項目文檔管理（建設工程項目管理）

目的03確保項目順利開展01規(guī)范項目部的文檔管理工作02確保項目文檔資料系統(tǒng)性、完整性和準確性03充分利用管理信息系統(tǒng)和工具0102管理職責信息及數(shù)據(jù)管理部負責技術(shù)類/業(yè)務類文檔的統(tǒng)籌管理以及所有文檔的收發(fā)工作。辦公室負責行政類文檔的統(tǒng)籌管理工作。項目部各業(yè)務部門負責本部門的文檔管理工作。對于管理職責、權(quán)限不明確的文檔管理工作，則由策劃控制中心協(xié)調(diào)分配。視頻監(jiān)控及管理信息系統(tǒng)01視頻監(jiān)控管理02管理信息系統(tǒng)建設匯報：張三項目部信息及數(shù)據(jù)管理部指定視頻監(jiān)控管理責任人，配備設備，對施工進度影像、項目公共關系影像、工程定點整體照片進行拍攝及管理。01視頻監(jiān)控管理視頻監(jiān)控應建立視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對項目重要部位進行全方位、全時段監(jiān)控，對項目部重大活動、工程重大進展、施工工藝工法、安全生產(chǎn)、關鍵施工工序、關鍵節(jié)點、應急搶險、項目黨工團建設與文化建設、上級領導檢查指導、先進人物風采、職工生活等要對相應影像資料留檔（其中包括關鍵施工工序的視頻影像資料），并進行分類收集整理且配以文字說明，設立影音資料庫。影像資料的管理及歸檔要求在項目施工過程中，影像資料主要由項目信息及數(shù)據(jù)管理部負責拍攝、整理、上報以及歸檔，并按季度報公司宣傳部門，建立報送清單，并有報送記錄，在項目結(jié)束時將資料全部上報。123為了保證項目部管理信息系統(tǒng)的順利推廣，項目部應設立以項目經(jīng)理或總工為組長的信息化應用小組，同時應設立信息管理崗位，并指定專（兼）職的信息管理員。組織和人員崗位設立信息化應用小組負責項目部的信息化建設和管理信息系統(tǒng)推進的整體管理和資源調(diào)配，信息系統(tǒng)工程師負責各種信息系統(tǒng)的軟硬件維護和信息傳遞。信息化應用小組和信息系統(tǒng)工程師職責項目部應建立信息安全管理制度和進行員工信息安全培訓，加強日常的信息數(shù)據(jù)、計算機終端和網(wǎng)絡的安全管理，確保管理信息系統(tǒng)的安全運行和信息數(shù)據(jù)?的安全傳遞。信息安全管理02管理信息系統(tǒng)建設456項目部與外界信息交換，一般信息通過互聯(lián)網(wǎng)進行，項目部開工后必須盡快開通互聯(lián)網(wǎng)的接入,重要涉密信息通過公司內(nèi)部系統(tǒng)進行傳遞，公司內(nèi)部賬號由信息系統(tǒng)工程師向其公司申請辦理。互聯(lián)網(wǎng)和公司內(nèi)部網(wǎng)絡接入為了預防信息軟件的版權(quán)風險，項目部使用的計算機必須安裝正版的操作系統(tǒng)、辦公和安全軟件。軟件正版化項目日常文檔及辦公應采用管理信息系統(tǒng)及線下操作同時進行日常辦公、文件傳輸、信息交換等工作。管理信息系統(tǒng)辦公02管理信息系統(tǒng)建設文檔管理的一般要求文檔管理的一般要求如下：項目部應根據(jù)公司的文檔管理制度并結(jié)合管理信息系統(tǒng)，制定項目部文檔管理辦法。項目文檔資料的管理應從項目申請立項到竣工驗收的全過程，項目部各部門應在職責范圍內(nèi)對項目實施過程中所形成的文件、圖紙、資料，隨時進行積累整理、立檔和保管，并采取必要措施，防止檔案資料的損毀和遺失以及有關保密檔案資料的泄密。?項目文檔充分利用管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)無紙化辦公，但必要的單據(jù)、傳真及合等文件仍需采用紙質(zhì)文件，原版可進行存檔，但掃描版可傳至管理信息系統(tǒng)。?管理信息系統(tǒng)應能夠?qū)崿F(xiàn)信息有效檢索、提取，全文檢索功能會對變更及索賠等工作起?到事半功倍的效果。文檔管理是指對作為信息載體的資料進行有序的收集、加工、分解、編碼、傳遞、存儲，并為項目各方提供專用的和常用的信息的過程。文檔的類別2上級公司的文檔業(yè)主/監(jiān)理單位的文檔項目部的文檔項目外部的其他文檔分包商/合作單位及其他單位的文檔1.按級別和來源劃分?按文件級別和來源分為∶543101項目信息文件項目信息文件指項目實施過程中傳遞的任何書面信息文件。如來往信件、傳真、備忘錄、會議紀要、文件傳遞單等。03項目技術(shù)文件項目技術(shù)文件指按照合同要求，項目技術(shù)人員完成的各種設計文件及圖紙等。02項目管理文件項目管理文件指項目運行過程中必須編寫的管理文件。如項目協(xié)調(diào)程序、項目進度與費用控制程序、項目質(zhì)量保證手冊、項目資源配置手冊等04項目其他文件項目其他文件除上述幾種文件外，項目實施過程中產(chǎn)生的其他文件，包括∶進度報表、績效報告、工作總結(jié)報告、質(zhì)量記錄等。2.按文件內(nèi)容劃分：文檔類別01040203各種信函、電報、傳真、電話。會議紀要，指項目中的例會、專題會等會議的會議紀要。各種書面文件。電子文件，其載體和傳輸方式包括光盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡共享等。2.按文件形式劃分：文檔分類與編號信息及數(shù)據(jù)管理部負責在管理信息系統(tǒng)中建立根目錄、二級目錄及三級目錄。項目部其他部門負責四級及四級以上目錄（視需要自行建立），若部門需要對三級目錄進行增減或修改，需向信息及數(shù)據(jù)管理部申請，經(jīng)策劃控制中心批準后方可執(zhí)行項目文檔管理人員應根據(jù)公司的文檔管理辦法并結(jié)合項目管理信息系統(tǒng)，確定文檔分類和編號辦法。