第二章職務(wù)分析與崗位設(shè)計(jì)

第二章職務(wù)分析與崗位設(shè)計(jì)第一節(jié)職務(wù)分析概述2021/10/101（一）職務(wù)分析的內(nèi)容職務(wù)分析，指全面了解獲取與工作有關(guān)的詳細(xì)信息的過程，是對(duì)組織中某個(gè)特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范的描述和研究過程，即制定職務(wù)的說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。工作分析包括兩部分活動(dòng)，一是對(duì)組織內(nèi)各職位所要從事的工作內(nèi)容和承擔(dān)的工作職責(zé)進(jìn)行清晰的界定；二是確定個(gè)職位所要的任職資格，如學(xué)歷、專業(yè)、年齡、技能、工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力以及工作態(tài)度等。工作分析的結(jié)果一般體現(xiàn)為職位說明書。2021/10/102職務(wù)分析是指對(duì)工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項(xiàng)工作的6w1h：用誰做（Who）、做什么（what）、何時(shí)做（When）、在哪里做（Where）、如何做（How）、為什么做（Why）、為誰做（Whom）。2021/10/103（二）職務(wù)分析的成果職務(wù)分析的最終成果是形成兩個(gè)文件：職務(wù)描述和職務(wù)資格要求2021/10/104

職務(wù)描述的主要內(nèi)容

1.基本信息：職務(wù)名稱、職務(wù)編號(hào)、所屬部門、職務(wù)等級(jí)、指定日期等。2.工作活動(dòng)和工作程序：工作摘要，工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等。3.工作環(huán)境：工作場(chǎng)地、工作環(huán)境的危險(xiǎn)、職業(yè)病、工作時(shí)間、工作環(huán)境的舒適程度等。4.任職資格：年齡要求、學(xué)歷要求、工作經(jīng)驗(yàn)要求、性別要求等2021/10/105任職資格要求的具體內(nèi)容1.基本素質(zhì)：最低學(xué)歷、專長領(lǐng)域、工作經(jīng)驗(yàn)、接受的培訓(xùn)教育、特殊才能。2.生理素質(zhì)：體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等。3.綜合素質(zhì)：語言表達(dá)能力、合作能力、進(jìn)取心、職業(yè)道德素質(zhì)、人際交往能力、性格、興趣等。2021/10/106職務(wù)分析的意義1.招聘2.選擇3.績(jī)效考評(píng)4.薪酬管理5.管理關(guān)系6.員工發(fā)展2021/10/107職務(wù)分析的時(shí)機(jī)1.新成立的企業(yè)2.職位變動(dòng)3.沒有進(jìn)行過職務(wù)分析的企業(yè)2021/10/108職務(wù)分析的主要方法1.觀察法2.問卷調(diào)查法3.面談法2021/10/109

一、觀察法

觀察法是指職務(wù)分析人員通過對(duì)員工正常工作的狀態(tài)進(jìn)行觀察，獲取工作信息，并通過對(duì)信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出職務(wù)分析成果的方法。觀察法適用于對(duì)體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運(yùn)員、操作員、文秘等職位。

由于不同的觀察對(duì)象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。

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1．直接觀察法

職務(wù)分析人員直接對(duì)員工工作的全過程進(jìn)行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的職務(wù)。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個(gè)周期，職務(wù)分析人員可以一整天跟隨著保潔員進(jìn)行直接工作觀察。

2．階段觀察法

有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時(shí)籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會(huì)。職務(wù)分析人員就必須在年終時(shí)再對(duì)該職務(wù)進(jìn)行觀察。有時(shí)由于間階段跨度太長，職務(wù)分析工作無法拖延很長時(shí)間，這時(shí)采用“工作表演法”更為合適。

3．工作表演法

對(duì)于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員等，職務(wù)分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進(jìn)行該項(xiàng)工作的觀察。

