部根據(jù)會議需求提供會務(wù)支持保障（包括：組織接待、分發(fā)會議資料、錄音、拍照、攝像、會場茶水服務(wù)等。茶水應(yīng)每隔15分鐘添加一次），以確保會議順利進行。（三）會議工作人員應(yīng)提前30分鐘到達會場，檢查會場布置情況（包括：燈光、音響、投影儀等設(shè)備室否正常，席位排列是否有誤，會議資料是否按規(guī)定擺放整齊），發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即采取補救措施。（四）會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)通知行政后勤部對電源、窗戶、座椅擺放、清潔衛(wèi)生等進行檢查、整理。第九條會議執(zhí)行會議文件1、會議紀錄（1）會議組織部門須指定專人作會議記錄，將會議的的基本精神、發(fā)言情況、討論結(jié)果等事項記錄清楚。（2）記錄人員應(yīng)按照規(guī)定格式的《會議記錄》（附件5）進行整理后發(fā)至與會人員，并及時歸檔。（3）應(yīng)根據(jù)會議重要程度及會議記錄情況，整理會議紀要文件或簡報。2、會議紀要（1）會議紀要與院規(guī)章管理制度具有同等的效力，詳見《公文管理》辦法。（2）會議紀要由會議組織部門負責(zé)擬寫，與會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)報院長簽發(fā)。（二）執(zhí)行辦理1、由會議組織部門協(xié)同執(zhí)行部門根據(jù)會議記錄要求、會議紀要精神傳達到相關(guān)責(zé)任人，嚴格落實會議議定事項。2、會議組織部門對會議執(zhí)行情況進行督導(dǎo)并納入績效考核范疇。第五章會議紀律第十條要求（一）會議于開始前5分鐘進行簽到，與會人員必須按時參加會議。（二）會議前應(yīng)將手機設(shè)至靜音狀態(tài)，如需接打電話不得影響會議進程，違者罰款30元/次。（三）與會人員應(yīng)自覺遵守會議紀律，不得無故缺席、遲到、早退（參照《考勤管理制度》嚴格執(zhí)行。其中，無故缺席按曠工處理）；因特殊情況不能參會的，須向會議主持人請假；會議期間離場，須征得會議最高領(lǐng)導(dǎo)人同意。缺席人員，應(yīng)由會議組織部門或委派參會人員對會議內(nèi)容進行傳達。（四）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，參會人員不得交頭接耳；未經(jīng)會議主持人批準，不得在會議中間插入其他議題。（五）不宜公開的會議內(nèi)容應(yīng)根據(jù)《保密協(xié)議》（詳見《保密制度》）嚴格執(zhí)行，禁止私下傳播。第十一條違紀處理（一）會議期間如出現(xiàn)違紀現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)《員工獎懲條例》進行處罰。（二）會議結(jié)束后，由會議組織部門對會議的違紀情況進行通報，并填寫《獎懲通知單》，財務(wù)會計部按照《員工獎懲條例》收取處罰金，提交人力資源部備案。第六章會議檔案第十二條會議檔案包括：會議通知、會議簽到表、會議記錄、會議紀要、影響錄音資料和圖片。第十三條會議召集人指定專人進行會議資料的整理。院長辦公會、月度運營例會、年度工作會議由行政后勤部負責(zé)存檔；專題例會、部門周例會、季度半年工作會由會議組織部門存檔。第七章附則第十四條本制度由綜合行政部負責(zé)解釋。第十五條本制度自發(fā)布之日起實施。附件：1、《會議安排一覽表》2、《會議流程圖》附表：1、《會議預(yù)約登記表》2、《會議簽到表》3、《會議記錄》

附件1會議安排一覽表序號會議種類會議時間會議組織會議主持會議參加人員會議主要內(nèi)容1月度行政例會每月1次6-10日行政后勤院長各部門負責(zé)人通報并分析上月度管理目標完成狀況,部署下月度的工作重點;研究審議會議議題.2部門周例會每周一次,由部門根據(jù)具體情況合理安排相關(guān)部門部門負責(zé)人部門全體人員或相關(guān)人員總結(jié)本周工作,提出下周工作計劃和目標,對工作中的重點、難點問題進行討論，尋求解決辦法。3季度、半年工作會議每季度或半年1次各相關(guān)部門部門負責(zé)人部門全體人員及相關(guān)人員（半年總結(jié)會院長參與）就本季度或上半年經(jīng)營管理工作情況作出總結(jié)、批評與表彰；通報下半年經(jīng)營管理工作目標、計劃和要求4年度工作會議與年會一同召開行政后勤主持人由行政后勤發(fā)布通知為準。1.上年度經(jīng)營管理工作情況作出總結(jié)與表彰；通報本年度經(jīng)營管理工作目標、計劃和要求。2.對年度先進工作者及團體進行表彰。5專題會議不定期相關(guān)部門院長發(fā)布通知為準。根據(jù)專題會議議題---通報并分析上月度經(jīng)營管理目標完成狀況，部署下月度的工作重點；研究審議會議議題。附件2會議流程圖會議申請會議申請會議申請會議申請（會議召集人）會前準備與會人員按照通知要求到達會場簽到會場布置（前臺）資料準備（召集人） 會場簽到會前準備與會人員按照通知要求到達會場簽到會場布置（前臺）資料準備（召集人）會場簽到根據(jù)會議決議形成會議文件并傳達到相關(guān)責(zé)任人（會議召集人）會議資料整理（指定專人）會議執(zhí)行會議服務(wù)會議執(zhí)行會