公司文件管理制度7篇

第第頁(yè)公司文件管理制度優(yōu)秀7篇在現(xiàn)在社會(huì)，很多情況下我們都會(huì)接觸到制度，制度具有使我們知道，應(yīng)當(dāng)做什么，不應(yīng)當(dāng)做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公正的作用。那么你真正懂得怎么訂立制度嗎？這次帥氣的我為您整理了公司文件管理制度優(yōu)秀7篇，假如對(duì)您有一些參考與幫忙，請(qǐng)共享給最好的伙伴。公司文件管理制度篇一1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章做事，特訂立本制度。2.適用范圍:適用本公司全部文件。3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。工作內(nèi)容公司文件共分絕密、機(jī)密、隱秘、一般四種，文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。屬于隱秘以上的文件，核稿人應(yīng)注明文件密級(jí)，并確定報(bào)送范圍。隱秘以上文件須按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類(lèi)別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。隱秘以上文件由專(zhuān)人按核定的'范圍報(bào)送。經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。外來(lái)文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦妥文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向行政辦公室說(shuō)明原因。公司文件管理制度篇二一、總則1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，依據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特訂立本制度。2、文件管理內(nèi)容包含：上級(jí)政府部門(mén)函、電、來(lái)文，同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。二、發(fā)文管理1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門(mén)擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)并保存一份原件存檔。3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)適時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。4、全部由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的，由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé)。5、發(fā)文辦理工作程序：（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。（2）核稿：核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。（3）會(huì)簽：凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的緊要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種、公文格式是否正確等。（4）簽發(fā)：以公司名義報(bào)送的全部公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。（5）發(fā)文登記：此時(shí)的。發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署看法成文稿的內(nèi)容，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)，確定份數(shù)后印制。（6）用印：用印是指辦公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員依照文書(shū)檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)）。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀隱秘公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。三、收文管理1、全部發(fā)至本企業(yè)的文件（含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等），由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào)，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理，為避開(kāi)文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén)，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室，直接上報(bào)總經(jīng)理的依據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理，并由辦公室保存原件或復(fù)印件存檔。4、辦公室收到文件，應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理，依據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，全部文件如需外借或復(fù)印必需辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)適時(shí)交還給檔案管理員。7、收文辦理工作程序：（1）簽收：簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司全部公文由辦公室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。（2）收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)依據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理看法和建議，送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性看法，并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。（5）承辦：承辦是指依照總經(jīng)理的批辦看法，指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后，要認(rèn)真適時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件，主辦部門(mén)要自動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。（6）催辦：催辦是指依據(jù)總經(jīng)理的批辦看法，由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。（7）注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)依據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保管價(jià)值分類(lèi)整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀隱秘公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。四、保密文件管理1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要依據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必需嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)覺(jué)欠缺要適時(shí)追查，防止丟失。五、文件的銷(xiāo)毀1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保管價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，依照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷(xiāo)毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、附則1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。公司文件管理制度篇三1.目的適時(shí)矯正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格，防止不合格服務(wù)的再發(fā)生，識(shí)別潛在的不合格原因，防止?jié)撛诓缓细穹?wù)的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，為顧客供應(yīng)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.適用范圍適用于公司全部矯正防備措施活動(dòng)的實(shí)施。3.職責(zé)3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、矯正和防備措施的實(shí)施。3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系（活動(dòng)）顯現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知，并跟進(jìn)驗(yàn)證明施效果。3.3部門(mén)相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)矯正和防備措施的實(shí)施。3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因，訂立矯正措施。3.5公司全部員工都有提出和實(shí)施矯正防備措施的責(zé)任。4.方法和過(guò)程掌控4.1矯正措施4.1.1對(duì)公司全部活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析，確定不合格原因，實(shí)行矯正措施予以改善，除去不合格并防止其再次發(fā)生。4.1.2對(duì)以下信息接受統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別，對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。a.顧客的投訴（建議）b.緊急事件及重點(diǎn)質(zhì)量事故c.品質(zhì)主管對(duì)各部門(mén)日常工作的檢查和建議d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估e.顧客充足度調(diào)查的輸出f.