河北公司董事局秘書工作制度樣本

河北安普新能源科技（集團(tuán)）董事局秘書工作制度

第一章總則

第一條為了促進(jìn)河北安普新能源科技(以下簡稱“企業(yè)”)規(guī)范運(yùn)作，充足發(fā)揮董事局秘書作用，加強(qiáng)對董事局秘書工作管理和監(jiān)督，依據(jù)《中國企業(yè)法》（以下簡稱《企業(yè)法》）、《中國證券法》、《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“上市規(guī)則”）等相關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件及《河北安普新能源科技章程》（以下簡稱“企業(yè)章程”），制訂本工作制度。

第二章

董事局秘書高管資格及權(quán)力

第二條

董事局秘書高管資格

（一）作為上市企業(yè)高管人員，董事局秘書應(yīng)該對企業(yè)和董事局負(fù)責(zé)；

（二）企業(yè)董事局秘書空缺期間，企業(yè)應(yīng)該指定一名董事或高級管理人員代行其職責(zé)，或由董事長在指定人員到任之前代行其職責(zé)；

（三）證券事務(wù)代表負(fù)擔(dān)應(yīng)有正當(dāng)合規(guī)責(zé)任，證券事務(wù)代表代為推行董事局秘書職責(zé)行為，董事局秘書負(fù)擔(dān)合理負(fù)有責(zé)任。

第三條

董事局秘書權(quán)力

（一）上市企業(yè)應(yīng)該為董事局秘書推行職責(zé)提供便利條件，董事、監(jiān)事、高級管理人員及企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)該支持、配合董事局秘書工作；

（二）董事局秘書為推行職責(zé)有權(quán)了解企業(yè)財務(wù)和經(jīng)營情況，參與包含信息披露相關(guān)會議，查閱包含信息披露全部文件，并要求企業(yè)相關(guān)部門和人員立即提供相關(guān)資料和信息；

（三）企業(yè)應(yīng)該為董事局秘書參與監(jiān)管機(jī)構(gòu)和交易所業(yè)務(wù)培訓(xùn)等相關(guān)活動提供保障；

（四）董事局秘書在推行職責(zé)過程中受到不妥妨礙和嚴(yán)重阻撓時，能夠直接向監(jiān)管機(jī)構(gòu)和交易所匯報。

第三章董事局秘書職責(zé)

第四條董事局秘書是企業(yè)高級管理人員，對企業(yè)和董事局負(fù)責(zé)，負(fù)擔(dān)法律、法規(guī)及企業(yè)章程對企業(yè)高級管理人員所要求義務(wù)，行使對應(yīng)職權(quán)，推行對應(yīng)職責(zé)，并獲取對應(yīng)酬勞。

第五條董事局秘書推行以下職責(zé)：

（一）負(fù)責(zé)企業(yè)和相關(guān)當(dāng)事人和深圳證券交易所及其它證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間立即溝通和聯(lián)絡(luò)，確保證券交易所能夠隨時和其取得工作聯(lián)絡(luò)；

（二）負(fù)責(zé)處理企業(yè)信息披露事務(wù)，督促企業(yè)制訂并實(shí)施信息披露管理制度和重大信息內(nèi)部匯報制度，促進(jìn)企業(yè)和相關(guān)當(dāng)事人依法推行信息披露義務(wù)，并按要求向深圳證券交易所辦理定時匯報和臨時匯報披露工作；

（三）協(xié)調(diào)企業(yè)和投資者關(guān)系，接待投資者來訪，回復(fù)投資者咨詢，向投資者提供企業(yè)披露資料；

（四）根據(jù)法定程序籌備董事局會議、監(jiān)事會會議和股東大會，準(zhǔn)備和提交擬審議董事局會議和股東大會文件；

（五）參與董事局會議，制作會議統(tǒng)計并簽字；

（六）負(fù)責(zé)和企業(yè)信息披露相關(guān)保密工作，制訂保密方法，促進(jìn)企業(yè)董事局全體組員及相關(guān)知情人在相關(guān)信息正式披露前保守秘密，并在內(nèi)幕信息泄露時，立即采取補(bǔ)救方法并向深圳證券交易所匯報；

（七）關(guān)注媒體報道、主動求證真實(shí)情況并澄清不實(shí)報道，促請董事會立即回復(fù)深交所全部問詢；（八）負(fù)責(zé)保管企業(yè)股東名冊、董事名冊、控股股東及董事、監(jiān)事、高級管理人員持有企業(yè)股票資料，和董事局、股東大會會議文件和會議統(tǒng)計等；

（九）幫助董事、監(jiān)事和高級管理人員了解信息披露相關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、上市規(guī)則、深圳證券交易所其它要求和企業(yè)章程，和上市協(xié)議對其設(shè)定責(zé)任；

