2021年度辦公室實務第版八章練習

辦公室實務第精編版八章練習

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第七章練習

一、單項選取題

1、文員做會議記錄時，可

以在會議記錄中（）o

A、加入自己主觀意見

B、不記錄議題

C、與發(fā)言人用詞不一致

但意思完全一致

D、對所做內容做評論

2、如下哪一種類型適合自

由談話，或是收集創(chuàng)意會

議。（）

A、口字型B、教師

2

型c、桌型D、

U字型

3、上司決定參加某個會議

時，文員不應當（）

A、只在便簽上寫好會議

名稱

B、除了送來資料外，也

必要收集其她上司有必要

資料

'C、如果第一次前去公司

外地點，要先理解場地狀

況和交通所耗費時間

D、和上司先充分溝通,

3

避免在會議進行中鏈式以

電話聯(lián)系不便

4、會議中有時有人會規(guī)定

把她發(fā)言一段不做記錄解

決，這時文員應（）

A、不理睬

B、不征求主持人意見，

停止筆錄

C、征求主持人意見，停

止筆錄，不關錄音機

D、征求主持人意見，停

止筆錄，關錄音機

5、文員進行會議籌劃和準

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備時，不應當做是（）

A、文員按照上司批示,

應事先調查時間安排對參

加者與否以便

B、什么日期、時間召開

會議應要考慮議題緊急限

度

C、會議場合選取，要依

照會議時間長短、耗費多

少做決定

D、文秘人員必要配合會

議議程，詳細檢查各項工

作

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6、有時應上司規(guī)定，文

員參加會見或會談，如下

哪些內容不是文員任務

()

A、準備資料

B、刊登意見

C、現(xiàn)場服務

D、會見或會談記錄

二、判斷題

1、代表會議依法定期召

開，與會代表必要達到法

定人數(shù)方位有效，因而文

6

員應仔細核對出席人數(shù)。

（）

2、如果會議氛圍緊張,

且對上司立場不利時，文

員可借奉茶為名，態(tài)度和

藹，輕柔緩慢地端出茶點,

以消除緊張氛圍。（)

3、會議租用設備，文員

必要保證賓館（或其她供

應者）把所需用設備都送

過來，并在會議開始前有

足夠時間布置好，這些設

備應由文員詳細操作和負

責。（）

4、如果上司不準備參加

某個會議，應及時將會議

告知廢棄，以免干擾其她

事情（）o

5、代表會議依法定期召

開，與會代表必要達到人

數(shù)方位有效，因而文員應

仔細核對出席人數(shù)。（）

三、簡答題

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1、提高會議效率可以有那

些做法?

2、文員所作完整會議記錄

應當涉及那些事項?

3、簡要闡明會議紀要有什

么作用，有哪兩種形式?

如K設計題

1、康橋賓館位于我市

南京西路45號，是個中型

賓館，有會議室、餐飲、

停車場等，某公司準備在

11月15日上導9：00主

12：00召開全廠中層干部

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大會，討論次年產品發(fā)展

和銷售籌劃，地點就在康

橋賓館12樓會議室。這次

會議由總經理辦公室負責

安排。辦公室主任讓小付

擬一種會議告知。她應當

考慮哪些問題？

2、某個下雨天，在利達

公司內召開新產品推介會

結束了。公司大型會議室

有各種會議用品，室外有

接待處，公司還租了汽車

接送賓客，為圓滿結束這

次會議，辦公室人員在會

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后應當做些什么工作？

3、文秘人員如何主持會

議？應注意哪些細節(jié)？

4、科達公司召開

中層干部擴大會議，參

加人員為總經理、副總

經理各職能部門正

副經理、辦公室正副主

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任和職工代表等，共46

人，會議文秘人員和其

她服務人員4人，會議

時間為5小時。參加會

議人員月平均工資為

2400元，其她收入600

元，假設一種月工作30

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天、一天工作8小時o

會議后勤費用開支有:

文獻材料費200元，飲

料費100元，因會議緊

張安排午餐，餐費每人

10元。請計算會議成

本。(P166)

