采購(gòu)資金審批流程

采購(gòu)資金審批流程一、流程圖：業(yè)務(wù)員填資金使用申請(qǐng)單、返利結(jié)算登記表返利結(jié)算員審核進(jìn)貨結(jié)算員（臺(tái)帳）審核營(yíng)銷部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)科長(zhǎng)審核業(yè)務(wù)員填資金使用申請(qǐng)單、返利結(jié)算登記表返利結(jié)算員審核進(jìn)貨結(jié)算員（臺(tái)帳）審核營(yíng)銷部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)科長(zhǎng)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理審核分公司總經(jīng)理審批往來(lái)主管審核結(jié)算主管財(cái)務(wù)經(jīng)理審核分公司總經(jīng)理審批往來(lái)主管審核結(jié)算主管安排付款二、流程說(shuō)明：1、資金申請(qǐng)的前提：（1）預(yù)付款：A、核準(zhǔn)的“采購(gòu)資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；B、合法合同規(guī)定有預(yù)付款內(nèi)容。（2）正常采購(gòu)：A、核準(zhǔn)的“采購(gòu)資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；B、合法合同規(guī)定的正常采購(gòu)內(nèi)容；C、對(duì)應(yīng)貨到票到。（3）代銷聯(lián)銷：A、核準(zhǔn)的“采購(gòu)資金排款計(jì)劃表”范圍內(nèi)資金；B、合法合同規(guī)定的代銷聯(lián)銷內(nèi)容；C、代銷聯(lián)銷銷售單；D、對(duì)應(yīng)發(fā)票收到。2、職責(zé)說(shuō)明：（1）業(yè)務(wù)員：A、填制“資金使用申請(qǐng)單”。填列申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)日期、供應(yīng)商名稱及相關(guān)資料、目前總庫(kù)存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫(kù)存、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價(jià)、金額（小寫(xiě)金額）、平均售價(jià)、本周銷售數(shù)、預(yù)計(jì)銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項(xiàng)目等，并按合同規(guī)定的方式標(biāo)明支付方式。必須保證字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。B、保證預(yù)付款金額與合同規(guī)定相符，并在發(fā)票欄標(biāo)明“預(yù)付款”。負(fù)責(zé)預(yù)付款后的進(jìn)貨、發(fā)票按合同規(guī)定到達(dá)，前批次預(yù)付款的貨票未到位不能再申請(qǐng)預(yù)付款。C、按合同規(guī)定結(jié)帳期拉代銷聯(lián)銷的銷售單，保證按規(guī)定結(jié)算。D、填寫(xiě)“返利結(jié)算登記表”。真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)期各種應(yīng)收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等，清晰準(zhǔn)確填寫(xiě)“貨物品類”“貨物名稱”“資金申請(qǐng)單編號(hào)”“應(yīng)收金額”“結(jié)算方式”等內(nèi)容。對(duì)于折扣折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的，在“實(shí)收金額”“未收金額”欄注明，下次帳扣時(shí)在“備注”欄注明并寫(xiě)清上次“返利結(jié)算登記表”編號(hào)。E、合同內(nèi)容的修訂，必須及時(shí)辦理相關(guān)清帳、補(bǔ)充手續(xù)，并及時(shí)通知對(duì)應(yīng)返利結(jié)算員，經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）的變更必須及時(shí)更改合同資料信息，并反饋到往來(lái)主管。（2）業(yè)務(wù)科長(zhǎng)：A、審核“目前總庫(kù)存、上月銷售、本周銷售、信用額度、帳期、進(jìn)貨品名、現(xiàn)有庫(kù)存、進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨單價(jià)、金額（小寫(xiě)金額）、平均售價(jià)、本周銷售數(shù)、預(yù)計(jì)銷售天數(shù)、應(yīng)帳扣項(xiàng)目、支付方式”的真實(shí)準(zhǔn)確性。B、庫(kù)存結(jié)構(gòu)的合理性控制。C、確認(rèn)合同的準(zhǔn)確執(zhí)行，對(duì)合同的準(zhǔn)確執(zhí)行負(fù)責(zé)，沒(méi)有簽訂合同的采購(gòu)不能付款。D、供應(yīng)商信用額度、帳期的審核。E、本部門(mén)采購(gòu)資金排款計(jì)劃的審核，合理安排、控制。（3）營(yíng)銷部經(jīng)理：A、審核所填資金使用申請(qǐng)單上內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性，必須保證采購(gòu)的必要性、應(yīng)收的全面及時(shí)性、付款的合理性，對(duì)庫(kù)存、銷售、進(jìn)貨應(yīng)扣帳項(xiàng)目的真實(shí)準(zhǔn)確性負(fù)審核責(zé)任。B、確保采購(gòu)資金排款計(jì)劃的合理性、執(zhí)行的準(zhǔn)確性。C、對(duì)于超出合同規(guī)定或沒(méi)有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項(xiàng)，在與返利結(jié)算員溝通協(xié)調(diào)情況下，以文字注明方式作最后裁定，并對(duì)后期執(zhí)行作出安排，負(fù)責(zé)最后的落實(shí)。