關(guān)于事業(yè)單位檔案存檔工作的幾點(diǎn)思考

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理也應(yīng)該符合新時(shí)期的要求,保證檔案管理工作的信息化。檔案的存檔是事業(yè)單位管理檔案的基礎(chǔ),現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位在存檔方面仍然存在不少缺陷。這不僅會(huì)降低檔案的使用率,也會(huì)阻礙事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。因此應(yīng)該重視事業(yè)單位中的檔案存檔工作。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案存檔工作展開(kāi)討論,具體內(nèi)容如下。1現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案存檔工作的作用在現(xiàn)代化社會(huì),事業(yè)單位中對(duì)于檔案的管理實(shí)際上在管理人力資源。因此檔案的存檔工作會(huì)涉及到事業(yè)單位中的所有人員。而且事業(yè)單位中的檔案管理質(zhì)量會(huì)直接體現(xiàn)出工作人員的工作能力與水平。事業(yè)單位在升調(diào)工作人員時(shí),應(yīng)該根據(jù)個(gè)人的檔案做出判斷。因此,人事檔案屬于一種非常關(guān)鍵的信息資料?，F(xiàn)階段,隨著信息化程度的不斷加深,檔案資料發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員能夠查看某一位工作人員的檔案信息,以此為根據(jù)判斷是否聘用。個(gè)人的檔案包括個(gè)人不同階段的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)勵(lì)情況,對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),發(fā)揮的作用是很大的。因此,完善對(duì)人事檔案的管理可以有效地分配人力資源?？偠灾?事業(yè)單位完善檔案存檔工作非常有意義。2事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)2.1不合理的配置管理人員現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員,與想長(zhǎng)時(shí)間從事這方面工作的新人。很多剛進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的人員經(jīng)常更換,直接對(duì)事業(yè)單位的檔案理與記錄產(chǎn)生了不利的影響,使檔案管理工作變得很混亂,有時(shí)甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作有足夠的重視,配置優(yōu)秀的工作人員。2.2缺乏統(tǒng)一的管理制度一些事業(yè)單位的檔案管理工作只是一種形式,也沒(méi)有明確的管理制度。一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部也不注重日常工作的記錄,甚至認(rèn)為檔案管理只是一個(gè)象征性的部門(mén),沒(méi)有必要花費(fèi)很多人力與物力進(jìn)行管理。很多的事業(yè)單位更沒(méi)有制定明確的管理檔案資料的規(guī)章制度,缺乏統(tǒng)一的管理。2.3管理系統(tǒng)不完善計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)步,使事業(yè)單位的檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但是有些事業(yè)單位不能深刻意識(shí)到形勢(shì)的變化,沒(méi)有將計(jì)算機(jī)合理地應(yīng)用檔案管理工作中,依然使用紙質(zhì)保存文檔。而有些事業(yè)單位雖然在檔案管理工作中采用了計(jì)算機(jī),但是檔案管理工作人員為了方便,只是將相關(guān)的信息文件輸入到計(jì)算機(jī)中對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存,計(jì)算機(jī)資源沒(méi)有得到充分的利用。3事業(yè)單位中完善檔案存檔工作的對(duì)策3.1全社會(huì)應(yīng)該樹(shù)立檔案完善,健全有關(guān)的制度與設(shè)施第一,應(yīng)該加強(qiáng)宣傳力度,擴(kuò)大宣傳范圍,使社會(huì)各界人士都能夠遺失到事業(yè)單位存檔工作的重要性,樹(shù)立檔案存檔意識(shí)。第二,各級(jí)部門(mén)的責(zé)任人也應(yīng)該加強(qiáng)檔案存檔的意識(shí),保證在事業(yè)單位中建立完善的管理存檔系統(tǒng),以此滿足事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)展的需要,同時(shí)應(yīng)該按照檔案的類型與特殊性來(lái)明確與歸檔有關(guān)的規(guī)定或者制度,以及原則等,合理分工,明確職責(zé),保證操作的可行性,確保每份檔案中的信息完整,并且能夠及時(shí)歸檔。