中建三局公司檔案分類管理制度

中建三局公司檔案分類管

理制度ThedocumentwaspreparedonJanuary2,2021中建三局公司檔案分類管理制度總則主要內(nèi)容本方案規(guī)定了**公司（以下簡稱“公司”）檔案分類方法、各類別檔案類目設(shè)置、管理流程、歸檔范圍和保管期限等，確定了公司檔案管理的基本方法。制定依據(jù)本方案依據(jù)《**檔案分類管理辦法》，結(jié)合各類別檔案管理辦法，以公司全部檔案實體為對象，依據(jù)主營業(yè)務(wù)和管理職能的特點，科學劃分類別，優(yōu)化管理流程，細化歸檔范圍，建立有序完善的檔案分類管理體系，便于科學管理與開發(fā)利用。分類管理原則分類原則：分類清晰、層次適度、體系穩(wěn)定、具擴展性。管理原則：體系健全、流程完整、范圍明確、期限準確。適用范圍本辦法適用于公司總部、司屬各單位。分類規(guī)則全宗號設(shè)置全宗是指一個獨立機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。全宗號是立檔單位的唯一編號，通常由檔案館或上級檔案機構(gòu)給定，**辦公廳負責給定所屬機構(gòu)的全宗號。通常全宗號長期固定不變。全宗號結(jié)構(gòu)由6位數(shù)字標識，全宗號前兩位為二級子企業(yè)順序號，中間兩位為三級子企業(yè)順序號，后兩位為四級子企業(yè)順序號。公司所屬各單位全宗號及分支機構(gòu)代碼號詳見附件1。類目設(shè)置類目共設(shè)10個，即黨群類、行政類、人力資源類、財務(wù)資金類、成本與審計類、投資類、工程類、規(guī)劃設(shè)計類、銷售類、項目類。一般情況應(yīng)保持穩(wěn)定，不得改變。標識、編號及排列方法標識符號檔案分類中的類目標識符號一律采用阿拉伯數(shù)字標識。黨群類 1行政類人力資源類TOC\o"1-5"\h\z財務(wù)資金類 4成本與審計類 5投資類 6工程類 7規(guī)劃設(shè)計類 8銷售類 9項目類 10檔號編制規(guī)則檔號基本結(jié)構(gòu)基本結(jié)構(gòu)：全宗號-類目號-年度（項目號）-順序號（案卷號）年度和項目號可根據(jù)需求進行細分、添加或刪減；采用立卷歸檔的檔案編號可根據(jù)需求設(shè)置案卷號。采用目錄號輔助檔案編號的方式可繼續(xù)沿用。年度4位數(shù)字。項目號項目（專題）順序號（或設(shè)備順序號、產(chǎn)品順序號）。保管期限分為永久、30年和10年。沿用永久、長期、短期代碼標識，即：永久：Y；30年：C；10年：D。目錄號同一全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的目錄號，一個目錄號只能給定一個類目。案卷號案卷的排列順序號，通常為4位數(shù)字。順序號文件的排列順序號，通常為4位數(shù)字。檔號的編制方法編號時，各層級中用“-”隔開；年度和項目號之間用“.”隔開。編號排列方法示例：檔案的編號排列各類檔案以件為單位進行整理，采用按大類分屬類的排列方法，即歸檔文件在同一年度、同一保管期限內(nèi)，按機構(gòu)、時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列，并按排列順序逐件編號。檔號基本結(jié)構(gòu)：由全宗號、類目號、年度、保管期限和順序號組成。檔號示例：全宗號-類目號-年度-保管期限-順序號020801-1-2013-Y-0001案卷排列各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別單位由于檔案形成規(guī)律和利用特點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯(lián)系和成套性的原則下，可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序，保持相對穩(wěn)定。黨群類檔案（1）管理辦法管理職責黨群工作部為黨群類檔案的主管部門，負責對各項目文件材料收集、整理歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項目負責對本項目黨群類文件材料進行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍黨群類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位黨群類歸檔文件通常以“件”為單位整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復文可為一件。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。