原始地質(zhì)資料

原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則

2012年8月一、《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》簡(jiǎn)介二、原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的原則及方法三、原始地質(zhì)資料文件的分類四、原始地質(zhì)資料立卷歸檔中的幾個(gè)需要注意事項(xiàng)提綱《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》

簡(jiǎn)介1.原始地質(zhì)資料：在進(jìn)行地質(zhì)工作時(shí)直接形成或采集的、反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的、以各種載體類型存在的原始記錄、數(shù)據(jù)及中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿等。

2.地質(zhì)檔案：地質(zhì)工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的并歸檔保存的原始地質(zhì)資料。

3.電子文件：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（一）術(shù)語和定義

4.立卷歸檔：根據(jù)原始地質(zhì)資料形成規(guī)律和特點(diǎn)，按有關(guān)要求收集齊全，系統(tǒng)整理，組成案卷，移交地質(zhì)檔案部門統(tǒng)一管理的過程。

5.案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

6.件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，正文、表冊(cè)、附件、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）文件為一件，附圖一張一件；以能獨(dú)立有效使用的電子文件（夾）為一件，數(shù)據(jù)庫或軟件文件夾為一件。（二）原始地質(zhì)資料的歸檔范圍

地質(zhì)工作中形成的具有保存價(jià)值的原始地質(zhì)資料，均屬歸檔范圍。（三）卷內(nèi)文件的分類

根據(jù)原始地質(zhì)資料的形成規(guī)律、形式特征和內(nèi)在聯(lián)系，案卷內(nèi)的原始地質(zhì)資料劃分為“底、測(cè)、觀、探、樣、試、錄、像、綜、文”10類。具體的分類方法將在后面的原始地質(zhì)資料工作方法中詳細(xì)講解。（四）文件的編號(hào)

檔號(hào)（文件號(hào)）由案卷號(hào)、卷內(nèi)類別代號(hào)、件號(hào)組成：

案卷號(hào)：立卷歸檔時(shí)由地質(zhì)檔案部門賦予案卷的代碼。

類別號(hào)：用規(guī)則中給定的類別代號(hào)表示。

件號(hào)：各類內(nèi)，以件為單位從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。檔號(hào)（文件號(hào)）結(jié)構(gòu)為：案卷號(hào)+類別號(hào)+件號(hào)。示例：檔號(hào)12345D0033中，12345為案卷號(hào)；D為卷內(nèi)類別代號(hào)，代表成果底稿底圖類；0033為件號(hào)，代表“底”字類中第33個(gè)文件。（五）文件目錄的組織

文件目錄是由若干個(gè)文件條目構(gòu)成。每個(gè)文件條目是由“序號(hào)”、“類別代字”、“件號(hào)”“文件題名”、“單位”、“數(shù)量”、“密級(jí)”、“載體形式”、“紙介質(zhì)盒（袋）號(hào)”、“電磁載體編號(hào)”、“文件字節(jié)數(shù)”、“備注”等信息項(xiàng)組成?！靶蛱?hào)”是文件的總“序號(hào)”，“件號(hào)”是每一類文件的順序號(hào)文件分為10類，其排序是按“底”、“測(cè)”、“觀”、“探”、“樣”、“試”、“錄”、“像”、“綜”、“文”順序排列的。這個(gè)順序是不變，如果其中一類沒有，應(yīng)按順序排列后面類別的文件。

（五）文件目錄的組織在各個(gè)類中，文件的排列順序應(yīng)基本按《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》中附錄A的順序排列，也可按本單位歷史上原始地質(zhì)資料分類文件排列習(xí)慣排列。

以件為單位，從1開始編流水號(hào)，一件一號(hào)，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足四位的前面填充“0”。這種不足四位前面填充“0”的編號(hào)形式，為今后建立原始地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫打下基礎(chǔ)。（六）紙質(zhì)文件材料立卷歸檔的一般要求