在使用觀察法時(shí)，職務(wù)分析人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好觀察表格，以便隨時(shí)進(jìn)行記錄。條件好的企業(yè)，可以使用攝象機(jī)等設(shè)備，將員工的工作內(nèi)容記錄下來，以便進(jìn)行分析。另外要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，并且盡量不要引起被觀察者的注意，更不能干擾被觀察者的工作。2021/10/1011二、問卷調(diào)查法職務(wù)分析人員首先要擬訂一套切實(shí)可行、內(nèi)容豐富的問卷，然后由員工進(jìn)行填寫。問卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟件設(shè)計(jì)人員、行政經(jīng)理等。問卷法比觀察法更便于統(tǒng)計(jì)和分析。要注意的是，調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)直接關(guān)系著問卷調(diào)查的成敗，所以問卷一定要設(shè)計(jì)得完整、科學(xué)、合理。

2021/10/1012三、面談法也稱采訪法，它是通過職務(wù)分析人員與員工面對(duì)面的談話來收集職務(wù)信息資料的方法。在面談之前，職務(wù)分析人員應(yīng)該準(zhǔn)備好面談問題提綱，一般在面談時(shí)能夠按照預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行。面談法對(duì)職務(wù)分析人員的語言表達(dá)能力和邏輯思維能力有較高的要求。職務(wù)分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對(duì)象能夠無所顧及的侃侃而談。職務(wù)分析人員要及時(shí)準(zhǔn)確的做好談話記錄，并且避免使談話對(duì)象對(duì)記錄產(chǎn)生顧及。面談法適合于腦力職務(wù)者，如開發(fā)人員、設(shè)計(jì)人員、高層管理人員等。

2021/10/1013四、其他方法1．參與法

也稱職務(wù)實(shí)踐法。顧名思義，就是職務(wù)分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會(huì)其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是很強(qiáng)的職務(wù)。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加準(zhǔn)確。要注意的是，職務(wù)分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會(huì)工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。

2．典型事件法

如果員工太多，或者職位工作內(nèi)容過于繁雜，應(yīng)該挑具有代表性的員工和典型的時(shí)間進(jìn)行觀察，從而提高職務(wù)分析的效率。

3．工作日志法

是由員工本人自行進(jìn)行的一種職務(wù)分析方法。事先應(yīng)該由職務(wù)分析人員設(shè)計(jì)好詳細(xì)的工作日志單，讓員工按照要求及時(shí)地填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時(shí)填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個(gè)周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。工作日志法最大的問題可能是工作日志內(nèi)容的真實(shí)性問題。

2021/10/1014序號(hào)工作活動(dòng)名稱工作活動(dòng)程序職責(zé)時(shí)間消耗備注1復(fù)印文件審核領(lǐng)導(dǎo)簽字-復(fù)印

-登記執(zhí)行45分鐘例行2開介紹信審核領(lǐng)導(dǎo)簽字-開信

-登記執(zhí)行15分鐘例行3起草公文領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

-撰寫

-修改

-提交需報(bào)審2小時(shí)偶然4送公文親送

-收件人簽收委托負(fù)責(zé)40分鐘例行辦公室文員工作日志總結(jié)

【業(yè)務(wù)示例】2021/10/1015（1）本人記錄

【案例】

某單位財(cái)務(wù)部有5個(gè)人，一個(gè)經(jīng)理，兩個(gè)會(huì)計(jì)，兩個(gè)出納。兩個(gè)出納中，一個(gè)是銀行出納，一個(gè)是現(xiàn)金出納，他們兩個(gè)的工作有時(shí)交叉。60多個(gè)人的公司有5個(gè)財(cái)務(wù)人員，覺得有點(diǎn)多。但是沒有根據(jù)，不知減掉誰才對(duì)。公司就用工作日寫實(shí)的辦法，進(jìn)行調(diào)查。記錄他們每天都在做什么，看工作是不是飽滿，或者說工作有沒有重疊等。財(cái)務(wù)部的五個(gè)人每人拿一個(gè)本子，把他每一天的工作全都記下來。比如幾點(diǎn)到幾點(diǎn)做什么，這樣記了兩周。通過記錄發(fā)現(xiàn)，出納的工作確實(shí)很緊張，有一個(gè)出納因?yàn)樘峥钜惶烊チ怂拇毋y行。問他為什么一天去四次呢？能不能去一次就把款提了。他說不行，因?yàn)楣疽?guī)定一次提款現(xiàn)金量不能超過一萬，另外公司需要的現(xiàn)金量大，經(jīng)常是這樣。因?yàn)楣竟ぷ饔?jì)劃性差，造成出納很忙。找出問題后，如果能夠改進(jìn)，出納就可以從兩個(gè)人減為一個(gè)人。2021/10/1016（2）跟蹤記錄北京的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司人力資源部專門對(duì)售后服務(wù)工程師（或者叫技術(shù)支持工程師）一天的工作進(jìn)行了跟蹤記錄調(diào)查。這個(gè)公司技術(shù)工程師每天就是用電話回答客戶提出的問題。調(diào)查結(jié)果是在一天時(shí)間里售后服務(wù)工程師一共接了70個(gè)電話，其中最長的電話13分鐘，最短的電話兩分鐘。分析結(jié)果是八個(gè)小時(shí)中大概六個(gè)半小時(shí)都在接電話，加上中間去吃飯的時(shí)間還有上廁所的時(shí)間，應(yīng)該說任務(wù)很飽滿。2021/10/10174．材料分析法

