集團集中采購管理制度

集團集中采購管理制度一、總則1、為進一步規(guī)范某投資控股集團有限公司（以下簡稱“集團”）的集中采購管理工作，維護集團的合法權(quán)益，控制經(jīng)營管理成本，保證集中采購工作的有效性和工作效率，根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《必須招標的工程項目規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合集團實際經(jīng)營情況和有關(guān)規(guī)定，遵循公平、公正、公開、誠信、擇優(yōu)的原則，制訂本制度。2、本制度適用于集團總部和全資、控股分子公司（以下統(tǒng)稱“分子公司”）。3、集團屬下具備獨立法人資格的子公司應(yīng)參照本規(guī)定制定相應(yīng)管理文件。4、集團集中采購管理工作實行統(tǒng)一管理，打造統(tǒng)一的集中采購平臺。二、組織和職責(zé)1、招采合約部招采合約部是集團集中采購管理的職能部門，負責(zé)設(shè)計集中采購管理模式，并進行整體管理，核心定位是規(guī)范程序、服務(wù)業(yè)務(wù)?！M織開展集團總部及分子公司集中采購工作，對集中采購程序進行掌控，對資料完備性負責(zé)；——匯總集中采購需求，形成集中采購計劃草稿，提報經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后，按照集中采購計劃執(zhí)行；——負責(zé)定期對采購監(jiān)督指導(dǎo)小組進行工作匯報；——負責(zé)和招標代理機構(gòu)的對接，及時提供相關(guān)信息，提出工作要求并進行規(guī)范性控制；——組織招標代理機構(gòu)或集團內(nèi)部編制招標文件、競爭性談判文件；——組織招標文件、競爭性談判文件的會簽；——按照招標項目需求，委托招標代理機構(gòu)組織開標評標。2、分子公司——形成、提交月度采購需求計劃單（明確數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)標準、采購方式等）；——按規(guī)定填寫提報集中采購申請單；——參與招標文件、競爭性談判文件會簽；——組織成立談判小組、協(xié)商小組、詢價小組；——參與評標；——參與合同談判。3、總部職能部門——需求部門形成、提交月度采購需求計劃單（明確數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)標準、采購方式、最高上限價等）；——需求部門按規(guī)定填寫提報OA采購需求單；——需求部門參與招標文件、競爭性談判文件會簽；——組織成立談判小組、協(xié)商小組、詢價小組；——需求部門參與評標；——參與合同談判；——職能部門按照職責(zé)參與會簽，具體：成本部和財政評審中心對接，制定工程招標控制價、工程量清單，對招標文件、競爭性談判文件進行會簽。風(fēng)險控制部對招標文件、競爭性談判文件的合法性進行審查并簽署意見。計劃財務(wù)部負責(zé)對投標商進行投標保證金收繳及退還工作綜合辦公室負責(zé)招投標文件及合同的歸檔保管。4、采購監(jiān)督指導(dǎo)小組由集團指定專人組成采購監(jiān)督指導(dǎo)小組，小組成員應(yīng)由成本、審計、招采履行監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)?！ㄆ诼犎〖瘓F集中采購工作匯報，對存疑事項有一票否決權(quán)?！撠?zé)與上級監(jiān)督部門對接——協(xié)助上級監(jiān)督部門處理投訴——對招標工作的全過程合法、合規(guī)及合理性進行監(jiān)督——對集團所有集中采購項目進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，限期整改。三、集中采購計劃1、集團集中采購工作實行嚴格的計劃管理，原則上下月啟動的集中采購項目必須列入月度計劃，以便公司整體安排。2、每周一之前，分子公司和集團總部職能部門形成、提報月度采購需求計劃單（明確數(shù)量、質(zhì)量標準、技術(shù)標準、采購方式、最高上限價等）。月度采購需求計劃單見附件1。3、分子公司集中采購需求的提報流程為：分子公司需求部門——需求部門負責(zé)人——分子公司法人——（提報）招采合約部。招采合約部只對接到各分子公司，各分子公司根據(jù)企業(yè)情況指定部門進行采購需求的匯總整理。