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文檔簡(jiǎn)介
1人力資源服務(wù)規(guī)范第8部分:流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)本部分規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員、檔案管理范圍、服務(wù)內(nèi)容及要求、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案管理服務(wù)信息化、服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)。本部分適用于從事流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“服務(wù)機(jī)構(gòu)”)開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T32623—2016流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范DBXX/TXXXX.1—XXXX人力資源服務(wù)規(guī)范第1部分:通則3術(shù)語(yǔ)和定義GB/T33529界定的術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。4機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員4.1流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)以上(含縣級(jí))人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)省級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門(mén)授權(quán)的單位管理。4.2從業(yè)人員應(yīng)具備下列條件:a)具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能;b)嚴(yán)格遵守流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度;c)熟悉人力資源、社會(huì)保障、檔案管理等法律法規(guī)、規(guī)章制度、政策文件;d)政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派,關(guān)鍵核心崗位選配中共黨員。5檔案管理范圍具有從事流動(dòng)人員人事檔案管理資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu),受用人單位或個(gè)人委托可管理下列人員人事檔案:a)非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案;b)辭職辭退、解除(終止)聘用(勞動(dòng))合同、取消錄(聘)用、被開(kāi)除等與用人單位解除或終止人事(勞動(dòng))關(guān)系的未就業(yè)的原機(jī)關(guān)公務(wù)員、國(guó)有企事業(yè)單位的管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、軍隊(duì)文職人員的人事檔案;c)未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專(zhuān)畢業(yè)生的人事檔案;d)自費(fèi)出國(guó)(境)留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國(guó)(境)人員的人事檔案;2e)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;f)自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案;g)其他流動(dòng)人員的人事檔案。6服務(wù)內(nèi)容及要求6.1檔案接收與轉(zhuǎn)遞6.1.1檔案接收6.1.1.1單位委托檔案的接收6.1.1.1.1建立單位委托檔案管理服務(wù)關(guān)系應(yīng)符合下列要求:a)查驗(yàn)委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料;b)與委托存檔單位簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議。內(nèi)容包括但不限于雙方權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任及爭(zhēng)議處理辦法。6.1.1.1.2單位委托檔案的接收程序:a)審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料及經(jīng)辦人、擬調(diào)人員的身份證明;b)審核提交材料無(wú)誤后,向擬調(diào)人員的原存檔單位出具商調(diào)函;c)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料,接收檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別,對(duì)缺少關(guān)鍵材料的,一次性告知所缺材料及其可能造成的影響,經(jīng)本人作出書(shū)面知情說(shuō)明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收,或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料;對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的,應(yīng)采取先存后補(bǔ)方式予以接收,并督促指導(dǎo)流動(dòng)人員補(bǔ)充相關(guān)缺失材料;注:關(guān)鍵材料一般是指用于核定流動(dòng)人員的出生日期、參加工作時(shí)間d)審核合格辦理檔案接收手續(xù),并登記備案,編號(hào)入庫(kù);e)本著誠(chéng)信真實(shí)的原則,單位宜提供信用證明。6.1.1.2個(gè)人委托檔案的接收個(gè)人委托檔案的接收程序:a)審核調(diào)檔申請(qǐng)人的身份證明;b)審核提交材料無(wú)誤后,向調(diào)檔申請(qǐng)人的原存檔單位出具商調(diào)函;c)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料,接收檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別,對(duì)缺少關(guān)鍵材料的,一次性告知所缺材料及其可能造成的影響,經(jīng)本人作出書(shū)面知情說(shuō)明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收,或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料;對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的,應(yīng)采取先存后補(bǔ)方式予以接收,并督促指導(dǎo)流動(dòng)人員補(bǔ)充相關(guān)缺失材料;注:關(guān)鍵材料一般是指用于核定流動(dòng)人員的出生日期、參加工作時(shí)間d)審核合格后,與個(gè)人簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議,辦理檔案接收手續(xù);e)對(duì)接收檔案登記備案,編號(hào)入庫(kù);f)本著誠(chéng)信真實(shí)的原則,個(gè)人宜提供信用證明。6.1.2檔案轉(zhuǎn)出3檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)按下列程序辦理:a)確認(rèn)檔案接收單位檔案管理資質(zhì)、審核調(diào)檔手續(xù)、核實(shí)經(jīng)辦人身份;b)檢查核對(duì)檔案材料,解除委托存檔關(guān)系,辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù);c)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接的簽收和交接登記;d)查收檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí),對(duì)商調(diào)函、回執(zhí)等資料及時(shí)整理歸檔。6.2檔案材料收集鑒別與歸檔6.2.1收集鑒別檔案材料應(yīng)符合下列要求:a)歸檔材料對(duì)象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完備;b)歸檔材料一般為原件。