如果職務(wù)分析人員手頭由大量的職務(wù)分析資料，比如類似的企業(yè)已經(jīng)做過相應(yīng)的職務(wù)分析，比較適合采用本辦法。這種辦法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè)。

5．專家討論法

專家討論法是指請(qǐng)一些相關(guān)領(lǐng)域的專家或者經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行討論，來進(jìn)行職務(wù)分析的一種方法。這種方法適合于發(fā)展變化較快，或職位職責(zé)還未定型的企業(yè)。由于企業(yè)沒有現(xiàn)成的觀察樣本，所以只能借助專家的經(jīng)驗(yàn)來規(guī)劃未來希望看到的職務(wù)狀態(tài)。

2021/10/1018職務(wù)分析的基本步驟1.計(jì)劃階段2.設(shè)計(jì)階段3.信息搜集階段4.信息分析階段5.結(jié)果表達(dá)階段2021/10/1019計(jì)劃階段1）確定分析目的；2）制定分析計(jì)劃；3）組建分析小組；4）選擇分析對(duì)象。2021/10/1020

2.設(shè)計(jì)階段

職務(wù)分析問卷調(diào)查表面談“提綱”2021/10/1021信息搜集階段職務(wù)分析調(diào)研報(bào)告2021/10/1022

4.信息分析階段

需要分析的內(nèi)容:1.基本信息：職務(wù)名稱、職務(wù)編號(hào)、所屬部門、職務(wù)等級(jí)、指定日期等。2.工作活動(dòng)和工作程序：工作摘要，工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等。3.工作環(huán)境：工作場(chǎng)地、工作環(huán)境的危險(xiǎn)、職業(yè)病、工作時(shí)間、工作環(huán)境的舒適程度等。4.任職資格：年齡要求、學(xué)歷要求、工作經(jīng)驗(yàn)要求、性別要求等5.基本素質(zhì)：最低學(xué)歷、專長領(lǐng)域、工作經(jīng)驗(yàn)、接受的培訓(xùn)教育、特殊才能。6.生理素質(zhì)：體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等。7.綜合素質(zhì)：語言表達(dá)能力、合作能力、進(jìn)取心、職業(yè)道德素質(zhì)、人際交往能力、性格、興趣等。2021/10/10235.結(jié)果表達(dá)階段這個(gè)階段的主要任務(wù)是:編寫職務(wù)描述和職務(wù)資格要求（1）初稿（2）討論（3）試行（4）形成正式文件2021/10/1024第二節(jié)職務(wù)說明書職務(wù)說明書可以分為兩個(gè)部分：其一是職務(wù)描述或工作描述其二是任職資格要求2021/10/1025“工作說明書”

1) 工作描述

(1)基本信息：包括職務(wù)名稱、職務(wù)編號(hào)、所屬部門、職務(wù)等級(jí)、制定日期等。

(2)工作活動(dòng)和工作程序：包括工作摘要、工作范圍、職責(zé)范圍、工作設(shè)備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等。

(3)工作環(huán)境：工作場(chǎng)所。工作環(huán)境的危險(xiǎn)，職業(yè)病，工作時(shí)間，工作環(huán)境的舒適程度等。2) 任職資格要求