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5、本單位為了推動工作開

展，擬制定近二三年成中

長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定

召開某些人員參加工作研

討會，辦公室人員應當如

何準備和開好這次座談

會？

五、案例分析題

1.波揚公司準備在我市

市中心召開大型新產品訂

貨會。參加有本單位、外

單位人員?？偨浝碜屴k公

室負責安排，會上要放映

資料電影，進行產品操作

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演示。而公司沒有放映機。

預定會議廳和租借放映機

任務交給了文員劉小姐。

劉小姐翻看了關于資料,

打電話問了某些狀況，決

定租借黎明大廈會議廳。

會議召開時間是8月9日上

午十點整，而資料放映時

間是十點十五分。劉小姐

打電話給租賃公司，規(guī)定

租賃公司在9日上午九點

四十五分必要準時把放映

機送到黎明大廈會議廳。

會議揭幕前，辦公室人員

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去黎明大廈布置會場，成

果發(fā)現(xiàn)會議廳接近熱鬧馬

路，噪音很大。9日上午，

人們正在緊張地做著最后

準備工作，劉小姐一看表,

呀，已經九點五十分了，

放映機還沒有送到。劉小

姐立即打電話去問，對方

回答機器已送出。眼看著

各地賓客已陸續(xù)進場，劉

小姐心急如焚.....突然

外面一陣喧嘩，有人在大

聲嚷嚷”怎么這個地方連

停車場也沒有"

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問題：（1）如果你是劉小

姐，對接下去也許發(fā)生各

種狀況，應當如何解決？

⑵如果放映機在十點十

分尚未送到，你還應當做

些什么？

⑶從這件事中你得到了

什么教訓？

2、公司經理在星期一早上

告訴文員小劉,星期四上

午9：00到11：00召開銷

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售員會議，規(guī)定小劉告知

關于人員。小劉剛到公司

不久，不太清晰公司有多

少銷售員，她到幾種業(yè)務

部門轉了轉，大多數(shù)人外

出了，也沒有遇到銷售員。

接下來小劉忙于其她事

情，幾乎把告知事忘了。

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始終到星期三下午，

經理問她會議告知了沒

有，她才匆忙在公司布告

欄里寫了如下告知：“茲定

于星期四上午在會議室召

開銷售員會議，會議重要,

請務必出席?！?/p>

星期四上午30左

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右，有2個銷售員到了會

議室，但會議室里沒有人

招呼，覺得會議不開了，

坐了一會就走了。9：00左

右有6個銷售員來了，什

么資料也沒帶，其中兩個

說，她們已經約好客戶在

10：00會面。到了?10點,

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只剩余4位銷售員，也談

不出什么東西，會議草草

結束了，經理很不高興。

公司一共有12位銷售員,

事后去問此外4位，她們

說，主線沒有看到告知。

經理對小劉非常不滿。請

問，小劉究竟錯在哪些地

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方？對的做法應當是如

何？

3、為迎接兄弟單位和上級

部門衛(wèi)生檢查，某局要召

開迎接衛(wèi)生檢查動員大

會，局長要秘書小萬寫一

份告知。小萬一邊寫一邊

想，有些部門領導從來不

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注重衛(wèi)生問題，如果她們

懂得召開是衛(wèi)生工作會議

也許自己不來而派其她人

員來了。于是她寫了如下

告知：

會議告知

經局領導決定，茲定

于4月2日上午9時在局

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辦公大樓會議室召開各部

門負責人會議，會議重要,

請準時出席。

小萬將告知下發(fā)后不

久，就接到了不少部門電

話詢問開什么會議，言談

中頗有些責怪意思。

問題一：小萬錯在哪里？

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應當如何寫這份會議告

知？

過了幾天，局里召開

傳達上級精神黨員代表大

會，有數(shù)百人參加，小萬

負責會議材料工作。會議

上，聽完報告后，進人小

組討論。這時卻浮現(xiàn)了麻

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煩，不少代表，特別是特

邀代表和列席代表不懂得

參加到哪一組討論。由于

打印分組小組名單上，主

線沒有她們名字。一查底

稿，本來是打印人員翻重

了頁，校對也馬馬虎虎，

沒有改正。某些特邀代表

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和列席代表以為是對她們

不尊敬，紛紛離會而去，

會場上浮現(xiàn)了一陣騷亂。

問題二：作為大會組織者,

小萬錯在哪里？針對這樣

緊急狀況，她應采用什么

辦法？

一、單項選取

1、C2、C3、A4、D5、C6、B

二、判斷題

1、對2、對3、錯4、錯5、對

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三、簡答題

1、遵循法律法規(guī)、合理制定會議目的、擬定必要與會者、

減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時

間、控制會議經費、分析會議成本。

2、會議名稱；會議記錄人姓名、蓋章；會議開始、結束時

間；會議地點；議題；主持人、主席；出席者名單；會議通

過情形及結論；有關資料；下次會議預定期間。

3、會議既要具備溝通狀況、交流經驗、統(tǒng)一結識

指引工作作用，可以用于向上級報告會議狀況；也可以分發(fā)

