設(shè)計(jì)部門(mén)管理制度

設(shè)計(jì)部門(mén)管理制度

本制度的制定目的是為了提高部門(mén)工作效率，規(guī)范工作程序，加強(qiáng)圖檔、文件、資料管理。特制定一下設(shè)計(jì)部?jī)?nèi)部管理制度，設(shè)計(jì)部員工除了日常應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣之外，根據(jù)部門(mén)工作的特殊性，還應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)部?jī)?nèi)部管理制度，所有規(guī)定如與公司制度抵觸，以公司制度為準(zhǔn)。制度具體內(nèi)容如下：

一.

文件收發(fā)管理制度1.

所有往來(lái)文件均應(yīng)由資料員統(tǒng)一發(fā)送或接受，資料員必須填寫(xiě)《文件發(fā)放/接收登記表》。2.

所有來(lái)文（包括設(shè)計(jì)院洽商、公司內(nèi)部文件、傳真）必須先交到資料員處，資料員認(rèn)真預(yù)審文件是否符合要求和時(shí)效，如存在問(wèn)題有權(quán)拒收。3.

資料員預(yù)審文件符合要求后，填寫(xiě)文件聯(lián)系單，交給部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審閱，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快簽發(fā)審閱單。資料員應(yīng)根據(jù)文件簽發(fā)單上所勾劃的具體執(zhí)行、參閱、抄送人員交其簽收，并留復(fù)印件給具體執(zhí)行人備份。4.

所有往來(lái)文件、圖紙、傳真等均是部門(mén)內(nèi)重要的設(shè)計(jì)依據(jù)和資料，應(yīng)妥善保管，資料員存檔不允許外借或遺失。5.

所有未按照程序直接交給當(dāng)事人或其他工程師的文件，當(dāng)事人應(yīng)拒絕接收并向傳遞人員解釋，所有不遵守規(guī)定的擅自接收文件的人員，部門(mén)不對(duì)其個(gè)人行為負(fù)責(zé)，如造成公司損失的，應(yīng)由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)。6.

需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)在收到文件后立即發(fā)出。7.

發(fā)送任何文件必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可交給資料員統(tǒng)一發(fā)出，任何人不得私自簽發(fā)文件，未經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件，均視為無(wú)效，發(fā)生的一切后果由個(gè)人承擔(dān)。8.

文件發(fā)放原則不應(yīng)超過(guò)24小時(shí)，如有問(wèn)題未能按時(shí)發(fā)放，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后向接受部門(mén)說(shuō)明延遲原因。9.

所有往來(lái)文件資料員應(yīng)認(rèn)真分類、編號(hào)、存檔。二..來(lái)文審閱執(zhí)行制度1.

專業(yè)人員收到文件時(shí)，如當(dāng)事人為“參閱”，請(qǐng)?jiān)谖募鬟f單上簽字。文件傳閱單中所有參閱人員不應(yīng)是簡(jiǎn)單的審閱，應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，并承擔(dān)相應(yīng)的工作和責(zé)任。2.

如當(dāng)事人為“執(zhí)行人”，請(qǐng)復(fù)印保存，源文件返回資料處存檔。文件聯(lián)系單中的執(zhí)行人為具體落實(shí)文件事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人，收到文件后應(yīng)認(rèn)真審閱并于24小時(shí)內(nèi)回復(fù)或執(zhí)行文件要求內(nèi)容，完畢后型部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)具體執(zhí)行情況，實(shí)行八小時(shí)內(nèi)向部門(mén)負(fù)責(zé)人回復(fù)制度，如遇到困難須及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人反應(yīng)。3.

所有給各個(gè)部門(mén)、單位的意見(jiàn)或問(wèn)題，均應(yīng)以書(shū)面文件形式提出，盡量杜絕打電話、口頭通知的形式。4.

如遇特殊要求，執(zhí)行人應(yīng)認(rèn)真審閱、備注要求，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行，如不能及時(shí)完成，應(yīng)向部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō)明原因。5.

文件傳閱后，應(yīng)返回資料員處保存，不得外借。三.

變更洽商審核執(zhí)行制度

1.

有關(guān)設(shè)計(jì)修改的文件只有《設(shè)計(jì)變更通知單》以及《設(shè)計(jì)修改洽商單》，其他任何有關(guān)修改的文件均不能簽發(fā)。

注：《設(shè)計(jì)變更通知單》是由于甲方主動(dòng)要求或由于施工存在問(wèn)題，而由施工單位提出經(jīng)甲方同意的修改，由設(shè)計(jì)單位為主動(dòng)方要求進(jìn)行的修改。

《設(shè)計(jì)修改洽商單》由于設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，由設(shè)計(jì)單位為主動(dòng)方要求進(jìn)行的修改。

2.

所有《設(shè)計(jì)變更通知單》以及《設(shè)計(jì)修改洽商單》應(yīng)首先遞交到資料員處，由資料員簽收和分發(fā)給相關(guān)專業(yè)人員審閱。3.

專業(yè)工程師收到《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》后，必須填寫(xiě)規(guī)定的《項(xiàng)目變更洽商審批申請(qǐng)表》和《設(shè)計(jì)變更審核表》。注明相關(guān)內(nèi)容，變更原因，同時(shí)表格中所有項(xiàng)目為必填項(xiàng)，交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后方能生效，然后付印留底備案，同時(shí)抄送相關(guān)單位或部門(mén)。4.