（十）促進(jìn)董事局依法行使職權(quán)；在董事局?jǐn)M做出決議違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、上市規(guī)則、深圳證券交易所其它要求和企業(yè)章程時，應(yīng)該提醒和會董事，并提請列席會議監(jiān)事就此發(fā)表意見；假如董事局堅持作出上述決議，董事局秘書應(yīng)將相關(guān)監(jiān)事和其個人意見記載于會議統(tǒng)計上，并立即向深圳證券交易所匯報；

（十一）幫助董事會下屬戰(zhàn)略委員會、審計委員會、提名委員會和薪酬和考評委員會相關(guān)工作；（十二）《企業(yè)法》等法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、企業(yè)章程要求和深圳證券交易所要求推行其它職責(zé)。

第四章董事局秘書聘用

第六條董事局秘書任職資格：

董事局秘書應(yīng)該含有推行職責(zé)所必需財務(wù)、管理、法律專業(yè)知識，含有良好職業(yè)道德和個人品德，并取得深圳證券交易所頒發(fā)董事會秘書資格證書。

有下列情形之一人士不得擔(dān)任企業(yè)董事局秘書：

（一）有《企業(yè)法》第一百四十七條要求情形之一；

（二）自受到中國證監(jiān)會最近一次行政處罰未滿三年；

（三）最近三年受到證券交易所公開訓(xùn)斥或三次以上通報批評；

（四）企業(yè)現(xiàn)任監(jiān)事；

（五）深圳證券交易所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書其它情形。

第七條企業(yè)解聘董事局秘書應(yīng)該含有充足理由，不得無故將其解聘。董事局秘書被解聘或辭職時，企業(yè)應(yīng)該立即向深圳證券交易所匯報，說明原因并公告。董事局秘書有權(quán)就被企業(yè)不妥解聘或和辭職相關(guān)情況，向深圳證券交易所提交個人陳說匯報。

第八條企業(yè)董事局秘書空缺期間，董事局應(yīng)該指定一名董事或高級管理人員代行董事局秘書職責(zé)，并報深圳證券交易所立案，同時立即確定董事局秘書人選。企業(yè)指定代行董事局秘書職責(zé)人員之前，由董事局主席代行董事局秘書職責(zé)。

董事局秘書空缺期間超出三個月以后，董事局主席應(yīng)該代行董事局秘書職責(zé)，直至企業(yè)正式聘用董事局秘書。第九條企業(yè)在聘用董事局秘書同時，還應(yīng)該聘用證券事務(wù)代表，幫助董事局秘書推行職責(zé)。在董事局秘書不能推行職責(zé)時，由證券事務(wù)代表行使其權(quán)利并推行其職責(zé)，在此期間，并不妥然免去董事局秘書對企業(yè)信息披露事務(wù)所負(fù)有責(zé)任。

證券事務(wù)代表應(yīng)該經(jīng)過深圳證券交易所董事會秘書資格培訓(xùn)并取得董事會秘書資格證書。

第十條企業(yè)聘用董事局秘書之前應(yīng)該向深圳證券交易所報送以下資料：

（一）董事局推薦書，包含被推薦人符合上市規(guī)則任職資格說明、職務(wù)、工作表現(xiàn)及個人品德等內(nèi)容；

（二）被推薦人個人簡歷、學(xué)歷證實(shí)（復(fù)印件）；

（三）被推薦人取得董事會秘書資格證書（復(fù)印件）。

第十一條企業(yè)董事局正式聘用董事局秘書、證券事務(wù)代表后應(yīng)該立即公告并向深圳證券交易所提交以下資料：

（一）董事局秘書、證券事務(wù)代表聘用書或相關(guān)董事局決議；

（二）董事局秘書、證券事務(wù)代表通訊方法，包含辦公電話、住宅電話、移動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。

（三）企業(yè)董事局主席通訊方法，包含辦公電話、移動電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。

上述相關(guān)通訊方法資料發(fā)生變更時，企業(yè)應(yīng)該立即向深圳證券交易所提交變更后資料。

第四章董事局秘書職權(quán)范圍

第十二條組織籌備董事局會議和股東大會，準(zhǔn)備會議文件，安排相關(guān)會務(wù)，負(fù)責(zé)會議統(tǒng)計，確保會議統(tǒng)計內(nèi)容真實(shí)、正確和完整，保管會議文件和會議統(tǒng)計；

主動掌握相關(guān)會議決議實(shí)施情況，對實(shí)施中關(guān)鍵問題，應(yīng)向董事局匯報并提出提議。

第十三條為強(qiáng)化企業(yè)董事局戰(zhàn)略決議和導(dǎo)向功效，董事局秘書應(yīng)確保企業(yè)董事局決議重大事項嚴(yán)格按要求程序進(jìn)行。依據(jù)董事局要求，參與、組織董事局決議事項咨詢、分析，提出對應(yīng)意見和提議。受委托承接董事局及其相關(guān)委員會日常工作。