4、集團總部職能部門集中采購需求的提報流程為：總部需求部門——需求部門負責(zé)人——需求部門的分管副總——（提報）招采合約部。5、招采合約部匯總采購需求，形成集中采購計劃。集中采購計劃的審批流程為：招采合約部負責(zé)人審核——分管副總審核——總經(jīng)理辦公會審批（月度計劃）。6、集中采購計劃需知會成本部、風(fēng)險控制部等相關(guān)部門。集中采購計劃的程序要求見附件2《集中采購計劃制定流程》。7、招標需求部門根據(jù)審批后的采購方式提報OA采購需求單，并附立項文件、招標控制價、清單、圖紙、技術(shù)要求、合同主要條款、總經(jīng)理辦公會議紀要等資料，OA采購需求單見附件3。四、集中采購方式及要求1、集中采購方式集團集中采購方式主要分為公開招標、邀請招標、內(nèi)部招標、競爭性談判、單一來源采購、詢比價采購。1.1公開招標項目招標主要采用公開招標方式。按照《招投標法》、《必須招標的工程項目規(guī)定》等國家有關(guān)法規(guī)，凡屬公開招標的范圍嚴格按照規(guī)定進行公開招標。原則上，工程建設(shè)類，施工單項合同總價400萬以上的；重要設(shè)備、材料等貨物類，單項合同估算價在200萬以上的；勘察、監(jiān)理、設(shè)計等服務(wù)類的采購，單項合同估算價在100萬元以上的。集團辦公設(shè)施、設(shè)備類合同估算價在50萬元以上的需要進行公開招標。對于上述工程建設(shè)項目中涉及的勘察、監(jiān)理、設(shè)計等之外的其他服務(wù)類（如審計服務(wù)、管理咨詢服務(wù)等）采購，從集團合格供應(yīng)商庫中按鎖定的價格選取。公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。公開招標過程中，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對招標工作全過程合法合規(guī)合理性進行監(jiān)督。公開招標的程序要求詳見附件4《公開招標管理流程》。1.2邀請招標邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。邀請招標的適用范圍和規(guī)范程序參見公開招標，但不發(fā)布招標公告，而是面向特定法人或組織發(fā)出招標邀請書。僅當(dāng)貨物或服務(wù)具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的，以及采用公開招標方式的費用占合同估算價比例過大的情況下，經(jīng)項目所在地的建管部門批準后，可以采取邀請招標的方式。邀請招標過程中，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對招標工作全過程合法合規(guī)合理性進行監(jiān)督。1.3內(nèi)部招標工程建設(shè)類合同估算價在200萬—400萬（含）之間，重要設(shè)備、材料等貨物類合同估算價100萬—200萬（含）之間，勘察、監(jiān)理、設(shè)計等服務(wù)類的合同估算價在50萬—100萬（含）之間，集團辦公設(shè)施、設(shè)備類合同估算價在10萬—50萬（含）之間，可以采取集團內(nèi)部招標。內(nèi)部招標是招標人以投標邀請書的方式邀請法人或其他組織投標，在企業(yè)內(nèi)部成立評標委員會，并最終由企業(yè)確定中標人的一種招標采購方式。內(nèi)部招標過程中招采合約部將采購申請、招標文件等資料共享給采購監(jiān)督指導(dǎo)小組，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對開標評標全過程進行監(jiān)督。內(nèi)部招標的程序要求詳見附件5《內(nèi)部招標管理流程》。1.4競爭性談判、單一來源采購和詢比價采購工程建設(shè)類合同估算價在200萬以下，重要設(shè)備、材料等貨物類合同估算價100萬以下，勘察、監(jiān)理、設(shè)計等服務(wù)類合同估算價在50萬以下，集團辦公設(shè)施、設(shè)備類合同估算價在10萬元以下，可以視情況采取競爭性談判、單一來源采購、詢比價采購方式，在上述額度規(guī)定范圍內(nèi)的具體采購方式須經(jīng)集團總經(jīng)理辦公會批準。1.4.1競爭性談判除本制度規(guī)定的一定合同預(yù)算價額度范圍內(nèi)可以采取競爭性談判方式外，符合下列情形之一的，可以依照本制度采取競爭性談判方式，但必須經(jīng)集團總經(jīng)理辦公會批準。