公司行政部管理制度

公司行政部管理制度一、管理制度的目的和適用范圍公司行政部管理制度的目的是規(guī)范行政部門的日常管理工作，提高工作效率，確保行政事務(wù)的順利進行，促進公司的正常運轉(zhuǎn)。本制度適用于所有涉及行政部門工作的員工。二、行政部門崗位設(shè)置和職責(zé)1.行政部門設(shè)置了以下崗位：-行政部門經(jīng)理：負責(zé)行政部門的整體管理和協(xié)調(diào)工作。-行政助理：協(xié)助行政部門經(jīng)理處理日常事務(wù)，提供必要的支持。-文秘：負責(zé)文件管理、會議記錄和行政報告的撰寫。-辦公室管理員：負責(zé)辦公室設(shè)備和日常用品的管理，保證辦公環(huán)境的良好。-接待員：負責(zé)來訪客人的接待和協(xié)助行政部門相關(guān)工作。2.各崗位的職責(zé)分配如下：-行政部門經(jīng)理：制定并執(zhí)行行政部門的工作計劃和目標(biāo)，負責(zé)行政部門的人員招聘和培訓(xùn)，協(xié)助解決行政方面的問題，并及時向上級匯報工作進展情況。-行政助理：協(xié)助行政部門經(jīng)理處理日常事務(wù)，安排會議和調(diào)度行程，為員工提供行政支持，協(xié)助解決行政問題。-文秘：負責(zé)文件管理，起草和修改行政文件、會議文件、工作報告等；會議記錄和整理會議紀(jì)要，并及時傳達，保證信息的及時溝通。-辦公室管理員：負責(zé)辦公室設(shè)備的維護和管理，及時采購和補充辦公用品，保證辦公環(huán)境的良好。-接待員：負責(zé)接待來訪客人，提供必要的協(xié)助和支持，保持接待區(qū)的整潔和有序。三、日常行政工作流程1.文件管理：-公司所有的文件必須按照規(guī)定的文件管理流程進行歸檔，包括文件的分類、編號和存儲方式。-文件的收發(fā)、傳遞和簽發(fā)必須記錄并留存?zhèn)洳椤?對于機密文件，必須嚴格控制權(quán)限，并采取必要的保密措施。2.會議組織和管理：-各部門要及時向行政部門提供會議的信息，行政部門協(xié)調(diào)會議的時間、地點和參與人員。-行政部門負責(zé)會議室的預(yù)訂和安排，會議材料的準(zhǔn)備、分發(fā)和歸檔，會議的記錄和整理。3.辦公設(shè)備和用品管理：-行政辦公室管理員負責(zé)辦公設(shè)備和用品的采購、分配和維護。-員工需要使用辦公設(shè)備或者領(lǐng)取辦公用品時，必須經(jīng)過行政辦公室管理員的審批，并做好相應(yīng)的登記記錄。4.來訪客人接待：-接待員在第一時間接待來訪客人，并向被訪員工通報來訪的事由和來訪人的基本信息，確保來訪客人和員工的溝通順暢。-來訪客人臨時停留的區(qū)域必須保持整潔和安全，并提供必要的服務(wù)和協(xié)助。四、考核和改進機制1.考核機制：-對行政部門各崗位的員工進行定期考核，包括工作完成情況和工作質(zhì)量。-考核結(jié)果將作為評定員工績效和獎懲的參考依據(jù)。2.改進機制：-行政部門經(jīng)理需要定期召開部門會議，與部門員工共同討論行政工作中存在的問題和改進的方案。-部門員工可以提出行政工作中的建議和意見，并由行政部門經(jīng)理進行評估和決策。五、附則本制