秘書辦事技能測(cè)試參考答案

PAGE2PAGE5秘書辦事技能測(cè)試參考答案1、參考答案：這種文書處理方式是非常不規(guī)范的，而且很有可能造成如下問(wèn)題。第一，文書，尤其是公文的寫作，在用紙上有明確的要求。專門的公文稿紙上附有擬稿人、審核人、簽發(fā)人等項(xiàng)目，便于以后的查證。直接用普通的復(fù)印紙印文件，必然造成必要的公文管理信息的缺失，這很有可能給以后的查證工作帶來(lái)麻煩。（4分）第二，作為秘書部門或經(jīng)理辦公室的工作人員應(yīng)該在把文件提交經(jīng)理之前進(jìn)行仔細(xì)審核，并做出必要的修改，不能把諸如修改文字這樣的工作也留給領(lǐng)導(dǎo)去做。（3分）第三，經(jīng)理在對(duì)文件進(jìn)行批示的時(shí)候，要用專用的檔案筆，因?yàn)槲募枰鏅n，普通筆的字跡是不容易保存的。而且，經(jīng)理在簽發(fā)時(shí)恰恰忘記了寫最重要的內(nèi)容--發(fā)文意見，如同意、照辦等。（3分）2、參考答案：（1）①秘書人員的收文處理工作包括對(duì)所收到的公文和信件的簽收、登記、擬發(fā)、批辦、承辦、催辦和查辦等程序；（2分）②秘書人員的發(fā)文處理總程序是由制文和制發(fā)兩個(gè)階段組成。制文階段包括擬稿、會(huì)簽、擬定主題詞、審核、呈批、簽發(fā)和注發(fā)。制發(fā)階段包括編發(fā)號(hào)、登記、打字、校對(duì)、繕印、用印、分發(fā)和傳遞；（2分）③發(fā)文單位在公文分發(fā)傳遞中存在的問(wèn)題是把機(jī)密文件混裝在普件中，按照文書處理的相關(guān)規(guī)定，機(jī)密文件是不允許和普件混裝在一起的；（2分）④小楊在收發(fā)文件中存在的問(wèn)題是在簽收公文的環(huán)節(jié)上沒(méi)有做好，沒(méi)有及時(shí)吧機(jī)密文件從普件中挑出并清退，而是等到啟封、登記文件時(shí)才發(fā)現(xiàn)普件混裝了一封機(jī)密文件。（2分）（2）小楊應(yīng)盡快把情況向該公司秘書處秘書長(zhǎng)（或辦公室主任）如實(shí)匯報(bào)，咨詢解決這個(gè)問(wèn)題的辦法。最好是在領(lǐng)導(dǎo)的幫助下，與發(fā)文單位進(jìn)行溝通，雙方盡快商量出解決問(wèn)題的辦法。（2分）3、參考答案：（1）秘書人員的發(fā)文處理總程序是由制文和制發(fā)兩個(gè)階段組成。上述案例是處于發(fā)文處理的制文階段，該階段包括擬稿、會(huì)簽、擬定主題詞、審核、呈批、簽發(fā)和注發(fā)幾個(gè)環(huán)節(jié)；（4分）（2）上述案例的錯(cuò)漏之處是王秘書將草擬的文稿直接送劉總經(jīng)理簽發(fā)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)文書的會(huì)簽、擬定主題詞、審核和呈批的環(huán)節(jié)，并且劉總經(jīng)理對(duì)文稿的簽發(fā)工作不符合簽發(fā)的要求；（2分）（3）王秘書應(yīng)將草擬的文稿送往主辦機(jī)關(guān)，等簽發(fā)、擬定主題詞、核稿和呈批之后，再送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；（2分）（4）劉總經(jīng)理應(yīng)對(duì)擬簽發(fā)的文件做全面審定，并且在簽發(fā)時(shí)應(yīng)簽屬簽發(fā)人全名，并寫明應(yīng)打印份數(shù)和完整的公歷制簽發(fā)日期。（2分）4、參考答案：（1）秘書人員應(yīng)把電話放在辦公桌上便于使用的地方；（2分）（2）參考書應(yīng)該放在辦公桌上面或者伸手可以拿得到的抽屜里；（2分）（3）秘書人員還可以在辦公桌的右上角放置一個(gè)多層的文具用品盒；（2分）（4）最好不要在辦公桌表面蓋上玻璃板或者蒙上一塊塑料布，并時(shí)刻保持辦公桌桌面的干凈整潔；（2分）（5）辦公桌的抽屜里，可以排列有序地放好信封、公文紙、釘書機(jī)、復(fù)寫紙、膠水、涂改液等。（2分）5、參考答案：（1）秘書小王在辦公環(huán)境管理工作中的不足之處就是很少參與維護(hù)公用區(qū)域；（3分）（2）秘書人員辦公責(zé)任區(qū)包括個(gè)人工作區(qū)、公用區(qū)域和領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域三個(gè)部分；（3分）（3）在個(gè)人工作區(qū)，秘書人員應(yīng)做好辦公桌、辦公家具的整理與維護(hù)工作，以及辦公室地毯的清潔護(hù)理工作等；在公用區(qū)域，秘書人員應(yīng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公場(chǎng)所衛(wèi)生清潔和領(lǐng)導(dǎo)文具、茶水準(zhǔn)備、家具、物品的有序擺放。（4分）6、參考答案：（1）秘書人員辦公室安全管理應(yīng)包括辦公室的人、零用現(xiàn)金、辦公設(shè)備和信息安全管理四個(gè)方面的內(nèi)容。（2分）（2）在人的安全管理方面，秘書人員應(yīng)盡量消除可能對(duì)人造成危害的隱患，并及時(shí)采取防治措施；（2分）（3）在零用現(xiàn)金的安全管理方面，秘書人員應(yīng)把零用現(xiàn)金放入專用的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并在下班前送存銀行；（2分）（4）在辦公設(shè)備的安全管理方面，秘書人員應(yīng)注意辦公設(shè)備安裝和用電時(shí)的安全使用；（2分）（5）在信息的安全管理方面，秘書人員應(yīng)做好計(jì)算機(jī)信息和檔案信息的安全管理。