評估業(yè)務(wù)檔案管理制度

評估業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章

總則第一條

為了規(guī)范公司的業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式、保管期限、管理責(zé)任以及其他檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中國資產(chǎn)評估準(zhǔn)則》，結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。第二條

本制度適用于公司辦理評估業(yè)務(wù)與辦理與價(jià)值估算相關(guān)的其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案。公司辦理其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案，可參照本制度管理。第三條

業(yè)務(wù)檔案是指資產(chǎn)評估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中形成的，反映評估程序?qū)嵤┣闆r、支持評估結(jié)論的工作記錄和相關(guān)資料。公司的業(yè)務(wù)檔案，是評估證據(jù)的載體，是出具評估報(bào)告的主要依據(jù)。公司的業(yè)務(wù)檔案是考查業(yè)務(wù)工作的依據(jù)，是公司全面質(zhì)量管理工作的重要組成部分。第四條

業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔。第五條

業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)屬于公司。第二章

組織管理第六條

公司由

副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織管理工作，由綜合部負(fù)責(zé)評估業(yè)務(wù)檔案的登記及日常管理工作，設(shè)一名檔案管理人員。檔案管理部門和檔案工作人員的職責(zé)是全面負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定專人專職（或兼職）負(fù)責(zé)本部門的業(yè)務(wù)檔案管理工作，配合檔案管理部門檔案管理人員完成業(yè)務(wù)檔案的移交、歸檔等工作；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對所承辦業(yè)務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全面負(fù)責(zé)，是本項(xiàng)目檔案質(zhì)量的直接責(zé)任人。第七條

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及公司的規(guī)定，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé),

嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。第八條

檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理的公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章

業(yè)務(wù)檔案的整理第九條

業(yè)務(wù)檔案首先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在評估報(bào)告日后30日內(nèi)，及時(shí)將工作底稿與評估報(bào)告等資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。2.

工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或財(cái)務(wù)報(bào)表的草稿、對不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯(cuò)誤或其他錯(cuò)誤而作廢的文本，以及重復(fù)的文件記錄等。因各種原因造成的評估業(yè)務(wù)未完成就終止而形成的底稿，報(bào)公司總經(jīng)理決定保存或銷毀。3.

針對同一基準(zhǔn)日，不同評估目的，委托資產(chǎn)范圍重疊的評估業(yè)務(wù)，出具兩個(gè)或多個(gè)評估報(bào)告，應(yīng)將其視為不同的業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成相應(yīng)類型的業(yè)務(wù)檔案。4.整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。5.資產(chǎn)評估檔案的歸檔內(nèi)容參考格式見附件一。第十條

整理后的評估工作底稿，要按工作底稿目錄順序排序，底稿需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人簽字后交給檔案管理部門。1.公司業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意；非業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，最長期限不得超過一周，自借閱當(dāng)天起算。2．公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院依法履行職責(zé)需了解有關(guān)情況，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3.

資產(chǎn)評估協(xié)會和監(jiān)管機(jī)構(gòu)依法進(jìn)行的質(zhì)量檢查，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4.

其他依法可以查閱的情形。5．借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)機(jī)密時(shí)，也不得外借他人。6.

檔案借閱人應(yīng)當(dāng)保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制的，應(yīng)征得公司負(fù)責(zé)人的同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明來源。第十九條

業(yè)務(wù)檔案的歸還1.

歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.

歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時(shí)填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單》說明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并追究借閱人的責(zé)任。3.

借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單》，寫清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任的權(quán)利。第二十條

業(yè)務(wù)檔案的拆卸。業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)報(bào)告的補(bǔ)充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說明”，按規(guī)定批準(zhǔn)后，由檔案管理人員拆卸并及時(shí)裝訂。第二十一條

涉及離職員工檔案清理。當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其及時(shí)上交；若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章

業(yè)務(wù)檔案的銷毀第二十二條

評估業(yè)務(wù)檔案自評估報(bào)告日起至少保存十年。國家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。評估機(jī)構(gòu)不得在規(guī)定的保存期內(nèi)對已完成歸檔的評估業(yè)務(wù)檔案刪改或者銷毀。保存期屆滿后，對確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員會同有關(guān)部門提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人書面同意后銷毀并進(jìn)行監(jiān)銷。第二十三條

評估業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊應(yīng)列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。第二十四條

監(jiān)銷人員在檔案銷毀前，應(yīng)認(rèn)真審查、