證書(shū)、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的,注明復(fù)制時(shí)間,并加蓋材料制作單位公章或人事關(guān)系所在單位組織(人事)部門(mén)公章。6.2.2對(duì)收集的檔案材料應(yīng)按照附錄A的要求進(jìn)行分類(lèi)并歸檔。對(duì)符合要求的材料,應(yīng)在接收后2個(gè)月內(nèi)將材料歸入本人檔案并做好登記備案。不符合歸檔要求的材料退還并說(shuō)明原因。6.3檔案整理與保管6.3.1檔案整理6.3.1.1整理檔案材料應(yīng)按附錄A進(jìn)行分類(lèi),依檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系排列,分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,對(duì)裝訂成卷的檔案驗(yàn)收后入庫(kù)保存。6.3.1.2檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格應(yīng)符合附錄B的要求。6.3.1.3應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行編目,著錄類(lèi)號(hào)、材料名稱(chēng)、時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。6.3.1.4檔案材料按照一人一檔的方法整理。6.3.2檔案保管檔案保管應(yīng)符合下列要求:a)建立與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的專(zhuān)用檔案庫(kù)房,配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架;b)檔案庫(kù)房滿(mǎn)足防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求,按照GB/T32623—20168.2執(zhí)行;c)檔案庫(kù)房、閱檔場(chǎng)所(室)、整理場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所分開(kāi);d)建立檔案保管、保密、安全、借閱、轉(zhuǎn)遞等管理制度和辦事流程;e)定期將檔案實(shí)物與檔案名冊(cè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)。6.4檔案利用與服務(wù)6.4.1檔案查借閱檔案查借閱應(yīng)遵守下列要求:a)查閱人事檔案按照查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù);b)做好檔案查閱登記備案以及催還核對(duì)入庫(kù)手續(xù);c)檔案外借時(shí),由借閱單位以書(shū)面形式說(shuō)明理由,經(jīng)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)后,方可借出并限期歸還;d)查借閱檔案遵守保密和閱檔規(guī)定。6.4.2出具人事證明出具人事證明應(yīng)按下列要求辦理:4a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料;b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件及其他證明文件;c)依據(jù)檔案記載出具證明并加蓋公章。6.4.3審核專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等申報(bào)材料審核專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等申報(bào)材料,應(yīng)按下列要求辦理:a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料;b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件及其他證明文件;c)審核委托存檔人員的人事檔案并在符合條件的申報(bào)材料上加蓋公章;d)對(duì)獲得專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格、技能人員職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格等的個(gè)人考評(píng)材料收集鑒別歸檔。6.4.4提供政審服務(wù)提供政審服務(wù)按下列要求辦理:a)審核委托存檔單位相關(guān)證明材料;b)審核個(gè)人委托存檔人員的身份證件、經(jīng)辦人身份證件、政審函及其他證明文件;c)依據(jù)檔案記載出具政審復(fù)函并加蓋公章。6.4.5中共黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)6.4.5.1中共黨員組織關(guān)系接收按下列要求辦理:a)審核中共黨員組織關(guān)系介紹信、擬轉(zhuǎn)入人員身份證件;b)審核材料無(wú)誤后,登記并核實(shí)個(gè)人基本信息,錄入管理信息系統(tǒng);c)將中共黨員編入支部并告知黨員;d)填寫(xiě)并發(fā)出中共黨員組織關(guān)系回執(zhí);e)將中共黨員組織關(guān)系介紹信、登記材料等資料及時(shí)整理歸檔。6.4.5.2中共黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出按下列要求辦理:a)確認(rèn)中共黨員組織關(guān)系接收單位、審核經(jīng)辦人身份證件;b)辦理中共黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出手續(xù);c)查收中共黨員組織關(guān)系介紹信回執(zhí),將回執(zhí)等資料及時(shí)整理歸檔。7檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)按照GB/T32623—2016第10章執(zhí)行。8檔案管理服務(wù)信息化檔案管理服務(wù)信息化按照GB/T32623—2016第11章執(zhí)行。9服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)服務(wù)評(píng)價(jià)與改進(jìn)按照DBXX/TXXXX.1—202X第10章的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5人事檔案材料的分類(lèi)A.1檔案材料分類(lèi)A.1.1履歷材料。A.1.2自傳材料。A.1.3鑒定、考核、考察材料。A.1.4學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)(任職)資格和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。A.1.5政治歷史情況的審查材料。A.1.6參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。A.1.7獎(jiǎng)勵(lì)材料。A.1.8涉紀(jì)涉法材料。A.1.9錄用、任免、招工、調(diào)動(dòng)、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員退伍、工資、待遇、出國(guó)(境)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料。A.1.10其他可供參考有保存價(jià)值的材料。6人事檔案材料、檔案卷盒、檔案袋的樣式和規(guī)格B.1檔案材料和目錄人事檔案材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型(297mm×210mm)。材料左邊應(yīng)當(dāng)留有25mm的裝訂邊,字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。A4紙型的人事檔案材料和目錄按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂,中間孔距上、下孔(從孔中心算起)83mm,下孔距材料底邊54mm,孔中心距左邊沿12mm,孔直徑為5mm。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料,不需要重新打孔和裱糊。B.2檔案卷盒人事檔案卷盒規(guī)格按照A4紙型相應(yīng)調(diào)整,分為310mm×225mm×25mm、310mm×225mm×35mm和310mm×225mm×45mm三種。卷盒設(shè)3個(gè)裝訂立柱,裝訂立柱中心距左邊內(nèi)沿15mm,下裝訂立柱距卷盒底邊54mm,中間裝訂立柱距上、下裝訂立柱(從裝訂立柱中心算起)83mm,裝訂立柱直徑為4mm。卷盒背脊標(biāo)簽規(guī)格相應(yīng)調(diào)整為310mm×22mm、310mm×32mm和3
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