a.招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；b.技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；c.采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；d.不能事先計算出價格總額的。需求部門需組織成立競爭性談判小組（由需求部門代表、集團職能部門共5人以上的單數(shù)組成）進行采購談判，談判記錄必須存檔。在競爭性談判小組與邀請的供應(yīng)商進行談判之前，談判小組成員應(yīng)當(dāng)共同對本次標的物進行市場詢價。競爭性談判過程中，招采合約部將采購申請、談判文件等資料共享給采購監(jiān)督指導(dǎo)小組，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對談判全過程進行監(jiān)督。競爭性談判的程序要求詳見附件6《競爭性談判管理流程》。1.4.2單一來源采購采取單一來源采購方式必須經(jīng)過謹慎、詳細論證。除本制度規(guī)定的一定合同預(yù)算價額度范圍內(nèi)可以采取單一來源采購方式外，符合下列情形之一的，可以依照本制度采取單一來源采購方式：a.由于技術(shù)、工藝或?qū)＠麢?quán)保護的原因，產(chǎn)品、工程或服務(wù)只能從唯一供應(yīng)商處采購的，且不存在任何其他合理的選擇或替代；b.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；c.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。滿足以上a所示情況的，要求需求部門組織不少于兩名的相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M行論證，出具書面論證材料，論證材料需由專家簽字確認，需求部門提報專家論證意見；滿足以上b、c所示情況的，需求部門需提供詳細的說明，并經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準，方可實施單一來源采購。前款專家應(yīng)當(dāng)從事相關(guān)領(lǐng)域工作滿八年并具有高級職稱或者具有同等專業(yè)水平，由需求部門從政府有關(guān)部門提供的專家名冊中確定。需求部門需組織成立協(xié)商小組（由需求部門代表、及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜医M成，必要時要求代理機構(gòu)代表參與）進行采購協(xié)商，協(xié)商記錄必須存檔。單一來源采購過程中，招采合約部將采購申請等資料共享給采購監(jiān)督指導(dǎo)小組，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對協(xié)商全過程進行監(jiān)督。單一來源采購的程序要求詳見附件7《單一來源采購管理流程》。1.4.3詢比價采購僅當(dāng)滿足本制度合同預(yù)算價額度要求，且采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小時，經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準，可采取詢比價采購方式。需求部門需組織成立詢價小組（由需求部門代表、集團職能部門共3人以上的單數(shù)組成）進行詢價，詢價記錄必須存檔。詢比價過程中，招采合約部將采購申請等資料共享給采購監(jiān)督指導(dǎo)小組，采購監(jiān)督指導(dǎo)小組對詢價全過程進行監(jiān)督。詢比價采購的程序要求詳見附件8《詢比價采購管理流程》。2、招標、談判文件的編制及會簽公開招標和邀請招標時，需求單位首先確定招標工程、工程內(nèi)容、標段劃分、工期、技術(shù)標準、質(zhì)量要求、招標用圖紙、清單編制要求等，將上述完整資料提交集團成本部，成本部據(jù)此編制清單或控制價。招采合約部根據(jù)需求部門提供的招標資料以及成本部提供的清單控制價，委托招標代理機構(gòu)制作招標文件。非工程類的公開招標和邀請招標中，對招標控制價實行專業(yè)條線管理，需要出具招標控制價的，由專業(yè)條線的職能部門出具。內(nèi)部招標時，集團自行組織內(nèi)部招標的，需求單位和成本部參照公開招標的要求準備相應(yīng)資料，由需求單位編制招標文件。