工作人員在檢查資料的過(guò)程中,應(yīng)該嚴(yán)格、認(rèn)真,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的資料應(yīng)該及時(shí)修改,并且實(shí)行個(gè)人管理責(zé)任制度,并且將其與其他工作流程結(jié)合起來(lái),共同進(jìn)入檢查與監(jiān)督環(huán)節(jié),進(jìn)行評(píng)比。并且,還需要采取有效措施,為檔案部門(mén)提供足夠的資金,對(duì)于已經(jīng)歸檔的資料,還需要進(jìn)行反復(fù)的檢查,保證信息的可靠性。3.2建立健全的檔案登記、整理、保存以及使用制度應(yīng)該按照相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行對(duì)檔案的存檔工作,同時(shí)還需要事業(yè)單位做好存檔管理中保密工作。在此過(guò)程中應(yīng)該確保辦公室、整理室、閱覽室與庫(kù)房相分離,不相關(guān)的人員不能進(jìn)入庫(kù)房,在庫(kù)房中也不能儲(chǔ)存與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁明火。同時(shí)管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的研究,不斷更新管理方法、保密技術(shù)等,個(gè)人不能擅自取走檔案,如果發(fā)現(xiàn)違法使用的現(xiàn)象,應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的法律進(jìn)行處理。并且,還需要制定檔案使用時(shí)間、流程等,以此提高檔案存檔的水平。3.3增強(qiáng)檔案存檔工作的數(shù)字化在保存檔案的過(guò)程中,運(yùn)用數(shù)字化的方式是一種關(guān)鍵的方法。事業(yè)單位應(yīng)該運(yùn)用新型的信息技術(shù),將各類資料信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的資料,進(jìn)行保存,以供使用。同時(shí)應(yīng)該形成檔案目錄數(shù)據(jù)系統(tǒng),方便每名工作人員的日常使用。同時(shí)檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法,使兩者相互補(bǔ)充,相互共存,共同發(fā)展。3.4提高工作人員的綜合能力新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行,首先要擁有優(yōu)秀的檔案管理工作人員,一方面事業(yè)單位要招收高素質(zhì)的工作人員,另一方面要對(duì)新的工作人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)與道德素質(zhì)培訓(xùn),提高他們的專業(yè)素質(zhì)與技能,這樣才能促進(jìn)檔案管理工作人員隊(duì)伍的合理發(fā)展。3.5改善工作條件檔案管理工作人員處于比較好的工作條件中,能夠提高他們的工作積極性與主動(dòng)性,因此要改善他們的工作環(huán)境。而且好的檔案管理環(huán)境,也有利對(duì)檔案進(jìn)行整理與保存,因此事業(yè)單位要有長(zhǎng)遠(yuǎn)與發(fā)展的眼光,對(duì)檔案的保持環(huán)境投入一定的經(jīng)費(fèi),日后會(huì)產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)價(jià)值,使事業(yè)單位的發(fā)展具有歷史的沉淀。3.6完善對(duì)檔案的整理通過(guò)進(jìn)行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環(huán)節(jié)應(yīng)與文書(shū)處理工作相銜接,查疑補(bǔ)缺,保證疏而不漏。例如,有請(qǐng)示還應(yīng)有批復(fù),重要文件的征求意見(jiàn)稿、討論稿、定稿齊全;文件的附件情況;與首次簽訂的合同、協(xié)議相關(guān)的補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議;批示與辦理情況;計(jì)劃與總結(jié)等,都必須環(huán)環(huán)相扣,與文書(shū)處理的結(jié)果和歸檔責(zé)任保持緊密的聯(lián)系。結(jié)束語(yǔ)綜上所述,在新的社會(huì)背景下,事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)真思考如何高效地展開(kāi)檔案存檔工作。每個(gè)事業(yè)單位的實(shí)際情況都有所差異。檔案工作人員應(yīng)該充分把握單位的工作情況,了解檔案