綜合檔案管理系統(tǒng)文書檔案錄入操作說明

綜合檔案管理系統(tǒng)文書檔案錄入操作說明系統(tǒng)登錄網(wǎng)址40:8888/dwjjmy_index/login/login.jsp用戶名：部門組織代碼；初始登錄密碼：部門組織代碼（若忘記用戶名或密碼，可聯(lián)系64492111進行修改）點擊左側“綜合檔案管理系統(tǒng)”修改密碼：進入系統(tǒng)后，點擊左上方用戶名，可修改登錄密碼立卷錄入案卷錄入：文書（1）點擊左側“對外經(jīng)濟貿(mào)易大學”-“文書”-“文書2010至今”（2）新增案卷：如上圖左上角，點擊“增加”按鈕，出現(xiàn)信息輸入框，其中帶*為必填項。字段說明全宗號均為“1”（每一次新增時，均填“1”，無需改變）年度檔案生成年度：例“2018”立卷部門下拉框選擇本部門名稱保管期限根據(jù)《對外經(jīng)貿(mào)大學檔案管理工作手冊》中各檔案保管期限選擇案卷號順序從1開始，依次遞增。不同保管期限“永久、長期、短期”案卷號分別從1開始遞增。檔號將以上幾項信息填寫完整后，鼠標點擊，自動生成案卷題名此案卷題名副題名若案卷有副題名，填寫副題名件數(shù)卷內(nèi)文件總數(shù)，可不填，填寫完畢卷內(nèi)文件后，點擊自動生成頁數(shù)卷內(nèi)文件總頁數(shù)，可不填，填寫完卷內(nèi)文件后，點擊自動生成起始日期卷內(nèi)最早的文件生成日期，格式為“20170101”終止日期卷內(nèi)文件最晚的文件生成日期格式為，“20171231”密級根據(jù)《對外經(jīng)貿(mào)大學檔案管理工作手冊》中各檔案“密級”選擇立卷人立卷錄入人姓名（一般為部門檔案員姓名）卷內(nèi)說明案卷內(nèi)有特殊情況時需要說明時填寫，格式為“說明：1-2017-XXX-長期-1（2017）請字第XXX號附件2未上交”存址案卷存放位置，暫不填寫分類檔案分類，便于編研使用，暫不填寫（3）填寫完畢之后點擊“保存”，至此，案卷添加完畢。卷內(nèi)錄入：錄入完案卷之后，錄入卷內(nèi)文件（1）返回案卷錄入界面，點擊“卷內(nèi)”-“增加”字段說明年度文件所屬年度，例“2018”卷內(nèi)順序號卷內(nèi)文件按順序排號，格式為“1，2，3···”文件字號文件文號：如“（2018）請字第XXX號”責任者發(fā)文單位其他責任者兩個發(fā)文單位以上者，第二個發(fā)文單位起為其他責任者文件題名文件題名副題名文件有副題名時，填寫副題名頁數(shù)文件頁數(shù)（含有效文字的頁面均算在頁數(shù)內(nèi)，空白頁面不算頁數(shù)）文件日期文件形成日期起止頁碼填寫頁數(shù)后，點擊鼠標，起止頁碼自動生成備注文件有特殊情況，進行說明密級根據(jù)《對外經(jīng)貿(mào)大學檔案管理工作手冊》中各檔案“密級”選擇保管期限根據(jù)《對外經(jīng)貿(mào)大學檔案管理工作手冊》中各檔案保管期限選擇歸檔份數(shù)格式為“1，2，3······”立卷人填寫立卷人姓名電子附件上傳若此件紙質(zhì)檔案有對應電子文件，可進行上傳，先點擊“瀏覽上傳”，選擇需要上傳文件，然后點擊“上傳”，完成文件上傳。注：1、校內(nèi)請示只需交紙質(zhì)版檔案（包括請示報告單、正文、附件，蓋部門公章），無需錄入系統(tǒng)。2、電子文件若無對應紙質(zhì)檔案，無需錄入系統(tǒng)，交檔案時U盤拷貝即可（電子文件較