書寫墨水應(yīng)使用碳素或文件記錄墨水，要求書寫工整，符號(hào)清晰，著色符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，文字、圖等符號(hào)應(yīng)著墨牢固。不應(yīng)使用圓珠筆、彩色筆等易褪筆跡的材料書寫。野外記錄應(yīng)使用適于野外記錄并利于長(zhǎng)期保存的書寫材料，對(duì)點(diǎn)號(hào)、巖層產(chǎn)狀、地層代號(hào)、厚度、長(zhǎng)度、面積、體積及坐標(biāo)等重要數(shù)據(jù)、重要地質(zhì)現(xiàn)象素描圖、采樣符號(hào)以及各種圖件均應(yīng)著墨。（七）電子文件立卷歸檔的一般要求

電子文件的數(shù)據(jù)組織形式，應(yīng)根據(jù)資料類別、數(shù)據(jù)成果特點(diǎn)、成果單元構(gòu)成形式或參考利用方式而定，以方便地質(zhì)檔案管理和利用。參考附錄A中的歸檔類目組織文件（依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類排序），擬定名稱（電子文件名就是檔號(hào)，文件夾的名稱，依不同級(jí)次分別用案卷號(hào)、案卷號(hào)＋分類代碼、檔號(hào)作為名稱），建立文件夾，將電子文件存入文件夾中。a）每一項(xiàng)地質(zhì)工作的電子文檔以一個(gè)獨(dú)立的子目錄置于根目錄下，(一級(jí)子目錄：就是以案卷號(hào)為條目組織的目錄)子目錄名即為該地質(zhì)工作形成的地質(zhì)檔案的案卷號(hào)，該份電子文檔的所有電子文件均置于此子目錄下。地質(zhì)檔案文件目錄及備考表放在一級(jí)子目錄下；

b）在一級(jí)子目錄下按卷內(nèi)類別建立二級(jí)子目錄，分別用于直接存放該份電子文檔相應(yīng)類別所有的電子文件，二級(jí)子目錄名為案卷號(hào)+類別代號(hào)，如“331D”；c）如果二級(jí)子目錄下需建三級(jí)子目錄，在二級(jí)子目錄下應(yīng)按照一件文件一個(gè)子目錄的原則再建立若干個(gè)三級(jí)子目錄，每一個(gè)子目錄的名字與該件所對(duì)應(yīng)檔號(hào)(文件號(hào))相同，它們將分別用于存放該文件及其運(yùn)行時(shí)所必須的相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、字庫和文件等），且這些相關(guān)文件要存放在一個(gè)獨(dú)立的文件夾中。如果各件電子文件是用同一工具軟件形成的，運(yùn)行時(shí)所必須的相關(guān)文件相同，則可以將這些相關(guān)文件以一個(gè)獨(dú)立文件夾的形式直接放在該二級(jí)目錄下，但應(yīng)在電子文件登記表中進(jìn)行說明；

d）如果三級(jí)子目錄下還需再建立其它的子目錄，那么創(chuàng)建后應(yīng)在電子文件使用說明書中進(jìn)行說明。電子文件歸檔示例

電子文件所提供的信息，應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。電子文件一般不加密，如已加密應(yīng)將密鑰同時(shí)歸檔。電子文件數(shù)據(jù)文件格式應(yīng)采用通用標(biāo)準(zhǔn)格式，便于數(shù)據(jù)交換和共享，具體可參照國(guó)土資發(fā)〔2006〕210號(hào)《關(guān)于印發(fā)<成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求>的通知》中相關(guān)規(guī)定。不宜制作壓縮電子文件。電子文件應(yīng)附有地質(zhì)檔案文件目錄及備考表，并打印紙質(zhì)文件以備查閱。存儲(chǔ)電子文件的載體上應(yīng)附有外標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫地質(zhì)檔案案卷號(hào)、載體號(hào)、題名、寫入數(shù)據(jù)日期等（見圖）。原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的原則及方法