項目業(yè)務/技術(shù)文件可按照根目錄＋一級目錄＋二級目錄＋三級目錄＋…＋日期＋流水號＋（版本號）進行建立。文檔的接收和發(fā)送管理文檔接收和發(fā)送的一般要求如下：（1）信息及數(shù)據(jù)管理部負責所有文件的接收和登記工作。（2）來文按處理類型主要分為"執(zhí)行"、"傳閱"兩種。?（3）所有接收的項目文件和資料必須按項目有關規(guī)定進行登記、編號、標志、處理（掃描、上傳至管理信息系統(tǒng)）和歸檔。?（4）所有接收的項目文件和資料，使用前應由有關的責任部門進行審查。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應及時與提供方聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保輸入文件的質(zhì)量。?（5）文檔管理人員在對接收到的文件進行處理和傳遞分發(fā)前，應視情況委托項目部有關職能部門對其有效性進行審查。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料存在有效性問題，應立即與提供方聯(lián)系。01項目部指定人員按規(guī)定簽收來文，簽署簽收日期并蓋收文印章。填寫項目部文件傳遞單。將來文復印件附在文件傳遞單后面，交策劃控制中心審閱。策劃控制中心確定對來文的處理意見，指定需要處理、傳閱的部門，同時確定需要│知悉的項目部主要領導。跟進來文的處理過程，督促相關部門按時限要求及時關閉來文的處理，填寫項目部文件傳遞單登記表。0203040506來文原件分類歸檔。來文的處理程序內(nèi)部設計及設計分包商來文由設計管理部負責處理。設備供應商來文由設備采購與管理部負責處理。施工分包方來文由施工監(jiān)控部負責處理。05行政類來文直接交由辦公室處理。?來文的分工設計原因的變更由設計管理部簽署意見后，提交其分管領導審核確認；非設計原因的變更由施工監(jiān)控部簽署意見后，提交其分管領導審核確認，變更確認后報策劃控制中心。（1）發(fā)文應內(nèi)容應簡潔、用詞準確、措辭得當。?（2）發(fā)文經(jīng)辦人起草完成發(fā)文后，交部門負責人簽字，并視情況報主管項目副經(jīng)理或項目經(jīng)理簽字。必要時，在對外發(fā)文前，經(jīng)辦部門應填寫項目部公文會簽單，將發(fā)文由相關部門會簽，與此同時，發(fā)文經(jīng)辦人需在管理信息系統(tǒng)上進行同等相應操作。

（3）完成發(fā)文簽字手續(xù)后，文件交信息及數(shù)據(jù)管理部指定人員統(tǒng)一編號，并按規(guī)定蓋章。（4）信息及數(shù)據(jù)管理部相關人員需填寫項目部發(fā)文登記表。（5）發(fā)文原件交接收人，并請接收人在發(fā)文復印件上簽收，應填寫簽收日期并簽字。（6）將簽收的發(fā)文復印件按照收文單位或部門、文件主題等進行分類歸檔。?發(fā)文的處理文檔的修改與回收02由變更引起的項目文件和資料的修改，應按變更程序執(zhí)行，對項目文件和資料的任何修改均應由原審批部門審批，同時在管理信息系統(tǒng)上進行同等相應操作。01項目文件和資料按程序進行更改版次的，應注明版次，新版文件發(fā)送的同時應注意對舊版文件進行標識、回收或銷毀，同時在管理信息系統(tǒng)上進行同等相應操作。?04應確保項目文檔資料的真實、有效和完整，不得對項目檔案資料進行偽造、篡改。03作廢文件和文件改版后的受控文件分別加蓋"作廢"和"受控"印章標識，工程項目文件資料應隨項目進度及時收集、整理，并按項目的統(tǒng)一規(guī)定進行標識，同時在管理信息系統(tǒng)上進行同等相應操作。文件的歸檔文件歸檔的注意事項如下：項目部根據(jù)公司檔案工作制度的要求與相關參考文件，制定本項目部檔案管理制度、檔案分類與保管期限表，并報公司備案。項目文件的歸檔應按類進行整理；為保證工程文檔資料的原始性及真實性，從項目前期工作開始，需指定專人負責收集和整理。?歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)；必須記述和反映項目的全過程；必須真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖像相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。匯報：張三項目文件歸檔應遵循項目文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理，便于檔案的保管和利用。立卷可采用的方法（1）工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。?（2）工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷。（3）監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（4）施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。（5）竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。（6）竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。各部門負責人組織完成本業(yè)務范圍內(nèi)資料的收集、整理，定期移交信息及數(shù)據(jù)管理部進行分類、整理、立卷等工作，在項目竣工后，經(jīng)項目經(jīng)理審核簽字后，移交公司檔案室存檔。?對于電子文件，文件的形成部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子