（2分）7、參考答案：（１）在選擇辦公資源的供應(yīng)商時(shí)，小王要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，其中包括會(huì)議所用商品的質(zhì)量和交貨、供應(yīng)商的服務(wù)和位置及產(chǎn)品的安全可靠性等；（5分）（２）網(wǎng)上采購(gòu)時(shí)，小王應(yīng)了解一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，或者利用網(wǎng)上的目錄和指南性的搜索工作，在網(wǎng)上檢索。（5分）8、參考答案：（1）背后議論領(lǐng)導(dǎo)的是非本身就不對(duì)，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的不尊重，何況人多嘴雜，萬(wàn)一有人把事情傳到領(lǐng)導(dǎo)的耳朵里，就會(huì)產(chǎn)生隔閡或給領(lǐng)導(dǎo)留下不好的印象。（4分）（2）秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，更不應(yīng)該參與私下的議論。而起身就走，中途退席，又顯得對(duì)主人的失禮和對(duì)其他人的不尊重。還是應(yīng)該向他們善意地解釋和勸說(shuō)，并找一個(gè)輕松的話題，緩和氣氛。（6分）9、參考答案：（１）秘書人員在擬定大型團(tuán)隊(duì)出國(guó)旅行計(jì)劃時(shí)，需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容有出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)、邀請(qǐng)者、參加出訪的人員和數(shù)量以及希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。（3分）（２）一般情況下，秘書人員預(yù)定酒店的方式有旅行社預(yù)訂、網(wǎng)絡(luò)預(yù)訂和電話預(yù)訂。預(yù)訂需提供的信息包括住宿者姓名、抵達(dá)時(shí)間與退房時(shí)間、房間類型及特殊要求。訂房后，秘書人員應(yīng)加以確認(rèn)。（4分）（３）出國(guó)時(shí)，秘書人員需要辦理的手續(xù)包括撰寫出國(guó)申請(qǐng)、辦理護(hù)照、辦理簽證、辦理健康證書（即＂黃皮書＂）和辦理出入境手續(xù)。（3分）10、參考答案：（1）楊秘書成功地緩和了上司之間的矛盾。在同一家單位中，本來(lái)素不相識(shí)的上司之間存在矛盾是很正常的。如果這種矛盾和分歧是原則問(wèn)題，對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，只要堅(jiān)持原則，立場(chǎng)鮮明地站在正確的一方就行了。但對(duì)于這種非原則的問(wèn)題，就要善于“和稀泥”，避免事態(tài)擴(kuò)大，盡量緩和矛盾，促進(jìn)矛盾化解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)，而不能搬弄是非，挑撥離間，擴(kuò)大矛盾。（5分）（2）從楊秘書成功協(xié)調(diào)兩位領(lǐng)導(dǎo)的案例可以看出，秘書的協(xié)調(diào)作用并不亞于領(lǐng)導(dǎo)本身的協(xié)調(diào)作用。一個(gè)稱職的秘書要盡力促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)雙方的溝通和理解，使之統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，消除內(nèi)耗，團(tuán)結(jié)一致，把精力用到工作上。有時(shí)，為了促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的團(tuán)結(jié)，消除領(lǐng)導(dǎo)之間的誤解，秘書可以說(shuō)點(diǎn)“假話”，編造一點(diǎn)理由，這是秘書的協(xié)調(diào)藝術(shù)，而不是品質(zhì)問(wèn)題。（5分）11、參考答案：③做好陪同工作。小黃應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和可能派身份相當(dāng)?shù)墓P(guān)人員聯(lián)系、接待，并安排導(dǎo)游、講解員等。22、參考答案：（1）小陳在上述案例中所犯的錯(cuò)誤是小陳的穿著與客戶和在場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)不協(xié)調(diào)，衣著太突出自己，太“與眾不同”，顛倒了“主從關(guān)系”，不符合秘書的身份；（4分）（2）小陳的著裝應(yīng)遵循展示個(gè)性、簡(jiǎn)潔大方、整體和諧的要求。然而，在公共社交場(chǎng)合，秘書人員在展示個(gè)性中要把握好以下四點(diǎn)：（6分）①不要與同伴穿一模一樣的衣服免得引起別人去比較誰(shuí)好誰(shuí)差；②不要穿與同伴服飾反差太大的衣服；③在服飾款式、色調(diào)、質(zhì)地上要盡量與客戶和在場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，切忌衣著太突出自己；④盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾。23、參考答案：開放參觀活動(dòng)準(zhǔn)備方案：（1）確定開放參觀活動(dòng)主題：擴(kuò)大組織的知名度，提高美譽(yù)度；促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展；和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。（2分）（2）開放參觀活動(dòng)的內(nèi)容：（3分）①情況介紹：事前準(zhǔn)備好簡(jiǎn)明生動(dòng)、印刷精良的宣傳小冊(cè)子；②現(xiàn)場(chǎng)觀摩：如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設(shè)備和工藝流程、廠區(qū)環(huán)境或營(yíng)業(yè)大廳、員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施、組織的科技開發(fā)中心、組織服務(wù)娛樂(lè)福利衛(wèi)生等設(shè)施；③實(shí)物展覽：參觀展覽室，觀看陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。（3）選擇開放參觀的時(shí)機(jī)：最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀(jì)念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)典禮、社區(qū)節(jié)日等。（1分）（4）確定邀請(qǐng)對(duì)象：一般性參觀可邀請(qǐng)員工家屬或一般市民等，特殊性參觀常邀請(qǐng)與本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體或公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專家、媒體記者等。（1分）（5）選擇參觀路線：能引起參觀者的興趣；能保證參觀者的安全；對(duì)組織正常工作干擾小。（1分）（6）策劃宣傳工作：參觀前，可準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)明的說(shuō)明書，發(fā)給參觀者；參觀時(shí)，由向?qū)阃瑓⒂^者按事前安排好的路線參觀。（1分）（7）做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備：挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說(shuō)人員；制作并寄發(fā)請(qǐng)柬；設(shè)立接待服務(wù)處；準(zhǔn)備特殊的參觀用品；準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。（1分）24、參考答案：（1）本次宴請(qǐng)的程序（4分）1）列出賓客名單并確定宴請(qǐng)規(guī)格。2）確定宴請(qǐng)時(shí)間和場(chǎng)所，本次宴請(qǐng)應(yīng)安排在高級(jí)賓館或飯店舉行。3）確定菜單。4）排定座位：應(yīng)將工業(yè)局的劉局長(zhǎng)、稅務(wù)局的王副局長(zhǎng)、宏遠(yuǎn)公司的李經(jīng)理等排在上桌；將工業(yè)局的劉局長(zhǎng)排在本公司經(jīng)理的右側(cè)；將稅務(wù)局的王副局長(zhǎng)排在本公司經(jīng)理的左側(cè)；其他人按以主人的座位為中心，近高遠(yuǎn)低，右上左下的原則依次排列，而且盡可能讓我方陪同人員與客人交叉而坐；為方便，席位確定后，將座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中間。（2）宴請(qǐng)開始（4分）1）安排人員迎接賓客。2）引導(dǎo)入席。3）由本公司經(jīng)理致祝酒詞。4）開始就餐并友好交談。5）宴會(huì)結(jié)束時(shí)本公司經(jīng)理帶領(lǐng)陪同人員與客人握別。（3）做好本次聯(lián)誼會(huì)的宣傳工作應(yīng)注意：（2分）1）妥善處理與新聞界的關(guān)系。2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守公司秘密。3）提供信息時(shí)應(yīng)綜合考慮對(duì)象、時(shí)效、費(fèi)用等原則。4）為召開記者招待會(huì)提供必要的信息資料。5）與新聞媒體溝通時(shí)要以禮相待、以誠(chéng)相待、迅速及時(shí)。25、參考答案：（1）小王應(yīng)對(duì)超過(guò)保存期限的檔案進(jìn)行重新鑒定，銷毀沒(méi)有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案；把那些有保存價(jià)值的檔案轉(zhuǎn)移到新的檔案室；（4分）(2)收繳整理各部門的文件資料，并初步鑒定，凡是有保存價(jià)值的要立卷歸檔，將沒(méi)有保存價(jià)值的銷毀；（3分）（3）在搬遷的過(guò)程中，小王要做好檔案的保管工作，按照存檔目錄統(tǒng)一編號(hào)，防止檔案丟失。（3分）26、參考答案：（1）小楊在銷毀檔案前應(yīng)該慎重，應(yīng)得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，她私自銷毀檔案是錯(cuò)誤的。（4分）（2）獎(jiǎng)勵(lì)文件是屬于那位辭職員工的人事檔案的一部分，應(yīng)該歸還辭職員工本人。小楊在鑒定檔案時(shí)應(yīng)遵循規(guī)定的程序。（6分）27、參考答案：（1）要使存放的文書便于查閱，就必須在平時(shí)的歸卷