人事檔案管理八項制度模板模版（四篇）

第頁共頁人事檔案管理八項制度模板模版一、總則1.為規(guī)范人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實性、完整性和安全性，制定本制度。2.本制度適用于本公司所有員工的人事檔案管理工作。3.人事部門是本公司的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全面管理和維護(hù)公司員工的人事檔案。4.人事檔案包括招聘、培訓(xùn)、晉升、離職等相關(guān)信息的記錄和存檔。5.本公司所有員工都有義務(wù)正確保存和使用自己的人事檔案，并有權(quán)查閱、復(fù)印和提取相關(guān)檔案材料。6.人事檔案必須保密，只能由授權(quán)人員查閱和使用，嚴(yán)禁外借、泄露和篡改。7.人事檔案必須按照國家法律法規(guī)和本公司的規(guī)定進(jìn)行保存，離職員工檔案的保存期限為三年。二、檔案建立和管理1.員工入職時，必須提供真實、準(zhǔn)確的個人信息，包括身份證明、畢業(yè)證書、工作經(jīng)歷等。2.人事部門負(fù)責(zé)核對和錄入員工的個人信息，并及時建立員工的人事檔案。3.每個員工的人事檔案必須包括基本信息、勞動合同、入職體檢報告、照片、薪酬變動記錄等重要資料。4.人事檔案必須按照員工姓名和工號進(jìn)行編號，并妥善保管。5.人事檔案應(yīng)按照部門和年度進(jìn)行歸檔和封存，確保檔案的整潔和有序。三、檔案查閱和借閱1.員工有權(quán)查閱自己的人事檔案，并可以申請復(fù)印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.部門負(fù)責(zé)人可以查閱本部門員工的人事檔案，并可以申請復(fù)印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.人事部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱所有員工的人事檔案，并可以申請復(fù)印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。4.人事檔案絕密級的內(nèi)容，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)方可查閱，禁止復(fù)印和提取。5.人事部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制和記錄人事檔案的查閱和借閱情況，確保檔案的安全和完整。四、檔案保管和轉(zhuǎn)移1.人事檔案必須妥善保管，防止遺失、損毀和盜竊。2.人事檔案應(yīng)當(dāng)保留在專門的檔案室，設(shè)有合格的保管人員。3.人事檔案室必須具備防火、防水、防病蟲害等措施，并定期清理和整理檔案材料。4.人事檔案必須定期進(jìn)行備份和存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。5.人事檔案在轉(zhuǎn)移時，必須做好檔案移交手續(xù)，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。五、檔案銷毀1.人事檔案銷毀必須按照國家法律法規(guī)和本公司的規(guī)定進(jìn)行，禁止私自銷毀和篡改檔案。2.人事檔案銷毀必須由人事部門負(fù)責(zé)，需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。3.人事檔案銷毀前，必須做好檔案清理和整理工作，并編制檔案銷毀清單。4.人事檔案銷毀清單必須由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，并存檔備查。5.人事檔案銷毀必須留存銷毀證明，以備查詢和核實。六、檔案借閱和調(diào)閱1.員工有特殊需要，可向人事部門提出檔案借閱和調(diào)閱申請。2.員工的檔案借閱和調(diào)閱申請需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和人事部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.員工的檔案借閱和調(diào)閱申請需填寫申請表，并注明借閱或調(diào)閱的目的和期限。4.員工的檔案借閱和調(diào)閱必須在指定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行，不得私自帶出和泄露檔案。5.員工的檔案借閱和調(diào)閱結(jié)束后，必須按照規(guī)定歸還檔案，并填寫歸還表。七、檔案安全和保密1.人事檔案必須嚴(yán)格保密，不得將檔案內(nèi)容外傳或用于其他目的。2.人事檔案室必須設(shè)有專門的保密儲存區(qū)域，存放檔案的絕密級和機(jī)密級內(nèi)容。3.人事部門負(fù)責(zé)人和保管人員必須簽署保密協(xié)議，并嚴(yán)格履行保密責(zé)任。4.人事檔案的傳輸和傳遞必須采取安全的方式，可以使用加密設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。5.離職員工的檔案必須經(jīng)過人事部門負(fù)責(zé)人的審查和批準(zhǔn)后，方可轉(zhuǎn)交部門或歸檔封存。八、檔案遷移和數(shù)字化1.隨著科技的發(fā)展，人事檔案可以通過數(shù)字化手段進(jìn)行管理和保存。2.人事檔案的數(shù)字化管理和保存必須符合相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.人事檔案數(shù)字化前，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入和清洗，并確保數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確。4.人事檔案數(shù)字化后，必須進(jìn)行備份和存儲，并建立安全的訪問和權(quán)限控制系統(tǒng)。5.人事檔案數(shù)字化管理和保存的具體操作和要求，由人事部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行。以上是人事檔案管理八項制度模板，供參考使用。