(1)基本素質(zhì)：知識(shí)、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、專長領(lǐng)域等。

(2)生理素質(zhì)：年齡、體能要求、健康狀況、感官的靈敏度等。

(3)綜合素質(zhì)：語言表達(dá)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、人際交往能力、事業(yè)心、進(jìn)取精神、觀察能力、記憶力、理解能力、性格、氣質(zhì)、態(tài)度、興趣等。2021/10/1026工作說明書種類（一）敘述式工作說明書（二）表格式工作說明書2021/10/1027【業(yè)務(wù)示例-工作描述1】2021/10/1028【業(yè)務(wù)示例-工作描述2】2021/10/1029【業(yè)務(wù)示例-任職資格1】

2021/10/1030某銀行貸款助理的任職說明2021/10/1031工作說明書的編寫要求（1）清晰。對(duì)工作的描述清晰透徹，避免使用原則性的評(píng)價(jià)，專業(yè)難懂詞匯須解釋清楚。（2）具體。在措詞上，應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞，指出工作的種類，復(fù)雜程度，需任職者具備的具體技能、技巧，應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。（3）內(nèi)容可根據(jù)崗位分析目的進(jìn)行調(diào)整，可簡(jiǎn)可繁。（4）須由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、典型職務(wù)代表、人力資源管理部門代表、外聘的崗位分析專家與顧問共同組成工作小組或委員會(huì)，協(xié)同工作，完成此任務(wù)。2021/10/1032第三節(jié)崗位設(shè)計(jì)1、工作設(shè)計(jì)的含義所謂工作設(shè)計(jì)（JobDesign），就是將任務(wù)組合成一套完整的工作方案，即確定工作的內(nèi)容、工作完成的方式、流程等，對(duì)其進(jìn)行重新界定或修改。2021/10/10332、工作設(shè)計(jì)的要素與內(nèi)容工作設(shè)計(jì)要素結(jié)果5.反饋4.影響2.工作職責(zé)責(zé)任權(quán)限信息溝通工作方法協(xié)作要求1.工作內(nèi)容廣度深度完整性自主性反饋性3.工作關(guān)系協(xié)作關(guān)系監(jiān)督關(guān)系A(chǔ)工作績(jī)效數(shù)量質(zhì)量效率B員工反應(yīng)滿意感缺勤率離職率2021/10/10343、工作設(shè)計(jì)的原理效率原理(科學(xué)管理原理）主張用科學(xué)的方法確定工作中的每一個(gè)要素，減少動(dòng)作和時(shí)間上的浪費(fèi)，提高生產(chǎn)率。工作設(shè)計(jì)應(yīng)提高效率，滿足組織要求。工效學(xué)原理工效學(xué)是從人、機(jī)、環(huán)境系統(tǒng)的角度出發(fā)，研究人在生產(chǎn)勞動(dòng)中的工作方法、動(dòng)作、環(huán)境、疲勞規(guī)律，研究人、機(jī)、環(huán)境各個(gè)要素的相互關(guān)系，探討工作效率、安全、健康、舒適的工作方案。人際關(guān)系原理（人本主義原理）2021/10/10354、工作設(shè)計(jì)的方法2021/10/1036案例：瑞典沃爾沃（Volvo）汽車公司的工作方法

該公司有四個(gè)汽車裝配廠，其中一個(gè)工廠的裝配線采取了這樣一種工作方法：將8—10名工人組成一組，形成一個(gè)工作站，負(fù)責(zé)總車的裝配。這個(gè)小組一旦成立，就成為一個(gè)自主式的管理單位，對(duì)其所生產(chǎn)的汽車負(fù)完全責(zé)任，并且每個(gè)組員輪流擔(dān)任小組的領(lǐng)導(dǎo)者，直接向工廠經(jīng)理報(bào)告。在這個(gè)小組里，每個(gè)工人對(duì)于裝配線上每道工序的工作都可以勝任，三個(gè)小時(shí)換一次工作內(nèi)容。這樣一個(gè)工作小組一天可以裝配四輛整車。傳統(tǒng)的裝配線的工作方法是：每人只負(fù)責(zé)一、兩道工序，每道工序只有幾分鐘就能完成，每人每天在裝配線旁重復(fù)做著一、兩種裝配動(dòng)作。