給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或規(guī)定與

會單位共同遵守、執(zhí)行。

有兩種形式：1、決策性會議紀要；2、周知性會議紀要

四、設計題

3（1）會議名稱；（2）出席會議者姓名或組織、部門名稱；

（3）日期、時間（開始到結束預定期刻）；（4）地點：（詳細在幾

樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者聯(lián)系

處、電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電

話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、與否備有餐點、

有否停車場，或當天應備資料等。

2、（1）要替搭車回去人安排車子，（2）在接待處暫時代為保

管衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，牢記

務必傳達；（4）檢查會場有無物品漏掉，（5）要為參加會議人

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員送行，（6）文秘人員拜別前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無

易燃東西，如有，則必要加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移

動，必要還原;洗海煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃

圾；（8）攜帶進會場資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門

窗并上鎖；（10）告知會場管理單位，會議已經結束。

3、文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講內容做一種

總結構造構思，簡略記下發(fā)言要點；會議上注意自己表情和

說話語調，并控制發(fā)言時間；對發(fā)言內容加以引導，提示時

間有限；在會上可分派工作任務，認真傾聽其她人意見，不

要當眾批評某個人，最后作總結，統(tǒng)一結識；規(guī)定與會者記

筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要打印件放進文獻夾，

以作查證。

5、（1）座談會邀請對象必要去是對部門工作熟悉，能獨立思

考、又敢于刊登意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以

七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應與主持人密切

配合；（4）主持人負責引導、組織，可不做記錄；（5）詳

細記錄或由文秘人員在不引人注目座位上去做；（6）座談

會時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（7）會場也可準備些飲

料、茶點，邊吃邊談，可使氛圍輕松。

五、案例分析題

1、（1）請租賃公司告知送貨員聯(lián)系辦法，想辦法聯(lián)系送貨員；

（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經理報告，請示該如何辦？

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（3）立即向總經理報告，不得擅自決定調節(jié)會議議程；

（4）得到總經理批示，也許把資料放映時間往后推移半個小

時或一小時；

⑸聯(lián)系新租賃公司加急送一臺放映機〈或原租賃公司再送

一臺）；

（6）召開大型會議，各種準備工作，涉及音響、電子類裝置

應至少提前一天安排；

（7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，涉及噪音問

題、停車場等；

⑻不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；

（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。

2、答案：1、（1）應當弄清銷售員人數(shù)和姓名，準備這份名

單；（2）打印好書面告知⑶在三天內，當面發(fā)放告知或電

話告知到名單上每個人；（4）告知不能寫在布告欄里，也許

不被人注意；（5）告知上應寫清會議時間、地點；（6）應詳

細寫清會議內容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做

好準備，做好簽到工作

3、問題一：會議告知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點

到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議告知要交到會議出

席手上，可進行闡明解釋。如本人不在，應請代收人簽字，

打電話確認與否出席。

問題二：會前準備工作每個細節(jié)問題都應認真對待。小萬沒

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有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以

改正。補救辦法可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭

離會特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作

了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按本來小組劃分

展開了討論。此辦法是其中一種。

第八章練習

一、單項選取題

1、在某些狀況下，文員在

安排日程籌劃表時也許獲

得上司完全信任，取決于

兩點：一是掌握足夠知識,

理解業(yè)務輕重緩急；另一

種是具備（）,理解規(guī)

定約會者心理。

A、社交能力

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B、說話技巧

C、聽話能力

Dv聽寫能力

2、如下關于確認上司日程

安排籌劃行為中，哪一項

是不適當（）o

A、以電話方式決定面談

或開會仲要預定籌劃，不

再用以書面形式確認

B、上司和文員必要在周

末核對下周行動籌劃,4、

天早上核對當天行動籌劃

C、如果會議主辦者是上

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司，就要確認（至少在舉

辦日二、三、天前）會議

室

D、會議、面談所必須文

獻及資料，要在前一天就

準備好

3、文員依照上司批示，向

對方規(guī)定約會時，如下哪

些做法是錯誤（

A、如果用寫信方式，在

預計對方收到信后，再打

電話確認

B、告知你或上司聯(lián)系電

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話，以便有變化時可及時

告知

C、對