行政類檔案（2）管理辦法管理職責辦公室為行政類檔案的主管部門，負責對各項目文件材料收集、整理歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項目負責對本項目行政類文件材料進行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍行政類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位行政類歸檔文件通常以“件”為單位整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復文可為一件。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。人力資源類檔案（3）管理辦法（見附件2、5）財務(wù)資金檔案類（4）管理辦法管理職責辦公室負責財務(wù)資金類檔案的驗收及入庫集中管理工作。財務(wù)資金部負責歸檔文件的收集、整理、立卷、編制會計檔案保管清冊及移交工作。歸檔范圍財務(wù)資金類檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要中料和證據(jù)。具體見附件2。整理單位財務(wù)資金類檔案通常組卷管理，按照文件形式（名稱）整理組卷。歸檔要求財務(wù)資金類檔案應(yīng)完整、齊全、準確。遵循其形成的自然規(guī)律，保持其相互間的有機聯(lián)系。凡涉及單位名稱的填寫必須是規(guī)范全稱。利用財務(wù)軟件進行會計核算的單位，應(yīng)當同時制成紙質(zhì)材料一并移交檔案部門。移交財務(wù)資金類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，辦公室門應(yīng)當會同財務(wù)資金部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。保管期限為15年以上的財務(wù)資金類檔案向檔案部門移交。保管期限為15年以下的由財務(wù)資金部自行保存。歸檔時間：當年形成的財務(wù)資金類檔案，在本會計年度終了后，可暫由財務(wù)資金部保管3年，期滿后，即于次年6月底以前由財務(wù)資金部編制會計檔案移交清冊（一式二份）和財務(wù)資金檔案實物一并移交辦公室。交接雙方逐項核對后簽字認可，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字，各留一份備查。成本與審計類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責成本與審計類檔案的驗收及入庫集中管理工作。成本與審計部為成本與審計類檔案的主管部門，負責對各項目文件材料收集、整理歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項目負責對本項目成本與審計類文件材料進行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍成本與審計類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的內(nèi)控、審計、合同、招投標等工作的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位成本與審計類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。投資類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責投資類檔案的驗收及入庫集中管理工作。投資部為投資類檔案的主管部門，負責對各項目文件材料收集、整理歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項目負責對本項目投資類文件材料進行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍投資類檔案是項目前期立項、可行性研究等工作的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。工程類檔案（5）管理辦法管理職責簽約主體與施工主體一致時，簽約主體單位負責工程項目檔案的全程管理及全部檔案的集中入庫管理。簽約主體與施工主體不一致時，簽約主體單位驗收核心檔案并集中入庫管理，施工主體單位負責檔案的全程管理及全部檔案集中入庫管理。聯(lián)合體項目按參股比例確認管理責任單位。辦公室門負責工程檔案的驗收及入庫集中管理工作，并應(yīng)在項目開工前進行檔案工作交底。工程部負責施工資料管理工作的指導、監(jiān)督、檢查及竣工驗收審核工作。項目為工程項目資料管理責任單位。技術(shù)部門負責施工資料的收集、整理和移交工作，商務(wù)部門負責經(jīng)營資料的收集、整理和移交工作，綜合管理部門負責綜合管理、聲像、榮譽等資料的收集、整理和移交工作。項目應(yīng)建立檔案管理責任體系，明確項目公司領(lǐng)導、相關(guān)部門、具體人員的管理職責。應(yīng)將檔案管理責任納入項目績效考核，檔案驗收合格后方可兌現(xiàn)績效獎金。