招標文件應(yīng)當(dāng)涵蓋的內(nèi)容詳見附件9。招標業(yè)務(wù)人員以及需求部門相關(guān)人員對招標文件進行內(nèi)審檢查，檢查無誤后，招采合約部組織相關(guān)部門進行會簽。招標文件會簽單見附件10。會簽程序為：需求部門——成本部——風(fēng)險控制部各部門會簽完畢，由分子公司總經(jīng)理/需求部門分管副總、分管招采副總審核后執(zhí)行。公開招標情況下，招采合約部針對工程建設(shè)相關(guān)招標文件填寫相關(guān)表單并蓋章送住建委審核后執(zhí)行。競爭性談判文件的編制及會簽參照招標文件執(zhí)行。3、招標公告、投標人資格審查、開標、評標集團招標公告、投標人資格審查，以及開標、評標的標準要求嚴格遵照招投標法執(zhí)行，詳見附件11。4、招標、談判文件答疑集團可以對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改。澄清或者修改的內(nèi)容可能影響投標文件編制的，集團應(yīng)當(dāng)在投標截止至少15日前，以書面形式通知所有獲取招標文件的潛在投標人。不足15日的，集團應(yīng)順延提交投標文件的截止時間。潛在投標人或者其他利害關(guān)系人對招標文件有異議的，應(yīng)當(dāng)在投標截止時間10日前提出。集團應(yīng)當(dāng)自收到異議之日起3日內(nèi)由招采合約部組織相關(guān)部門作出答復(fù)。潛在投標人或者其他利害關(guān)系人在投標截止不足10日提出對招標文件的異議，集團可以不予回復(fù)。競爭性談判文件答疑參照招標文件答疑執(zhí)行。五、確定成交單位1、確定成交單位的程序（1）采取公開招標形式的，招標代理機構(gòu)根據(jù)評標委員會的評標結(jié)果，宣布前3名中標候選人名稱及排序，排名第一的為第一中標候選人。評標委員會向集團提交書面評標報告和中標候選人名單及排序。集團在收到評標報告3日內(nèi)公示中標候選人，公示期不少于3日。集團根據(jù)評標委員會提出的書面評標報告和推薦的候選人確定排名第一的候選人為中標人。集團也可以授權(quán)評標委員會直接確定中標人。排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力不能履行合同、不按照招標文件要求提交履約保證金，或者被查實存在影響中標結(jié)果的違法行為等情形，不符合中標條件的，可以按照評標委員會提出的中標候選人名單排序依次確定其他中標候選人為中標人，也可以重新招標。（2）采取內(nèi)部招標形式的，評標委員會以書面形式向招采合約部提交評標報告，推薦1到2個合格的中標候選人，由招采合約部負責(zé)報分子公司法人/分管副總、分管招采副總審批確定中標人。（3）采取競爭性談判方式采購的，競爭性談判小組初步確定擬成交供應(yīng)商，由分子公司法人/集團分管副總、分管招采副總、按類別和額度分別在權(quán)限內(nèi)審批。（4）采取單一來源方式采購的，由協(xié)商小組所有成員在協(xié)商記錄上簽字后，報總經(jīng)理辦公會審批。（5）采取詢比價方式采購的，詢價小組初步確定擬成交供應(yīng)商，由分子公司法人/集團分管副總、分管招采副總、按類別和額度分別在權(quán)限內(nèi)審批。（6）小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買的方式。30000元以下采購均視為小額零星采購。（7）在不違背本制度其他條款的情況下，為了規(guī)避年度多次進行小批量的同類物資采購造成的人力物力浪費，集團實行年度確定供應(yīng)商，在合同框架下分批次購買的方式，詳見《某集團備選機構(gòu)選用辦法》。不同采購方式的分類別、分額度審批權(quán)限詳見附件12《某集團集中采購審批權(quán)限表》。2、發(fā)出通知根據(jù)審批結(jié)果，公開招標的，由招標代理機構(gòu)向中標人發(fā)出書面通知，其他方式招標的，由需求部門向成交供應(yīng)商發(fā)出書面通知，同時通知所有未成交供應(yīng)商。3、投標文件審批確定中標候選人后，由招采合約部牽頭，組織成本部、風(fēng)控部、需求部門負責(zé)人依據(jù)各部門職責(zé)對投標文件進行審核。六、簽約發(fā)出通知后三十日內(nèi)，按照招標文件、投標文件、競爭性談判文件相關(guān)內(nèi)容由需求部門與中標人簽訂合同。合同文本經(jīng)需求部門、計劃財務(wù)部、成本部、風(fēng)險控