任何私自填寫(xiě)簽發(fā)給施工單位的或無(wú)《設(shè)計(jì)變更審核表》的《設(shè)計(jì)變更通知單》和《設(shè)計(jì)修改洽商單》均為無(wú)效，如果由此發(fā)生的任何問(wèn)題由簽發(fā)人自行承擔(dān)。3.

需要加曬的圖紙?jiān)跁駡D前，負(fù)責(zé)曬圖單位必須填寫(xiě)加曬圖明細(xì)清單，注明單價(jià)及總價(jià)并經(jīng)我方確認(rèn)，方可進(jìn)行曬圖。4.

加曬圖明細(xì)單一式兩份，曬圖單位和我部各執(zhí)一份，在結(jié)算時(shí)，請(qǐng)曬圖單位出具此單作為結(jié)算依據(jù)。5.

加曬圖明細(xì)單填完之后須交部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，并交資料員保存。八.

工作周計(jì)劃及部門(mén)例會(huì)制度1.

《上周總結(jié)及本周工作計(jì)劃表》的格式在資料員的“設(shè)計(jì)部存檔”文件夾中“周計(jì)劃“內(nèi)，請(qǐng)每周五16：00前及時(shí)填寫(xiě)電子文檔并在網(wǎng)上傳至資料員相應(yīng)文件夾中。2.

所有工程師應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)下一個(gè)工作周的《周工作計(jì)劃》，計(jì)劃中應(yīng)注明具體事項(xiàng)及完成日期，并于每周五交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核匯總。之后交資料管理員整理打印。3.

打印之后的《周工作計(jì)劃》將發(fā)回個(gè)人，作為下周的工作目標(biāo)并應(yīng)切實(shí)執(zhí)行。但部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)根據(jù)實(shí)際工作需要和公司整體工作計(jì)劃中途調(diào)整每個(gè)專業(yè)工程師的工作計(jì)劃和內(nèi)容，專業(yè)工程師應(yīng)服從公司和部門(mén)負(fù)責(zé)人的安排，如有異議，可與部門(mén)負(fù)責(zé)人提出意見(jiàn)。4.

同時(shí)所有工程師應(yīng)于每周五按本周實(shí)際工作完成情況填寫(xiě)公司本周報(bào)，本周為完成的注明具體原因。5.

每周五下午16：00時(shí)召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)，如無(wú)特殊原因，部門(mén)員工應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加。為節(jié)約時(shí)間，所有員工應(yīng)有準(zhǔn)備的、簡(jiǎn)潔的、清晰的匯報(bào)工作完成情況和下周工作計(jì)劃。九.

電子文件歸檔制度1.

本制度是為了同一電子文件的管理制度、格式，使所有的員工共享資源，達(dá)到方便、快捷的查找文件，提高工作效率及準(zhǔn)確性的目的。同時(shí)也便于電子文件整理及交接。2.

資料員收到文件了解主題、接收人、執(zhí)行人并將文件修改正確名稱后放到相應(yīng)的文件夾中。3.

執(zhí)行人處理回復(fù)文件后，將電子文件放入資料員共享文件夾中，由資料員整理歸檔。收、發(fā)數(shù)量要對(duì)應(yīng)。4.

專業(yè)工程師取得的人和電子文件，光盤(pán)均應(yīng)將原文件交給資料管理員整理和保管，如專業(yè)人員有需要，可以復(fù)制，但不應(yīng)取得原件。否則由于沒(méi)有遵守以上制度造成不良后果的，將追究當(dāng)事人責(zé)任。十.

外出登記制度1.

部門(mén)員工因公外出辦事，應(yīng)提前到資料管理員處填寫(xiě)“外出登記表”。2.

部門(mén)員工因私外出或不能上班，應(yīng)提前到資料管理員處填寫(xiě)“請(qǐng)假單”并征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。如果來(lái)不及，應(yīng)電話事先通知經(jīng)理征得同意后，事后補(bǔ)辦“請(qǐng)假單”。關(guān)聯(lián)產(chǎn)品工程資料收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程資料收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，解決資料傳遞環(huán)節(jié)不順，按工程進(jìn)度作好工程資料的提供利用，特制定本制度。一.工程文件、資料接收1．工程文件接收以書(shū)面和電子版文件，兩種接收方式都是有效的，由產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收。2．其它部門(mén)或個(gè)人從關(guān)聯(lián)方帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律轉(zhuǎn)交技術(shù)產(chǎn)品主管負(fù)責(zé)接收。3.產(chǎn)品主管人員對(duì)接工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收總登記帳（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳），并對(duì)技術(shù)文件要進(jìn)行存檔管理，并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。二.工程文件、資料發(fā)放1．分發(fā)關(guān)聯(lián)產(chǎn)品的工程文件資料由技術(shù)資料室統(tǒng)一歸口辦理。2.根據(jù)接到的工聯(lián)單對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行設(shè)計(jì)，下發(fā)產(chǎn)品技術(shù)圖紙，根據(jù)文件規(guī)定入庫(kù)分發(fā)相關(guān)部門(mén)，做好分發(fā)簽字手續(xù)。3.分