歸檔范圍工程類檔案是各項工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文件材料和竣工圖等。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位工程項目檔案通常組卷管理，按照單位工程-專業(yè)-分部-分項進行組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)組卷。歸檔要求工程類文件應(yīng)真實反映工程質(zhì)量的實際情況，并與工程進度同步形成、收集和整理。歸檔文件必須真實有效、完整齊全。歸檔文件均應(yīng)為簽署、蓋章齊全的原件。當出現(xiàn)復印件時，應(yīng)加蓋復印件提供單位的公章，注明復印日期，并有經(jīng)手人簽字。利用計算機打印的文件必須采用手工簽名的方式。歸檔的文件材料要字跡清楚、圖面整潔。不得用圓珠筆、鉛筆或純藍墨水等易褪色的書寫材料書寫、繪制。工程施工文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297山山X210mm）,均采用70g以上白色書寫紙制作。圖紙宜采用國家標準圖幅。工程施工文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。所有竣工圖均應(yīng)在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章（50mmX80mm）?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。利用施工圖改繪竣工圖必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當重新繪制竣工圖。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/—89）統(tǒng)一折疊成人4幅面（297山山*210山山），圖標欄露在外面。多單位合作的項目，總包方一般應(yīng)保存全套文件，分包方應(yīng)保存與所承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件，涉及多個單位責任的文件，應(yīng)各保存一份原件。歸檔時間應(yīng)于項目決算完成后6個月內(nèi)向辦公室移交歸檔。規(guī)劃設(shè)計類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責規(guī)劃設(shè)計類檔案的驗收及入庫集中管理工作。總部規(guī)劃設(shè)計部負責圖紙標識，并進行接收、登記、發(fā)放、回收、移交等日常管理；負責項目竣工前的各階段設(shè)計圖紙分類存檔整理工作項目前期部負責項目竣工時圖紙分類整理歸檔工作。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍規(guī)劃設(shè)計類檔案是是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求設(shè)計圖紙編制要求所有圖紙要標明項目、專業(yè)、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續(xù)及施工圖目錄。移交項目現(xiàn)場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，規(guī)劃設(shè)計部應(yīng)將圖紙折疊成相同規(guī)格，并分專業(yè)裝訂成冊。移交區(qū)域公司存檔的竣工圖，要求折疊成A4大小，圖標欄一律在右下角，并要露出圖章?？⒐D編制說明：凡按施工圖進行施工，沒有變更的工程，由施工單位負責在原設(shè)計施工圖上加蓋“竣工圖”標志章，即作為竣工圖；凡在施工中有一般性變更，能夠在原設(shè)計施工圖上加以修改補充的，可不重新繪制竣工圖，由施工單位在修改部位上用紅色筆杠改，并在修改部位附近空白處引線指示，蓋上修改標志章（修改標志章統(tǒng)一規(guī)定尺寸為30mmX10mm）,注明修改單日期、字、號、條，并蓋上竣工圖章后即作為竣工圖。在原施工圖上進行修改補充的，要求圖面整潔，線條清晰，字跡工整，使用繪圖墨水進行繪制，嚴禁用圓珠筆或其它易退色的墨水繪制或更改注記。所有竣工圖必須是新藍圖；由于修改較大而使原圖圖面不清、辨認困難的，應(yīng)將修改部位框出，然后在本張圖的空白處或增頁繪制；竣工圖的繪制工作必須依據(jù)在施工過程中確已實施的《施工圖設(shè)計評審表》、《設(shè)計變更審批表》、《設(shè)計變更聯(lián)系單》（參見《設(shè)計變更管理辦法》）以及隱蔽工程驗收或?qū)こ踢M行的實測實量等形成的有效記錄進行編制，以確保圖物相符；竣工圖的繪制（包括新繪和改繪）必須符合國家制圖標準，使用國家規(guī)定的法定繪圖單位和文字；深度及表達方式應(yīng)與原設(shè)計圖相一致；竣工圖要有施工單位技術(shù)負責人及監(jiān)理工程師的簽字確認。