原始地質(zhì)資料立卷歸檔工作的基本原則“完整有序”。完整：就是在地質(zhì)生產(chǎn)及科研工作中產(chǎn)生的所有有保存價(jià)值的文件、信息材料都要進(jìn)行立卷歸檔，歸檔文件的內(nèi)容要素構(gòu)成應(yīng)完整，并符合地質(zhì)規(guī)范的要求。也就是說，文件材料數(shù)量要齊全，其內(nèi)容構(gòu)成也要齊全。有序：就是歸檔的原始地質(zhì)資料每一個(gè)案卷的管理要有序，每一個(gè)案卷中所有文件材料及信息管理也要有序。也就是要按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》進(jìn)行分類排序，建立卷內(nèi)目錄。只有有序才能對(duì)原始地質(zhì)資料進(jìn)行有效管理，才能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（一）立卷歸檔工作原則（二）立卷工作方法

資料管理人員要通過項(xiàng)目評(píng)審或其他途徑，及時(shí)掌握本單位各項(xiàng)目的完成時(shí)間，督促項(xiàng)目組及時(shí)進(jìn)行原始地質(zhì)資料的立卷歸檔，并對(duì)項(xiàng)目組原始地質(zhì)資料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。包括：協(xié)助項(xiàng)目組完成案卷內(nèi)文件材料分類，建立目錄索引表、編制文件目錄及正確填寫備考表等。同時(shí)，資料室工作人員需提示項(xiàng)目組人員對(duì)文件中該著墨的文字、符號(hào)、線條都要著墨。文件材料的書寫要符合檔案管理的要求。

在項(xiàng)目組完成原始地質(zhì)資料立卷后，資料室工作人員應(yīng)到項(xiàng)目組，對(duì)該原始地質(zhì)資料的立卷質(zhì)量進(jìn)行實(shí)地檢查。檢查合格后，項(xiàng)目組將立卷的原始地質(zhì)資料移交到資料室，辦理移交手續(xù)，填寫備考表（見附件四），進(jìn)行歸檔。（三）歸檔工作方法1．給案卷號(hào)并填寫總帳資料管理人員需給歸檔的原始地質(zhì)資料一個(gè)案卷號(hào)。即從總賬簿中索取案卷號(hào)，并填寫總帳。案卷號(hào)一般是一個(gè)大流水號(hào)，按歸檔時(shí)間順序排號(hào)。有些資料室是按分類編號(hào)的方法進(jìn)行管理的，同樣也要索號(hào)，填寫總帳。有了案卷號(hào)，這份原始地質(zhì)資料就固定了它在原始地質(zhì)資料庫中的排列順序及相應(yīng)的存放位置。2．建立卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄包括封面、索引目錄、文件目錄、備考表等。首先應(yīng)建立文件目錄，就是將卷內(nèi)所有文件材料進(jìn)行分類，并按規(guī)定順序組織建立文件目錄。建立目錄就首先要知道一個(gè)目錄條目的構(gòu)成形式。它是由文件總順序號(hào)、類別代字、件號(hào)、文件題名、單位、數(shù)量、密級(jí)、保管期限、載體形式、紙介質(zhì)盒（袋）號(hào)、電磁載體編號(hào)、電子文件名或文件夾名、文件字節(jié)數(shù)及備注等組成。

建立文件目錄一般先從紙質(zhì)目錄部分開始，然后才能建立相應(yīng)的電子文件目錄。這是因?yàn)殡娮游募夸浺c紙質(zhì)文件目錄在編號(hào)上取得一致，但有時(shí)，電子文件與紙質(zhì)文件并不是一一對(duì)應(yīng)的。

如果一個(gè)電子文件對(duì)應(yīng)多個(gè)紙質(zhì)文件，如分幅圖，如果它在紙質(zhì)文件中有4個(gè)實(shí)物，而在電子文件中是1個(gè)文件。在文件目錄中，紙質(zhì)文件按實(shí)際數(shù)量編號(hào)的，那么在文件目錄中，電子文件號(hào)就取所對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的最小號(hào)（見附件二）。3．注記檔號(hào)在原始地質(zhì)資料中，每一份紙質(zhì)文件材料都要標(biāo)注檔號(hào)。書本式文件注記在文件右上角：圖件類文件注記在圖簽附近。注記檔號(hào)不能遮蓋任何有用信息，這與成果地質(zhì)資料的整理是一致的。原始地質(zhì)資料文件的檔號(hào)由案卷號(hào)、類別代號(hào)、件號(hào)三段組成。例：文件檔號(hào)為：“539Y0032”，其中，“539”為案卷號(hào)；“Y”為類別代號(hào)；“0032”為件號(hào)。此檔號(hào)表明該文件是539號(hào)檔案中采樣測(cè)試鑒定類的第32個(gè)文件。原始地質(zhì)資料文件的分類（一）分類概念