內(nèi)、外審報(bào)告g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫(xiě)《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》，交責(zé)任部門(mén)通知分承包方，要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析，提出矯正措施反饋；品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況，相關(guān)結(jié)果在《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄，并簽名確認(rèn)，該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各存一份。4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。4.1.6對(duì)于其他不合格，品質(zhì)主管填寫(xiě)《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》，對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門(mén)，責(zé)任部門(mén)對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫(xiě)'原因分析'項(xiàng)目，訂立矯正措施并實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)矯正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證明施效果，表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各留存一份。4.1.7對(duì)日常工作中顯現(xiàn)的不合格，按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴（建議）處理程序》進(jìn)行處理。4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格，由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，提出修改看法，呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保管與此有關(guān)的文件和記錄。4.1.9因員工素養(yǎng)引起的不合格，由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門(mén)主管實(shí)行人事調(diào)整、懲罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施，總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格，實(shí)行的矯正措施包含加添或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。4.1.11對(duì)顯現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格，由品質(zhì)主管依據(jù)總經(jīng)理看法組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，指定措施并組織實(shí)施，并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.2防備措施4.2.1對(duì)公司全部活動(dòng)中潛在的`不合格進(jìn)行識(shí)別，分析其原因并實(shí)行相應(yīng)防備措施，以防止不合格的發(fā)生。4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析，識(shí)別潛在不合格a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議c.顧客充足度調(diào)查結(jié)果d.以往管理評(píng)審的情況e.以往防備和矯正措施的實(shí)施情況f.內(nèi)、外審結(jié)果4.2.3各部門(mén)應(yīng)依據(jù)日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識(shí)別潛在不合格，并依據(jù)其影響訂立防備措施。4.2.4各部門(mén)未能識(shí)別的潛在不合格，依據(jù)潛在問(wèn)題的影響程度，由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因，訂立防備措施，同時(shí)指定責(zé)任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄，責(zé)任部門(mén)分析原因后訂立防備措施并付諸實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證明施效果，同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn)，表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門(mén)各留存一份。4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)所實(shí)行的防備措施、實(shí)施過(guò)程和結(jié)果予以記錄，整理后提交管理評(píng)審。4.3在改進(jìn)、矯正和防備措施的實(shí)施過(guò)程中，管理者代表負(fù)責(zé)配置必需的資源，幫忙分析原因和確定責(zé)任部門(mén)，并監(jiān)督措施實(shí)施過(guò)程。4.4由改進(jìn)、矯正和防備措施引起的對(duì)體系文件的任何更改，按《質(zhì)量體系文件管理方法》執(zhí)行。5.質(zhì)量記錄和表格jsnhwy8.004f1《矯正和防備措施實(shí)施記錄表》公司文件管理制度篇四（一）總則為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，特訂立本制度。（二）文件管理內(nèi)容緊要包含:上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。（三）收文的管理1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，假如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立刻報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。2、公文的編號(hào)保管辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)適時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保管。3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避開(kāi)文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”“擬辦看法”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū)，切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立刻指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)依照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。（四）發(fā)文的管理1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決議、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2、公司下發(fā)文件緊要用于:公布公司規(guī)章制度；公布公司體制機(jī)構(gòu)變更或干部任免事項(xiàng)；公布公司性的重點(diǎn)開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決議；發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決議和通報(bào)；其他有關(guān)公司的重點(diǎn)事項(xiàng)。3、公司上行文、外發(fā)文緊要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決議；同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重點(diǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、布置部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決議，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用公司名義發(fā)文。（五）文件的立卷與歸檔1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包含上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決議、決議、通報(bào)、紀(jì)要、緊要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；③經(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；⑤有保管價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果；⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的。報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；⑨公司日志和大事記；⑩公司向上級(jí)懇求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。3、立卷要求文件立卷應(yīng)依照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間次序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。緊要工作、緊要會(huì)議形成的文件材料，要適時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。4、文件的銷(xiāo)毀對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保管價(jià)值的文件，公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。公司文件管理制度篇五一、總則：為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特訂立本制度。二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn)：1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制，工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。4、技術(shù)文件包含：a、圖紙；b、工藝操作規(guī)程；c、設(shè)備操作規(guī)程；d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范；f、采購(gòu)技術(shù)要求等。三、技術(shù)文件的'更改：1、技術(shù)文件更改的前提：a、顧客要求更改；b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必需更改；c、技術(shù)要求過(guò)高，生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必需進(jìn)行更改等。