如有需要，可以根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮脱a(bǔ)充。人事檔案管理八項制度模板模版（二）人事檔案管理是組織管理中非常重要的一部分，它涉及到員工的入職、離職、晉升、薪酬調(diào)整等各個方面，對于保證員工信息的準(zhǔn)確性和保密性十分關(guān)鍵。為了幫助各個組織建立健全的人事檔案管理制度，下面是一個八項制度模板范本，供您參考。一、人事檔案建立與歸檔制度1.1人事檔案的建立1.1.1入職員工的個人檔案應(yīng)在員工入職時建立，包括個人身份證明、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、家庭成員關(guān)系證明等相關(guān)材料。1.1.2每個員工的個人檔案應(yīng)有唯一的編號，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個存檔備份。1.2人事檔案的歸檔1.2.1員工離職后，其個人檔案應(yīng)進(jìn)行整理和歸檔，包括離職證明、薪資結(jié)算記錄、培訓(xùn)記錄等。1.2.2歸檔文件應(yīng)分類、編號并登記入檔目錄，確保檔案的完整性和易查性。1.2.3檔案歸檔后，應(yīng)妥善保存，設(shè)定訪問權(quán)限，確保檔案的安全性和保密性。二、人事檔案使用與查詢制度2.1檔案的使用2.1.1檔案的使用應(yīng)根據(jù)員工工作需要，員工本人可以提出相關(guān)申請，經(jīng)過審批后方可查閱。2.1.2其他部門或人員需要查閱檔案時，應(yīng)提出書面申請并經(jīng)過所在部門負(fù)責(zé)人審批后方可使用。2.2檔案的查詢2.2.1員工和相關(guān)部門需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，并提供必要的證明文件。2.2.2檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時間內(nèi)提供相關(guān)檔案材料。三、人事檔案移交與借閱制度3.1檔案移交3.1.1擬移交檔案的部門應(yīng)向檔案管理部門提交移交申請，明確移交檔案的種類、數(shù)量和移交原因等。3.1.2檔案管理部門應(yīng)制定移交計劃，并確保檔案的移交順利進(jìn)行，移交后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)。3.2檔案借閱3.2.1借閱檔案的部門或個人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱目的和借閱期限等。3.2.2檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱需要，并在規(guī)定時間內(nèi)提供借閱的檔案材料。四、人事檔案更正與補(bǔ)充制度4.1檔案信息更正4.1.1員工發(fā)現(xiàn)個人檔案中有錯誤或不準(zhǔn)確的信息時，應(yīng)向所在部門提出更正申請，并提供相應(yīng)的證明材料。4.1.2所在部門應(yīng)核實相關(guān)信息并及時進(jìn)行更正，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.2檔案信息補(bǔ)充4.2.1員工有需要補(bǔ)充的檔案信息時，如繼續(xù)教育證書等，應(yīng)向所在部門提出申請，并提供相關(guān)的證明材料。4.2.2所在部門經(jīng)過審核后，將相關(guān)信息及時補(bǔ)充到員工的個人檔案中。五、人事檔案保密制度5.1人事檔案的保密責(zé)任5.1.1檔案管理員應(yīng)具有責(zé)任心和保密意識，并嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)，妥善保管檔案資料，確保檔案的安全性和保密性。5.1.2其他部門和員工也應(yīng)對自己所接觸的檔案信息保守，不得擅自泄露或向外部機(jī)構(gòu)提供檔案信息。5.2人事檔案的保密措施5.2.1檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)定檔案的訪問權(quán)限和使用范圍，確保檔案信息的安全性。5.2.2檔案管理員應(yīng)定期對檔案的安全性進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。六、人事檔案備份與恢復(fù)制度6.1檔案備份6.1.1人事檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個存檔備份。6.1.2電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并儲存到安全的網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備或云平臺。6.2檔案恢復(fù)6.2.1檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行檔案的恢復(fù)測試，確保備份的完整性和可用性。6.2.2在檔案災(zāi)害或意外損壞的情況下，應(yīng)及時啟動備份恢復(fù)程序，確保檔案信息的及時恢復(fù)。七、人事檔案定期審查制度7.1定期審查的目的7.1.1定期審查檔案旨在檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。7.1.2定期審查還可以對檔案的用途和管理效果進(jìn)行評估，為改進(jìn)檔案管理制度提供參考依據(jù)。7.2定期審查的內(nèi)容7.2.1檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。7.2.2檔案的使用和查詢情況、檔案的移交和借閱情況等。7.3定期審查的頻率7.3.1檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況確定定期審查的頻率，建議每年進(jìn)行一次全面的檔案審查。8、人事檔案的銷毀與處理制度8.1檔案銷毀的原則8.1.1檔案銷毀應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)禁隨意銷毀檔案。