人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度5篇

人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度5篇 人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度1 一、檔案保管制度： 1、檔案實行專人管理，管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。 2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。 3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。 4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。 5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。 6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續(xù)。 二、檔案保密制度： 1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。 2、嚴格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。 3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。 4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。 5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。 三、檔案借閱制度 1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。 2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。 3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。 4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。 5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限十天內歸還，并辦理借閱登記手續(xù)。 6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后簽收，發(fā)現問題要查明原因，報領導處理。 四、檔案鑒定制度： 1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。 2、鑒定工作要在分管領導下的主持下，由分管領導、業(yè)務人員、檔案人員組成鑒定小組，逐卷進行鑒定，鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。 3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調整保管期限，并在備考表中注明鑒定時間、意見，由小組負責人簽字。 4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續(xù)，寫出書面報告，編制銷毀清冊，報有關領導批準。 5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章，填上日期。 五、檔案移交制度： 1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。 2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。 3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。 4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽字蓋章。 5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經分管領導繁體字認證后方可離開崗位。 六、檔案立卷歸檔制度： 1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。 2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。 3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度——機構——問題”和文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。 4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。 5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。 6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。 7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。 七、檔案統計制度： 1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。 2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。 3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。 4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。 5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規(guī)范化。 八、檔案的開發(fā)利用： 1、充分利用檔案為教育教學服務。 2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。 3、對檔案的利用要及時登記。 九、檢查與考核： 1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，并列入有關人員的職責范圍及工作標準。 2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查，并作為考核有關部門、有關人員的.依據。 人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度2 一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。 二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。 三、歸檔范圍。 1、上級機關頒發(fā)的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。 2、每學期師生花名冊。 3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。 4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。 5、學校各部門制度。 6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。 7、其他與教學活動有關的重要資料。 四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。 五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。 六、重要文件、秘密文件除規(guī)定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。 七、借用檔案時，重要文件必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯系，但要寫好借條登記按時歸還。 八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。 九、外單位人員不得查閱有關資料，經學校同意方可借閱。 十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。 十一、采取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。 十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛(wèi)生，不得在室內吸煙。 十三、檔案材料要進行編目登記，便于使用時查找。 十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發(fā)放、回收，不得遺失。 十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業(yè)務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續(xù)。 人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度3 一、檔案保密制度 1、嚴守黨和國家有關_工作規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。 2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專(兼)職人員進行集中管理。 3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續(xù)。 4、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙?zhí)幚怼?5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。 6、檔案人員一旦發(fā)現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。 二、立卷歸檔制度 1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關規(guī)定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。 2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔;教學、學籍檔案材料每學年結束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。 3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。 4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。 5、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。 6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。 7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。 8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。 三、檔案保管制度 1、檔案庫房需保持適宜溫濕度，適時通風降溫。 2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。 3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發(fā)現問題，及時搶修，防止短路引起火災。 4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。 5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。 6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。 7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。 四、檔案查閱制度 1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態(tài)度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發(fā)揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。 2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動、及時、準確提供利用。 3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務檔案，需經辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。 4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內容和用途，履行登記手續(xù)，經有關領導同意的方可查閱。 5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時間還需借用，應辦理續(xù)借手續(xù)。 6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。 7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關檔案材料，用后一律交檔案室保存。 8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。 9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。 五、學校檔案的鑒定、銷毀和移交制度 1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關于檔案鑒定的規(guī)定，認真做好檔案的鑒定工作。 2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。 3、銷毀時應指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執(zhí)行銷毀。 4、檔案專(兼)職人員因工作變動，需辦移交手續(xù)時，應將全部檔案材料清點后，交予新的負責檔案工作的專(兼)職人員。 5、交接檔案材料必須嚴格履行手續(xù)，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等，以備查考。 人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度4 1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。 2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。 3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。 4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定： (1)查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。 (2)查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。 (3)員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。 (4)非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。 (5)員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。 5、員工業(yè)績、培訓檔案： 員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。 (1)人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。 (2)員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。 (3)部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。 (4)員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。 (5)員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。 人事檔案規(guī)范管理規(guī)章制度5 一、學校檔案實行統一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。 二、檔案室做到專室、專柜、專夾，配備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。 三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。 四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續(xù)，不得損壞，散開漏