設(shè)計圖紙電子版本要求：施工圖的電子文件必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應(yīng)為JPG格式。施工圖電子文件目錄表要求采用Word、Excel或txt文本軟件編制；電子版本要求分項目、類別用光盤裝載，除圖形文件外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證能夠完整地再現(xiàn)圖形的工具和軟件。圖紙接收、發(fā)放及移交方案圖、施工圖：各部門根據(jù)需求填寫各部門《圖紙需求表》，經(jīng)需求部門負責人審批后，交給規(guī)劃設(shè)計部；規(guī)劃設(shè)計部負責按照各部門《圖紙需求表》的要求與出圖單位聯(lián)系，并接收圖紙；規(guī)劃設(shè)計部進行圖紙標識，并通知需求部門人員取回圖紙；發(fā)至項目前期部的圖紙，由項目前期部人員接收后發(fā)放給現(xiàn)場工程師、監(jiān)理及施工單位；發(fā)放、接收圖紙均要填寫《圖紙發(fā)放登記表》，由接收人簽名確認?？⒐D：項目竣工后，由項目前期部負責督促施工單位編制竣工圖紙質(zhì)版本一式四套；編制完畢的紙質(zhì)竣工圖，經(jīng)項目前期部根據(jù)《設(shè)計變更審批表》等資料審核無誤后，與工程竣工資料一同移交市城建檔案館紙質(zhì)一套，同時向物業(yè)管理公司移交一套紙質(zhì)竣工圖，向公司規(guī)劃設(shè)計部移交竣工圖紙紙質(zhì)版本一套；圖紙移交時均要填寫文件交接清單，由交接雙方簽名確認。圖紙標識編號規(guī)劃設(shè)計部負責對方案圖、施工圖進行編號。規(guī)劃設(shè)計部負責按以下規(guī)定將保存的竣工圖紙編號：圖紙分類：方案圖、施工圖、竣工圖。設(shè)計圖紙的管理及利用設(shè)計圖紙在整理完畢并按規(guī)定發(fā)放后，項目前期部保存一份正式文本，由項目前期部人員分類按編號順序存放。圖紙?zhí)峁┙o日常施工參考使用，非項目前期部人員借用、調(diào)用、查閱要填報文件借閱記錄，經(jīng)項目前期部負責人批準后，方能借出。由規(guī)劃設(shè)計部、項目前期部保存的方案圖、施工圖及竣工圖要永久保存，并供日后利用。圖紙變更當圖紙發(fā)生變動時，規(guī)劃設(shè)計部需將新生效版本發(fā)放給相關(guān)部門，并填寫《圖紙發(fā)放登記表》；規(guī)劃設(shè)計部應(yīng)明確具體作廢的和修改的圖紙編號，并形成《修改圖與原圖對照表》。規(guī)劃設(shè)計部組織回收失效圖紙并確認后，需留做憑證的，規(guī)劃設(shè)計部要保留一份備查，并在圖紙上加蓋作廢印章，其余副本銷毀。銷毀圖紙之前要填寫《文件銷毀審批清單》，并經(jīng)過項目公司經(jīng)營層或董事會批準。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。銷售類檔案（5）管理辦法管理職責辦公室負責銷售類檔案的驗收及入庫集中管理工作。銷售部為銷售類檔案的主管部門，負責對各項目文件材料收集、整理歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項目負責對本項目銷售類文件材料進行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項目績效考核指標。歸檔范圍銷售類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位銷售類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)情況進行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負責人審核簽字。營銷電子檔案歸檔要求營銷電子檔案庫的建立和分工銷售部負責建立項目營銷電子檔案庫，內(nèi)容包括全部CI應(yīng)用成品電子檔、全部宣傳品及銷售道具電子檔，管理范圍包括項目營銷電子檔案的匯總、分類、編號和按要求格式存儲。單個項目營銷電子檔案的內(nèi)容內(nèi)容包括文檔和圖檔兩類，為方便儲存、管理和利用，均需使用電子文檔或圖檔。內(nèi)容目錄詳見附件。圖檔質(zhì)量要求以滿足專業(yè)印刷為標準，統(tǒng)一由專業(yè)公司按標準拷盤或刻錄。以TIF格式為主，JPG格式為輔。精度分為A、B兩級，其中A級圖檔文件大小為15M，供普通印刷用；B級為40M，供戶外展板用。營銷電子檔案庫的管理和使用資料應(yīng)進行動態(tài)管理，隨時更新和補充，并及時向上一級傳遞。營銷電子檔案庫屬于保密資料，應(yīng)由營銷管理部指定專人制作、更新、管理。利用和拷貝資料應(yīng)事先進行審批和登記，說明使用目的、方式，項目營銷電子檔案的使用由營銷管理部負責管理。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。項目類檔案管理辦法管理職責辦公室負責項目類檔案的驗收及入庫集中管理工作。公司各業(yè)務(wù)部門負責歸檔