企業(yè)檔案管理講座

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院錢毅qianyi@企業(yè)檔案管理講座研修大綱一、為什么需要企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理？二、企業(yè)檔案是什么？三、企業(yè)檔案管理的基本原理四、企業(yè)檔案管理的體系構(gòu)建五、企業(yè)檔案工作實(shí)務(wù)六、企業(yè)檔案信息化建設(shè)七、問答與討論一、為什么需要企業(yè)檔案？記錄企業(yè)歷史案例：日本長(zhǎng)壽企業(yè)著錄企業(yè)資產(chǎn)維系企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)保護(hù)企業(yè)權(quán)益以德國(guó)企業(yè)檔案館為例根本動(dòng)力：企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要促進(jìn)因素：政治和文化需求必要條件：檔案學(xué)的繁榮從國(guó)家法規(guī)看從檔案價(jià)值看從企業(yè)需要看從檔案的價(jià)值看說起來重要，做起來次要，忙起來不要理解入口：反證法案例：德國(guó)科隆檔案館倒塌案例：東汽檔案館從企業(yè)的需要看企業(yè)發(fā)展的必然選擇個(gè)人業(yè)主制合伙制公司制現(xiàn)代企業(yè)管理制度的有機(jī)組成部分從國(guó)家法規(guī)看國(guó)家全宗國(guó)有資產(chǎn)二、企業(yè)檔案是什么？?jī)?nèi)涵與屬性種類與特點(diǎn)管理要求1.企業(yè)檔案的內(nèi)涵與屬性企業(yè)檔案：企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（《企業(yè)檔案工作規(guī)范》企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的直接記錄。企業(yè)檔案是保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)活動(dòng)的記錄。企業(yè)是各種文獻(xiàn)載體形式的記錄。與文件、資料、信息等的區(qū)別檔案與文件檔案與資料檔案與信息2.企業(yè)檔案的種類與特點(diǎn)

現(xiàn)代企業(yè)一般分類制造業(yè)農(nóng)業(yè)企業(yè)流通企業(yè)金融企業(yè)建筑安裝交通運(yùn)輸郵電通訊企業(yè)檔案的共性一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)劃分為五個(gè)基本類：管理類行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容業(yè)務(wù)類生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等;非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，主要檔案為經(jīng)營(yíng)管理性檔案財(cái)務(wù)類人事類用戶類制造業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)科技檔案的數(shù)量和作用占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)地位原本用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系、明確各種職責(zé)的企業(yè)文件幾乎絕大部分轉(zhuǎn)化成具有法律意義的企業(yè)檔案隨著生產(chǎn)社會(huì)化程度的不斷提高，制造業(yè)企業(yè)與外部有著廣泛和密切的聯(lián)系，從而使制造業(yè)企業(yè)檔案的成分更加復(fù)雜，企業(yè)檔案的形成呈網(wǎng)狀特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)（略）分散性時(shí)間上分散綜合性情報(bào)性商業(yè)企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)經(jīng)營(yíng)管理性檔案是商業(yè)企業(yè)檔案的主體。絕大部分商業(yè)企業(yè)都擁有一定規(guī)模的基建檔案和設(shè)備檔案。時(shí)間性特征和項(xiàng)目性特征并存多按年、季、月、日進(jìn)行管理以商品品種或主題展開項(xiàng)目金融企業(yè)檔案的特點(diǎn)（略）檔案內(nèi)容相對(duì)單一貨幣和信用，單一性便于按行業(yè)開展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理檔案作用具有多功能性不僅是企業(yè)活動(dòng)記錄，還是社會(huì)各界經(jīng)濟(jì)權(quán)益的重要憑證檔案價(jià)值的特殊性創(chuàng)造信用3.現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理要求管理要求是由其內(nèi)在規(guī)定性決定的以追逐利潤(rùn)為目標(biāo)要求企業(yè)檔案成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本保障力和積極推動(dòng)力不同企業(yè)管理有其獨(dú)特性信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的核心三、企業(yè)檔案管理的基本原理理論原則來源原則文件生命周期檔案價(jià)值理論集中管理知識(shí)管理工作原則1、來源原則是指檔案館按照檔案的來源進(jìn)行整理和分類，要求保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不得混淆的整理原則世界公認(rèn)的檔案整理理論原則來源即通常所說的檔案形成者2、文件生命周期理論

形成捕獲存儲(chǔ)處置維護(hù)利用文件生命周期理論的基本內(nèi)容文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一過程可劃分為若干階段現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行每個(gè)階段因其特定價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象、保管場(chǎng)所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)文件連續(xù)體模式3、檔案價(jià)值理論價(jià)值：憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值第一價(jià)值和第二價(jià)值4、集成集中集中管理原則企業(yè)檔案綜合管理，從總體上講，是指按照企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理原則，將一個(gè)企業(yè)形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設(shè)立的綜合檔案工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。集成文件、檔案管理集成多種信息資源管理的集成信息管理和業(yè)務(wù)管理的集成5.知識(shí)管理檔案是企業(yè)的核心知識(shí)資源檔案管理是重要的知識(shí)管理用知識(shí)管理理念加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和開發(fā)利用28檔案是企業(yè)的核心知識(shí)資源檔案是組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，不僅記錄了工作活動(dòng)的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，是重要的知識(shí)資源。美國(guó)Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明：在組織所獲取的知識(shí)中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。29檔案管理是重要的知識(shí)管理