8.1.2檔案銷毀應(yīng)征得相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并按照銷毀程序和要求進(jìn)行。8.2檔案銷毀的程序8.2.1檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀計劃，并征得相關(guān)部門的意見和批準(zhǔn)。8.2.2檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行檔案的清點(diǎn)和整理，并制作銷毀記錄。以上是一個人事檔案管理制度的模板范本，希望能夠?qū)δ⒑屯晟平M織的人事檔案管理制度有所幫助。不同組織的實際情況和需求可能有所不同，可以根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和修改。人事檔案管理八項制度模板模版（三）對不起，我不能提供____字的人事檔案管理八項制度模板范文。我可以提供一個簡短的人事檔案管理制度模板范文作為參考。如有需要，你可以根據(jù)自身情況自行調(diào)整和擴(kuò)充。人事檔案管理制度一、目的和基本原則1.目的：為了規(guī)范人事檔案的建立和管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，提高人力資源管理的效率和質(zhì)量。2.基本原則：a.內(nèi)容全面準(zhǔn)確：人事檔案應(yīng)包含員工的個人信息、履歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等各項信息，且保證準(zhǔn)確完整。b.保密安全：人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，采取措施防止泄露和損毀，確保檔案的安全性。c.公平公正：人事檔案管理應(yīng)遵循公平、公正、透明的原則，確保員工的權(quán)益得到保障。二、檔案管理責(zé)任1.人事部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)人事檔案的建立、管理和維護(hù)，并指定專人負(fù)責(zé)具體操作工作。2.直接主管：負(fù)責(zé)員工檔案的主要記錄和更新，確保檔案的及時更新和準(zhǔn)確性。3.員工本人：負(fù)責(zé)提供個人信息和資料，并保證所提供信息的真實性和準(zhǔn)確性。三、檔案建立和管理流程1.檔案建立：在員工入職時，由人事部門按照規(guī)定的格式建立員工檔案，并錄入相應(yīng)信息。2.檔案更新：員工的個人信息、履歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等應(yīng)及時更新，并記錄相應(yīng)的變動日期和原因。3.檔案借閱和歸檔：人事部門負(fù)責(zé)登記檔案的借閱和歸還，確保檔案的完整和安全。四、檔案保存和保密1.檔案保存期限：員工檔案應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定的期限進(jìn)行保存，到期后應(yīng)進(jìn)行歸檔備案。2.檔案保密措施：人事部門應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案保密制度，對檔案采取物理和電子兩方面的安全措施，并限定檔案查閱和使用的權(quán)限。五、檔案備份和災(zāi)備1.檔案備份：人事部門應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，并對備份文件進(jìn)行保存，以防數(shù)據(jù)丟失。2.災(zāi)備方案：人事部門應(yīng)制定檔案災(zāi)備方案，確保在突發(fā)情況下能夠及時恢復(fù)檔案。六、檔案查閱和調(diào)閱1.檔案查閱：員工本人和相關(guān)部門可以申請查閱檔案，需要填寫申請表并經(jīng)過審批后方可查閱。2.檔案調(diào)閱：人事部門可以有權(quán)調(diào)閱員工檔案，但需要按照公司規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作。七、檔案整理和銷毀1.檔案整理：人事部門應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行整理，清理無效信息，并做好相應(yīng)記錄。2.檔案銷毀：員工檔案的保存期限到期后，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保檔案不被泄露和濫用。八、檔案差錯處理1.檔案差錯糾正：如果發(fā)現(xiàn)檔案中存在錯誤或遺漏，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充和說明。2.檔案差錯責(zé)任追究：對于因管理人員的失誤或疏忽導(dǎo)致的檔案差錯，應(yīng)追究相應(yīng)責(zé)任。人事檔案管理八項制度模板模版（四）以下是一個人事檔案管理八項制度的模板，您可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行調(diào)整和修改：1.人事檔案管理目的與原則-目的：建立和管理員工檔案，確保人事信息的完整性和準(zhǔn)確性，維護(hù)員工權(quán)益。-原則：法律合規(guī)、保密性、權(quán)威性、準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案管理責(zé)任人-人事部門負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行檔案管理制度，明確責(zé)任和權(quán)限。-每個部門負(fù)責(zé)員工檔案的及時維護(hù)和更新。3.員工檔案類別和內(nèi)容-招聘錄用材料：簡歷、應(yīng)聘表、面試評價等。-錄用后材料：勞動合同、身份證、學(xué)歷證書等。-績效考核材料：考核記錄、獎懲通知等。-薪酬福利材料：工資單、社保繳納記錄等。-培訓(xùn)相關(guān)材料：培訓(xùn)記錄、證書等。4.檔案管理流程-招聘錄用階段：收集、整理和歸檔招聘材料。-入職階段：搜集和整理入職相關(guān)材料，建立員工檔案。-在職管理階段：對員工檔案進(jìn)行及時更新和維護(hù)。-離職管理階段：審查離職材料，歸檔離職相關(guān)文件。5.檔案保密