2、各部門(mén)如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改，須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請(qǐng)單，報(bào)工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包含以下內(nèi)容：a、更改原因；b、更改前參數(shù)；c、更改后參數(shù)。4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批：a、廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批；b、必需時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽；c、廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令（書(shū)面文件）；5、生產(chǎn)部依據(jù)指令實(shí)施更改。a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求；b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)；c、工程部負(fù)責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄；d、更改時(shí)全部部門(mén)及全部文件應(yīng)同步更改。四、技術(shù)文件的管理：1、技術(shù)文件發(fā)放：技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén)，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。2、文件使用和保管：a、工程部依據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；b、使用者要妥當(dāng)保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)適時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)；c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表]；d、技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)并妥當(dāng)保管；e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；f、對(duì)無(wú)使用及保管價(jià)值的文件，由工程部負(fù)責(zé)審批后適時(shí)收回銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表]；g、對(duì)有保管參考價(jià)值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并用專(zhuān)柜保管，以防誤用。公司文件管理制度篇六1.目的防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設(shè)施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不妥導(dǎo)致各類(lèi)不合格的發(fā)生。2.適用范圍適用于公司各部門(mén)的日常工作。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、緊要、不安全部位及其他服務(wù)過(guò)程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。3.2部門(mén)主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。4.方法和過(guò)程掌控4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)牌掛（貼）在設(shè)備明顯部位。4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標(biāo)識(shí)。4.1.4全部設(shè)備間出入門(mén)上應(yīng)有'機(jī)房重地，非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。4.1.5全部閥門(mén)上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫(kù)房門(mén)上貼'嚴(yán)禁煙火'的告示牌。4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有'天臺(tái)重地，非請(qǐng)勿進(jìn)'的標(biāo)識(shí)。4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓不安全，請(qǐng)勿靠近'告示牌。4.1.10游泳池必需標(biāo)明水的深度。4.1.11天臺(tái)明顯部位應(yīng)掛貼'高空拋物，手下留人'等字樣的`警示牌。4.2服務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)4.2.1高空作業(yè)時(shí)，在不安全區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有'不安全勿進(jìn)'，'高空作業(yè)，注意安全'等字樣的告示牌。4.2.2配電設(shè)備維護(hù)和修理時(shí)，必需在開(kāi)關(guān)上掛'有人工作，禁止合閘'的告示牌。4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí)，應(yīng)在明顯部位放置'當(dāng)心地滑'的告示牌。4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí)，假如油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí)，應(yīng)在明顯位置放置'油漆未干'告示牌。4.2.5泳池、兒童娛樂(lè)設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施短時(shí)間停止開(kāi)放期間，在明顯部位掛放'短時(shí)間停止使用'告示牌，清潔時(shí)掛放'清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。4.2.6維護(hù)和修理公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí)，應(yīng)放置'維護(hù)和修理中'或'停用'字樣的告示牌。4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí)，應(yīng)在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標(biāo)識(shí)。4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程（如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù)）標(biāo)識(shí)，應(yīng)通過(guò)訂立明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。4.3標(biāo)識(shí)的管理4.3.1各部門(mén)自行制作的標(biāo)識(shí)，必需嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式，全部ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí)，部門(mén)必需嚴(yán)格執(zhí)行。4.3.2各部門(mén)如需設(shè)置中英文對(duì)比標(biāo)識(shí)，需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。4.3.3如發(fā)覺(jué)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義，應(yīng)適時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷(xiāo)標(biāo)識(shí)時(shí)，必需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。5.相關(guān)文件《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》公司文件管理制度篇七1.編訂依據(jù)本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營(yíng)流轉(zhuǎn)效率，以對(duì)接國(guó)際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對(duì)公司記錄和文件編號(hào)的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的全部記錄和文件。3.責(zé)任部門(mén)本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。4.制度細(xì)則4.1記錄編號(hào)規(guī)定4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來(lái)記錄。4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：QR+XX+XX+X/X記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)+版本號(hào)4.1.3外來(lái)記錄的設(shè)定格式為：（WL）QR+XX+XX外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)4.2公司文件編號(hào)規(guī)定4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：（1）標(biāo)準(zhǔn)操作引導(dǎo)書(shū)：SOP（2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)引導(dǎo)書(shū)：SIP（3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：SMP4.2.2質(zhì)量手冊(cè)的編寫(xiě)格式為：TXJY+QM+X/X公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊(cè)縮寫(xiě)+手冊(cè)版本號(hào)4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：TXJY+QP+XX+X/X公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號(hào)+版本號(hào)4.2.4操作/檢驗(yàn)規(guī)程、管理程序的'設(shè)定格式為：SOP/SMP/SIP+XX+XX+X/X文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號(hào)+版本號(hào)4.2.5外來(lái)文件的設(shè)定格式為：WL+XX+XX外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內(nèi)部編號(hào)4.3部門(mén)編號(hào)的規(guī)定4.3.1各部門(mén)的編號(hào)以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)，如：