檔案管理本身就是對(duì)知識(shí)的一種管理活動(dòng)和過程。檔案管理工作，包括對(duì)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實(shí)際上是對(duì)文件檔案這種顯性知識(shí)的獲取、積累、儲(chǔ)存、保護(hù)、控制和開發(fā)。

30用知識(shí)管理理念加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和開發(fā)利用要求拓展和完善檔案管理職能；要求實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造；要求提供新的檔案管理技術(shù)；要求強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)工作原則《企業(yè)檔案工作規(guī)范》4.1企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅(jiān)持資源整合和資源開發(fā)。4.2企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。4.3企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。四、企業(yè)檔案管理的體系構(gòu)建管理體制構(gòu)建檔案意識(shí)構(gòu)建組織建設(shè)管理企業(yè)檔案制度建設(shè)1、企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建指企業(yè)檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運(yùn)行等各種相關(guān)制度的總稱宏觀管理體制國(guó)家及地方檔案行政管理部門專業(yè)主管檔案部門微觀管理體制企業(yè)對(duì)自身檔案管理的內(nèi)部體制95年首屆企業(yè)檔案工作會(huì)議當(dāng)前國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案工作的管理體制是：企業(yè)檔案工作在檔案行政管理部門的宏觀管理下，依靠現(xiàn)有的的企業(yè)主管部門，形成檔案行政管理部門與企業(yè)管理部門密切配合、分級(jí)管理與屬地管理相結(jié)合的管理體制。企業(yè)檔案管理的基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用企業(yè)檔案綜合管理從總體上講，是指按照企業(yè)檔案工作的集中統(tǒng)一管理原則，將一個(gè)企業(yè)形成的各種門類、各種形式的檔案材料由專門設(shè)立的綜合檔案工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。具體包括以下3個(gè)方面的涵義：在企業(yè)內(nèi)部企業(yè)檔案工作要實(shí)行歸口管理，由專門設(shè)立的綜合性的檔案工作機(jī)構(gòu)來對(duì)本企業(yè)的檔案工作進(jìn)行整體控制。在本企業(yè)的檔案工作中要統(tǒng)一制定規(guī)章制度。在企業(yè)檔案工作中，要樹立整體觀念，把各種門類、各種形式的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體來看待和管理，在強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案信息資源的全面開發(fā)和綜合利用，發(fā)揮企業(yè)檔案整體的功能和作用。2、企業(yè)檔案意識(shí)的構(gòu)建歷史意識(shí)證據(jù)意識(shí)資產(chǎn)意識(shí)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)歷史意識(shí)面臨的問題：由于管理缺位，部分企業(yè)在破產(chǎn)、重組、兼并是檔案處置不力、去向不明。會(huì)導(dǎo)致我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的失憶。企業(yè)向國(guó)家檔案館移交檔案還面臨法律和企業(yè)自身的阻礙，也尚未在檔案館中建立備案，存在風(fēng)險(xiǎn)，有必要監(jiān)控。證據(jù)意識(shí)檔案法的要求《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》國(guó)外：《薩班斯法案》資產(chǎn)意識(shí)ISO15489的條款“文件包含的信息是一個(gè)獨(dú)特的寶貴的資源和重要的業(yè)務(wù)資產(chǎn)?！薄镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》（征求意見稿）“企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分”加拿大檔案信息資源納入財(cái)政部統(tǒng)一管理，因?yàn)槠涫恰百Y產(chǎn)”。應(yīng)用納入評(píng)價(jià)考核體系納入責(zé)任體系在我國(guó)，檔案與資產(chǎn)最初發(fā)生關(guān)聯(lián)是在上個(gè)世紀(jì)90年代，其背景是當(dāng)時(shí)有大量的國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，包括改組、聯(lián)營(yíng)、兼并、承包、租賃、出售、破產(chǎn)和股份合作等，1998年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、國(guó)家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)、國(guó)家國(guó)有資產(chǎn)管理局聯(lián)合出臺(tái)了《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案管理辦法》，指出國(guó)有企業(yè)的檔案是“企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證”，在國(guó)有資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)應(yīng)安置好其歸屬和流向。有些學(xué)者則更進(jìn)一步，提出國(guó)有資產(chǎn)檔案是一種無形資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，并研究了評(píng)估方法。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)環(huán)境社會(huì)環(huán)境：法律監(jiān)管力度的增加從SOX到《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》技術(shù)環(huán)境：技術(shù)環(huán)境的不斷變遷，系統(tǒng)快速升級(jí)、應(yīng)用澳大利亞國(guó)家檔案館認(rèn)為，風(fēng)險(xiǎn)管理在文件管理領(lǐng)域中的應(yīng)用有兩種類型利用文件降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降低文件管理可能給業(yè)務(wù)造成的風(fēng)險(xiǎn)3.企業(yè)檔案管理組織建設(shè)企業(yè)的工作體制5.1組織系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則企業(yè)自身依法設(shè)立、自主決定的原則。與企業(yè)和企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀與發(fā)展相適應(yīng)的原則。保證企業(yè)檔案完整、安全和有效利用的原則。節(jié)約檔案管理成本的原則。5.1.2檔案部門

