HJ 9-2022 生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

標(biāo)準(zhǔn)分享吧中華人民共和國(guó)國(guó)家生態(tài)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)Descriptiondetailedregulationsforecologicaland2022-03-09發(fā)布20生態(tài)環(huán)境部發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)分享吧 1 1 1 2 2 2 3 5 6i——調(diào)整了規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義；——增加了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)內(nèi)容。生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門(mén)及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態(tài)環(huán)境檔案的檢索凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）HJ/T7生態(tài)環(huán)境檔案ecologicalandenvironmentalar14著錄標(biāo)識(shí)符號(hào)5.1著錄用漢字應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范化的簡(jiǎn)化漢字，外文與少數(shù)民族文字應(yīng)當(dāng)依照其文字規(guī)則書(shū)寫(xiě)。5.2人名、地名、圖形、符號(hào)應(yīng)當(dāng)按原文照實(shí)著錄，無(wú)法照實(shí)著錄的可改為其他形式的相應(yīng)內(nèi)容，并5.3著錄項(xiàng)目中各種編號(hào)、代號(hào)、時(shí)間、數(shù)量中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字。27.1.1以“卷”為單位整理的檔案，應(yīng)當(dāng)建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；以“件”7.1.2為滿足生態(tài)環(huán)境檔案管理需要，應(yīng)當(dāng)建立符合實(shí)際需求的結(jié)構(gòu)化關(guān)系型機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，且目3表1案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)123/445678/94表2卷內(nèi)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)1234586/7894/44表3歸檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)12345867/894/48.1生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源是被著錄的生態(tài)環(huán)境檔案本身。著錄信息源的確定依據(jù)如下：b）卷內(nèi)文件級(jí)著錄信息源主要依據(jù)檔案材料的文頭d）項(xiàng)目類生態(tài)環(huán)境檔案的著錄信息源主要依據(jù)項(xiàng)8.2被著錄檔案本身信息不足時(shí)，可參考其他有關(guān)的檔案資59著錄項(xiàng)目細(xì)則9.1題名與責(zé)任者項(xiàng)9.1.1案卷題名生態(tài)環(huán)境部、XX有限公司關(guān)于審查XX項(xiàng)9.1.2文件題名一般著錄單份文件文首的題目名稱。文件題名分為正題名、副題名、并列題名等，一般應(yīng)當(dāng)正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名應(yīng)當(dāng)照副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。正題名能夠反映檔案中的主題時(shí)，副題名不必著并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的、與正題名對(duì)照并列的題名。生態(tài)環(huán)境檔案的外文題名即為并列題名，應(yīng)當(dāng)著錄，著錄時(shí)應(yīng)當(dāng)在并列題名前加“=”號(hào)。與正題聯(lián)合國(guó)開(kāi)發(fā)署（UNDP）工作組關(guān)于中國(guó)臭氧層保護(hù)的考察報(bào)告（CPR/89/02DEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/0對(duì)于題名中的說(shuō)明題名文字，如在題名前后對(duì)檔案文件內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字，應(yīng)第二次全國(guó)污染源普查公報(bào)：時(shí)期資料為XXX無(wú)題名的單份文件材料依據(jù)其內(nèi)容擬寫(xiě)題名，并加“[]”號(hào)。單份文件材料的正題名有別名者，除著錄正題名外，可將別名在備注項(xiàng)中注明。國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)《大氣污染防治行動(dòng)計(jì)劃》的通知，在備注項(xiàng)注明：“大氣十條”個(gè)附件材料的，應(yīng)當(dāng)逐一著錄，用“+”連接。正文中包含有附件題名，而歸檔的6應(yīng)當(dāng)著錄對(duì)文件材料負(fù)有直接責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。三個(gè)及以下責(zé)任者，照原文著錄；超過(guò)三機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或規(guī)范化通用簡(jiǎn)稱。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者的名稱在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)當(dāng)未署責(zé)任者的文件，應(yīng)當(dāng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形成特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考9.1.4機(jī)構(gòu)名稱9.1.5文件編號(hào)文件編號(hào)是文件材料在制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人編寫(xiě)的文件材料序號(hào)，如發(fā)文字號(hào)、技術(shù)鑒定證書(shū)編號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)著錄文件編號(hào)應(yīng)當(dāng)齊全完整，不得省略。如發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)。文件材料上有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，一般只著錄一個(gè)文件編號(hào)；若需著錄多個(gè)文件編號(hào)，中間用圖紙類材料，其圖號(hào)可視為文件編號(hào)，予以著錄。但當(dāng)圖號(hào)作為檔號(hào)的一部分時(shí)，文件編號(hào)9.2稿本與文種項(xiàng)9.2.1稿本草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、789.3.1密級(jí)9.3.2保密期限9.3.3公開(kāi)屬性9.3.4控制標(biāo)識(shí)9.3.5保管期限9.4.1一般要求第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位數(shù)用“0”補(bǔ)齊，應(yīng)當(dāng)省略年、月、日三字，在表示年、一般情況下，文書(shū)著錄發(fā)文日期；決議、決定、命令、法律、標(biāo)準(zhǔn)、辦法、規(guī)定、條例、章記錄、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、測(cè)定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)報(bào)告等著錄記錄日未標(biāo)明形成日期的文件材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成日期，并在備92018年5月×日，著錄為“20180500”××××年×月×日，著錄為“00000000”文件材料的形成日期記載有誤的，應(yīng)當(dāng)著錄正確的日期，并在備注項(xiàng)中說(shuō)明“原日期記載有9.4.3起止日期9.5載體類型及形態(tài)項(xiàng)9.5.1載體類型頁(yè)數(shù)應(yīng)當(dāng)著錄卷內(nèi)單件文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)，或著錄以“件”為單位整理的檔案9.5.3件數(shù)9.5.4載體數(shù)量9.5.5載體單位9.5.6載體規(guī)格9.6備注項(xiàng)若多個(gè)項(xiàng)目需備注時(shí)，依各項(xiàng)目順序著錄，項(xiàng)ISBN978-7-5086-3319.8提要項(xiàng)9.9排檢與編號(hào)項(xiàng)9.9.3檔號(hào)案門(mén)類代碼、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、件號(hào)。檔號(hào)中各組成部分間用“-”全宗號(hào)為國(guó)家綜合檔案館賦予立檔單位的編號(hào)，一般為4位。如果尚未被賦予全宗號(hào)，著錄案卷號(hào)為每一卷檔案的流水編號(hào)，一般為4位阿拉伯件號(hào)為案卷內(nèi)每一件文件材料的流水編號(hào)，一般為3位阿拉伯?dāng)?shù)字；或?yàn)橐浴凹睘閱挝徽麢n案門(mén)類代碼由檔案門(mén)類名稱的2位漢語(yǔ)拼音首字母組成，如文書(shū)檔案用“WS”標(biāo)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸9.9.5縮微號(hào)9.9.6