D、負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行財(cái)務(wù)結(jié)算制度、供應(yīng)商往來(lái)帳管理（前帳不清后帳不結(jié)）等有關(guān)規(guī)定。（4）進(jìn)貨結(jié)算員（臺(tái)帳）：A、審核前一筆預(yù)付款的進(jìn)貨、發(fā)票到位情況，保證前期預(yù)付款貨票兩清。B、保證發(fā)票及時(shí)入帳,按規(guī)定時(shí)間及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。C、審核正常采購(gòu)、代銷聯(lián)銷方式下的貨票到位情況，保證付款金額與發(fā)票金額的對(duì)應(yīng)。D、發(fā)票上反映的正常折扣折讓的必須以負(fù)數(shù)清晰地在進(jìn)貨欄單列，并填寫(xiě)“返利結(jié)算登記表”反映折扣折讓。E、銷售退貨的及時(shí)帳扣。F、對(duì)資金申請(qǐng)付款內(nèi)容作出登記，并跟蹤。（5）返利結(jié)算員：A、審核“資金使用申請(qǐng)單”及“返利結(jié)算登記表”上各種應(yīng)收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等的及時(shí)準(zhǔn)確性，保證對(duì)應(yīng)合同條款的執(zhí)行。B、超出合同規(guī)定或沒(méi)有相關(guān)返利合同條款的應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與營(yíng)銷部經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)，在營(yíng)銷部經(jīng)理作出與合同不符條款的處理決定后，有權(quán)要求營(yíng)銷部經(jīng)理注明理由、安排落實(shí)；上述應(yīng)帳扣項(xiàng)目的最后確認(rèn)權(quán)在業(yè)務(wù)部門(mén)營(yíng)銷經(jīng)理。返利結(jié)算員負(fù)責(zé)執(zhí)行并登記跟蹤。C、審核“返利結(jié)算登記表”填列內(nèi)容的完整性，并在“合計(jì)欄”填寫(xiě)大寫(xiě)金額。審核折扣折讓中已填返利結(jié)算登記表但分次帳扣的是否在“實(shí)收金額”“未收金額”或“備注”欄注明并寫(xiě)清上次“返利結(jié)算登記表”編號(hào)。D、及時(shí)開(kāi)具相關(guān)費(fèi)用發(fā)票，并跟蹤已扣款部分（折扣折讓）發(fā)票的及時(shí)回收。E、注意常規(guī)與非常規(guī)（特價(jià)機(jī)、包銷買(mǎi)斷、資本運(yùn)作等）合同返利政策的區(qū)別。F、負(fù)責(zé)扣款后大寫(xiě)金額的確認(rèn)填寫(xiě)。G、各種已收返利、補(bǔ)差、費(fèi)用等登記工作，應(yīng)收、已收及時(shí)與業(yè)務(wù)員信息共享。（6）往來(lái)主管：A、查看對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的往來(lái)帳，并與往來(lái)對(duì)帳員協(xié)調(diào)，按規(guī)定要求供應(yīng)商及時(shí)配合對(duì)帳，保證雙方帳務(wù)準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，行使對(duì)往來(lái)結(jié)算中不符合公司規(guī)定的供應(yīng)商行使拒付的權(quán)力。注意下列情況：a、執(zhí)行往來(lái)結(jié)算前帳不清后帳不結(jié)的規(guī)定。b、被列入往來(lái)黑名單的供應(yīng)商，拒絕付款。c、改變經(jīng)營(yíng)方式的前帳不清后帳不結(jié)等。B、前一筆預(yù)付款的貨票回收控制。C、統(tǒng)購(gòu)分銷、大盤(pán)合同結(jié)算點(diǎn)的控制。D、經(jīng)銷方式（經(jīng)銷、代銷、聯(lián)銷）、結(jié)算方式（預(yù)付款、正常付款）的控制。E、審核資金使用申請(qǐng)單票面清晰度，內(nèi)容填列的標(biāo)準(zhǔn)齊全性。金額不得涂改、劃線，發(fā)現(xiàn)有涂改、劃線現(xiàn)象，必須要求當(dāng)事人說(shuō)明并在涂改、劃線處簽字確認(rèn)。對(duì)于票面不清、涂改、劃線嚴(yán)重的，可要求重填。F、審核大小金額計(jì)算的準(zhǔn)確性、票據(jù)的齊全合規(guī)性；如與大小寫(xiě)合計(jì)不符，應(yīng)及時(shí)按倒程序打回或要求重申請(qǐng)。往來(lái)主管不得更改大小寫(xiě)金額。（7）分公司總經(jīng)理：A、負(fù)責(zé)采購(gòu)、銷售指導(dǎo)政策的出臺(tái)，并落實(shí)到資金結(jié)算的指導(dǎo)性操作。B、統(tǒng)籌分公司的資金計(jì)劃、使用，保證資金周轉(zhuǎn)和效益。C、計(jì)劃內(nèi)付款的審批：a、視聽(tīng)、手機(jī)、數(shù)碼IT類：3萬(wàn)元及以上；b、小白、小黑類：5萬(wàn)及以上；c、彩電、空調(diào)、冰洗類：10萬(wàn)及以上d、所有預(yù)付款性質(zhì)資金申請(qǐng)；e、結(jié)束合作品牌最后一次付款；f、黑名單上供應(yīng)商恢復(fù)往來(lái)的第一次付款；g、分公司確定并報(bào)備案的審批范圍。D、計(jì)劃外付款審批，必須嚴(yán)格計(jì)劃外采購(gòu)資金結(jié)算的必要性控制。E、公司整體利益的保證。（8）財(cái)務(wù)經(jīng)理：A、財(cái)務(wù)手續(xù)的全面審核。B、資金計(jì)劃、結(jié)算的整體把握。（9）結(jié)算主管：A、收集整理供應(yīng)商結(jié)算資料（名稱、對(duì)應(yīng)品類、銀行帳號(hào)、授權(quán)聯(lián)系人、）。B、審核結(jié)算流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)是否到位，簽字手續(xù)是否完備，有簽字程序的最后確認(rèn)權(quán)。C、審核“資金使用申請(qǐng)單”與“采購(gòu)資金排