根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對(duì)企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。

大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案機(jī)構(gòu)。綜合型企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)類型檔案處；檔案科；檔案館；檔案室；檔案資料信息中心。以企業(yè)檔案館為例1、規(guī)模為國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確定的大型以上的企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)要設(shè)館。2、企業(yè)內(nèi)部職能部門較多（15個(gè)以上），下屬單位較多（10個(gè)以上）應(yīng)設(shè)館。3、企業(yè)本身的歷史較長(zhǎng)（建立25年以上），形成的檔案資料數(shù)量在3萬卷、冊(cè)以上（或排架長(zhǎng)度600米以上）的企業(yè)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，一個(gè)企業(yè)只要符合上述建館條件中的任何一條，即允許建館。內(nèi)部設(shè)置1）縱向制，即分別針對(duì)不同的檔案大類，按照檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的縱向關(guān)系來設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)。2）橫向制，即針對(duì)全部館藏，按照檔案工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的橫向關(guān)系來設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)。3）縱向與橫向結(jié)合制。即根據(jù)本企業(yè)的具體情況和某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的特殊要求，把縱向制和橫向制結(jié)合起來設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)。企業(yè)職責(zé)建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃。

將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。維護(hù)和確保檔案真實(shí)、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，同時(shí)提出所涉及檔案的處置要求。按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。檔案部門職責(zé)

貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。

監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。4.企業(yè)檔案管理制度建設(shè)工作規(guī)章管理制度業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作規(guī)章

企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時(shí)將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。管理制度根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實(shí)施；檔案保管、統(tǒng)計(jì)，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實(shí)施。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需要，提出技術(shù)和操作要求。五、企業(yè)檔案工作實(shí)務(wù)兼企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀1、形成積累7.1.1文件材料形成時(shí)應(yīng)使用符合檔案要求的載體和記錄方法。7.1.2文件形成者應(yīng)隨時(shí)積累自身形成的文件材料。2、歸檔歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔要求歸檔范圍

本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。

本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。本企業(yè)派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料。

本企業(yè)所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業(yè)）應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。

本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。

本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。歸檔時(shí)間根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)確定歸檔時(shí)間。

黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。

磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時(shí)間一致。

更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料等，應(yīng)做到隨時(shí)歸檔。歸檔要求

歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有益于長(zhǎng)久保存。

歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。

非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，在無合同、協(xié)議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

文件材料歸檔時(shí)，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊(cè)。重要項(xiàng)目文件材料歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字3、收集歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收承辦部門將核對(duì)無誤的《檔案移交（接收）登記表》（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。

檔案部門接收檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)《檔案移交（接收）登記表》，并檢查整理質(zhì)量。移交清冊(cè)雙方各保留一份。

有關(guān)檔案資料的收集

應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)無規(guī)定接收單位卻有保存價(jià)值的檔案。

根據(jù)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位的檔案。

根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。

根據(jù)研發(fā)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等需要，收集可供分析研究的資料。

根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會(huì)、離退休人員收集、征集的檔案資料。4、整理文件材料整理檔案整理全宗卷文件材料整理文件材料整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

文件材料一般按事由結(jié)合時(shí)間或文件的重要程度排列。具有成套性特點(diǎn)的文件材料按項(xiàng)目、專業(yè)等分階段或過程排列。圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。

不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列。

非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物等文字說明。

根據(jù)需要填寫相應(yīng)目錄、備考表等。檔案整理

企業(yè)應(yīng)以本企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的分類方案。

分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性，同時(shí)附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級(jí)。----全宗卷

檔案部門應(yīng)對(duì)企業(yè)每個(gè)全宗檔案建立全宗卷。

全宗卷的主要內(nèi)容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號(hào)編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的檔案鑒定委員會(huì)（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀清冊(cè)；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點(diǎn)檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況；檔案統(tǒng)計(jì)工作中形成的反映檔案收進(jìn)、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺(tái)賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用權(quán)限說明、檔案利用典型實(shí)例等；檔案信息化工作中形成的軟件說明、操作手冊(cè)、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說明等。5、保管檔案保管庫房管理6、鑒定企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)對(duì)文件材料價(jià)值和到期檔案的鑒定。7、統(tǒng)計(jì)

檔案部門