Volvo采取這種小組工作方式后，出現(xiàn)了幾個(gè)明顯的結(jié)果：質(zhì)量、效率都提高了，而缺勤率下降了。2021/10/10371.工作輪換（Job

Rotation）指在組織的不同部門或在某一部門內(nèi)部調(diào)動(dòng)雇員的工作,目的在于讓員工積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)。

2021/10/1038案例：豐田汽車公司某工廠的職務(wù)定期輪換

豐田汽車公司的基層組織是工段、班組，分別設(shè)工段長、班長及組長，組長下面是一般作業(yè)人員，每個(gè)工段配置有數(shù)百臺(tái)設(shè)備，共有220余名人員。該工廠為使員工多能化，具有多種技能，進(jìn)行了職務(wù)定期輪換：

1、基礎(chǔ)管理人員定期調(diào)動(dòng)?；A(chǔ)管理人員的定期調(diào)動(dòng)，主要是考慮讓他們擔(dān)任尚未擔(dān)任過的工作，讓他們能在新的人事關(guān)系、工作環(huán)境中學(xué)習(xí)未曾掌握的知識(shí)和技能，進(jìn)一步擴(kuò)大視野，提高管理能力。而且，在一個(gè)新環(huán)境里，能夠發(fā)現(xiàn)新的問題。因此，有利于促進(jìn)生產(chǎn)率的提高。

2、班內(nèi)定期輪換和崗位定期輪換。在班內(nèi)以2—4小時(shí)為單位的有計(jì)劃的交替作業(yè)，全體工人輪換進(jìn)行各工序的操作，在實(shí)際操作中進(jìn)行教育和訓(xùn)練，最后使每個(gè)人都能掌握各道工序作業(yè)。2021/10/10392.工作擴(kuò)大化

⑴指水平地?cái)U(kuò)充工作的范圍，為員工提供更多的工作種類，使工作富有意義。⑵優(yōu)點(diǎn)：

?導(dǎo)致高效率；

?提高員工的工作滿意度和改善工作質(zhì)量；

?克服專業(yè)化過強(qiáng)，工作多樣性不足。缺點(diǎn)：

?在激發(fā)員工的積極性和培養(yǎng)挑戰(zhàn)意識(shí)方面沒有太大意義。2021/10/10403.工作豐富化⑴含義：是通過增加員工的工作責(zé)任、工作自主權(quán)和控制權(quán)，以滿足員工心理要求，達(dá)到激勵(lì)的目的。⑵遵循的原則：①增加工作要求。②賦予員工工作自主權(quán)。③給予員工更多的責(zé)任。④反饋。⑤培訓(xùn)。⑶優(yōu)點(diǎn)：提高了員工的素質(zhì)和對(duì)工作的滿意程度；激發(fā)了員工的工作熱情；促進(jìn)了產(chǎn)品產(chǎn)出效率和質(zhì)量的提高。缺點(diǎn)：增加了培訓(xùn)費(fèi)用等一系列開支。

2021/10/10414.以員工為中心的工作再設(shè)計(jì)⑴含義：就是讓員工參加工作的設(shè)計(jì)過程，員工可以提出對(duì)自己工作的改進(jìn)的意見、建議，并參與編制工作設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容。⑵優(yōu)點(diǎn)：①員工的工作得到組織的認(rèn)可，增加了員工工作中的滿意程度；②工作設(shè)計(jì)從員工中來，設(shè)計(jì)的內(nèi)容更加符合現(xiàn)實(shí)情況，有利于工作的順利實(shí)施，共同推進(jìn)了組織生產(chǎn)的高效和產(chǎn)出的最大化。

2021/10/1042案例1新世紀(jì)攝影公司（上）新世紀(jì)攝影公司的主要業(yè)務(wù)是攝影、沖印底片和制作藝術(shù)照片。公司由50個(gè)雇員組成，有8個(gè)管理人員。藝術(shù)部（8名雇員和1名管理人員）的基本工作是挑選照片，進(jìn)行藝術(shù)處理，并裝訂成冊(cè)。如果組織得當(dāng)，這些工作其實(shí)是很有趣的。在工作設(shè)計(jì)之前，