第十四條董事局秘書作為企業(yè)和證券監(jiān)管部門聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)組織準(zhǔn)備和立即遞交證券監(jiān)管部門所要求文件，負(fù)責(zé)接收證券監(jiān)管部門下達(dá)相關(guān)工作、任務(wù)并組織完成。

第十五條負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織企業(yè)信息披露事宜，建立健全相關(guān)信息披露制度，參與企業(yè)包含信息披露相關(guān)會議，立即知曉企業(yè)重大經(jīng)營決議及相關(guān)信息資料。

第十六條負(fù)責(zé)企業(yè)股價敏感資料保密工作，并制訂行之有效保密制度和方法。對于多種原因引致企業(yè)股價敏感資料外泄，要采取必需補(bǔ)救方法，立即加以解釋和澄清，并向深圳證券交易所匯報。

第十七條負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織市場推介，協(xié)調(diào)投資者來訪接待，處理投資者關(guān)系，保持和投資者、中介機(jī)構(gòu)及新聞媒體聯(lián)絡(luò)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解答社會公眾提問，確保投資者立即得到企業(yè)披露資料。組織籌備企業(yè)推介宣傳活動，對市場推介和投資者關(guān)鍵來訪等活動形成總結(jié)匯報，并組織向證券監(jiān)管部門匯報相關(guān)活動。

第十八條負(fù)責(zé)管理和保留企業(yè)股東名冊資料、董事名冊、控股股東及董事、監(jiān)事、高級管理人員持有企業(yè)股票資料，和企業(yè)發(fā)行在外債券權(quán)益人名單。

第十九條幫助和促進(jìn)董事、監(jiān)事及高級管理人員在行使職權(quán)時切實(shí)推行法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、企業(yè)章程等相關(guān)要求。在知悉董事局作出或可能作出違反相關(guān)要求決議時，有義務(wù)立即提醒，并有權(quán)如實(shí)向證券監(jiān)管部門反應(yīng)情況。

第二十條協(xié)調(diào)為企業(yè)監(jiān)事會及其它審核機(jī)構(gòu)推行監(jiān)督職能提供必需信息資料，幫助做好對董事和高級管理人員推行誠信責(zé)任調(diào)查。

第二十一條推行董事局依法授予其它職權(quán)，和深圳證券交易所要求其它職權(quán)。

第五章董事局秘書工作程序

第二十二條會議籌備、組織：

（一）相關(guān)會議召開時間、地點(diǎn)，董事局秘書在請示董事局主席后，應(yīng)立即根據(jù)企業(yè)章程及其它相關(guān)部門規(guī)章和上市規(guī)則要求時限、方法和內(nèi)容發(fā)出通知；

（二）需提交提案及相關(guān)資料，董事局秘書應(yīng)在會議召開前，送達(dá)各和會者；

（三）董事局秘書應(yīng)作會議統(tǒng)計并最少保留十年。

第二十三條信息及重大事項公布：

（一）對外公告信息及重大事項，董事局秘書應(yīng)事前請示董事局主席；

（二）對于擬公布信息公告，應(yīng)由董事局秘書審核署名確定。

第二十四條深圳證券交易所和其它證券監(jiān)管部門對企業(yè)問詢函，董事局秘書應(yīng)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門準(zhǔn)備資料回復(fù)問題，并于完成后進(jìn)行審核確定。

第六章董事局秘書辦事機(jī)構(gòu)

第二十五條企業(yè)董事局秘書辦具體負(fù)責(zé)完成董事局秘書交辦工作。

第二十六條企業(yè)董事、監(jiān)事、高級管理人員及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和人員應(yīng)該支持、配合董事局秘書工作；企業(yè)應(yīng)該為董事局秘書推行職責(zé)，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作人員配置和經(jīng)費(fèi)等方面提供必需便利條件和確保；企業(yè)各相關(guān)部門和人員應(yīng)該主動配合董事局秘書工作機(jī)構(gòu)工作。

第七章董事局秘書法律責(zé)任

第二十七條董事局秘書有以下情形之一，企業(yè)應(yīng)該自事實(shí)發(fā)生之日起在30天內(nèi)解聘董事局秘書：

（一）出現(xiàn)上市規(guī)則3.2.4條所要求情形之一；

（二）連續(xù)三個月以上不能推行職責(zé)；

（三）在推行職務(wù)時出現(xiàn)重大錯誤或疏漏，給投資者造成重大損失；

（四）違反國家法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、上市規(guī)則、深圳證券交易所其它要求和企業(yè)章程，給投資者造成重大損失。（五）在最近三年內(nèi)受到中國證監(jiān)會行政處罰、被交易所公開訓(xùn)斥，或被交易所通報批評三次以上；

（六）監(jiān)管機(jī)構(gòu)認(rèn)為不宜繼續(xù)擔(dān)任董事局秘書其它情形。

第二十八條企業(yè)應(yīng)該在聘用董事局秘書時和其簽署保密協(xié)議，要求其承諾在