分類的目的就是為了管理、學(xué)習(xí)研究、查尋檢索及統(tǒng)計(jì)的方便。比如人事管理，我們可以按年齡、性別、學(xué)歷、職稱等進(jìn)行分類管理。再如在學(xué)習(xí)上，我們往往會(huì)把某些具有相同概念的東西歸納一起，這樣更便于記憶與領(lǐng)會(huì)。分類目錄則是按一定的邏輯關(guān)系，將事物進(jìn)行分門別類，并確定每個(gè)事物各自的排列位置，滿足人們管理、檢索與統(tǒng)計(jì)的需要。（二）《規(guī)則》的分類《規(guī)則》分類邏輯依據(jù)地質(zhì)工作的不同工作階段進(jìn)行分類

1．成果底稿、底圖類（代字/代號(hào)：底/D）以前“底”字類有真正的手稿、底圖、手繪資料等?，F(xiàn)在是通過計(jì)算機(jī)打印形成文字報(bào)告和各種圖件，修改也是在計(jì)算機(jī)上完成的，沒有了中間環(huán)節(jié)，所以我們只能按照原始地質(zhì)資料管理的習(xí)慣，將現(xiàn)在的成果地質(zhì)資料放在“底”字類中。它包括成果報(bào)告正文、附圖、附表、附件、數(shù)據(jù)庫和軟件、審批文件等。

2．測(cè)繪資料類（代字/代號(hào)：測(cè)/C）地質(zhì)工作的開展，有時(shí)需要先測(cè)繪一些地形資料，這就形成了地質(zhì)測(cè)繪文件材料。主要包括測(cè)繪設(shè)計(jì)、觀測(cè)記錄（專指測(cè)繪工作中形成的各種觀測(cè)記錄資料）、計(jì)算資料、測(cè)繪成果、驗(yàn)收文據(jù)等。

3.野外地質(zhì)觀察類（代字/代號(hào)：觀/G）地質(zhì)測(cè)量工作完成后，地質(zhì)人員開始在野外進(jìn)行觀察與調(diào)查。形成了各種手工記錄或電子文件。包括野外地質(zhì)調(diào)查圖件、觀測(cè)記錄、照片及底片、工作總結(jié)（小結(jié)），相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等。

4.勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)類（代字/代號(hào)：探/T）野外觀察有某些信息后，有時(shí)就要上地質(zhì)工程，如鉆探、槽探、平垌等，這就形成了“探”字類文件材料。包括地質(zhì)工作中的鉆探（井）、坑探、槽探等地質(zhì)工程資料，各類野外試驗(yàn)資料，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等。

5.采樣測(cè)試鑒定類（代字/代號(hào)：樣/Y）在野外觀察及探礦工程中取得的各種標(biāo)本、樣品需要進(jìn)行鑒定，這就形成了“樣”字類文件材料。包括各類樣品的采樣記錄、采樣位置圖、測(cè)試成果及相應(yīng)的總結(jié)報(bào)告、質(zhì)量檢查記錄等。如重砂鑒定、薄片鑒定、化學(xué)分析數(shù)據(jù)等資料。6.試油、試采、采油類（代字/代號(hào)：試/S）這一類是主要為開展油氣地質(zhì)工作設(shè)計(jì)的，主要包括油氣勘探與開發(fā)過程中試油、試采、采油形成的各種資料。

