企業(yè)文檔與信息管理制度

企業(yè)文檔與信息管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)文檔與信息管理，確保企業(yè)信息的安全性、完整性和可訪問(wèn)性，提高工作效率和信息溝通的準(zhǔn)確性，特訂立本《企業(yè)文檔與信息管理制度》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本制度”）。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部部門(mén)和員工，包含但不限于：—全部紙質(zhì)文檔和電子文檔—相關(guān)信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理三、文檔分類(lèi)與命名規(guī)范為了便于管理，全部文檔必需依照類(lèi)型和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，且命名規(guī)范統(tǒng)一如下：分類(lèi)：行政類(lèi)文檔人力資源類(lèi)文檔財(cái)務(wù)類(lèi)文檔銷(xiāo)售類(lèi)文檔技術(shù)類(lèi)文檔客戶(hù)管理類(lèi)文檔項(xiàng)目管理類(lèi)文檔其他類(lèi)文檔命名規(guī)范：全部文檔名稱(chēng)采用英文名，并使用下劃線(xiàn)“_”作為單詞間的間隔。文檔命名方式為“分類(lèi)_具體描述_日期”。例如，技術(shù)類(lèi)文檔命名為“技術(shù)_軟件開(kāi)發(fā)流程_20220501”。四、文檔編寫(xiě)與存儲(chǔ)編寫(xiě)要求：文檔必需明確標(biāo)明文檔標(biāo)題、編寫(xiě)日期、版本號(hào)等信息。文檔內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要，確?？勺x性和易理解性。文檔必需遵從國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁顯現(xiàn)引起法律糾紛的內(nèi)容。存儲(chǔ)要求：電子文檔必需存儲(chǔ)在企業(yè)指定的專(zhuān)用服務(wù)器上。紙質(zhì)文檔必需存放在指定的檔案柜內(nèi)，并按分類(lèi)、日期進(jìn)行整理歸檔。全部文檔必需備份并依照肯定周期進(jìn)行定期更新。緊要文檔和合同必需加密存儲(chǔ)并設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限。五、信息安全和保密措施訪問(wèn)權(quán)限：依據(jù)工作職責(zé)和需要，予以員工不同級(jí)別的文檔訪問(wèn)權(quán)限，細(xì)化權(quán)限掌控，確保信息安全。嚴(yán)禁私自調(diào)整、傳遞或泄露他人權(quán)限。數(shù)據(jù)保護(hù)：在電子文檔傳輸過(guò)程中，必需使用加密通道進(jìn)行安全傳輸。緊要數(shù)據(jù)必需進(jìn)行備份和加密存儲(chǔ)，避開(kāi)數(shù)據(jù)丟失和被非法取得。外部溝通：嚴(yán)禁將涉及公司機(jī)密的文檔或信息外傳給外部人員或單位，未經(jīng)授權(quán)不得與外部人員或單位共享。外部傳輸信息必需加密，并通過(guò)安全渠道發(fā)送或傳輸。六、文檔審批和更改掌控審批程序：全部涉及緊要決策的文檔必需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)或人員的審批才略正式發(fā)放或使用。記錄文檔審批流程，包含審批人、審批時(shí)間等信息。更改掌控：對(duì)已經(jīng)正式發(fā)放的文檔進(jìn)行修改或更改時(shí)，必需遵從更改管理流程，由相關(guān)人員填寫(xiě)更改申請(qǐng)表，并經(jīng)過(guò)評(píng)審和批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。七、文檔歸檔和保管期限歸檔要求：依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，對(duì)紙質(zhì)和電子文檔分別訂立歸檔規(guī)定，確保文檔的長(zhǎng)期保管和可追溯性。保管期限：依據(jù)文檔類(lèi)別和內(nèi)容的緊要性，確定文檔的保管期限，并組織實(shí)施定期審查。到期文檔依照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息不被濫用或外泄。八、違紀(jì)與懲罰對(duì)于未依照本制度進(jìn)行操作的員工，將依據(jù)公司內(nèi)部紀(jì)律規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的違紀(jì)懲罰。對(duì)于有意泄露企業(yè)機(jī)密或違反本制度行為嚴(yán)重的員工，公司將依法追究其責(zé)任，并保存追究法律責(zé)任的權(quán)力。九、附則本制度自頒布之日起生效，替代以前的文檔與信息管理規(guī)定。如有需要對(duì)本制度進(jìn)行修改或增補(bǔ)，需經(jīng)有關(guān)部門(mén)