7.儀器記錄及動(dòng)態(tài)資料類（代字/代號(hào)：錄/L）在地質(zhì)工作中，我們有時(shí)采用地質(zhì)工程進(jìn)行地質(zhì)勘查，有時(shí)采用物化探手段進(jìn)行地質(zhì)勘查，有時(shí)二者兼用。這一類中，主要是物化探工作中，水文地質(zhì)觀測(cè)中各種儀器記錄形成的資料。包括各種儀器記錄形成的原始數(shù)據(jù)、圖紙、照像圖紙和底片、磁盤（帶）等，各類地質(zhì)長(zhǎng)期監(jiān)（觀）測(cè)點(diǎn)的位置圖、觀測(cè)記錄、動(dòng)態(tài)曲線等材料，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄。8.航遙影像類（代字/代號(hào)：像/X）包括遙感、航空攝影測(cè)量過程中所形成的照片或像片資料。

9.中間性綜合資料類（代字/代號(hào)：綜/Z）野外工作告一段落，野外所取得的數(shù)據(jù)要進(jìn)行階段處理。這一類主要是在室內(nèi)整理過程中所形成的文件材料。包括重要中間性成果及其圖（冊(cè)）、表、卡，相關(guān)質(zhì)量檢查記錄等，技術(shù)階段小結(jié)、總結(jié)、技術(shù)專報(bào)等。

10.技術(shù)管理文件類（代字/代號(hào)：文/W）主要是項(xiàng)目管理工作中形成的各種文件材料。包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)書、指示性文件、重要技術(shù)措施材料、質(zhì)量體系運(yùn)行的相關(guān)文件、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)材料等。原始地質(zhì)資料立卷歸檔中的注意事項(xiàng)

（1）一個(gè)文件、信息按內(nèi)容只能分在某一類中。但由于文件、信息涉及的事項(xiàng)復(fù)雜，邏輯關(guān)系錯(cuò)綜，按內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)跨類現(xiàn)象。對(duì)跨類文件、信息的解決方法是：可以按照大多數(shù)閱者的習(xí)慣，遵照基本合理的原則，分到某一類中。（2）如果一個(gè)原始地質(zhì)資料文件，其內(nèi)容是跨類的，則應(yīng)根據(jù)該文件的主體內(nèi)容分入相應(yīng)類中。（3）一般說來，各種未被加工的原始的文件、信息應(yīng)按《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》歸于相應(yīng)類，而經(jīng)過后期加工，比如室內(nèi)加工后的文件材料，一般可歸于“底”字類或“綜”字類。

（4）野外記錄本盡量根據(jù)內(nèi)容編制簡(jiǎn)要題名。不能在文件目錄中寫野外記錄本多少本，這樣不便于信息資源的查找。

（5）文件載體單位及數(shù)量：根據(jù)需要可填文件的頁及頁數(shù)。比如文字報(bào)告等一些重要文件，它的頁數(shù)一般可反映該報(bào)告的工作詳細(xì)程度，這也是一種有用信息。

（6）分類觀點(diǎn)可以不同，但最好不保存相同的文件材料。比如，有的單位在“底”字類中保管有鉆孔柱狀圖，在“探”字類中又保管有相同的鉆孔柱狀圖，同一案卷重復(fù)保管相同文件勢(shì)必造成人力、物力的浪費(fèi)，這種方法是不可取的。

分類不是目的，如何管理好原始地質(zhì)資料，如何提供更便捷的服務(wù)是我們的目的。分類不可能是極端精確的，每個(gè)人對(duì)類別的劃分有自己的理解。原始地質(zhì)資料文件的分類管理是手工管理階段的產(chǎn)物，隨著科技進(jìn)步，以及原始地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與使用，人們只需輸入一個(gè)或幾個(gè)關(guān)鍵詞就可以快速檢索到所需資料信息。這時(shí)原始地質(zhì)資料分類僅統(tǒng)計(jì)功能上的有意義。原始地質(zhì)資料的分類體管理體系甚至?xí)，F(xiàn)在就有單位的文件材料是按文件形成的前后順序大流水排號(hào)。服務(wù)利用時(shí)，依靠建立的目錄數(shù)據(jù)庫，用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索查詢，既方便又